【保存版】心のこもった謝罪文の書き方と例文テンプレート（ビジネス・個人向け）

謝罪文とは？ その重要性と役割

不備不足をはじめ何らかのトラブルが発生した際に、謝意を表明するための「謝罪文」。迅速な対応方法としては電話が一般的ですが、メールや文書で謝罪するシーンも多く発生します。特にビジネスにおいては、発注・受注ミスを謝罪したり、クレームに対応したりさまざまな理由が想定できるでしょう。

本来は対面で謝罪するべきではあるものの、「クライアントが遠方ですぐに訪問できない」「深夜のメールのため取り急ぎ謝意を伝えたい」といったケースではメールが有用です。

ビジネス・個人を問わず相手との信頼関係を築く重要なプロセスのひとつでもあるため、謝罪文の基本的な書き方は押さえておきましょう。

謝罪文を書く際の7つのポイント

ここからは、謝罪文を書く際の7つのポイントについて、以下の内容を紹介します。

1. 迅速に謝罪の気持ちを伝える
2. 問題の原因と経緯を明確に説明する
3. 二度と同じ過ちを繰り返さないための対策を提示する
4. メールの件名は明確かつ簡潔に
5. 言い訳や責任転嫁は厳禁
6. 相手の心情を慮った言葉選びを
7. 状況に応じて適切な謝罪の表現を使い分ける

1. 迅速に謝罪の気持ちを伝える

謝罪文を書くときに重視すべきなのは、スピーディな対応です。問題が発覚してから対応を怠ってしまうと、相手の信用を失う結果になりかねません。

同じ謝罪文を記載した丁寧なメールや文書であっても、発覚直後に送信するのと、数日後に送信するのとでは相手が受ける印象も変わります。謝罪する必要があると感じた時点で迅速に行動し、可能な限り早く相手に伝えられるよう備えることが大切です。

2. 問題の原因と経緯を明確に説明する

謝罪文は、対面や電話とは異なり文字で詳しく説明できるメリットがあります。メールや文書で伝える際には「なぜ今回のトラブルが発生したのか」を相手が理解できるよう、作成の時点でわかる情報を記載しましょう。5W1Hフレームワークを意識すると過不足なく伝えやすくなります。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：誰が
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どうした

複雑な要因があり詳細がわからない場合は「原因を究明して参ります」といったかたちで、原因・経緯が明示できない点にも触れることが重要です。

3. 二度と同じ過ちを繰り返さないための対策を提示する

問題の原因・経緯を説明するとともに押さえておきたいのが、トラブルの対策です。「〇〇が原因で発生したため、今後はこのように対策していく」など、相手が納得できる説明を意識して対策や解決策を提示しましょう。

例えば同社サービスのシステムトラブルに対する謝罪文の場合、対策の説明がなければ「また同じシステムトラブルに悩まされるのでは？」と不安を与えてしまうかもしれません。同じ過ちを繰り返さないよう自社でできることを明確に提示し、信頼性の回復に努めましょう。

4. メールの件名は明確かつ簡潔に

メールで謝罪文を送る際に注意したいのが、簡潔かつわかりやすい件名です。受信時にはメール件名のみを見るケースが多いため、本文だけでなく件名にも配慮しましょう。

特にビジネスシーンの場合、相手は短時間に多くのメールを受信している可能性も考えられます。問題に対する謝意を迅速に伝えるためにも、「〇〇の件について謝罪したい」という旨がわかる件名を書くことが重要です。

• 〇〇のシステムトラブルに関するお詫び
• 【重要】〇〇のシステムトラブルについて
• 【システム障害に関するお詫び】〇〇様のお問い合わせ内容について

上記のように「【重要】」と明記し、重要性がわかる件名を書くのも有用です。一目でわかる件名を記載して開封を促しましょう。

5. 言い訳や責任転嫁は厳禁

謝罪文に言い訳や責任転嫁とみなされる説明を書くのは厳禁です。トラブルの原因・経緯・対策はあくまでも事実を伝えるものであるため、「言い訳している」という印象を与えないよう注意しましょう。

例えばシステムトラブルが発生した場合、「上司の指示があったため」「何度も点検したのですが」といった表現があると、言い訳や責任転嫁をしていると感じてしまいます。実際にそのような背景によるトラブルであっても、相手にとっては無関係なため直接的な原因や経緯を誠実に説明しましょう。

6. 相手の心情を慮った言葉選びを

トラブルの原因や解決策など事実をただ並べるだけでなく、相手の心情に配慮した言葉選びも重要です。誤字脱字を避けるのは前提としたうえで、謝意だけでなく「こんな気持ちにさせてしまった」という思慮がわかる謝罪文を心がけましょう。

• 不愉快な思いをさせてしまい大変申し訳ございません
• 多大なご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます
• ご連絡いただきましたことお礼申し上げます

トラブルそのものへの不快感だけでなく、問い合わせやメール・文書でのやり取りに手間をかけたことにも触れられると、より誠実な謝罪文になります。

7. 状況に応じて適切な謝罪の表現を使い分ける

迷惑をかけた相手に対して謝意を表す謝罪文は大切ですが、状況に応じて柔軟に対応する意識も必要です。トラブルの内容やビジネス・個人にかかわらず、必ずしも一方のみの責任ではないケースもあるためです。

