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メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説

メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説

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メールにおいて、件名はとても重要な役割をはたしています。
ビジネスシーンでは優先順位を決める判断材料になりますし、メルマガの場合件名によって開封率も変わります。

この記事では、メールの件名の書き方をビジネスに限らず、目的別・NG例などもあわせて徹底解説します。

相手に伝わりやすい件名で確実に開封してもらうためにも、ぜひ参考にしてください。

ビジネスメールの件名の書き方 - 具体的かつ簡潔に伝える技術

次に、ビジネスメールの件名の書き方 - 具体的かつ簡潔に伝える技術について、以下の内容を紹介していきます。

  • 件名の理想的な長さと構成要素
  • 【】や記号を活用し、メリハリをつける方法
  • 複数の要件がある場合の件名の付け方
  • 返信メールの件名には「Re:」

件名の理想的な長さと構成要素

まず、メールの件名は長すぎても短すぎても伝わりません。

携帯の場合、表示される件名は30文字までです。そのため、件名は30文字以内を目安に、6〜8単語以内で作成しましょう。

件名に入れるべき構成要素は以下の3点です。

  • 用件
  • 日時
  • 概要

とくに『用件』と『日時』が抜けてしまうと、メールの内容が件名からは全く伝わらず受け取り手に対して不親切です。
ビジネスシーンでは相手に本文確認の手間をかけ、メルマガでは開封率を下げる原因になりかねません。

構成要素をしっかりと意識した件名を心掛けましょう。

【例1】

〇月〇日 ●●会議持ち物

【例2】

貴社新サービスについてお問い合わせ

【例3】

〇月〇日お打ち合わせ 時間変更のご相談

【】や記号を活用し、メリハリをつける方法

続いてメールの件名を見やすくするために、【】や記号を活用しましょう。
簡潔で具体的な件名にすることも重要ですが、メリハリをつけて視覚的に見やすい工夫をすると、より伝わりやすくなります。

しかし、記号を過度に使いすぎても見づらくなるので注意が必要です。

【例1】

【重要】××アンケート締め切り〇月〇日まで

【例2】

【ご挨拶】●●株式会社△△と申します

【例3】

ご相談|〇月〇日お打ち合わせ時間変更

複数の要件がある場合の件名の付け方

続いて、複数の用件がある場合の件名の付け方を紹介します。

メールを何通も送るよりも、一通の中に複数の内容を含めたほうが受け取り手に対して親切です。
その際は、件名で「このメールでは複数のことを話している」と知らせる必要があります。

複数の用件がある場合の件名は、簡潔に用件を書く方法と、数が多い場合はまとめて〇件と書く方法があります。

【例1】

1.〇月〇日会議のご報告/2.明日のお打ち合わせ場所

【例2】

【ご依頼】○○と××について

【例3】

以下〇件の連絡事項がございます

【例4】

明日ミーティング場所の変更と議題追加の件

返信メールの件名には「Re:」

メールのやりとりをしていて、相手から来たメールに返信するときは必ず「Re:」をつけましょう。

「Re:」がついていないと、新しい内容のメールなのかと勘違いさせる原因になります。
メールを開いてみたらやり取りしていた内容だった、というのでは相手を混乱させるため「Re:」は消さないようにしましょう。

基本的に、返信には「Re:」がつく設定になっているので、消さなければ問題はありません。

シーン別のメール件名の書き方例 - 目的に応じた最適な表現

次に、シーン別のメール件名の書き方例 - 目的に応じた最適な表現について、以下の内容を紹介していきます。

  • 初めての相手へのメール件名 - 自己紹介と用件を明確に
  • お礼やお詫びのメール件名 - 感謝と反省の気持ちを込めて
  • 依頼やお願いのメール件名 - 相手の行動を促す工夫
  • ご連絡やご案内のメール件名 - 情報の価値を伝える

