会社で使うビジネスメールの書き方・送り方とマナー【例文つき】
会社でメールを作成・送信する際には、ビジネスメールのマナーを理解したうえで対応しなければなりません。社外メールはもちろん、部署や自社関係者に送る社内メールでも一定のルールは守る必要があります。 しかし、送信者との関係性や伝えたい内容などパターンも豊富なため、適切な書き方がわからないという方もいるでしょう。この記事では、ビジネスメールの基本的な書き方・マナーに加え、8つのシーン別例文、送信前のチェックリストをご紹介します。
ビジネスメールの基本的な書き方とマナー
ここからは、ビジネスメールの基本的な書き方について紹介していきます。
- 宛先（To、Cc、Bcc）の使い分け方
- 件名は一目で要件が分かるように
- 宛名の正しい書き方
- 書き出し・冒頭には挨拶と名乗り
- 本文の構成と書き方のポイント
- 結びの挨拶と締めの言葉
- 署名の書き方
- 添付ファイルの取り扱いとマナー
- 返信・転送のマナーと注意点
宛先（To、Cc、Bcc）の使い分け方
ビジネスメールを作成する際は、送付先となる宛先欄で「To」「Cc」「Bcc」の3種類を使い分けます。通常はToを使用しますが、複数人に送る場合は重要となるので違いを押さえておきましょう。| To | Cc（Carbon Copy） | Bcc（Blind Carbon Copy） | |
|---|---|---|---|
| 使い方・目的 | 本来の宛先 | アクションを要求しない宛先 | メールアドレスを隠したい宛先 |
| 受信者のアドレス表示 | 見える | 見える | To以外見えない |
| 使用例 | 部長にメールを確認してもらい、返信してほしい | 部署の関係者にもメールを確認してほしいが、返信は不要 | 他の部署でもメールを確認してほしいが、アドレスは非表示にしたい |
件名は一目で要件が分かるように
件名は、メールの内容を端的に伝えるために重要な入力欄です。受信者は送信者と件名を見て概要を把握するため、なるべくわかりやすい件名を意識しましょう。- 【確認のお願い】本日のミーティングの資料について
- 【要返信】全社ミーティングの日程調整について（〇月〇日まで）
- 〇月度進行スケジュールのご共有
宛名の正しい書き方
メール本文のはじめに宛名を記載し、誰に向けて送っているのか明らかにします。ビジネスメールでは以下が基本です。| 社外宛 | 社内宛 | |
|---|---|---|
| 基本の形 | 会社名+部署名+氏名+様 | 部署名+氏名+様（さん） |
| 宛名例 | 〇〇株式会社 営業部 部長 〇〇様 | 営業部 〇〇部長 |
書き出し・冒頭には挨拶と名乗り
宛名の次は、本文を書く前に挨拶文を書くのが基本的なマナーです。社外宛なら「いつもお世話になっております」、社内宛なら「お疲れ様です」と書き、そのあとに自社名・部署名や名前を記載しましょう。 いきなり本文に入るのは適切でないため、宛名と挨拶・名乗りはセットで覚えておくと安心です。名前は名字のみ・フルネームどちらでも問題ありません。「〇〇部の△△です」と記載し、本文につなげます。 メールの書き出しについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【シチュエーション別】ビジネスメールの書き出し：基本マナーと17の例文」の記事も参考にしてみてください。本文の構成と書き方のポイント
メール本文は長すぎると読みづらくなるため、必要な情報を端的に書いていきましょう。「5W2H」と呼ばれるフレームワークを押さえておくと、過不足なく書きやすくなります。- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どのように
- How Much：いくらで
結びの挨拶と締めの言葉
必要な情報をすべて書いたあとは、最後に結びの挨拶と締めの言葉を記載します。「何卒宜しくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」といった表現が一般的ですが、送付先との関係性やメールの内容に応じて使い分けましょう。- ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
- ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後ともご協力をお願いできますと幸いです。
- お手数かと存じますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名の書き方
メールの末尾には署名（シグネチャー）を記載します。自社名や氏名のほか、住所・連絡先といった情報も書いておきましょう。以下がビジネスメールにおける一般的な署名項目です。- 会社名、部署名
- 氏名
- 電話番号
- FAX番号
- 郵便番号、住所
- メールアドレス
- 企業ホームページのURL
添付ファイルの取り扱いとマナー
画像データや文書データをメールに添付する場合は、ファイルサイズ・ファイル形式の2点に注意しなければなりません。送信者側の基準で送ると開封できないケースもあるため、送信時は十分に配慮しましょう。 ファイルサイズは、2MB以下を基準に添付するのが一般的です。2MBを超える場合は、受信・開封に問題がないか事前に確認したほうがよいでしょう。状況に応じてファイルを圧縮してから送ったり、転送サービスを使ったりする場合もあります。 ファイル形式の種類は豊富ですが、対応していないデバイスでは開封ができません。特に図面データや動画ファイルは特定のアプリケーションが必要なことも多いため、ファイルサイズ同様、事前に確認しておくと安心です。 メールの添付ファイルについて、さらに詳細を知りたい場合は、「メール配信システムで添付ファイルを簡単に送る方法と注意点」の記事も参考にしてみてください。返信・転送のマナーと注意点
