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問い合わせメール・お問い合わせフォームの書き方完全ガイド【例文あり】

問い合わせメール・お問い合わせフォームの書き方完全ガイド【例文あり】

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この記事では、

・問い合わせメールを送る際の4つの注意点
・問い合わせメールで書くべき基本的な構成要素
・状況別の質問・問い合わせメール例文集
・問い合わせメールへの返信・お礼メールの書き方

について解説しています。
この記事を読めば、問い合わせのメールや、お問い合わせフォームの書き方がわかります。

また、状況に合わせた例文を7つ紹介しています。
問い合わせのメールや、フォームの文面をつくるのに役に立ててください。

問い合わせメールを送る際の4つの注意点

問い合わせメールの注意点を示すイメージ画像

ここからは、問い合わせメールを送る際の4つの注意点について紹介します。

  1. 件名は明確かつ簡潔に
  2. 本文は問い合わせの経緯をわかりやすく記載
  3. 必要な情報を漏れなく盛り込む
  4. 相手の負担を考えて配慮する

1. 件名は明確かつ簡潔に

お問い合わせのメールで、最も重要なのは件名です。

メールが開封されるかどうかは、件名に大きく左右されます。
件名を読んでも内容がわからないメールは、開封してもらえないリスクがあります。
何のメールなのか、一目でわかる件名にするのが重要です。

お問い合わせに使われる件名は

  • 「~に関するお問い合わせ」
  • 「~について」

等が一般的です。

しかし、「~について」で終わるよりも、

  • 「~についてお尋ねします。」

のように、人に話しかける言い方で終わる方が、メールの開封率は上がります。
問いかけられると反応してしまう心理を利用した、件名の付け方です。

また、件名が無駄に長いと、要点が分かりづらくなります。
件名は明確に、かつ簡潔にしましょう。

2. 本文は問い合わせの経緯をわかりやすく記載

メールの本文には、問い合わせることになった経緯を、分かりやすく記載しましょう。

いきなり自分が聞きたいことだけを質問しても、相手には状況や前提が分かりません。
「このように操作をしたら、このようになりました」等と、具体的にわかりやすく伝える必要があります。

たとえば、

  • 製品〇〇を購入して開封し、電源を入れて「開始」スイッチを押したところ、××とエラーが表示されました。

  • 貴社サイトで商品〇〇を購入しようとして、△△をクリックすると、「××が確認できません。」とエラーメッセージが表示されました。

等、質問の経緯と起こったことを、両方説明しましょう。

状況や経緯を適切に伝えることで、問題の解決に役立つ回答が得られます。

3. 必要な情報を漏れなく盛り込む

メールの本文には、必要な情報を漏れなく記入しましょう。

情報が不足していると、相手はあなたの問い合わせに、適切な回答ができません。
そうなると、相手はあなたに問題の経緯や状況を尋ねるでしょう。
あなたはもう一度メールを作成して、返答することになります。
最初から必要な情報を漏れなく伝えたほうが、結局早く回答を得られるのです。

問い合わせメールに必要な情報は、問い合わせる内容によって異なります。
たとえば、インターネットサービスであれば、問い合わせにはユーザー名やログイン名、メールアドレス等が必要です。

不具合やトラブルが起こった場合は、どのような状況や経緯で起こったかの説明も、必要になります。
エラーメッセージが表示された場合は、そのメッセージの内容を記すとよいでしょう。

4. 相手の負担を考えて配慮する

あなたからの問い合わせ内容を読み、適切に回答することは、少なからず相手の負担になります。
相手に手間を取らせることになりますので、配慮する文言を盛り込みましょう。

相手への配慮を示すには、メールの本文に

  • お忙しいところ恐縮ですが、
  • お手数をおかけいたしますが、

といった、クッション言葉を使うのが効果的です。
クッション言葉は、ビジネス枕詞(まくらことば)とも呼ばれます。

クッション言葉を使った、相手の負担に配慮した例文を示します。

  • お忙しいところ恐縮ですが、対応をよろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけいたしますが、ご回答よろしくお願いいたします。

