会社で使うビジネスメールの書き方・送り方とマナー【例文つき】

ビジネスメールの基本的な書き方とマナー

ここからは、ビジネスメールの基本的な書き方について紹介していきます。

• 宛先（To、Cc、Bcc）の使い分け方
• 件名は一目で要件が分かるように
• 宛名の正しい書き方
• 書き出し・冒頭には挨拶と名乗り
• 本文の構成と書き方のポイント
• 結びの挨拶と締めの言葉
• 署名の書き方
• 添付ファイルの取り扱いとマナー
• 返信・転送のマナーと注意点

宛先（To、Cc、Bcc）の使い分け方

ビジネスメールを作成する際は、送付先となる宛先欄で「To」「Cc」「Bcc」の3種類を使い分けます。通常はToを使用しますが、複数人に送る場合は重要となるので違いを押さえておきましょう。

例えば「営業部の部長にメールを送り、同時に部員にも確認してほしい」という場合は、Toに部長、Ccに部員を設定します。アドレスを伏せて送りたいメールであれば、表示させたくないアドレスはすべてBccに記載しましょう。

Bccに書くべきアドレスをCcで送ると、受信者全員がメールアドレスを確認できてしまうためトラブルに発展する恐れがあります。プライバシーに関わる要素なので注意が必要です。 CC・BCCの使い方について、さらに詳細を知りたい場合は、「メールのCC・BCCの意味と使い方とは？違いを徹底解説！」の記事も参考にしてみてください。

件名は一目で要件が分かるように

件名は、メールの内容を端的に伝えるために重要な入力欄です。受信者は送信者と件名を見て概要を把握するため、なるべくわかりやすい件名を意識しましょう。

• 【確認のお願い】本日のミーティングの資料について
• 【要返信】全社ミーティングの日程調整について（〇月〇日まで）
• 〇月度進行スケジュールのご共有

上記のように「返信してほしい」「締め切りがある」といった内容がわかると、開封や返信の漏れを防ぎやすくなります。

「〇〇様へ」「お願い」などでは要件が伝わらないため、メールの開封前に理解できるかどうかを基準に記載しましょう。

件名の書き方について、さらに詳細を知りたい場合は、「メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説」の記事も参考にしてみてください。

宛名の正しい書き方

メール本文のはじめに宛名を記載し、誰に向けて送っているのか明らかにします。ビジネスメールでは以下が基本です。

社内宛メールの場合、会社名は記載しません。役職がある場合は「役職+〇〇様」または「〇〇役職名」のかたちで書きましょう。

また複数人に送る際は、「関係者各位」「営業部各位」など全員に宛てていることがわかるよう記載します。 宛名の書き方について、さらに詳細を知りたい場合は、「ビジネスメールの宛名の正しい書き方：社内・社外の基本マナーとポイント」の記事も参考にしてみてください。

書き出し・冒頭には挨拶と名乗り

宛名の次は、本文を書く前に挨拶文を書くのが基本的なマナーです。社外宛なら「いつもお世話になっております」、社内宛なら「おつかれさまです」と書き、そのあとに自社名・部署名や名前を記載しましょう。

いきなり本文に入るのは適切でないため、宛名と挨拶・名乗りはセットで覚えておくと安心です。名前は名字のみ・フルネームどちらでも問題ありません。「〇〇部の△△です」と記載し、本文につなげます。

メールの書き出しについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【シチュエーション別】ビジネスメールの書き出し：基本マナーと17の例文」の記事も参考にしてみてください。

本文の構成と書き方のポイント

メール本文は長すぎると読みづらくなるため、必要な情報を端的に書いていきましょう。「5W2H」と呼ばれるフレームワークを押さえておくと、過不足なく書きやすくなります。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：誰が
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どのように
• How Much：いくらで

メールの内容はシーンにより異なるため、5W2Hすべてを盛り込む必要はありません。例えばイベントへの参加を呼びかけるメールであれば、開催場所や価格などを箇条書きにして情報をまとめてもよいでしょう。

結びの挨拶と締めの言葉

必要な情報をすべて書いたあとは、最後に結びの挨拶と締めの言葉を記載します。「何卒宜しくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」といった表現が一般的ですが、送付先との関係性やメールの内容に応じて使い分けましょう。

• ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
• ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
• 今後ともご協力をお願いできますと幸いです。
• お手数かと存じますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

