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初めての相手に送るビジネスメール|適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】

初めての相手に送るビジネスメール|適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】

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ビジネスシーンで、初めての相手に送るメールの挨拶に悩んだことはありませんか?

ビジネスシーンでは、今までに会ったことのない相手にメールを送ることも稀ではありません。担当変更や営業のアポ取りなど、シチュエーションはさまざまです。

この記事では初めての相手にビジネスメールを送る際の基本から、挨拶の書き方のマナーを例文付きで紹介します。
ぜひ、ビジネスメールのあいさつで悩んだ時の参考にしてください。

ビジネスメールを送る際の基本マナーと注意点

まず、ビジネスメールを送る際の基本マナーと注意点について、以下の内容を紹介していきます。

  • 適切な敬語の使い方と丁寧な言葉遣い
  • 簡潔明瞭な文章構成を意識する
  • 誤字脱字や機種依存文字のチェック
  • 相手の立場に立った表現の工夫

適切な敬語の使い方と丁寧な言葉遣い

初めてメールを送る場合も、初対面と同様に『第一印象』が重要です。
メールで印象をよくするためには、適切な敬語と丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

敬語はビジネスで基本中の基本です。「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類をしっかりと使い分け、適切な敬語で文章を作成しましょう。
また、丁寧な言葉遣いはあなたの人柄を印象付けます。言葉遣いが丁寧だと誠実な印象を与えることができ、仕事も円滑に進みやすくなります。

まずは適切な敬語を使えているか、丁寧な言葉遣いになっているかを意識しましょう。

【ビジネスメールでよく使用する敬語の例】

行く→伺います(謙譲語+丁寧語)
見る→拝見します(謙譲語+丁寧語)
教えてほしい→ご教示ください(尊敬語)
(相手が)言う→おっしゃる(尊敬語)

簡潔明瞭な文章構成を意識する

ビジネスシーンでは、忙しい中でメールのチェックをしている人がほとんどです。
一日に何十件とメールが届くため、内容を簡潔でわかりやすくすることは、相手を思いやることにつながります。

  • 宛名
  • 挨拶
  • 用件
  • 詳細(日時/期限など)
  • 概要
  • 締めの挨拶

上記6点の構成を意識して文章を作成すると、簡潔で明瞭な文章になります。
そのとき、必要な言葉を省きすぎて曖昧な内容にならないように注意しましょう。

また、メールを簡潔明瞭な文章で作成できると、それだけで相手からの仕事への期待度も上げられます。

 誤字脱字や機種依存文字のチェック

送り手も仕事に追われながらメールを作成していると、ふとした瞬間に誤字脱字をしてしまうこともあるでしょう。

不備があるままのメールを送ってしまうと、相手からの信用を損なう可能性があります。
誤字脱字をしてしまうのは仕方のないことですが、送る前に一旦確認すると気づけることも多々あります。

また、機種依存文字を送ってしまった場合は相手には文字化けとして届き、相手から再送の依頼がきて知ることがほとんどです。
相手に再送依頼のメール作成の手間をとらせ、再度確認してもらう迷惑をかけることになります。

メールを送信する前に、誤字脱字や機種依存文字が含まれていないか必ずチェックしましょう。

【機種依存文字の例】

①、㈱、㎝、㌢、Ⅰ

※機種依存文字の場合、変換候補の段階で右端に「環境依存」と表示されています。

相手の立場に立った表現の工夫

ビジネスメールは他の業務がある中で、同時進行で確認されます。
そのため、少しでも確認の手間がかからないメールを作成する必要があります。

相手の立場に立ったわかりやすい表現の工夫には、以下の3点を意識しましょう。

  • 主語と述語を抜かない
  • 一文を60字以内におさめる
  • 必要に応じて箇条書きやカッコで区別する

また、内容が伝わりやすくするために『5W2H』を意識すると、無駄がなく簡潔なメールを作成できます。

When(いつ)
Where(どこで)
Who(誰が)
What(なにを)
Why(なぜ)
How(どのように)
How much(いくらで)

メールを作成するときは、一度読んだだけで要件がわかるような文章を心がけましょう。

シチュエーション別の挨拶メール例文集

次に、シチュエーション別の挨拶メール例文集を紹介していきます。

取引先へ担当変更の挨拶メール例文

もとからやり取りのある取引先へ、担当変更の挨拶メールを送るときは以下の4点を意識しましょう。

  • 件名で担当変更が伝わるようにする
  • 変更の理由と変更日を伝える
  • 後日あいさつに行く旨を伝える

変更の理由は「退職」「産休」など簡単な書き方で、変更日は「〇月〇日()」と具体的に書きます。
また、直接会うことのない事務職などでないかぎりメールだけの挨拶は失礼にあたるので、後日行く旨を伝えると親切です。

