【例文多数】ビジネスメールの返信マナーと書き方のコツ

ビジネスメールの返信で守るべき基本マナー

ここからは、ビジネスメールの返信で守るべき基本マナーについて以下の内容を紹介します。

1. 24時間以内の迅速な返信を心がける
2. 件名は変更せず「Re:」を残して返信する
3. 自分が「Cc」で受け取ったメールには返信不要
4. 営業時間に基本は返信

1. 24時間以内の迅速な返信を心がける

ビジネスメールは24時間以内の迅速な返信を心掛けてください。
ビジネスの世界の流れは素早く、1日、2日で新しいタスクが生まれてすぐにこなす必要が出てくるケースもあります。
タスクをすぐに片付ける場合に、連絡が滞ってしまうと各所で多大な影響が出やすいです。

ビジネスメールの返信が早いと、信頼できるビジネス相手として判断してもらえます。
基本的には24時間以内に返信し、すぐに要件が伝えられない場合は、後ほど詳細をまとめてメールを返信する旨を伝えましょう。

2. 件名は変更せず、「Re:」を残して返信する

ビジネスメールを返信する際に、件名はそのままで「Re:」を残して返信してください。
どの社員でも複数のビジネス相手と連絡していることがほとんどで、宛先だけでどの要件のメールか思い出すのは容易ではありません。
件名を変更しないでメールを返信すれば、どの要件のメールか判別しやすいです。

より相手に配慮してビジネスメールを返信するのであれば、「Re:」を文面に残しておくとすぐにどの要件のメールか判断しやすくなります。
自分1人とだけビジネスメールのやり取りをしているわけではないことを忘れないでください。

3. 自分が「Cc」で受け取ったメールには返信不要

「Cc」で受け取ったメールは返信不要です。
「Cc」はカーボン・コピーの略で、第三者に対してメールの内容を伝える際に使われる機能です。

特定の相手に対してメールを送り、返信を求める場合は「To」でメインの宛先を設定します。
同時にメールに記載する内容を第三者に共有したいときに、1人1人に対して「To」機能で返信すると手間がかかりやすいです。
返信を求めない場合には、「Cc」で宛先だけ設定すれば効率よくメールができます。

4. 営業時間に基本は返信

基本的に営業時間内にメールを返信しましょう。
業務時間外にメールを返信することは、友人に夜間に電話をかけることと変わりません。
常識に欠ける行動が見られると相手からの印象が悪くなります。

急務でない限りは営業時間外のメールの返信は避けてください。
営業時間外の連絡が必要な場合は、相手への気遣いとして「業務時間外に失礼いたします」などの文章を添えることをおすすめします。

ビジネスメールの返信が必要なケースと不要なケース

ここからは、ビジネスメールの返信が必要なケースと不要なケースについて以下の内容を紹介します。

• 最初にメールを送った場合は返信が必須
• 「返信不要」と明記されている場合は返信しない
• お礼メールへの返信は基本的に不要だが、状況に応じて判断を

最初にメールを送った場合は返信が必須

最初にメールを送った場合は返信が必須です。
メールのやり取りの主導権は最初にメールを送った側にあります。

メールで要件を送り、返信が来たらメール内容の確認・回答へのお礼を送ります。
次に、相手からお礼のメールが返ってきたとしても、重ねて返信する必要はありません。
メールのやり取りを終わらせるタイミングで悩んでいる方は参考にしてみてください。

「返信不要」と明記されている場合は返信しない

メールの返信内容に「返信不要」と記載されている場合は返信不要です。
相手側も重要性の高くない返信にメール相手の貴重な時間を割いてもらうのは申し訳ないと考えています。
丁寧な方だとメールの文面に「返信不要」と記載しているケースも珍しくありません。