初めての相手へのメール件名 - 自己紹介と用件を明確に

まず、初めてメールする相手には件名で自己紹介と要件を含める必要があります。

見ず知らずのアドレスからいきなり「○○について」と送られてきても、送り主も要件もわからず後回しにされかねません。
また、挨拶もなしにメールを送るのは失礼になるので、注意が必要です。

自己紹介は「○○株式会社△△と申します」程度の、とても簡単な内容で問題ありません。
加えて、初めてメールした理由を明確に書きましょう。

【例1】

【ご挨拶】○○株式会社△△と申します

【例2】

○○株式会社 担当変更のお知らせ(△△)

【例3】

××様よりご紹介いただきました△△と申します

お礼やお詫びのメール件名 - 感謝と反省の気持ちを込めて

お礼やお詫びのメールを送るときは、件名だけでもなにについてのお礼・お詫びなのかがわかるようにするのがポイントです。

直接感謝の言葉や反省の言葉を入れる必要はないですが、気持ちを込めた件名にしましょう。
お詫びのメールでは、送信した後に電話で再度お詫びをするとより誠実な態度が伝わります。

【例1】

昨日のお食事会のお礼

【例2】

【御礼】本日のお打ち合わせについて

【例3】

【お詫び】○○商品の納期遅延について

【例4】

〇月〇日のお打ち合わせのお詫び

依頼やお願いのメール件名 - 相手の行動を促す工夫

メールでなにかを依頼するときは、件名から重要度が上がるような工夫をしましょう。

締め切りがあるものなら期限を強調し、回答が必要であればその旨がわかるようにするといいでしょう。

強制する言葉選びではなく、あくまでお願いの姿勢が大切です。

【例1】

〇月〇日締め切り|××についてのアンケート提出のお願い

【例2】

【ご回答ください】■■参加可否の確認

【例3】

【資料送付依頼】貴社新規プロジェクトについて

ご連絡やご案内のメール件名 - 情報の価値を伝える

情報を知らせるときや案内するメールの件名では、なにについての連絡かが一目でわかるようにしましょう。

メール本文の情報の価値が件名だけで伝われば、受け取り手も情報の精査がしやすく親切なメールになります。

【例1】

【新商品】○○発表会のご案内

【例2】

商品価格改定のお知らせ

【例3】

〇月〇日開催|△△セミナーについてのご連絡

メルマガや一斉配信メールの件名の決め方 - 開封率を上げる秘訣

次に、メルマガや一斉配信メールの件名の決め方 - 開封率を上げる秘訣について、以下の内容を紹介していきます。

  • 4Uの原則を踏まえた件名の作成
  • ターゲットに響く件名の具体例

4Uの原則とは?

まず、4Uの原則とは、アメリカの天才マーケターと呼ばれるマイケル・マスター市が提唱した原則のことです。

4Uは「有益性(Useful)」「緊急性(Urgent)」「具体性(Ultra Specific)」「独自性(Unique)」を意味します。

それぞれの言葉が開封率を上げるためにどのように役立つのか、解説します。

  • 有益性(Useful):メールを開くことで得られるメリットを示す
    メルマガの件名でユーザーがメールを開くメリットを感じられれば、開封率や購買意欲の向上につながる。

  • 緊急性(Urgent):すぐにメールを開くべき理由を示す
    『期間限定』や『〇月〇日まで』と、明確な期間を件名に含むことでユーザーの焦りを生み、メールの開封につながる。

  • 具体性(Ultra Specific):数字や専門用語を使うことで具体性を高める
    メルマガで宣伝したい商品の名称や専門用語を件名に含めることで、ユーザーの興味関心をひく。

  • 独自性(Unique):他にはないオリジナリティを含める
    常に複数のメルマガが配信される中で、競合他社との差別化を図るため、新しい視点や表現方法などオリジナリティを含める。

