【2025年】案件管理とは？おすすめツールや選び方、メリットを紹介

案件管理とは

案件管理とは、企業が行うプロジェクトや営業活動に関する情報を一元的に管理する仕組みを指します。これにより、進捗状況や課題、リソースの割り当て、予算管理などを効率的に把握できるようになります。客観的なデータに基づいて業務を進められるため、経営判断の質も高まることが期待されます。
また、チーム全体の一貫した情報共有が実現し、各メンバーが適切なタイミングで活動を行えるようになります。

案件管理の必要性

案件管理は、企業が効率的に営業活動を行い、ビジネスを成功させるために不可欠です。
営業活動の進捗状況を把握し、適切なタイミングで対応することができれば、成約率の向上につながります。
また、案件管理を通じて顧客情報を一元管理することで、重複する作業を減らし、チーム全体の効率化を図ることができます。
さらに、案件の進捗状況を可視化することで、問題が発生した際に迅速に対応し、リスクを最小限に抑えることが可能です。これにより、属人化を防ぎ、チーム全体の透明性を高めることができます。

案件管理は、現代のビジネス環境で競争力を維持するための重要な手段となっています。

営業活動の効率化

営業活動の効率化は、企業の成果を大幅に向上させる重要な要素です。特に競争の激しい現代のビジネス環境では、効率的な営業活動が求められています。

案件管理ツールを使用することで、営業プロセス全体を可視化し、リアルタイムで進捗状況を把握することができます。これにより、無駄な重複作業や情報の漏れを防ぎ、営業チーム全体の生産性が向上します。

また、顧客情報や商談の記録を一元管理することで、必要な情報を迅速に検索できるため、迅速な意思決定が可能になります。

さらに、デジタルツールを活用することで営業活動の属人化を防ぎます。これは、特定の社員に頼らずにチーム全体で情報を共有し合い、誰でも同じデータを基に営業活動を進められるようにするためです。

具体的な例として、SFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）ツールを導入することで、それぞれの商談進捗や顧客フォローアップがスムーズになります。

これらの方法を取り入れることで、営業活動の効率化が図られ、企業全体の成長につながります。

進捗状況の可視化

案件管理において、進捗状況の可視化は非常に重要です。プロジェクトが今どの段階にあるのかをリアルタイムで把握することで、早期の問題発見と対処が可能になります。

特に営業活動においては、商談の進行状況が一目でわかることが、見込み客のフォローアップや次のアクションの立案に大いに役立ちます。

可視化が進んでいると、チーム全体で共有が容易になり、個々の進捗や成果が全体の中でどのように位置づけられるかが明確になります。また、進捗状況のグラフやチャートを使用すると、複雑なデータも視覚的に理解しやすくなります。

例えば、ガントチャートはプロジェクトのスケジュール管理に有効で、タスクの依存関係や遅延の発生を視覚的に確認できます。

加えて、進捗状況の可視化はマネジメントレベルでの意志決定にも影響を与えます。リアルタイムなデータは、迅速な対応策の策定やリソースの最適な配分に役立つのです。

約束した納期や目標達成のために、最適なアプローチを実行するためには、進捗の可視化は欠かせません。

案件管理ツールとは

案件管理ツールとは、企業の営業活動やプロジェクト管理を効率的に行うためのデジタルソフトウェアやシステムのことです。これらのツールは、案件の進捗状況の可視化や、顧客情報の一元管理、自動化されたレポート作成などの機能を提供します。

これにより、営業マネージャーやプロジェクトマネージャーは、業務の効率化と生産性の向上を図ることができます。また、データに基づいた意思決定がしやすくなるため、戦略的な営業活動が実現します。

主な案件管理ツールの種類

案件管理ツールにはさまざまな種類が存在し、企業のニーズや目的に応じた選択が重要です。代表的なツールとして、SFA（Sales Force Automation）ツール、CRM（Customer Relationship Management）ツール、GoogleスプレッドシートやExcelといった一般的なソフトウェアもあります。これらはそれぞれ異なる特徴と利点を持っており、目的に応じて使い分けることで業務の効率化を図ることができます。