相手からの心遣いに甘えて返信しないようにしましょう。

お礼メールへの返信は基本的に不要だが、状況に応じて判断を

お礼メールへの返信は基本的には不要ですが、状況に応じて判断してもかまいません。
お礼メールに返信しても丁寧な方だと判断され、悪い気になる方はそうそういません。
お礼メールに返信するかどうかは性格が出るだけで、悪いことではないと考えておいてください。

もしメール相手に別件で伝えることがあれば、お礼メールと合わせて要件を伝えることをおすすめします。

ビジネスメール返信の書き方とポイント

ここからは、ビジネスメール返信の書き方とポイントについて以下の内容を紹介します。

• 件名、宛名、署名など基本フォーマットを押さえる
• 明確で簡潔な文章を心がけ、長文は避ける
• 引用する場合は、冒頭に「＞」のマークで本文と分ける

件名、宛名、署名など基本フォーマットを押さえる

ビジネスメールを返信する際には、件名、宛名、署名などの基本フォーマットを押さえておきましょう。
特にメール内の文章で使うお礼のフレーズなどにはいくつかの種類があります。
件名や宛名、署名と合わせて文章内のフレーズまで初めから決めて統一しておくと、メール受信側にとって誰からのメールか判別しやすいです。

また、基本フォーマットを決めておくと、メール作成の効率化にも繋がります。
メール作成側にとってもメリットのあるポイントだと覚えておいてください。

明確で簡潔な文章を心がけ、長文は避ける

明確で簡潔な文章になるように意識してメールを作成しましょう。

ダラダラと不必要な言葉が並ぶ長文だと読みづらく、要件が正しく伝わりにくいです。
最低限ビジネスメールらしい言葉を使った文章を考える必要はありますが、できるだけ文章が長くならないように注意してください。

ビジネスメールに慣れていない方は、会社の上司などに一度メールの文章を見せて校正してもらうことをおすすめします。
ビジネスメールは場面によって返信相手と返信内容が大きく異なり、それぞれに適したビジネスメールを作成する必要があります。
どのパターンでも自信を持ってビジネスメールが作成できるまでは、独り立ちしないように心掛けてください。

引用する場合は、冒頭に「＞」のマークで本文と分ける

ビジネスメールで引用文を用いる際には、該当箇所の冒頭に「＞」のマークを記載してください。
ビジネスメールの本文と引用部分が混ざっていると、どこが本文でどこが引用部分か判別しづらくなります。
引用時は以下の形で表記します。

メール相手に文章の内容を正確に伝えることはもちろん、自分自身でメールの内容を整理する意味でも引用部分がわかるように表現しましょう。

シーン別 ビジネスメール返信の例文集

ここからは、シーン別 ビジネスメール返信の例文集について以下の内容を紹介します。

• 取引先へのお礼メールの返信例文
• 上司や同僚への了解・承知メールの返信例文
• お客様からの問い合わせメールの返信例文
• 日程調整メールの返信例文【候補日の提示/候補日への回答】
• リスケジュールを依頼するメールの返信例文
• クレーム対応へのお詫びメールの返信例文

取引先へのお礼メールの返信例文

取引先に何かしてもらった場合には、相手の対応や配慮に対するお礼を丁寧に伝えます。
また、相手側の要件を理解していることを示すために、正確な内容を復唱する形で文面を作成します。

何か不手際があった際には、お礼の後に「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」を始めとした律儀な印象が伝わる言葉も添えましょう。

上司や同僚への了解・承知メールの返信例文

社内の人間を相手にメールを送る場合は、同僚であっても「お疲れさまです。」と挨拶を入れてから要件を伝えます。

合わせて、了解・承知メールは「かしこまりました。」と添えるだけでも問題はありません。
ただ、どの内容について理解したのか添えておくと、相手側もメールの内容をしっかり汲み取ってくれていると判断してもらえます。

また、上司・同僚にタスクを任された場合は、いつまでに対象のタスクを済ませられるか伝えます。
優先順位を明確にした上で、確実にタスクが済ませられる期限を決めてください。

