Outlookでメールの送信予約をマスター！便利な機能の使い方と注意点

Outlookの送信予約機能とは？メリットと活用シーン

Outlookの送信予約機能とは、あらかじめ作成しておいたメールを、指定した日時に自動で予約送信できる機能のことです。

送信予約機能は、メールの送信または返信漏れを防止できます。受け取ったメールの返信が深夜や休日になると受信者側にストレスを与えかねません。しかしメール送信予約機能を使えば、受信者の業務中にメールを届けることができます。

送信予約機能は一度に多数のメールを配信するメルマガ送信にも適しています。

またプライベートで誕生日のメッセージやお礼のメールを送りたい時にも、この機能は有効です。事前に送信予約をしておけば、意図した日時にメールが送られ、送り忘れることはありません。

最後に受信者のタイムゾーンやスケジュールを考慮し、メールを送信するのも送信予約機能の有効な活用法です。特に受信者が外国にいる場合はタイムゾーンの設定は必須です。相手が休日や業務外でないことを確認し、送信予約をしましょう。

Outlookのスケジュール送信（送信予約）の設定方法

ここからは、Outlookのスケジュール送信（送信予約）の設定方法について以下の内容を紹介します。

• デスクトップ版Outlookでの送信時間の指定手順
• Web版Outlookでの送信時間の指定手順

デスクトップ版Outlookでの送信時間の指定手順

メールを新規作成もしくは返信メールを作成します。

オプションタブの右上の「・・・」をクリックし、プルダウンメニューの中から「配信タイミング」を選びます。

「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、送信したい日時を選択します。

日時の設定が済んだら送信ボタンをクリックします。

送信予約をしたメールは、送信トレイに入ります。これで設定は完了です。

Web版Outlookでの送信時間の指定手順

メールを新規作成もしくは返信メールを作成します。

画面左上の青い「送信」ボタンの右横▼をクリックします。

プルダウンメニューから「スケジュール配信」を選びます。

「カスタム日付と時刻を設定する」から送信したい日時を入力してください。

設定が終わったら「送信」ボタンをクリックしてください。送信予約をしたメールは下書きフォルダに入ります。これで設定は完了です。

送信予約が完了したか確認する方法

PC版Outlookでは送信予約が完了したかどうかは、送信トレイを見ればわかります。

送信予約されたメールは全て送信トレイに入りますので、送りたいメールが送信トレイにあるかどうかを確認してください。

一方Web版Outlookでは送信予約をしたメールが下書きフォルダに入っていますので、下書きフォルダを確認してください。

Outlook以外のメールソフトでの予約送信の方法

予約送信は、Outlook以外ではGmail、Thunderbirdで設定できます。
Yahooメールでは予約送信はできませんのでご注意ください。

Gmailの設定はまずGmailアプリを開いてメールを作成します。その後画面右上の「その他」アイコンをタップし、「送信日時を設定」をタップ、そして送りたい日時を選択すれば完了です。

Thunderbirdは「＋メッセージ」をクリックし、メールを作成します。その後右上の「SendLater」ボタンをクリックし、予約設定を行います。送信日時～（〇日後）をクリックして予約設定完了です。

まとめ：賢くOutlookの送信予約を活用しよう！

Outlookのメール送信予約機能を使えば、相手の都合に合わせたメールの送信または返信ができるようになります。

送信予約機能は様々な場面で有効になります。特に相手の都合を思いやることで円滑なコミュニケーションが取れるようになり、業務が大幅に効率アップすることでしょう。

これを機会にメール送信予約機能を使いこなし、これまで以上に仕事を円滑化してみませんか。