ビジネスメールの締めの言葉について、さらに詳細を知りたい場合は、「ビジネスメールの締めの言葉を極める！シーン別の例文とポイントを解説」の記事も参考にしてみてください。

署名の書き方

メールの末尾には署名（シグネチャー）を記載します。自社名や氏名のほか、住所・連絡先といった情報も書いておきましょう。以下がビジネスメールにおける一般的な署名項目です。

• 会社名、部署名
• 氏名
• 電話番号
• FAX番号
• 郵便番号、住所
• メールアドレス
• 企業ホームページのURL

なお、これらはあらかじめテンプレートとしてメールツールに設定されているケースがほとんどです。メールの内容や送信先によっては削除・追加の必要性が生じることもあるため、メール本文と同様に署名も確認しておきましょう。

添付ファイルの取り扱いとマナー

画像データや文書データをメールに添付する場合は、ファイルサイズ・ファイル形式の2点に注意しなければなりません。送信者側の基準で送ると開封できないケースもあるため、送信時は十分に配慮しましょう。

ファイルサイズは、2MB以下を基準に添付するのが一般的です。2MBを超える場合は、受信・開封に問題がないか事前に確認したほうがよいでしょう。状況に応じてファイルを圧縮してから送ったり、転送サービスを使ったりする場合もあります。

ファイル形式の種類は豊富ですが、対応していないデバイスでは開封ができません。特に図面データや動画ファイルは特定のアプリケーションが必要なことも多いため、ファイルサイズ同様、事前に確認しておくと安心です。

メールの添付ファイルについて、さらに詳細を知りたい場合は、「メール配信システムで添付ファイルを簡単に送る方法と注意点」の記事も参考にしてみてください。

返信・転送のマナーと注意点

複数人宛のメールを受信した場合、返信方法にも配慮する必要があります。送信者のみに返信するのか、Ccに入っている人にも返信するのかを見極めましょう。

なお、自分のメールアドレスがBccに入っている場合は、原則返信の必要がありません。本来伏せられているはずのアドレスが他の受信者に知られてしまうため、To・Cc・Bccの状況に応じて返信の要否を判断することが大切です。

受信したメールを他の人と共有する際には「転送」を使用できます。ただし、転送するのみでは目的・要求が伝わりづらいため、「〇〇株式会社の〇〇様からミーティングの資料が届きましたので、営業部各位に転送いたします」など転送した理由を明記しましょう。

転送メールは本文を改変せずに送信しますが、共有すべきでない個人情報・機密情報が書かれていないか確認することも重要です。

ビジネスメールの返信について、さらに詳細を知りたい場合は、「【例文多数】ビジネスメールの返信マナーと書き方のコツ」の記事も参考にしてみてください。

シーン別のビジネスメール例文集

次に、シーン別のビジネスメール例文を紹介していきます。

• 初めての相手へのメール例文
• お礼・感謝のメール例文
• 依頼・お願いのメール例文
• 謝罪・お詫びのメール例文
• お断りのメール例文
• お客様へのメール例文
• アポイント（日程調整）のメール例文
• 案内・告知のメール例文

初めての相手へのメール例文

新規の営業先をはじめ、一度目のメールとなる場合は初回である旨がわかるよう挨拶文に明記します。ファーストコンタクトは自社の印象を左右するため、丁寧な文章を意識しながら作成していきましょう。

初めての相手に送るビジネスメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「初めての相手に送るビジネスメール｜適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】」の記事も参考にしてみてください。

お礼・感謝のメール例文

取引完了や会議後などに感謝を伝えたいときは、件名にも明記したうえで本文につなげます。以下は自社サービスに関する会議・打ち合わせを想定していますが、状況に応じて書き分けましょう。

お礼メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【ビジネスシーン別】感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方と例文」の記事も参考にしてみてください。

依頼・お願いのメール例文

相手に何か依頼したりお願いしたりする場合は、「お願い」「～のお願い」といった文言があるとわかりやすい件名になります。製品名やサービス名を明記し、何に対する要望なのか明らかにしておきましょう。

お願いメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、『【保存版】ビジネスの「お願い・依頼メール」の書き方と例文集』の記事も参考にしてみてください。

謝罪・お詫びのメール例文

自社のミスや何らかの不具合で謝罪する必要があるときは、お詫びしたい内容と謝意が伝わるメールを送付しなければなりません。言い訳を避け、改善策にも触れながら誠実なメール文を心がけましょう。