まず、SFAツールは営業プロセス全体を自動化・効率化するためのもので、営業活動の管理や商談の進捗追跡に役立ちます。次に、CRMツールは顧客情報とその関係性を管理するためのもので、長期的な顧客関係を築く際に有効です。

一方、GoogleスプレッドシートやExcelは、低コストで柔軟にカスタマイズできるため、中小企業やスタートアップによく利用されていますが、規模が大きくなると管理が難しくなる場合があります。それぞれの特徴を理解し、自社に最適なツールを選ぶことが成功の鍵となります。

SFAツール

SFAツール（Sales Force Automationツール）は、営業活動の効率化を目的に設計されたツールです。SFAツールを導入することで、商談の進捗管理や顧客情報の一元管理、営業活動の自動化を実現できます。さらに、営業チームの活動状況をリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定が可能となります。

例えば、商談の進捗状況を視覚的に確認できるダッシュボード機能や、リマインダー機能を利用して重要なタスクを忘れずに実行できます。

また、営業プロセスの標準化を推進し、質の高い営業活動を維持するためのテンプレート機能も多くのSFAツールに備わっています。

SFAツールの導入は、特に大規模な営業チームを持つ企業にとって有益です。各メンバーの営業活動を一元管理することで、チーム全体の生産性を向上させることができます。また、中小企業においても、効率的な営業管理とリソースの最適化に寄与するため、導入が進められています。

CRMツール

CRMツールは、顧客関係管理（Customer Relationship Management）の略で、顧客情報を効果的に管理・分析するためのソフトウェアです。これにより、営業活動の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

具体的には、CRMツールを使用することで、顧客との接触履歴や商談状況を一元管理でき、各担当者がいつでも最新の情報にアクセスできます。また、顧客のニーズや過去の購入履歴をもとに、ターゲットマーケティングやリードのナーチャリングを行うことが可能です。

例えば、SalesforceのSales CloudやZoho CRM、HubSpot CRMなどが代表的なCRMツールです。これらには、カスタマイズの幅や連携機能が豊富に揃っているため、自社の営業プロセスに合わせて最適化できます。これにより、属人化の防止やデータによる戦略的な意思決定が促進され、結果として業績の向上につながります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、案件管理のツールとして非常に手軽に利用できる選択肢です。ビジネスの現場では、その無料で利用できるという手軽さと、クラウドで複数人が同時に編集できるという利便性が評価されています。

まず、Googleスプレッドシートはインターネットに接続されていれば、どこからでもアクセスが可能です。これにより、リモートワークや出先でのデータ確認が容易になります。さらに、リアルタイムでのデータ更新ができるため、チーム全員が最新の情報を共有することが可能です。

また、スプレッドシートはExcelと同様に関数を利用でき、大量のデータを簡単に管理したり、複雑な計算を実行することができます。特に営業現場では、案件の進捗管理や予算の追跡に役立てられることが多いです。しかし、あまりに多くのデータを扱うと動作が重くなることや、フォーマットの乱れが発生しやすい点には注意が必要です。

こうした利点と制約を理解した上で、Googleスプレッドシートを効果的に利用することが、案件管理の効率化につながります。初めはシンプルな機能でも十分かもしれませんが、管理する案件の増加に応じて、専用の案件管理ツールの導入を検討することも一つの選択肢です。

Excel

Excelは、多くの企業で案件管理ツールとして利用されています。行と列を自由に使えるため、案件ごとの詳細な情報を管理するのに便利です。また、関数やピボットテーブルを使えば、進捗状況の分析や可視化も比較的簡単にできます。

しかし、Excelでの案件管理にはデメリットもあります。複数の案件を一度に管理する場合、データの整合性を保つのが難しくなります。また、各担当者が独自に保存したファイルを共有するプロセスでは、常に最新版のデータを確認するのが困難です。
さらに、数値ミスや手動での更新エラーが発生しやすく、大規模なプロジェクトには向いていません。

このような理由から、特に案件の数が多くなる中小企業や大企業では、Excelよりも専用の案件管理ツールを導入することが推奨されています。これにより、リアルタイムでのデータ共有や進捗の可視化が容易になり、業務効率が大幅に向上します。