【例】

件名:【担当変更のお知らせ】○○株式会社

本文:
●●株式会社 営業部
△△さま

はじめてご連絡いたします。
○○株式会社 営業部の××と申します。

この度、前任の▢▢が退職するため、〇月〇日()より私が貴社の担当に着任することとなりました。

少しでも早く貴社のお力になれるよう精進してまいりますので、
ご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

後日、改めて▢▢とともにご挨拶に伺います。
まず、簡単ではございますがご挨拶とさせていただきます。

引き続き何卒よろしくお願いいたします。

署名

新規顧客へのご挨拶メール例文

新規顧客へのご挨拶メールでは、以下の3点を意識しましょう。

  • 初めての挨拶
  • 契約いただいたことへの感謝
  • これからの意気込み

新規顧客を獲得したときは、ご挨拶のメールを送るようにしましょう。
これからの関係性強化と、契約してくれたことへの感謝を伝えると好印象を与えられます。

【例】

件名:【御礼】●●新規ご契約の件
本文:
●●株式会社 営業部
△△さま

はじめてご連絡いたします。
○○株式会社 営業部の××と申します。

昨日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、この度は弊社●●にご契約いただき、重ねて御礼申し上げます。

弊社社員一同、貴社に貢献できるよう尽力して参りますので、
何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

まず、簡単ではございますが、メールにて新規ご契約のご挨拶とさせていただきます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

署名

社内の新しい部署・チームへの初めてのメール例文

社内の新しい部署・チームへの初めてのメールでは、以下の3点を意識しましょう。

  • 日程
  • どの部署からきたか
  • 意気込み

いつから部署・チームに参加するのかを明確にし、以前はどの部署で何をしていたのかを明記すると親切です。
送信者の今までの経験を知ることで、受信者は人柄をイメージできます。

最後に意気込みを入れると、ポジティブなイメージをつけられるでしょう。

【例】

件名:【異動のご挨拶】××
本文:
△△部 各位

お疲れ様です。

〇月〇日()より▢▢部から△△部へ異動になりました。
××と申します。

▢▢部では●●のプロジェクトに携わり、
△△部では■■の業務を担当いたします。

ご迷惑やお手数おかけすることも多々あるかと存じますが、
みなさまのお役に立てるよう尽力して参ります。

何卒よろしくお願いいたします。

署名

初めて依頼や問い合わせをするときの挨拶メール例文

初めて依頼や問い合わせをする時は、以下の3点を意識しましょう。

  • 初めての挨拶
  • 依頼・問い合わせの詳細
  • (指定があれば)日程

まず、初めての連絡であることを伝え、きちんと名乗ります。
続いてなぜ連絡をしたのか、詳細を簡潔に伝えると受信者の手間もかからずに概要を把握できます。

最後に返信を希望する期日を明記することで、相手が優先順位をつけやすいようにしましょう。

【例】

件名:【▢▢御見積依頼】○○株式会社 営業部××
本文:
●●株式会社 営業部
△△さま

突然のご連絡失礼いたします。
○○株式会社 営業部の××と申します。

この度、弊社にて▢▢の購入を検討しております。
つきましては、御見積をいただきたくご連絡いたしました。

以下内容をご確認ください。

製品:▢▢
個数:〇個
納期:〇月〇日()希望
納入場所:弊社
支払い方法:ご相談にて

お忙しいところ大変恐縮ですが、×月×日()までに御見積をいただけますと幸いです。

お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

初めてアポイントを打診する際のメール例文

初めてアポイントを打診する際は、以下の3点を意識しましょう。

  • 初めての挨拶
  • 要件を簡潔に
  • アポイントの打診

まずは、面識がないにもかかわらず初めてのメールであることを認識してもらいます。この一文があるだけでぶしつけな印象が薄まり、ネガティブな印象を与えづらくなります。

初めてのアポイントでは、押しつけにならないように注意しましょう。
あくまで営業する側として、相手にお伺いを立てる姿勢が大切です。

【例】

件名:▢▢のご案内|○○株式会社 営業部××
本文:
●●株式会社 営業部
△△さま

初めてご連絡をいたします。
○○株式会社 営業部の××と申します。

突然のご連絡で大変申し訳ございませんが、
貴社ホームページを拝見し、弊社製品の▢▢にて貴社のお役に立てるのではと考え
メールさせていただきました。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度貴社にお伺いして
製品に関してご説明させていただけますと幸いです。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

好印象を与えるビジネスメールの挨拶の書き方

次に、好印象を与えるビジネスメールの挨拶の書き方について、以下の内容を紹介していきます。

  • 件名の書き方と具体例
  • 宛名の正しい書き方
  • 書き出しは挨拶・自己紹介を簡潔に
  • 用件は5W2Hを意識して明確に
  • 失礼のない結びの挨拶と署名の設定

件名の書き方と具体例

ビジネスシーンのメールでは、以下の3点を件名に含めるようにしましょう。

  • 用件
  • 日時
  • 概要

一日に数十件のメールが届く中で、件名を確認して優先順位などを決めているビジネスマンは多くいます。
そのため、内容がわかるような件名にすると相手の手を煩わせることなくスムーズなやり取りが可能です。

