ビジネスメールの宛名の正しい書き方：社内・社外の基本マナーとポイント

社外へのビジネスメールの宛名の書き方

まず、社外への宛名の書き方について紹介していきます。

個人に送る場合の宛名

まずは、社外の個人に送る場合の宛名の書き方を紹介します。

個人宛に送るときの、もっとも基本的な書き方は以下の通りです。

• 相手の会社名
• 部署名
• （役職）
• 名字
• 敬称（様）

まだ相手との関係性が構築できていない場合は、会社名・名前を省略せずフルネームで書くと、より丁寧な印象を与えられます。

【例1】

【例2】

複数人に送る場合

続いては、社外の複数人に送る場合の宛名の書き方を紹介します。

社外の複数人に送る場合は、以下の2点を意識しましょう。

• 宛先の並べ方（役職や関係性を考慮）
• CCに入れた人への対応

この2点を守れていないと、失礼にあたると同時に相手からの印象が悪くなる可能性があります。
メールの宛名は基本中の基本なので、「これくらいもできないのか」と思われないようにしっかり覚えておきましょう。

宛先の並べ方（役職や関係性を考慮）

メールを2, 3人に同時に送るときは、「名字+役職」を横、または縦に並べます。
この際、役職や関係性を考慮して並べましょう。宛名を役職順に並べないと失礼にあたるので、注意が必要です。