お客様からの問い合わせメールの返信例文

お客様からの問い合わせメールに対しては、どの企業の何者からの返信なのか明記しておきます。
お客様からの問い合わせがあっても、問い合わせしていたことを忘れている可能性もあります。
身元を明記しておくと、問い合わせしたことを思い出してもらいやすいです。

合わせて、引用表記で問い合わせの内容を記載しておきます。
どの質問に対する回答なのか判別しやすいように、引用表記した質問の下に質問の回答を記載してください。

質問された内容に回答するだけでなく、よりお客様にとってプラスとなる情報が提供できると信頼できる企業と評価されやすくなります。
丁寧すぎると感じるほど些細な部分に配慮して返信メールを作成しましょう。

日程調整メールの返信例文【候補日の提示/候補日への回答】 

相手企業との打ち合わせなどで日程調整が必要となる場合、ホスト側が相手企業に日程調整のメールを送ります。

相手側がいつ打ち合わせできるか伝えやすくするために、ホスト側が打ち合わせ可能な日程の候補を複数提示します。
日程の候補だけ記載していると、提示された日程からしか選択できないと勘違いされやすいです。
「ご都合のよい日をご回答くださいますようお願い申し上げます。」と言葉を添えて、相手側が希望日を提示できるようにします。

2020年以降、オンライン上での打ち合わせも増えつつあるため、打ち合わせの形と内容も記載しておきましょう。

一方で、日程調整のメールを受け取った側は、提示された日程で都合のよい日があれば引用表記で日程を記載し、別の日程を希望する場合は引用表記なしで希望日を記載します。
加えて、日程調整のメールを送ってくれたことに対する感謝の気持ちを文面に記載してください。

最終的に日程を決めるのはホスト側です。
日程調整してもらうことに対する感謝を伝えるために、「お忙しい中大変恐れ入りますが、」と記しましょう。

リスケジュールを依頼するメールの返信例文

提案してもらった日程で都合がつかない場合は、複数の別の日程の候補を提案します。
基本的な文面は候補日の回答と同じ形式で作成し、別の日程の候補と合わせて、提示してもらった日程の都合が合わない理由を提示します。

他のビジネス相手に迷惑をかけてまで無理に日程を合わせる必要はありません。
ただ、相手側からの信頼を失うことがないように、なぜ都合がつかないのか納得してもらえる理由を伝えてください。

見積もり依頼メールの返信例文

見積もり依頼メールに返信する際には、どのような内容の見積書に対する返信なのか明記します。
他の企業とさまざまな見積書のやり取りが同時並行で進められている場合が多いため、どの見積書か判断できるようにします。

また、すぐに社内で見積書について検討することと確認事項が出てきた場合に相談することを伝えてください。
いきなり見積書の内容を検討せず、きちんと見積書を確認したことが相手側にわかるように先にメールを返信します。

クレーム対応へのお詫びメールの返信例文

クレーム対応へのお詫びメールを送る際には、重ねてお詫びする気持ちを伝えましょう。
すでにトラブルが生じた原因が判明している場合は詳細を伝え、これから原因を究明する場合はすぐに調べて報告することを記します。

また、すぐに代わりの商品を発送して相手が不都合を感じる時間を減らすように心掛けてください。

基本的には後日電話でトラブル発展に至った経緯・原因について伝えます。
メールの文面ではトラブルの詳細が正確に伝わらない可能性があります。
どのような状況になっているのか正しく把握してもらうために、後日電話することも記述しましょう。

まとめ：ビジネスメールの返信は丁寧さと迅速さが大切

さまざまな場面でビジネスメールの返信が求められます。
ビジネスメールの返信には丁寧さと迅速さが必要で、特にトラブルが生じた際にはより素早い対応が重要です。
ビジネスメールを作成する際には、本記事で紹介した例文を参考にしてみてください。

相手にとって不都合が生じることがないビジネスメール作成を心掛けましょう。