メール引用返信のやり方とマナーを徹底解説！全文・部分引用の使い分けも紹介

メールの引用返信とは？

〇〇さん

資料を添付いただきありがとうございます。

>進捗はいかがでしょうか。
〇月〇日15時までに発送手続きが完了する見込みです。

返信メールの引用は2種類｜特徴を理解しよう

②に対する自分の最新メール

〇〇様
・
・

（署名）
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　相手からの返信②

　△△様
　・
　・

　（署名）
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　　①に対する自分の返信

　　〇〇様
　　・
　　・

　　（署名）
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　　　　相手からのメール①

　　　　△△様
　　　　お世話になっております。
　　　　・
　　　　・
　　　　・
　　　　（署名）

メール返信での引用はどんな時に使うべき？使い分けのポイント

メール内における議論の焦点を明らかにしたい場合です。「前回のメールのこの部分に触れている」ということがわかりやすいため、特定の文章・質問に対して返信したいときに活用しましょう。

例えば取引先から箇条書きで複数の質問を投げられた場合、以下のように回答の対象を明示できます。

複数人とのやり取りで強みを発揮する全文引用

全文引用は、やり取りを重ねるうえで過去のメールを確認する頻度が高いときに有用です。CC・BCCを問わず受信者全員が読めるため、複数人がメールを受信している場合にも強みを発揮します。

「プロジェクトの企画案をメールのみで相談している」「CCに入れた関係者にもやり取りを共有したい」といった場合は、全文引用が大いに役立つでしょう。

また、直近のメールから日数が経っており「相手が内容を忘れているかもしれない」というケースにおいても全文引用がおすすめです。受け取ったメールのみで過去の送受信内容がわかるため、伝達の齟齬も防げます。

メールの引用返信の正しいやり方とは

本文に引用が含まれていることがわかるよう一文添えたほうが親切です。メールサービスに引用の区切りがない場合は「>」などの記号を使って明示しましょう。以下は、複数の質問に対してひとつずつ回答する際のメール例文です。

全文引用の手順と例文

全文引用は受信メールをすべて引用するため、部分引用ほど細かい記載方法はありません。メールサービスによって操作が異なる点を理解したうえで、返信の都度全文引用するのか、必要なときのみ自分で設定するのか決めておくとよいでしょう。

引用したメールの表示もサービスにより異なります。以下のように、記号や文字で返信・引用を区切るケースが一般的です。

メール引用の際に守るべきマナーと注意点

鍵括弧（「」）やダブルクォート（”）は区別しづらいため要注意。また、文中に不等号を描くと煩雑になるため、引用する文章の頭に追記しましょう。

なお、半角記号「>」と全角記号「＞」の使用に厳密な決まりはないため、どちらか一方に統一できていれば問題ありません。

元のメッセージを変更しないのがルール

部分引用・全文引用を問わず、元のメッセージは改変しないのが基本ルールです。ビジネスメールだけでなく、引用そのものの原則的な決まりとして押さえておきましょう。

仮に元の文章に誤字脱字があった場合でも、引用する際はそれらも含めて反映します。したがって、部分引用であれば引用したい箇所をコピーし、そのまま返信メールにペーストとするのが適切な操作といえるでしょう。

件名の「Re:」を残して返信するのが基本

返信メールの作成時に自動で記載される「Re:」は、削除せずに送信します。過去に送ったメールの返信であることが相手に伝わりやすいためです。

ただし、やり取りを複数回重ねて「Re:Re:Re:…」のように連なる場合は、件名の文字が読める程度に削除しても問題ありません。件名が埋もれてしまってはメールの確認が漏れるリスクにもつながるため、視認性を優先して調整しましょう。

代表的なメールソフトでの引用設定の手順

左下の「A」を選択し、ツールバーの引用マーク（❞）をクリック

③選択していた部分が張り付けられます。左側に縦線が入っている範囲が引用されました。

引用部分は左側に縦線が引かれる

なお、①と②の手順を逆にし、引用マークを選択してからコピーペーストする方法でも一部引用が可能です。

右上のツールバーから引用マーク（❞）をクリック

②引用したい範囲をコピーし、縦線にカーソル（キャレット）を合わせてペースト。以下のように引用部分が区別できます。