問い合わせ内容や必要な情報を記した後に、相手への配慮を示す文章でメール本文を締めくくりましょう。

問い合わせメールで書くべき基本的な構成要素

問い合わせメールの基本的な構成要素をあらわすイメージ画像

ここからは、問い合わせメールで書くべき基本的な構成要素について、以下の内容を紹介します。

  1. 件名の書き方
  2. 宛名と挨拶
  3. 用件と詳細
  4. 希望する回答期日
  5. 結びの言葉
  6. 署名

1. 件名の書き方

問い合わせメールの件名は、回答が必要なメールであることがわかる内容にしましょう。

具体的な品名や、問題が起こったことを件名に記すことで、問い合わせをしたメールの重要性や緊急性を伝えられます。
同時に、メールが見落とされにくくなります。

相手の受信ボックスに、複数のメールが並んでいるところを想像して、パッと見て「このメールには返信が必要だ」とわかる件名にしましょう。

具体的な、問い合わせメールの件名の例を示します。

良くない例
× 製品が動作しません。

一般的な例
△ 製品〇〇につきまして

良い例
〇 製品〇〇(品番:AXT-6684F)の動作不具合につきまして

良い例では「動作不具合」と入れることによって、問題が発生していることをアピールしています。
早急な対応が必要だと、相手に認識してもらう効果を狙っています。

2. 宛名と挨拶

問い合わせメールの書き出しは、基本的なビジネスメールと同じです。

  • 相手の名前(宛名)
  • 挨拶
  • 自分の名前

を記してから、具体的な問い合わせの内容に入ります。

相手が企業に所属している場合は、相手の企業名と所属部署を書いた後で、相手の名前(宛名)を記します。

メールでの挨拶には、

  • お世話になっております

または

  • お世話になります

が、最もよく使われます。
時候の挨拶は不要です。

挨拶の後に書くのは、自分の名前です。
企業に所属している場合は、企業名と所属部署の後に、自分の名前を記します。

日常的にメールをやりとりしている相手には、名字だけを表記するのが一般的です。
自分と同姓の社員がいる場合は、下の名前まで記す必要があります。

以上をまとめると、問い合わせメールの宛名と挨拶は、次のようになります。

株式会社〇〇〇〇
営業部 □□様

お世話になっております。
△△△△株式会社 広報部の■■です。

3. 用件と詳細

相手の名前(宛名)、挨拶と自分の名前を書いてから、本題となる用件と詳細を記述します。

問い合わせをしなければならない状況では、不具合やトラブルが発生していることも多いといえます。
メールを書いている時点では不安を感じていたり、イライラしていたりするかもしれません。

しかし、感情的になっていると、相手を非難するような表現をしてしまったり、強い言い方をしてしまったりするリスクがあります。
いったん落ち着いて、相手に不満をぶつけるような文面になっていないか、失礼な表現になっていないかを確認しましょう。
相手に配慮する言葉を選びつつ、用件を伝えるのが重要です。

また、用件だけではなく、問い合わせることになった経緯や、問題の詳細を伝えることも大切です。
あなたの状況がわからないと、相手は適切な回答ができません。
用件とあわせて詳細を説明することで、問い合わせに対する適切な回答が得られます。

4. 希望する回答期日

希望する回答期日がある場合は、相手にわかるよう具体的な日付を記入します。

例文

6月14日(金)までに、ご回答いただけますと幸いです。

曜日を併記する理由は、自分と相手の双方に起こりうる、日付の勘違いを防ぐためです。

具体的な日付ではなく、

  • できるだけ早急にお願いいたします

等と書く場合もあります。

しかし、「できるだけ早急に」は、とらえ方に個人差のある、あいまいな表現です。
希望する回答期日がある場合は、具体的に「〇月〇日(曜日)」と記すのがよいでしょう。

また、期日を設定する理由がある場合は、簡単な説明を添えると、相手の納得感が増します。
要望の押し付けにならないよう、クッション言葉を併用すると効果的です。

例文

誠に恐縮ですが、弊社クライアントへの納期が迫っておりますので、6月14日(金)までにご回答いただけますと幸いです。

5. 結びの言葉

用件を伝え終わったら、結びの言葉でメールを締めくくります。
クッション言葉に続けて、丁寧に回答をお願いする書き方が一般的です。

問い合わせメールの結びに使えるクッション言葉には、

  • 誠に恐縮ですが、
  • お手数をおかけしますが、
  • お忙しいところ恐れ入りますが、
  • お忙しいところお手数をおかけしますが、

等があります。

クッション言葉を用いた結びの例文を、以下に示します。

  • 誠に恐縮ですが、ご回答くださいますようお願い申し上げます。
  • お手数をおかけしますが、上記2点につきまして、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただきますようお願いいたします。
  • お忙しいところお手数をおかけしますが、折り返しご連絡いただけましたら幸いです。