【例1】

〇月〇日 △△会議の資料の件

【例2】

【お願い】●●アンケートご提出の件

【例3】

【ご確認ください】新規プロジェクト報告書の件

【例4】

〇時→〇時|△△会議 時間変更の件

宛名の正しい書き方

ビジネスメールでは、本文のはじめに必ず宛名を書きます。
宛名は、「会社名+部署名+(役職)+名前+敬称」の順番で書きましょう。

【例1】

○○株式会社 営業部
佐藤様

【例2】

▢▢株式会社 開発部部
課長 鈴木様

また、一通のメールを2,3人に送信する場合は、名前を横か縦並びに書きます。
そのとき、役職順になるよう注意しましょう。

役職つきの宛名の書き方は、「役職+名前+敬称」または「名前+役職」です。
「名前+役職+敬称」は二重敬称でまちがった書き方なので、使わないように注意が必要です。

【例3】

株式会社×× 人事部
田中部長、山田課長、木村様

【例4】

株式会社×× 人事部
部長 田中様
課長 山田様
木村様

一斉に送信する人数が4人以上の場合、名前を並べると長く見づらくなるので、「御中」または「各位」でまとめます。

【例5】

有限会社●● 営業部御中

【例6】

有限会社●● 営業部各位

【例7】

○○株式会社 担当者各位

書き出しは挨拶・自己紹介を簡潔に

メール本文に宛名を書いたら、続けて簡単な挨拶と自己紹介をします。
自己紹介は、「会社名+部署名+名前」の簡潔な形式で問題ありません。

何度もやり取りしている相手はすでに送信者が誰か知っているため、何度も「〜と申します」と送るのは違和感があります。
相手とのやり取りの有無や関係性を考慮して、自己紹介の語尾を変えましょう。

【例1:いつもやり取りしている取引先】

件名:昨日のお打ち合わせのお礼
本文:
株式会社×× 人事部
田中部長、山田課長、木村様

いつもお世話になっております。
○○株式会社 営業部の××です。

【例2:初めてメールでやり取りする取引先】

件名:昨日のお打ち合わせのお礼
本文:
●●株式会社 営業部
△△さま

初めてメールをお送りいたします。
○○株式会社 営業部の××と申します。

用件は5W2Hを意識して明確に

ビジネスマンの多くは、マルチタスクの中でメールを確認します。
そのため、一目で内容を把握できないメールを送ると、相手の迷惑になりかねません。
用件は『5W2H』を意識して、明確で簡潔な文章を書きましょう。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)

【例】

件名:〇月〇日|新規プロジェクトお打ち合わせの件
本文:
株式会社×× 人事部
田中部長、山田課長、木村様

いつもお世話になっております。
○○株式会社 営業部の××です。

〇月〇日に弊社にて行われる新規プロジェクトお打ち合わせの件で、
事前に簡単な資料を添付にてお送りいたします。

当日はご質問などもいただきながら、有意義な時間にできればと考えておりますので、
何卒よろしくお願いいたします。

お忙しい中大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

以上、引き続きよろしくお願いいたします。

署名

失礼のない結びの挨拶と署名の設定

メールの最後には必ず結びの挨拶と署名を入れます。
結びの挨拶はメールの終わりを知らせるとともに、全体の印象を決める一文でもあります。
書き方を工夫すれば、強制的ではない文章で返信の念押しもできます。

よく使われる結びの挨拶を紹介します。

  • 何卒よろしくお願いいたします。
  • 引き続きよろしくお願い申し上げます。
  • お手数ですが、ご確認お願いいたします。
  • お忙しいところ恐縮ですが、ご返信お待ちしております。

また、メール本文の文末に署名を入れるのを忘れないようにしましょう。
署名は、「会社名+部署+名前+会社住所+電話番号+アドレス」が基本的な形です。

初めてメールをする相手でも、署名があると連絡先がわかるため次のビジネスにつながる可能性もあります。
自身の所属をはっきり示すことで、相手から受け入れられやすくなるのもポイントです。

会社で署名の形式が決まっている場合もあるので、一度確認してから署名を作成しましょう。

【署名の基本例】

▢▢株式会社
営業部 ××

住所:100-**** 東京都千代田区*******
TEL:03-***-****/FAX:03-***-****
Mai:xxx.01@ddd.co.jpl

まとめ:初めての相手への挨拶メールのコツを押さえて信頼関係を築こう

ここまで、初めての相手にビジネスメールを送る際の基本から、挨拶の書き方のマナーを紹介しました。

書き方に悩んでしまいがちなビジネスメールですが、基本とコツをおさえてしまえば、相手との信頼関係を築くことも可能です。
基本的な件名や宛名の書き方、挨拶、5W2Hなどを意識することで誰でも見やすいメールが作れます。

ぜひ参考にしながら、初めてメールする相手とも信頼関係を築いて下さい。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
メールマーケティング支援サービスも行います。
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