Outlook・Gmailのメール送信予約や時間指定する方法と注意点

メールの送信予約・時間指定の機能とは？

メールの送信予約・時間指定の機能とは、メールの送信日時を指定することで、メールを自動送信する機能のことです。送信先が就業時間外で今メールを送りたくない場合、またはメールマガジンのように、常に決まった時間にメールを送信する場合などに使われます。

ビジネスシーンでよく使われるOutlookやGmailなどにこの機能が備わっています。Yahooメールには自動送信の機能はありません。

Gmailではメールソフトを閉じている状態でもメールの自動送信が可能になっています。Outlookの場合はメールソフトを立ち上げておかないと自動送信されません。パソコンがスリープ状態になっていてもメールは送信されませんので、注意してください。

Outlookでメールの送信予約・時間指定する手順

1. メールの作成

新規メールまたは返信メールを作成します。

2. 「オプション」タブから「配信タイミング」を選択

「オプション」タブをクリックし、右上部の「・・・」の中から「配信タイミング」を選んでクリックします。

3. 「プロパティ」の「配信オプション」にて配信日時を指定

「プロパティ」の「配信オプション」を選び、「指定日時以降に配信」にチェックを入れて、日時を指定して送信ボタンをクリックします。

4. 送信トレイに設定したメールが入っていれば完了

送信ボタンを押して、送信トレイに送りたいメールが入っていれば、送信準備完了です。

Gmailで送信予約・時間指定メールを設定する方法

ここからは、Gmailで送信予約・時間指定メールを設定する方法について、以下の内容を紹介します。

• PCでGmailの送信予約・時間指定メールを設定する手順
• スマホでGmailの送信予約・時間指定メールを設定する手順

PCでGmailの送信予約・時間指定メールを設定する手順

1. メールの作成

新規メールまたは返信メールを作成します。

2. メール作成画面から「送信日時を指定」を選択

メール左下部の青い送信ボタン右横の▼をクリックし、「送信日時を指定」を選択します。

3. 配信日時を設定

「日付と時間を選択」で配信したい日時を設定します。

4. OKを押して設定完了

全て済んだら設定は完了です。

スマホでGmailの送信予約・時間指定メールを設定する手順

1. メールの作成

新規メールまたは返信メールを作成します。

2. 送信日時を設定

送信ボタン（紙飛行機マーク）の右横にある「・・・」をタップし「送信日時を設定」を選んでください。

3. 日付と時間を選択

「日付と時間を選択」をタップして、送りたい日時を設定してください。

4. OKを押して設定完了

全て済んだら設定は完了です。

Thunderbirdで送信予約・時間指定メールを送信する手順

1. メールの作成

新規メールまたは返信メールを作成します。

2. ファイルタブにカーソルを合わせる

ファイルのメニューの中から「後で送信」をクリックします。

3. 送信日時を指定

2.で開いたウィンドウ上で送信日時を指定してください。

4. 「送信予定日時」をクリック

自分が設定した日時の書かれた「送信予定日時」をクリックしてください。

5.「下書き」フォルダを確認する

作成したメールが下書き保存されていれば、設定完了です。

送信予約・時間指定メールを利用する際の注意点

送信者のメールが受信者に届くまでには、いくつものサーバーを経由する必要があります。そのうちいずれかのサーバーにトラブルが生じると、メールが届かないまたは遅延する可能性があります。

また配信数が多い場合も、サーバーにかかる負荷が大きいため、メールの遅延や不達の原因となるので注意しましょう。

予約送信であることがメール受信者に分かってしまうかどうかについて、Gmailは通常作成したメールと同じように送信されるため、わかりません。Outlookについては、実際に送信した時間が記録されるので、わかる人にはわかってしまいます。

まとめ：メールの送信予約・時間指定を上手に活用しよう

メールの送信予約・時間指定について、Outlook、Gmail、Thundarbirdに分けて紹介してきました。
どれも簡単に設定できますが、Gmail以外は配信指定日時にパソコンとメールを立ち上げておく必要がありますので注意してください。

とはいえメルマガ配信などには最適な機能と言えるでしょう。今は送りたくないというメールも、作成して送信予約しておけば、送り忘れることなく送れます。
メールの送信予約・時間指定機能はとても便利ですので、是非使ってみてください。