6. 署名

メールの最後には、署名を記入しましょう。
問い合わせメールの署名には、ビジネスメールで使う署名と同じ形式が使えます。

署名に書く項目の順番には、特に決まりはありません。

  • 自分の会社名
  • 所属部署
  • フルネーム
  • メールアドレス
  • 自社の電話番号

のように、改行を使ってわかりやすく記しましょう。

上記項目の他に

  • 自社webサイトのURL
  • 自社の郵便番号と住所

を記載する場合もあります。

署名の例を以下に示します。

△△△△株式会社
https://xxxx.xx.xx (自社webサイトのURL)

企画課 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)

〒xxx-xxxx ・・・(自社の郵便番号と住所)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

状況別の質問・問い合わせメール例文集

問い合わせメールの例文をあらわすイメージ画像

ここからは、状況別の質問・問い合わせメール例文集について、以下の内容を紹介します。

  • 上司への質問メール例文
  • 商品に関する問い合わせメール例文
  • 初めての相手への問い合わせメール例文
  • 【個人向け】通販で商品が届かない時の問い合わせメール例文
  • 【個人向け】就活でお問い合わせフォームに送る例文

上司への質問メール例文

件名:
6/19(水)の新製品企画会議につきまして、3点お聞きします。

本文:
営業部
〇〇部長

お疲れ様です。
企画課の□□です。

6/19(水)の新製品企画会議につきまして、以下の3点をお聞きしたく、ご連絡いたしました。

1.プレゼンにはプロジェクターを使う予定ですが、別途、紙ベースの資料も必要でしょうか。

2.プレゼンの持ち時間は、一人何分程度でしょうか。

3.質疑応答の時間は、発表者の持ち時間とは別に設けられていますか。

その他、留意すべき点があれば、ご教示ください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。


企画課 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(所属部署の電話番号)

商品に関する問い合わせメール例文

件名:
貴社製品Aの仕様等につきまして、お尋ねします。

本文:
株式会社〇〇〇〇
営業部 ■■様

いつもお世話になっております。
△△△△株式会社 営業部の□□です。

貴社お取り扱いの製品Aにつきまして、以下の2点を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

1.商品Aの最新バージョンにおける、主な仕様変更につきまして、ご教示いただけますでしょうか。

2.製品Aのカスタマイズにつきまして、具体的なオプションメニュー等がありましたら、ご紹介いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご回答よろしくお願いいたします。


△△△△株式会社
営業部 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

初めての相手への問い合わせメール例文

件名:
貴社お取り扱い商品に関するご説明のお願い

本文:
株式会社〇〇〇〇
営業部 ■■様

お世話になります。
△△△△株式会社 営業部の□□と申します。

このたびは、貴社との取引を開始する運びとなり、大変光栄に存じます。
今後とも末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

早速ですが、貴社お取り扱いの主要商品につきまして、それぞれの特徴を簡単にご説明いただけますでしょうか。

あわせて参考資料等がございましたら、メールの添付ファイルとしてご提供いただけましたら幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただきますようお願い申し上げます。


△△△△株式会社
営業部 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

【個人向け】通販で商品が届かない時の問い合わせメール例文

件名:
6/17(月)に注文した炊飯器の配送状況につきまして

本文:
〇〇〇〇株式会社
カスタマーサポートセンター ご担当者様

お世話になります。
貴社ウェブサイトで炊飯器を購入しました、□□ □□と申します。

ユーザーID:xxxxxxx
注文日:6/17(月)
商品名:もっちりB(ホワイト)
品番:MOCHI-B30W
注文番号:1234567890

上記商品を注文してから1週間が経過しましたが、いまだに商品が届いておりません。
貴社サイト上では「出荷済み」と表示されています。

現在の状況を確認していただきたく、ご連絡しました。
至急ご対応いただきますよう、お願い申し上げます。


□□ □□(フルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)