また、同一部署に同じ役職が2名以上いる場合は、関係性が深い人を先に書きましょう。

【例1：横】

【例2：縦】

CCに入れた人への対応

メールは主にやり取りをする人を『TO』に、内容の共有をしたい人を『CC』に入れて送ります。『CC』に入れた人も宛名に入れるのを忘れないようにしましょう。

『CC』の宛名は、『TO』の宛名の下にカッコをつけて書きます。

【例1】

【例2】

大人数・組織全体に送る場合

続いては、大人数・組織全体に送る場合の宛名の書き方を紹介します。
宛名が3人以上並ぶと見えづらくなるため、各名前は省略して「御中」または「各位」と書きます。

メールを4人以上、または組織全体に送る場合は、以下2点を意識しましょう。

• 会社名のみの記載
• 部署名との組み合わせ方

会社名のみの記載

メールを4人以上に送るとき、全員同じ会社であれば「社名+御中」か「社名+各位」で省略できます。

【例1】

【例2】

部署名との組み合わせ方

メールを送る相手が同じ会社、さらに全員同じ部署であれば「社名+部署名+御中」か「社名+部署名+各位」で書くと、より丁寧な宛名になります。

【例3】

【例4】

社内へのビジネスメールの宛名の書き方

次に、社内への宛名の書き方について紹介していきます。

個人に送る場合の宛名

続いては社内で個人に送る場合の宛名の書き方を紹介します。

社内に送る場合、「会社名」はいりません。どの部署の誰宛なのかがわかるように「部署+（役職）+名字+敬称（様、さん）」で書きます。

あくまで書き方の基本を紹介しているので、会社内でルールがある場合はそちらに合わせましょう。

部署・役職・氏名の記載方法

部署は送る相手が所属している部署を、役職は「役職+名字+敬称」、「名字+役職」のどちらでも問題ありません。

敬称に関して、「さん」とつけていいのは基本的に同期と後輩のみです。
社内ルールで全員を「さん呼び」と決まっていない限り、敬称は「様」が基本的です。

【例1】

【例2】

【例3】

複数人に送る場合の宛名

続いては、社内の複数人に送る場合の宛名の書き方を紹介します。

社内の複数人に送る宛名では、以下の2点を紹介します。

• 宛先の順序（役職順など）
• CCへの宛名の含め方

宛先の順序（役職順など）

社内メールでも、２,３人に送る場合は「名字+役職」を横、または縦に並べます。
社内向けのメールでも、役職順などを守ることが重要です。

同じ部署に同じ役職が2名以上いる場合は、関係性が深い人を先に書きましょう。

【例1：横】

【例2：縦】

CCへの宛名の含め方

社内向けでも、CCを用いたメールを送ることがあります。
その場合は、社外向け同様に主なやり取りをする「TO」の下にカッコをつけて宛名を書きましょう。

【例3】

【例4】

【例5】

部署全体に送る場合の宛名

社内で部署全体に送る場合の宛名は、「部署名+各位」です。
「御中」は社内で使うことはないので、注意しましょう。

【例】

ビジネスメールの宛名を書く際の基本ルール

まずは、宛名を書く際の基本ルールについて、以下の内容を紹介していきます。

• 宛名の構成要素と記載順序
• TO・CC・BCCの使い分け方
• 敬称の使い方と注意点
• 二重敬語を避ける
• 会社名・組織名の正式名称を使用する

宛名の構成要素と記載順序

ビジネスメールの宛名は、以下の5点で構成されています。

• 相手の社名
• 部署名
• （役職）
• 名前
• 敬称（様）

記載順序は、会社名→部署名→役職→名前→敬称です。

その中でも【役職】の書き方は、特に注意しましょう。
役職の書き方は「役職+名字+敬称」「名字+役職」の2種類があります。

「名字+役職+様」と書く人がいますが、二重敬称になってしまうのでまちがった使い方です。丁寧にしようとしすぎると二重敬語・敬称になりがちなので、注意しましょう。

以上を踏まえた例文を3つ紹介します。

【例1】

【例2】

【例3】

TO・CC・BCCの使い分け方

メールの送り先アドレスには、『TO』『CC』『BCC』の3種類があります。
みなさんはそれぞれの違いをご存知ですか？

『TO』は、必ず一件はアドレスが必要な項目です。主にやり取りをする相手を送り先として、アドレスを登録します。

『CC』はやり取りはないが、内容を知っておいてほしい人を登録します。

『BCC』はアドレスを入れて送信しても、受信者には項目自体が表示されないため、送信者しか認識できません。
そのため、複数の競合企業などに一斉送信するときなどに使用します。

二重敬語を避ける

ビジネスメールだと、丁寧な文章にしようと意識しすぎて二重敬語になってしまうことが多々あります。
メールも文章を書く作業です。まずは、正しい文法や表現などを守ったうえで作成しましょう。

ビジネスメールでよくある二重敬語の例と、修正パターンを紹介します。

二重敬語は、『尊敬語』『謙譲語』『丁寧語』の3種類の敬語が混在することでおこります。不安な人は敬語をきちんと使えているか、確認してみるのもおすすめです。

会社名・組織名の正式名称を使用する

ビジネスメールの宛名では、相手の社名は必ず正式名称で書きましょう。
「○○（株）」「××（有）」と略す人がいますが、正しい書き方ではありません。

会社名は、形態を表す「○○株式会社」「××有限会社」までが正式名称です。略式表記は失礼にあたるので、注意しましょう。

メールの宛名に関するよくある質問

次に、宛名に関するよくある質問について紹介していきます。

同姓の人への宛名の工夫

メールを送る際、同姓の人がいる場合はフルネームで宛名を書きましょう。
そのとき、同姓の人たちだけでなく送る相手全員をフルネーム表記にすると、より丁寧な印象になります。

また、同姓だからといって並べる必要はなく、原則役職順で記載しましょう。

【例】

同じ役職の人が複数いる場合の対処法

同じ役職の人が複数いる場合は、業務でよりかかわりの深い人を先に記載します。

【例】
日ごろは『課長　鈴木様』と個人でやり取りしているが、複数人に送る場合

医師などの専門職の肩書きの有無

メールを送る相手が専門職の場合、敬称を「先生」とするのが基本的です。
その場合、「先生」と敬称をつけているので「様」をつける必要はありません。

【例1】

【例2】

宛先の担当者名が不明な場合の対処法

ビジネスシーンでは、相手の名前がわからないことが稀にあります。その場合は、相手の名前を記載せず「ご担当者様」と書きましょう。

【例】

まとめ：正しい宛名の書き方でビジネスの信頼関係を築こう

ここまで、ビジネスメールの宛名の正しい書き方を紹介しました。

ビジネスメールには基本的な形があるため、一度覚えてしまえば悩むことなくスムーズにメールが送れます。
この記事で紹介した宛名の書き方や、ビジネスメールでの宛名の基本ルールをしっかりおさえておきましょう。

ぜひ、自信をもって失礼のない宛名のメールを送ってください。