複数人宛のメールを受信した場合、返信方法にも配慮する必要があります。送信者のみに返信するのか、Ccに入っている人にも返信するのかを見極めましょう。 なお、自分のメールアドレスがBccに入っている場合は、原則返信の必要がありません。本来伏せられているはずのアドレスが他の受信者に知られてしまうため、To・Cc・Bccの状況に応じて返信の要否を判断することが大切です。 受信したメールを他の人と共有する際には「転送」を使用できます。ただし、転送するのみでは目的・要求が伝わりづらいため、「〇〇株式会社の〇〇様からミーティングの資料が届きましたので、営業部各位に転送いたします」など転送した理由を明記しましょう。 転送メールは本文を改変せずに送信しますが、共有すべきでない個人情報・機密情報が書かれていないか確認することも重要です。 ビジネスメールの返信について、さらに詳細を知りたい場合は、「【例文多数】ビジネスメールの返信マナーと書き方のコツ」の記事も参考にしてみてください。
シーン別のビジネスメール例文集
次に、シーン別のビジネスメール例文を紹介していきます。
- 初めての相手へのメール例文
- お礼・感謝のメール例文
- 依頼・お願いのメール例文
- 謝罪・お詫びのメール例文
- お断りのメール例文
- お客様へのメール例文
- アポイント（日程調整）のメール例文
- 案内・告知のメール例文
初めての相手へのメール例文
新規の営業先をはじめ、一度目のメールとなる場合は初回である旨がわかるよう挨拶文に明記します。ファーストコンタクトは自社の印象を左右するため、丁寧な文章を意識しながら作成していきましょう。
件名：新規サービス「△△（サービス名）」のご案内
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の商品開発担当、△△と申します。
このたび、〇月〇日にリリースしました新規サービス「△△（サービス名）」についてぜひ〇〇様にご利用いただけないかと思いご連絡いたしました。
つきましては、資料を添付させていただきますので、ぜひ一度ご確認いただければと思います。ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
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△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000 東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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初めての相手に送るビジネスメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「初めての相手に送るビジネスメール｜適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】」の記事も参考にしてみてください。
お礼・感謝のメール例文
取引完了や会議後などに感謝を伝えたいときは、件名にも明記したうえで本文につなげます。以下は自社サービスに関する会議・打ち合わせを想定していますが、状況に応じて書き分けましょう。
件名：本日の△△（サービス名など）に関する会議のお礼
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 商品開発部の△△です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
弊社の新規サービス△△の件で前向きなご回答をいただいたこと、大変感謝しております。
もしご不明な点などございましたら、私△△まで遠慮なくご連絡ください。
△△（サービス名）が貴社のお役に立てるよう、弊社一同より一層の努力に励む所存です。
今後も何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000
東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
お礼メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【ビジネスシーン別】感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方と例文」の記事も参考にしてみてください。
依頼・お願いのメール例文
相手に何か依頼したりお願いしたりする場合は、「お願い」「～のお願い」といった文言があるとわかりやすい件名になります。製品名やサービス名を明記し、何に対する要望なのか明らかにしておきましょう。
件名：【お願い】新規サービス〇〇に関する資料について
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の△△です。
先日の会議にてご提案いただいた弊社サービス「〇〇」について、ぜひ詳細を教えていただきたくご連絡差し上げました。
そこで、〇〇に関する資料をメールにてお送りいただくことは可能でしょうか。
お忙しい中お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
△△株式会社 営業部
△△（氏名）
〒000-0000
東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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お願いメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、『【保存版】ビジネスの「お願い・依頼メール」の書き方と例文集』の記事も参考にしてみてください。
謝罪・お詫びのメール例文