【個人向け】就活でお問い合わせフォームに送る例文

件名:
貴社の新卒採用につきまして、3点お尋ねいたします。

本文:
〇〇〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

突然のご連絡、失礼いたします。
私は△△大学 経済学部4年の□□ □□と申します。

現在、貴社営業職への応募を検討しております。
つきましては、以下の3点を確認したくご連絡いたしました。

1.6/25(火)の合同会社説明会の場で、応募書類を提出させていただくことは可能でしょうか。

2.選考プロセスにつきまして、今後の流れやスケジュールを教えていただけますでしょうか。

3.インターンシップや研修制度の情報がありましたら、ご教示ください。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。


△△大学 経済学部 経済学科4年
□□ □□(フルネーム・ふりがな)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
携帯電話:xxx-xxxx-xxxx

問い合わせメールへの返信・お礼メールの書き方

返信とお礼のメールを書くイメージ画像

ここからは、問い合わせメールへの返信・お礼メールの書き方について、以下の内容を紹介します。

  • 返信メールの例文
  • お礼メールの例文

返信メールの例文

件名:
Re: 貴社製品Aの仕様等につきまして、お尋ねします。

本文:
△△△△株式会社
営業部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 営業部の■■です。

このたびは、弊社製品Aに関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
以下にて、ご質問に回答いたします。

1.製品Aの最新バージョンにおける、主な仕様変更につきまして
最新バージョンでは、以下の仕様変更が行われております。
・変更点1:・・・
・変更点2:・・・

2.製品Aのカスタマイズオプションにつきまして
製品Aには、以下のカスタマイズオプションがございます。
・オプション1:・・・
・オプション2:・・・

その他、ご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


株式会社〇〇〇〇
営業部 ■■ ■■
xxxx@xxxx.xx.xx
TEL : xx-xxxx-xxxx

お礼メールの例文

件名:
貴社製品Aにつきまして、情報をありがとうございました。

本文:
株式会社〇〇〇〇
営業部 ■■様

お世話になっております。
△△△△株式会社 営業部の□□です。

このたびは、貴社製品Aにつきまして詳細なご回答をいただき、誠にありがとうございました。

ご教示いただいた仕様変更およびカスタマイズオプションの情報が、大変参考になりました。
特に最新バージョンの改良点につきましては、弊社クライアントのニーズに非常に適していると感じました。

現在、社内にて貴社製品Aの購入を、前向きに検討している段階です。
詳細につきましては、追ってご連絡いたします。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。


△△△△株式会社
営業部 □□ □□
xxxx@xxxx.xx.xx
TEL : xx-xxxx-xxxx

お問い合わせフォームにはメール配信システムの活用がおすすめ

お問い合わせフォームにメール配信システムを活用するイメージ画像

複数のサイトに問い合わせをする場合、お問い合わせフォームを使うのは非効率といえます。
なぜならば、サイトごとに異なるお問い合わせフォームを使って、1通ずつ問い合わせ内容を作成しなければならないからです。

複数のサイトに問い合わせをする場合は、一度に大量配信でき、到達率も高いメール配信システムを利用するのがおすすめです。
共通のフォーマットで問い合わせ内容を作成できるので、時間と労力を大幅に削減できます。

メール配信システムを選ぶ際には、システムの安定性や、運営実績も考慮する必要があります。
おすすめのメール配信システムについては、「おすすめのメール配信システムを15個比較した記事」を参考にして下さい。

まとめ:問い合わせメールは丁寧さが大切

丁寧な問い合わせメールをイメージした画像

この記事では、

  • 問い合わせメールを送る際の4つの注意点
  • 問い合わせメールで書くべき基本的な構成要素
  • 状況別の質問・問い合わせメール例文集
  • 問い合わせメールへの返信・お礼メールの書き方

について解説しました。

問い合わせメールは、用件を的確に伝えるだけではなく、相手に与える印象も大切です。
今回紹介した例文も活用して、丁寧な表現を心がけましょう。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
メールマーケティング支援サービスも行います。
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