Excelで案件管理を実行するには限界がある？

Excelは多くの企業で案件管理に利用されていますが、業務効率化を考えるとデメリットもいくつか存在します。そのため、大規模なプロジェクトやより高度な分析を必要とする場合は、専用の案件管理ツールの導入を検討する企業が増えています。

Excel活用のデメリット

Excelを案件管理に活用する場合のデメリットとして、以下のものがあげられます。
まず、大量のデータを処理する際にExcelのパフォーマンスが低下しやすく、データの整合性管理も手作業が必要なためミスが発生しやすいです。
また、他のデジタルツールとの連携が限られているため、情報共有がスムーズに行えない場合があります。
さらに、複数人でシートを共有する際のバージョン管理が困難で、最新のデータがどれかを把握するのが難しくなることも多いです。

これらの問題点を考慮すると、専門の案件管理ツールの導入が効率化と生産性向上に繋がるでしょう。

案件管理ツールの導入メリット5選

案件管理ツールの導入には多くのメリットがあります。その中でも特に注目すべき5つの利点を紹介します。

案件の進捗状況をリアルタイムで可視化

案件管理ツールを使用することで、案件の進捗状況をリアルタイムで可視化できます。これにより、どのフェーズで問題が発生しているかを早期に特定し、迅速に対策を講じることが可能となります。

例えば、営業部門では、各案件のステータスがリアルタイムで更新されるため、担当者がどの案件に注力すべきかが一目で分かります。緊急対応が必要な場合でも、即座に対応できるため、顧客満足度が向上します。

さらに、リアルタイムの進捗管理は、経営層にも有益です。データに基づいた正確な報告や分析が可能となり、戦略的な意思決定をサポートします。全ての関係者が共通の情報を共有することで、部門間の連携も円滑に進みます。

このように、案件の進捗状況をリアルタイムで可視化することは、業務効率の向上や問題の早期発見、迅速な対応に役立ちます。

顧客情報を一元管理で効率化

顧客情報を一元管理することで、業務の効率が飛躍的に向上します。複数のデータソースをまとめることによって、必要な情報がすぐに手に入るため、営業活動の迅速な対応が可能となります。

特にCRMツールや営業支援システムを利用すると、顧客ごとの詳細な情報を個別に確認する必要がなくなり、全体の管理がスムーズになります。

一元管理のメリットとして、顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を一目で確認できるため、営業担当者はよりパーソナライズされた提案ができます。また、異なる部門間でも情報共有が容易になり、全社的な連携が強化されます。

具体例を挙げると、製品の不具合情報がカスタマーサポートから営業チームに迅速に伝達されることで、顧客対応の質が向上します。

このように顧客情報の一元化は、営業活動の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にも寄与します。

営業活動の属人化を防止

営業活動が属人化すると、特定の担当者に依存する業務が増え、担当者が不在時に業務が滞るリスクがあります。特に、中小企業や営業部門では、このリスクが大きいです。しかし、案件管理ツールを導入することで属人化を防止する方法があります。

まず、案件管理ツールによりすべての営業案件や顧客情報を一元管理することができます。これにより、担当者が不在でも、他のメンバーが情報にアクセスでき、迅速に対応可能です。

さらに、進捗状況やコミュニケーション履歴も管理ツールに記録することで、情報の共有が容易になります。これにより、チーム全体が一貫したフォローアップを行い、営業活動の効率化が促進されます。

例えば、Salesforceやkintoneなどの案件管理ツールを活用することで、営業活動の属人化を減らし、組織全体の生産性を向上させることができます。これにより、どの状況でも安定した営業活動を維持することができるのです。

データ分析で戦略的な営業を実現

データ分析は、現代の営業活動において戦略的な意思決定を支える重要な要素です。データ分析を活用することで、市場や顧客のトレンドを把握し、潜在的なニーズを見つけ出せるため、より的確な営業戦略を策定することができます。

例えば、過去の成約データを分析することで、どのような商材やサービスがどの期間に最も売れたかを把握できます。これにより、シーズンや顧客層に合わせたキャンペーンの実施が可能になります。