自社のミスや何らかの不具合で謝罪する必要があるときは、お詫びしたい内容と謝意が伝わるメールを送付しなければなりません。言い訳を避け、改善策にも触れながら誠実なメール文を心がけましょう。
件名：【お詫び】「△△（サービス名など）」の不具合について
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 営業部の△△と申します。
この度は、弊社サービス「△△」で不具合が生じたとのこと、心よりお詫び申し上げます。
お問い合わせいただいた内容を拝見し、システムトラブルによるエラーが原因であると判明いたしました。
今後は同じ不具合を繰り返さないよう、システムを強化しながら定期的な点検も徹底して参る所存です。
つきましては、後日謝罪に伺いますので、改めて私△△よりお電話をさせていただきます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000
東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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謝罪メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「【保存版】ビジネスシーンで使えるお詫び・謝罪メールの書き方と例文集」の記事も参考にしてみてください。
お断りのメール例文
取引先から提案された内容を断る場合は、相手に失礼がないよう感謝の気持ちも伝えられるメール文を作成します。「今後機会があれば」という表現も記載できると、良好な関係性を維持できるでしょう。
件名：今回のご提案内容について
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△ 営業部の△△です。
先日は、お電話にて新規取引のご提案をいただき、誠にありがとうございました。
せっかくご提案いただいた中、恐縮ではございますが今回は見送らせていただきます。
お話いただいた製品は非常に魅力的ではありますが、弊社の予算の都合により、購入が難しいという判断に至りました。
今回このようなご提案をいただいたこと、重ねて感謝申し上げます。
今後とも弊社をご愛顧賜りますよう、よろしくお願いいたします。
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△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000 東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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お断りのメールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「ビジネスシーンで好印象なお断りメールの書き方【例文・フレーズ付き】」の記事も参考にしてみてください。
お客様へのメール例文
製品・サービスの購入者など個人へメールを送る場合も、挨拶文や署名など基本的な構成を崩さず対応しましょう。製品の問い合わせメールに返信するケースがその一例です。
件名：お問い合わせいただいた「△△（商品名など）」の件【株式会社△△】
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△ 商品販売担当、△△と申します。
この度は、弊社商品「△△」のラインナップについてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
現在「△△」のラインナップには以下のサイズとカラーを取り揃えております。
（回答内容）
また、弊社の商品ページでも詳細をご覧いただけますので、パッケージや商品画像については以下をご参照ください。
「▽▽」商品ページ：（URL）
その他ご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
今後も弊社製品をよろしくお願いいたします。
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△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000 東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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アポイント（日程調整）のメール例文
取引先との商談やミーティングなどの日程調整をメールで進める場合は、共有漏れや連絡ミスがないよう注意しなければなりません。以下では、取引実績のある顧客を想定した、日程確定前のビジネスメールを例に記載しています。
件名：新規サービス「△△（サービス名）」のご案内
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△ 営業部の△△です。
この度、弊社の新規サービス「△△（サービス名）」につきまして、ぜひ〇〇様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたく、ご連絡いたしました。
今回リリースした「△△」はXXXに特化しており（顧客の利点やサービスの強みなど）、貴社のXXXXにおいて業務効率化が期待できます。
もしよろしければ、新規サービスについて直接ご説明できればと考えております。 訪問可能な候補日程を記載いたしますので、誠に勝手ではございますがご返信をいただけますと幸いです。
＜日程候補＞
日程調整メールについて、さらに詳細を知りたい場合は、「打ち合わせで使う日程調整メールと返信の例文｜ビジネスで都合のいい候補日を聞くコツ」の記事も参考にしてみてください。