例えば、自社にほとんど落ち度のないクレーム対応では、過度に謝罪文を記載したメール・文書は適切といえません。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という表明が必要ではあるものの、謝罪文よりも解決策や提案のほうが重要といえるでしょう。

また、トラブルの原因や責任の所在によって謝罪文の表現も異なります。商品の不具合・納品遅延・上司への謝罪文などビジネスシーンにおいては特に多様なシーンが想定できるため、TPOに応じた検討が必要です。

シーン別の謝罪フレーズ集

ここからは、シーン別の謝罪フレーズ集について、以下の内容を紹介します。

• ビジネスシーンで使える丁寧な謝罪表現
• プライベートで活用したい心のこもった謝罪の言葉

ビジネスシーンで使える丁寧な謝罪表現

ビジネスシーンでは、相手に失礼がないようなるべく丁寧な表現を心がけましょう。一般的なフレーズには以下のような例があります。

• ご迷惑おかけいたしました。
• 申し訳ございませんでした。
• 謹んでお詫び申し上げます。
• 心より謝罪いたします。

一方に落ち度があるのが明らかであれば、「弁解のしようもございません」といったフレーズで言い訳できない状況にあることを明記するのも有用です。ただし、謝罪を連ねるのみではかえって「言い逃れしている」と捉えられる可能性もあるため、理由や解決策も提示したうえで書いていきましょう。

プライベートで活用したい心のこもった謝罪の言葉

プライベートではビジネスシーンよりも軽いフレーズを使うケースが多く見られますが、相手との関係性を考慮しながら使い分けることが大切です。親しい関係性であれば「すみません」、ビジネスに近い関係であれば「申し訳ございません」など、状況に応じて適切なフレーズを使用しましょう。

• 申し訳ありませんでした。
• 反省しております。
• 失礼いたしました。

友人・知人関係ではシンプルに「すみません」「ごめんなさい」を使うことがあるものの、内容や関係性によっては不適切になる可能性もあるため注意が必要です。

謝罪文の書き方とテンプレート

ここからは、謝罪文の書き方とテンプレートについて、以下の内容を紹介します。

• メールでの謝罪文の基本構成
• 手紙での謝罪文の書式

メールでの謝罪文の基本構成

メールで謝罪する際には、件名で本文の要約を簡潔に記載します。長すぎると読みづらくなるため、5W1Hを意識しながら以下の基本構成を参考に書いていきましょう。ビジネスメールの場合は冒頭に会社名や役職、最後に署名を書くのも重要です。

手紙での謝罪文の書式

手紙で謝罪文を届ける場合は、メールと異なるマナーに注意しましょう。まず封筒は白無地の二重封筒を使用し、重要書類であることを伝えなければなりません。謝罪文は白い無地の紙に縦書きで連ねるのが通例ですが、近年では横書きでも問題ないとする考え方が増えています。

謝罪文のはじめには「謹啓」、最後に「謹白」と書くのが基本構成です。部下や親しい知人など、相手が目上の人ではない場合は頭語を「急啓」「前略」、結びを「草々」とし、急いで謝意を伝えたいという気持ちを表してもよいでしょう。

【ビジネスシーン】謝罪文の例文テンプレート集

ここからは、謝罪文の例文テンプレート集について、以下の内容を紹介します。

• 商品トラブルや不具合に関する謝罪メールの例文
• 納期遅延・発送ミスがあった際の詫び状の書き方
• 請求書の誤りや返金対応の遅れについての謝罪文例
• 【社内】上司や部下に向けた謝罪のメール文例

商品トラブルや不具合に関する謝罪メールの例文

自社商品にトラブルがあった際には、件名に商品名を明記してお詫びのメールであることを伝えましょう。不具合の原因がわからない状況であれば「不良品を受け取ったあとすぐに調査する」という旨を明記します。

納期遅延・発送ミスがあった際の詫び状の書き方

自社の都合で納期遅延や発注の手違いがあった場合は、代替案を含めて謝罪文に記載しましょう。金銭が関わる取引であれば、納期遅延によるコストやキャンセル料などもしっかり説明する必要があります。

請求書の誤りや返金対応の遅れについての謝罪文例

取引先に送った請求書に誤りがあったり返金対応が遅れたりといった際には、なるべく早く謝罪文を送りましょう。以下は請求書の金額に相違があった場合のメール例文です。

【社内】上司や部下に向けた謝罪のメール文例

上司や部下に対して謝罪する必要がある場合は、以下の例を参考に謝罪文を書きましょう。なお、部署全体や複数名に対して送るのであれば「営業部各位」「関係者各位」といった宛名が適切です。

個人向け謝罪文・謝罪メールの例文

個人に向けて謝罪する場合も「何に対して謝っているのか」「解決策はあるのか」がわかると丁寧な謝罪文になります。以下は、友人に借りたものを壊してしまったシーンを想定したメール例文です。

関係性によっては例文よりも口語的な表現になりますが、軽率な印象を与えないよう注意しましょう。

まとめ：読者の心を動かす謝罪文を書こう

謝罪の気持ちをメールや文書で伝えるためには、「なぜ謝っているのか」だけでなく「今後どう改善していくのか」を書くことが大切です。なるべく早く伝えることを前提に、必要十分な内容が記載できるよう基本構成を押させておきましょう。ビジネス・プライベートを問わず、迅速に対応するためにもぜひ今回のポイントや例文を参考にしてみてください。