また、データ分析ツールを用いることで、リアルタイムでの営業活動のパフォーマンスをモニタリングし、迅速な軌道修正が行える点も大きなメリットです。これにより、リソースの最適化や営業効率の向上が期待できます。

もし、導入に不安を感じる場合は、成功事例を参考にすることで、データ分析の有効性をより具体的に理解できるでしょう。こうした分析基盤を持つことで、戦略的な営業活動を実現し、競争力を高めることが可能です。

部門間の連携を円滑化

案件管理ツールを導入することで、部門間の連携がスムーズに行えるようになります。営業部門とプロジェクト管理部門、さらにはバックオフィス部門との情報共有が効率化されるため、各部門が持つ情報をリアルタイムで確認でき、迅速な意思決定が可能になります。

例えば、新しい案件の進捗や顧客情報を全体で共有することで、営業活動の計画が一層戦略的に行えるようになります。

また、部門間の連携がうまくいくことで、無駄な重複作業や情報の漏れが防止され、全体の業務効率が向上します。具体的には、案件進行中に必要なドキュメントや資料がいつでも確認でき、関係者全員が最新の情報に基づいて誤解なく作業を進められるのです。
このような環境を整えることで、チーム全体の生産性が上がり、最終的な成果にも繋がります。

さらに、こうした連携を支援するツールとして、SFAやCRMシステムの活用が推奨されます。これらのツールは、情報の一元管理や自動更新機能が充実しているため、日々の業務の中で自然に使いこなせるようになる点が大きなメリットです。

案件管理ツールの選び方

案件管理ツールを選ぶ際のポイントはいくつかあります。

まず最初に、導入目的を明確にすることが重要です。企業のニーズに合わせたツールを選ぶことで、業務効率の最大化が図れます。

次に、UIのシンプルさと使いやすさを確認してください。操作が直感的であれば、導入後の教育コストも削減できます。

さらに、必要な機能が揃っているか、他ツールとの連携がスムーズに行えるかを確認することも大切です。特にデータの一元管理や分析機能は、戦略的な営業活動に欠かせません。

導入目的に適うか

案件管理ツールを導入する際の最も重要なポイントの一つは、そのツールが自社の導入目的に適しているかどうかを確認することです。

まず、営業活動の効率化や進捗状況の可視化など、具体的な目的を明確にすることが重要です。この目的が明確になると、必要な機能や性能が明確になり、選定の指針となります。例えば、顧客情報を一元管理したい企業にはCRMツールが適しています。

一方、案件の進捗状況をリアルタイムで管理したいのであれば、SFAツールが優れた選択肢となるでしょう。
また、中小企業でリソースに限りがある場合は、ノーコードやローコードで利用できるツールの検討もおすすめです。

ツールの導入目的を明確にすることで、選定する際の基準が過不足なく設定され、導入後の活用もスムーズに進行します。正確なニーズに基づいたツールを選ぶことで、最大限の効果を発揮することができるのです。

UIのシンプルさ、使いやすさ

案件管理ツールを選ぶ際に、UIのシンプルさと使いやすさは非常に重要です。シンプルなUIは、初めて使用する方でも容易に操作でき、混乱を招くことが少ないです。特に、多くの社員が使用するツールの場合、使い方を覚えるための時間と労力が最小限に抑えられます。

また、毎日の業務で頻繁に使用するツールが使いやすければ、ストレスを感じることも少なくなります。ツールの操作性が高いことで、作業効率も向上し、本来の業務に集中できる時間が増えるのです。

加えて、UIがシンプルなツールは、トラブルシューティングも容易です。操作に問題が発生した場合でも、原因特定や解決策をすぐに見つけやすくなります。結果として、業務がスムーズに進行することにも寄与します。

ツール選定時には、UIのデザインとユーザーエクスペリエンスも必ず確認することをお勧めします。

機能と連携の確認

案件管理ツールを選ぶ際に、まず重要となるのが機能と他システムとの連携です。必要な機能が全て備わっているか確認することはもちろんですが、既存システムとの連携がスムーズに行えるかも考慮する必要があります。

