【シチュエーション別】ビジネスメールの書き出し：基本マナーと17の例文

ビジネスメールの書き出しに必要な3つの基本マナー

ここからは、ビジネスメールの書き出しに必要な3つの基本マナーを紹介します。

1. 宛名を正しく記載する
2. 適切な挨拶文を使う
3. 書き出しの拝啓などは省略OK

1. 宛名を正しく記載する

メールの本文には、まず宛名を書きます。送るメールが社外宛なのか、社内宛なのかによって宛名の書き方が少し変わります。

• 社外宛の場合
  社外宛のメールの場合は、「会社名」「部署名」「氏名」の順番で書くのが基本です。
  会社が法人の場合は必ず「株式会社」「有限会社」と略さずに書くようにし、部署宛の場合は部署の後に「御中」、個人宛の場合は氏名の後に「様」をつけるようにします。

• 社内宛の場合
  社内宛のメールの場合は、「部署名」「氏名」の順番で書きましょう。
  社内ですので部署宛の場合は御中を書かず、個人宛の場合は間柄に応じて「様」「さん」のどちらかをつけるとよいでしょう。

2. 適切な挨拶文を使う

宛名を書いた後は、挨拶文を書きます。こちらも社外宛と社内宛に分けて説明いたします。

• 社外宛の場合
  挨拶文については、いくつかのパターンを使い分けるようにします。
  
  基本：いつもお世話になっております。
  初めて：初めてご連絡いたします。
  返信：ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
  状況に応じて：お忙しいところ恐れ入ります。
  
  それぞれのパターンの後に、〇〇会社〇〇部の〇〇と申します。と続くように記載しましょう。

• 社内宛の場合
  社内の場合は社外ほどかしこまって書く必要はありません。
  
  基本：お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
  
  氏名についてはフルネームでも姓のみでも問題ないので、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

3. 書き出しの拝啓などは省略OK

ビジネスメールではまず要件を伝えます。拝啓などの書き出しを入れてダラダラと内容を書いてしまうと、相手が何を伝えたいのか理解するのに時間がかかってしまいます。要件は短く、簡潔に書くようにしましょう。

また、メールの見やすさにもこだわってください。適切なところで改行したり、段落を分けたりして、相手が見やすいメールを作成することが大切です。

シチュエーション別のビジネスメール書き出し例文11選

ここからは、ビジネスメールの書き出し例文について、以下の内容を紹介します。

1. 社外の人に初めてメールを送る場合
2. 社内の上司や先輩に初めてメールを送る場合
3. 前回のメールの内容を踏まえた書き出し
4. 電話で対応した後のメールの書き出し
5. お礼やお詫びを伝える際の書き出し
6. 相手にお願いする際の書き出し
7. 久しぶりにメールを送る際の書き出し
8. お客様に返信する際の書き出し
9. お客様に確認してもらいたい時の書き出し
10. 英語でメールを送る際の書き出し
11. 年末年始など季節の挨拶をいれる書き出し

1. 社外の人に初めてメールを送る場合

初めて社外の人にメールを送る場合、内容によっては相手が不信感を感じる場合があります。
必ず初めてだということを認識してもらうような書き出しをするようにこころがけましょう。

2. 社内の上司や先輩に初めてメールを送る場合

社内のメールであれば、基本的に初めての場合であっても、ほとんど下記の場合で対応できます。

また、「ご苦労様です。」は目下のスタッフに使う言葉なので、上司や先輩へのメールには使わないようにしてください。

3. 前回のメールの内容を踏まえた書き出し

前回のメールの内容を踏まえた書き出しをする場合、必ず前後の内容が分かるようにメールを作成します。
何を踏まえて、何をしたいのかを書き出すことで、相手がメールの内容を理解しやすくなります。

4. 電話で対応した後のメールの書き出し

いきなり本題に入ると内容の整理ができないので、必ず電話で話した内容のことだと伝えましょう。

5. お礼やお詫びを伝える際の書き出し

お礼やお詫びを伝える例文は下記の通りです。

6. 相手にお願いする際の書き出し

メールで相手にお願いをする場合、書き出しの中に伝えたい要件を簡潔に入れるようにします。そのあとに要件の詳細を記載するようにしましょう。

7. 久しぶりにメールを送る際の書き出し

久しぶりにメールをする場合、お世話になっておりますと書き出すよりも、ご無沙汰しておりますなどといった感じで書き出すほうがおすすめ。期間が空いていることを強調するようにしましょう。

8. お客様に返信する際の書き出し

お客様のメールに対して返信する場合は、メールをしていただいたことに対して感謝の気持ちを表すようにします。

9. お客様に確認してもらいたい時の書き出し

こちらからの電話やメールの回答をもらいたいときの書き出しです。相手へのお願い同様、書き出しの時点で簡潔に要件を述べるようにします。

10. 英語でメールを送る際の書き出し

英語でメールを送る場合、日本のように前置きのメールは不要です。
依頼したいことや確認したいことなど、メールの要件を簡潔に伝えるとよいでしょう。

11.年末年始など季節の挨拶をいれる書き出し

メールの書き出しに季節の挨拶を入れることで、相手の印象アップにつながります。
時期に合わせたメールの書き出しを使うようにしましょう。

ただし、場合によっては時候の挨拶を入れないほうがよい時もありますので、状況に応じて使い分けるようにしてください。

ビジネスメールの書き出しの注意点

ここからは、ビジネスメールの書き出しの注意点を紹介します。

1. 失礼のない正しい敬語を使う
2. クッション言葉を追加する
3. 結びの挨拶を忘れずに

1. 失礼のない正しい敬語を使う

敬語に慣れていない場合、使い方を難しく感じる場面もあるでしょう。

メールでは対面と違い、顔や表情が見えないので、敬語の使い方によっては相手に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

例えば、「申される通りです」ではなく、「おっしゃる通りです」などのように、誤った敬語を使っていないか再度メールを確認するようにしましょう。

2．クッション言葉を追加する

何かを依頼する場合や確認をお願いする場合など、相手にメールをしづらい状況もあるでしょう。その時に役立つのがクッション言葉です。

クッション言葉を使用することで、相手に不快感を与えるのを防ぎ、メールの要件をやわらかく伝えることが可能です。

ビジネスメールで使えるクッション言葉の例として、以下のようなものがあります。

ビジネスメールにおいてクッション言葉は非常に便利ですが、あまり使いすぎると何を伝えたいのかがわかりにくくなってしまいます。

確実に情報を聞き出したい場合、「もしよろしければ」と書き出してしまうと、断ってもよいととらえられてしまいかねません。

状況に応じてクッション言葉を適切に使用し、スムーズなやりとりができるようにしましょう。

3．結びの挨拶を忘れずに

ビジネスメールでは要件だけ伝えてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

相手へよい印象を与えるためにも、メールの最後には結びの挨拶を入れるようにしましょう。

結びの挨拶として、以下のような文を状況に合わせて最後に書き加えます。

まとめ： 正しいビジネスメールの書き出しで好印象を与えよう

以上、ビジネスメールの書き出しのマナーと例文、注意点について解説してきました。

ビジネスメールにおいては、書き出しは非常に重要です。要件に合っていないような書き出しをしてしまうと、何を伝えたいのか理解できず、相手に不快な印象を与えてしまうことにもつながります。

ビジネスメールの書き出しは状況に応じて使い分けるようにし、適切な敬語を使いながら、相手によい印象を与えるように心がけましょう。