4Uを踏まえた件名の書き方

ここからは、4Uを踏まえた件名の書き方を解説します。

4Uの原則を踏まえて件名を作成するときは、以下の注意点があります。

  • 誤った情報は発信しない
  • 件名と内容を一致させる
  • ユーザーにとって価値のある情報を提供する

ユーザーにメールを開いてもらうために具体的な数字や結果を示そうと、誤った情報は発信しないように注意しましょう。せっかく期待してくれたユーザーの気持ちを裏切ることになります。

また、気を引くために大げさな件名にしたにもかかわらず、メールの内容はまったく違ったものだということも稀にあります。

件名は、あくまでも「本文に書いてあること」を示すものです。
過剰な表現や書いていない内容は含まないようにしましょう。

ターゲットに響く件名の具体例

メールの件名がターゲットに響けば、自然と開封率も高くなっていきます。

ターゲットに響く件名にするには、以下の3点を意識しましょう。

  • ユーザーの求めることを想像する
  • 具体的かつ有益性を明示する
  • 一斉メールではなく個人宛に見せる

4Uを踏まえつつ、上記の3点を意識した例文をいくつか紹介します。

【例1】

☆超人気☆あなたにもぜひ行ってほしい!国内旅行おすすめスポット

【例2】

業務の効率化に必要不可欠!使うべきビジネスツール5選

【例3】

ラストチャンス!夏が終わる前に食べたい☆暑さが吹き飛ぶスイーツレシピ

【例4】

100人中95人が役に立ったと答えた!ビジネスメールのルールとは

メールを送信する時点で、ユーザーは何を必要としていて、どんなことなら興味を持ってくれるかを徹底的に考えましょう。

そして、メールを読むことでどんな利益があるのか、今開くべき必要性を伝えることでターゲットに響く件名になります。

NGなメール件名の例 - 避けるべき表現と理由

次に、NGなメール件名の例 - 避けるべき表現と理由について、以下の内容を紹介していきます。

  • 件名を空欄にしてしまうリスク
  • 「重要」や「緊急」の安易な使用は逆効果
  • 曖昧で簡素すぎる件名はNG

件名を空欄にしてしまうリスク

メールを送るときは、必ず件名を付けましょう。
件名を空欄にしてしまうと、件名を付ける程度ではない「読まなくていいメール」と判断される可能性が高くなります。

また、相手への気遣いもなく大変失礼な対応になってしまいます。

件名は、優先順位を決めるためや開封するかどうかを判断するための重要な項目です。
何を書けばいいかわからず、空欄にすることだけは避けましょう。

「重要」や「緊急」の安易な使用は逆効果

受信者の行動を引き出すために、「重要」や「緊急」が使われることは多々あります。
しかし、安易に使用し続けると優先順位を下げられてしまい、緊急のときにすぐ対応してもらえなくなる可能性があります。

また、多用し続けると相手に不快感を与え、信用を失ってしまう可能性もあるので注意しましょう。

「重要」や「緊急」は便利な言葉ですが、使う場面はよく考えるのが得策です。

曖昧で簡素すぎる件名はNG

メールの件名で具体的かつ簡潔なものを意識しすぎて、「曖昧」で「簡素」になるケースがあります。

件名が曖昧だと結局メールの内容がわからず、後回しにされるか相手に確認の手間をとらせることになるので注意しましょう。

  • 用件
  • 日時
  • 概要

以上の3点がわかる件名になっているかを意識して、件名を作成するのがポイントです。

まとめ : 効果的なメール件名の書き方のエッセンス

ここまで、メールの件名の書き方を徹底解説しました。

「用件」「日時」「概要」や「4Uの原則」などを踏まえた、メリハリのある件名を書くことがメール件名の効果的なエッセンスです。

メールの件名は「具体的かつ簡潔に」が基本ですが、少しの工夫でビジネスに大きな差が生まれます。
ぜひ、みなさんもメールの件名の書き方を習得して、ビジネスをスムーズに進めてください。

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