謝罪メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【保存版】ビジネスシーンで使えるお詫び・謝罪メールの書き方と例文集」の記事も参考にしてみてください。

お断りのメール例文

取引先から提案された内容を断る場合は、相手に失礼がないよう感謝の気持ちも伝えられるメール文を作成します。「今後機会があれば」という表現も記載できると、良好な関係性を維持できるでしょう。

お断りのメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「ビジネスシーンで好印象なお断りメールの書き方【例文・フレーズ付き】」の記事も参考にしてみてください。

お客様へのメール例文

製品・サービスの購入者など個人へメールを送る場合も、挨拶文や署名など基本的な構成を崩さず対応しましょう。製品の問い合わせメールに返信するケースがその一例です。

アポイント（日程調整）のメール例文

取引先との商談やミーティングなどの日程調整をメールで進める場合は、共有漏れや連絡ミスがないよう注意しなければなりません。以下では、取引実績のある顧客を想定した、日程確定前のビジネスメールを例に記載しています。

日程調整メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「打ち合わせで使う日程調整メールと返信の例文｜ビジネスで都合のいい候補日を聞くコツ」の記事も参考にしてみてください。

案内・告知のメール例文

ミーティングに関する社内メールの他、イベント情報を共有したり展示会の情報を取引先に伝えたりといったシーンが考えられます。案内・告知をする際には、場所や時間など情報の正確性にも注意して読みやすいメールを作成しましょう。

また、新規サービスに関するメールの場合は、文量が多くなりすぎない程度に特徴や強みを記載しておくのがおすすめです。

ビジネスメールを送る前の最終チェックリスト

次に、シーン別のビジネスメール例文を紹介していきます。

• 宛先や名前の確認
• 件名の確認
• 本文の誤字脱字チェック
• 添付ファイルの確認
• 署名の確認

宛先や名前の確認

宛先や名前のミスは、企業の信頼性に関わる重要な問題です。特に宛先を間違えると個人情報・機密情報の漏えいリスクを高めるため、確認を怠らず二重チェックなどで対策しましょう。

送付先の氏名はもちろんですが、部長・課長といった役職名も注意しなければなりません。期間が空いた既存顧客は役職が変わっている可能性もあります。過去のメールや名刺が古い場合は、企業ホームページで最新の情報を確認する方法が有効です。

件名の確認

件名には、端的でわかりやすい文章を記載します。ビジネスシーンにおいては多くのメールを短時間で受信する人も多いため、営業メールなのか、すぐに確認・返信してほしいのか、などが一目で把握できる件名を意識しましょう。

本文の誤字脱字チェック

本文を書き終わったあとは、誤字脱字がないか入念にチェックしましょう。急ぎの場合はチェックを怠りがちですが、誤字脱字が目立つと頼りない印象を与えてしまいます。

ビジネスメールの内容を問わずチェックは必要ですが、初めての相手や謝罪・お詫びする相手へのメールは特に注意しなければなりません。PCやスマホでの入力は変換ミスも生じやすいため、宛先や件名と併せてしっかりチェックしましょう。

添付ファイルの確認

ファイルを添付する際には「相手が受信して開封できるか」を基準に確認します。WordやExelといったアプリケーションは多くの企業が使っていますが、一般的でないツールを使うファイルの場合は、添付メールを送る前に確認したほうがよいでしょう。

また、ファイルサイズは前述の通り2MBが目安です。容量が大きくなる場合は先に確認し、相手が受信できないのであれば別の方法を検討する必要があります。

署名の確認

署名は、自社情報を正しく伝えるために重要な項目です。ビジネスシーンではテンプレートを保存して使う場合が多くありますが、会社名・住所・氏名などは間違いがないようしっかり確認しましょう。

また、メールの内容や送信相手によっては、企業情報を追加したり不要な情報を削除したりといったケースも考えられます。相手にとって必要な情報を見極め、臨機応変に署名することが大切です。

まとめ：ビジネスメールを制する者はビジネスを制す

ビジネスメールは、会社の成長やステークホルダーとの関係構築において非常に重要です。文章だけで誠意を伝えたり取引を進行したりすることから、ビジネスメールを制する者がビジネスを制するといっても過言ではありません。

担当者や会社に対する印象を良くするためには、ビジネスメールのマナーや基本的な書き方を理解することが大切。今回ご紹介した書き方やチェックリスト、メール例文を参考にぜひ今後のビジネスシーンに活かしてみてください。