【徹底解説】メール配信システムの費用・料金相場はいくらかかる？

クラウド型とオンプレミス型の機能や料金プランの違い

ここからは、クラウド型とオンプレミス型の違いについて、以下の内容を紹介していきます。

• クラウド型メール配信システムのメリットとデメリット
• オンプレミス型メール配信システムのメリットとデメリット

クラウド型メール配信システムのメリットとデメリット

インターネットを介して、外部事業者によるサーバー上でのサービス提供がクラウド型の特徴です。

通常、プラットフォームが提供されているため、迅速に導入可能です。自社でサーバーを購入したり、システムを構築する必要がないため、初期費用を抑えられます。加えて、サーバーの維持管理は全てサービス提供企業が担当します。

そのため、サーバーの保守管理による運用やコストを低減できるだけでなく、初期費用や継続的なコスト面でも大幅に節約することができる魅力があります。基本的に全てのデータがオンライン上に保存されるため、外出先からもアクセスや利用が可能です。

手軽に低コストで始められるため、小規模な組織や個人にとって、クラウド型システムが選択される傾向があります。多くのサービス提供企業が存在し、サービスの選択肢が非常に豊富であるのもクラウド型メール配信システムの特長です。

カスタマイズがきかない点や、個人情報など重要なデータを外部のストレージに保存する必要があるため、自社のセキュリティポリシーや姿勢を確認することが不可欠となります。クラウドサービス提供事業者もセキュリティ基準を厳格に遵守し、自社管理よりも安全性を確保しています。

このため、利用者がリスクをどのように認識するかが重要です。

オンプレミス型メール配信システムのメリットとデメリット

オンプレミス型では、組織内でサーバーを運用してシステムを構築します。自社で設備を全て備える必要があり、初期費用が高くなる可能性があります。そのため、一定規模の企業や組織でないと導入が現実的ではありません。

初期費用に加えて、サーバーの運用や設備管理も必要ですので、維持費や定期的な機器更新の費用も考慮する必要があります。ただし、カスタマイズの自由度は高く、自社内にSEやエンジニアがいる場合、顧客管理システムと連携したり、独自の効果測定ツールを組み込むことも可能です。

よって、既に大規模なシステムを社内に構築している場合、さらなる投資をしてオンプレミス型メール配信システムを導入するケースが増えています。さらに、プライバシーポリシー上の理由から顧客データを社外ストレージに保存できないため、オンプレミス型を導入せざるを得ない場合もあります。

メール配信システムを大規模な組織に導入する際には、この点も考慮しておくべきです。

メール配信システムの費用・料金体系を詳しく解説！

ここからは、メール配信システムの費用・料金体系について、以下の内容を紹介していきます。

• クラウド型メール配信システムの料金体系
• オンプレミス型メール配信システムの料金体系

クラウド型メール配信システムの料金体系

クラウド型メール配信サービスの多くは、初期費用を抑えることが可能です。また、機能がシンプルなものや、メールの量が少ない場合には無料で提供されるサービスもあります。しかし、利用する機能によっては追加料金が発生する可能性があるので、ご注意ください。

月間のメール配信回数に応じて請求されるシステムでは、料金は送信されるメールの数によって変動します。特定の上限を超える場合、料金が一定になるサービスもありますが、通常は利用量に応じて課金されます。

一方、アドレスの登録数によって決まる月額料金制の場合は、送信先リストのサイズに応じて費用が設定されます。そのため、メールの送信回数にかかわらず、料金は一定です。このようにカスタマイズされた 料金設定が一般的です。

オンプレミス型メール配信システムの料金体系

システムを構築した後、買い取るための料金として支払うのがライセンス料です。オンプレミス型のメール配信システムは、ライセンス料が高額であり、初期のサーバー構築費用も必要とされます。オンプレミス型のメール配信システムでは、システムの利用に関連する月額料金は不要です。

ただし、レンタルサーバー代は通常2,000円から5,000円程度かかります。そして、自社サーバーを増設すると、サーバー代が上昇します。オンプレミス型では、セキュリティ対策や保守なども自社で行わなければならないため、保守費用としては30,000円から50,000円程度を見積もっておくべきです。