例えば、現在使用しているCRMやERPシステムと連携できる案件管理ツールであれば、情報の一元化が進み、二重入力の手間が省けます。また、API連携やインポート・エクスポート機能の有無も大切なポイントです。これにより、異なるツール間でのデータ移行が柔軟に行え、業務の効率化が図れます。

さらに、ノーコードやローコードツールが提供するカスタマイズ機能も活用すると、特定の業務フローに合わせた最適な設定が可能になります。これにより、自社の業務に完全にフィットする案件管理が実現できます。連携の確認を怠らずに行うことで、導入後の運用もスムーズになり、最大限の利益を得られるでしょう。

おすすめの案件管理ツール・システム

案件管理ツールは多岐にわたり、それぞれに特徴があります。ここでは、特におすすめのツールをいくつか紹介します。

Sales Cloud（Salesforce）

Sales Cloudは、Salesforce社が提供する強力な案件管理ツールであり、世界中で広く利用されています。このツールは、営業活動の効率化と顧客関係管理（CRM）を統合的にサポートすることを目的としています。

Sales Cloudの主な特徴の一つは、その高いカスタマイズ性です。ノーコード・ローコードでの開発が可能で、自社のニーズに応じた柔軟な設定が行えます。
また、ユーザーフレンドリーなインターフェースにより、初心者でも簡単に操作できます。これにより、業務の属人化を防ぎ、効率的な案件管理が実現できます。

さらに、Sales Cloudはリアルタイムでのデータ分析能力も持ち合わせています。営業活動の進捗状況を可視化し、迅速な経営判断を下すためのデータを提供します。営業チーム全体の生産性向上に寄与すること間違いありません。

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドベースの業務アプリ作成ツールです。特に中小企業において、案件管理ツールとしての利用が広がっています。

kintoneの最大の特徴は、その柔軟性とカスタマイズ性です。ノーコード・ローコード開発に対応しているため、プログラミング知識がなくても簡単に案件管理のアプリを作成できます。

例えば、営業活動の進捗状況をリアルタイムで可視化するダッシュボードや、顧客情報を一元管理するページをドラッグ＆ドロップで構築できます。また、外部のツールやシステムと連携するためのAPIも豊富に提供されており、自社の業務フローにぴったりの案件管理システムを構築することが可能です。

さらに、kintoneはモバイルアプリも提供しているため、外出先からでも案件の進捗状況を確認・更新することができます。これにより、営業活動の効率化や、時間や場所に制約されない柔軟な働き方が実現されます。kintoneを導入することで、業務全体の効率を最大化し、効果的な案件管理が可能となります。

Zoho CRM

Zoho CRMは、企業の営業活動を総合的にサポートする強力なツールです。顧客情報の一元管理、販売機会の追跡、見積りの作成など、多岐にわたる機能を搭載しており、営業活動の効率化を実現します。

特に、中小企業やスタートアップに適しており、スケーラビリティが高いため、ビジネスの成長に合わせて柔軟に対応可能です。

Zoho CRMの特徴の一つは、他のZohoアプリケーションとの連携が容易である点です。例えば、Zoho Booksとの統合により、販売活動から請求書発行まで一貫した営業プロセスを実現できます。
また、AIベースの予測分析や自動化ワークフローを利用することで、データドリブンな意思決定をサポートします。

さらに、カスタマイズ性も高く、ノーコードやローコードで業務に合わせたダッシュボードやフォームを作成することができます。これにより、ITの専門知識がなくても、部門ごとのニーズに合わせたツール設定が可能です。

Zoho CRMの導入により、営業活動の効率化とデータ分析による戦略的な営業が実現できます。

まとめ：適切な案件管理ツールの選定と運用で効率を最大化

案件管理ツールを導入し、継続的に活用することで、営業活動やプロジェクト進行が飛躍的に効率化します。また、導入目的を明確にし、UIの使いやすさや他ツールとの連携機能を重視して選べば、無理なく定着させやすくなります。
最終的にはチーム全体でツールを使いこなす文化を育てることが、成果を最大化する鍵です。これからも進化するビジネス環境に対応するため、ぜひ案件管理ツールの導入を検討してみてください。