- 〇月〇日（曜日） 14:00 ～ 18:00
- 〇月〇日（曜日） 12:30以降
- 〇月〇日（曜日） 10:00 ～ 15:00
案内・告知のメール例文
ミーティングに関する社内メールの他、イベント情報を共有したり展示会の情報を取引先に伝えたりといったシーンが考えられます。案内・告知をする際には、場所や時間など情報の正確性にも注意して読みやすいメールを作成しましょう。 また、新規サービスに関するメールの場合は、文量が多くなりすぎない程度に特徴や強みを記載しておくのがおすすめです。
件名：【ご案内】新規サービス「△△（サービス名）」の展示会
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 営業部の△△と申します。
この度、弊社が開発を行っていた新規サービス「△△」がようやく完成し、ご披露できる運びとなりました。
つきましては、弊社をご愛顧いただいている〇〇様に、一足先にご案内いたします。
展示会の詳細は以下の通りです。
内容：新規サービスの展示会（展示会の名称など）
日時：〇月〇日 10:00 ～ 18:00（体験会は12:00 ～ 17:00）
場所：（住所）
アクセス：（最寄り駅や近隣の目印など）
会場では、サービスを実際に使用できる体験会も開催いたします。
なおご来場の際は、本メールをプリントアウトしていただき、受付でご提示いただけると甚だ幸いに存じます。
展示会や新規サービスについてご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
当日は会場でみなさまにお会いできますことを楽しみにしております。
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△△株式会社 商品開発部
△△（氏名）
〒000-0000 東京都▽▽ ▽丁目▽番地▽号 ▽▽ビル▽F
電話番号：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
メールアドレス：
HP：（URL）
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ビジネスメールを送る前の最終チェックリスト
次に、シーン別のビジネスメール例文を紹介していきます。
- 宛先や名前の確認
- 件名の確認
- 本文の誤字脱字チェック
- 添付ファイルの確認
- 署名の確認
宛先や名前の確認
宛先や名前のミスは、企業の信頼性に関わる重要な問題です。特に宛先を間違えると個人情報・機密情報の漏えいリスクを高めるため、確認を怠らず二重チェックなどで対策しましょう。 送付先の氏名はもちろんですが、部長・課長といった役職名も注意しなければなりません。期間が空いた既存顧客は役職が変わっている可能性もあります。過去のメールや名刺が古い場合は、企業ホームページで最新の情報を確認する方法が有効です。件名の確認
件名には、端的でわかりやすい文章を記載します。ビジネスシーンにおいては多くのメールを短時間で受信する人も多いため、営業メールなのか、すぐに確認・返信してほしいのか、などが一目で把握できる件名を意識しましょう。| 悪い例 | 良い例 | |
|---|---|---|
| 初めての相手へのメール | ・〇〇株式会社様へ ・新商品のご案内 | 新製品「△△」のご案内【△△株式会社】 |
| お礼・感謝のメール | ・お礼 ・イベントのお礼 | 【お礼】本日のイベント登壇について |
| アポイントのメール | ・日程調整のお願い ・会議の日程確定 | ・【要返信】〇月、会議の日程について ・【お願い】新製品に関する打ち合わせの日程調整 |
本文の誤字脱字チェック
本文を書き終わったあとは、誤字脱字がないか入念にチェックしましょう。急ぎの場合はチェックを怠りがちですが、誤字脱字が目立つと頼りない印象を与えてしまいます。 ビジネスメールの内容を問わずチェックは必要ですが、初めての相手や謝罪・お詫びする相手へのメールは特に注意しなければなりません。PCやスマホでの入力は変換ミスも生じやすいため、宛先や件名と併せてしっかりチェックしましょう。添付ファイルの確認
ファイルを添付する際には「相手が受信して開封できるか」を基準に確認します。WordやExelといったアプリケーションは多くの企業が使っていますが、一般的でないツールを使うファイルの場合は、添付メールを送る前に確認したほうがよいでしょう。 また、ファイルサイズは前述の通り2MBが目安です。容量が大きくなる場合は先に確認し、相手が受信できないのであれば別の方法を検討する必要があります。署名の確認
署名は、自社情報を正しく伝えるために重要な項目です。ビジネスシーンではテンプレートを保存して使う場合が多くありますが、会社名・住所・氏名などは間違いがないようしっかり確認しましょう。 また、メールの内容や送信相手によっては、企業情報を追加したり不要な情報を削除したりといったケースも考えられます。相手にとって必要な情報を見極め、臨機応変に署名することが大切です。まとめ：ビジネスメールを制する者はビジネスを制す
チャットツールやSNSが普及し、コミュニケーションが簡略化される現代だからこそ、取引先へのメール一つに宿る丁寧さは、あなたの「信頼」を証明する強力な武器になります。
ビジネスメールは単なる情報伝達の手段ではなく、会社の誠実さやあなたの品格を映し出す鏡です。対面での会話とは異なり、文字だけで信頼を築く必要があるからこそ、基本に立ち返った正しいマナーや構成を貫く姿勢は、時代が変わっても決して色褪せない強みとなります。
「ビジネスメールを制する者はビジネスを制す」という言葉の通り、細部への配慮が大きな商機を引き寄せることもあります。本記事の例文やチェックリストを指針として、相手の心に届く一通を積み重ね、盤石な関係構築へと繋げていきましょう。
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