メール配信システムを選ぶ際の注意点

次に、メール配信システムを選ぶ際の注意点について、以下の内容を紹介していきます。

• メール配信の目的と規模に合ったシステムを選ぶ
• 費用・料金だけでなく、機能や使いやすさも重視する
• セキュリティ対策やサポート体制も確認する
• 長期的な運用コストを見据えて選択する

メール配信の目的と規模に合ったシステムを選ぶ

メール配信システムを選ぶ際に重要なポイントは、まずメール配信の目的と規模を明確にすることです。メール配信の目的が販促や情報提供などによって異なるため、その目的に合った機能や設定が必要となります。

また、配信するメールの規模も重要であり、毎日大量のメールを送る場合と、少数のターゲットに向けて送る場合とでは必要なシステムが異なります。メール配信の目的がクーポンやセール情報の配信であれば、顧客情報の管理や自動返信機能が重要となります。

一方、情報提供やニュースレターの場合は、セグメンテーションやA/Bテストの機能が必要となるでしょう。そのため、自社のメール配信の目的に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。

また、メール配信の規模も選択のポイントとなります。毎日大量のメールを送る場合は、安定した配信能力やスケーラビリティが求められます。一方、少数のターゲットに向けて送る場合は、パーソナライズやレポート機能が充実しているシステムを選ぶと効果的です。

費用・料金だけでなく、機能や使いやすさも重視する

メール配信ツールの活用に興味を持つ方は多いことでしょう。しかしながら、機能が充実していても使い勝手が悪いと感じるシステムでは、業務の効率化は難しいでしょう。問い合わせなしでスムーズに操作できるユーザーフレンドリーなシステムを選択すれば、間違いありません。
無償のトライアル期間があるメール配信ツールを選び、期間中に機能を試してみましょう。直感的な操作が可能で、マーケティングに集中できるようなメール配信ツールを選定することがおすすめです。

セキュリティ対策やサポート体制も確認する

費用を考慮してメール配信システムを選択する場合、サポートとセキュリティの確認も非常に重要です。場合によっては、サポートが不十分であったり、セキュリティ対策が満たされていないシステムも存在します。

価格だけを重視してサポートやセキュリティを見極めずに導入すると、サポートを受けられず業務が滞ったり、情報漏洩などの被害を被る可能性もあります。そのため、システム導入の費用対効果が不十分になることも考えられます。

サポート体制では、対応時間や方法、セキュリティ面では大企業との取引実績やプライバシーマークの有無を事前に確認し、安心して導入できるかどうかを基準に費用を比較することをおすすめします。

長期的な運用コストを見据えて選択する

長期的な運用コストを見据えてメール配信システムを選ぶことは非常に大切といえるでしょう。選ぶ際には、初期費用だけでなく、維持費やアップグレード費用、追加機能の導入にかかる費用など、長期的なコストを考慮する必要があります。

例えば、あるシステムは初期費用が安くても、維持費や追加機能の費用が高い場合、総合的なコストが高くなる可能性があります。そのため、選択する際には、将来の運用コストを見据えて、コストパフォーマンスの良いシステムを選択することが重要です。

また、運用コストだけでなく、システムの信頼性やセキュリティも重要な要素として考慮する必要があります。安価なシステムを選択した結果、セキュリティに問題が生じたり、信頼性が低かったりすると、結果的にコストがかかる可能性があります。

したがって、メール配信システムを選ぶ際には、長期的な運用コストだけでなく、信頼性やセキュリティも考慮し、総合的な観点から最適な選択を行うことが必要です。

まとめ：自社に合ったメール配信システムを選んで効果的に活用しよう

メール送信システムは、企業からの通知やニュースレターなどを幅広いユーザーに同時送信できる仕組みです。多くのメール送信システムには、データの管理や分析機能が備わっています。また、メール送信システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの提供形態があります。

それぞれに異なる費用が必要なので、内容を理解して、自社に最適な形式を選択しましょう。メール送信システムの中には、機能に応じて追加料金がかかるものもあるため、注意が必要です。また、使用状況に合わせた柔軟な契約期間の設定が可能かどうかを確認しておくといいでしょう。