メール一斉送信の方法と注意点 – Outlook・Gmailの活用方法を解説！
メールは不特定多数の方へお知らせする場合にも使える便利なツールで、ビジネスシーンでも活用する機会が多いでしょう。 この記事ではメール一斉送信の概要や方法、マナーや注意点について解説します。 ぜひ参考にしてください。
メール一斉送信とは？利用シーンや目的を解説
ここからは、メール一斉送信の利用シーンについて、以下の3つを紹介します。
- ビジネスにおけるメール一斉送信
- イベント告知や商品プロモーション
- 学校や自治体からの連絡
ビジネスにおけるメール一斉送信
社内の連絡や取引先への営業で、メール一斉送信が活用されています。 1社ずつ電話したり、1人ずつメールを送るのは時間と手間ががかかります。 複数の人に同じ内容を送る場合は、メールでの一斉送信により業務効率化が可能です。イベント告知や商品プロモーション
展示会の案内や、新商品のお知らせにもメール一斉送信が使えます。 以前は電話や、パンフレットなどのDMを郵送することでアプローチを行っていました。 ですが、メール一斉送信を活用することで封入などの作業の必要がなくなり、お客様に効率的にアプローチできます。学校や自治体からの連絡
学校や自治体、幼稚園や保育園からの連絡もメール一斉送信の利用が増えています。 以前は、連絡網に記載された電話番号に順番に伝えていました。 連絡方法をメールに変えることにより、相手の都合の良いタイミングで内容を確認いただくことができます。 また、メールで送ることで何度でも内容が確認できるので、内容の伝え間違いもありません。
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メールを一斉送信する方法とは？
ここからは、メールを一斉送信する方法について、以下の3つを紹介します。
- Outlookを使ったメール一斉送信の方法
- Gmailを使ったメール一斉送信の方法
- メール配信システムを活用する
Outlookを使ったメール一斉送信の方法
Outlookでメール一括送信する場合、まずは連絡先グループにメールアドレスをすべて入れておくと便利です。 連絡先グループの作り方は次の通りです。 「ホーム」→（「新しいアイテム」）→「その他のアイテム」→「連絡先グループ」を選択します。
「連絡先グループ」→「メンバーの追加」より、一斉送信したいメールアドレスを追加し、保存します。
連絡先グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。
メール作成画面の「メッセージ」→「アドレス帳」を選択すると、さきほど作成した連絡先グループが表示されます。
宛先、CC、BCCのいずれかに連絡先グループを設定し、OKを選択します。
情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。
メールのCC・BCCの意味と使い方とは？違いを徹底解説！Gmailを使ったメール一斉送信の方法
Gmailでメール一括送信する場合も、送信するメールアドレスをまとめておくと便利です。グループの作り方は次の通りです。 Googleの「連絡先」を選択します。
サイドメニューの「ラベル＋」を選択します。
「ラベルを作成」にグループ名を入れて、OKを選択します。
グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。
サイドメニューの「その他連絡先」から追加したいメールアドレスのプロフィールアイコンを選択します。
プロフィールアイコンを選択すると、画面上部にメニューが表示されます。
右端にあるラベルのアイコンを選択し、さきほど作成したグループ名を選択すると、メールアドレスが追加されます。
グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。
宛先、CC、BCCのいずれかに先ほど作成したグループを設定します。
下の例はBCCで送る場合です。
情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。
Gmailではスパム対策のため、宛先が多いメールは送信できない場合があります。
メールが送れない場合は、以下の点をご確認ください。
- 1通のメールで宛先が500人を超えている
- 1日に500通を超えるメールを送信している
- 宛先のメールアドレスが無効だった
- 宛先のメールサーバーに拒否された
- 宛先のメールアドレスが間違っている
- スマホでグループ送信した（グループ送信はPCのみ可能）
メール配信システムを活用する
配信したい顧客が多い場合は、メール配信システムの活用を検討するとよいでしょう。 メール配信システムには次のような特徴があります。参考にしてみてください。 【メール配信機能】- バックナンバー機能がある
- 送信元メールアドレスの変更が可能
- 文字のみのシンプルなメールと、画像が入れられるHTMLメールが選べる
- 会社名や氏名など、宛先データが挿入できる
- 送信予約やテスト送信ができる
- 送信できたアドレスと、送れなかったアドレスが確認できる
- メールの開封率が測定できる
- クリック数やクリックした人、時間等がわかる
【2024年】メール配信システムのおすすめ比較ランキング15選！一斉送信サービス一覧
ExcelとOutlookを活用したメール一斉送信の方法
メール一斉送信は、ExcelとOutlookを組み合わせることでも可能です。
メールアドレスをExcelで管理している場合におすすめします。送信方法は次の通りです。
一斉送信したいメールアドレスを選択して、コピーします。
新規ブックを開き「ホーム」→「貼り付け」→「行/列の入れ替え」をクリックします。
メールアドレスが横並びになります。
「Alt」→「F」→「E」の順番に押して、「エクスポート」を表示させます。
「ファイルの種類の変更」→「CSV（コンマ区切り）→「名前をつけて保存」を選択し、CSVファイルを保存します。
これで配信リストの作成が完了です。
さきほど保存したCSVファイルをメモ帳で開きます。
CSVファイルをメモ帳で開いたら、Ctrl + Hを押します。
上の欄に半角カンマ「,」を入力し、下の欄に半角セミコロン「;」を入力したら「すべて置換」を選択します。
すべてのカンマがセミコロンに置換されたら、メールアドレスを選択してコピーします。
Outlookのメール画面を開いたら、宛先、CC、BCCのいずれかにメールアドレスを「Ctrl + V」で貼り付けます。貼り付けたら「Ctrl + K」を押します。
上記の通り、Excel・Outlookを活用した一斉送信は手作業が多いため、ミスをしないよう注意が必要です。
メール配信システムなら簡単リストを登録できるのでおすすめです。
一斉送信する時のメールマナー
ここからは、一斉送信する時のメールマナーについて、以下の2つを紹介します。
- 宛名の書き方や順番
- 添付ファイルのサイズ制限
宛名の書き方や順番
一斉送信の際の宛先の書き方は、相手や人数によって異なりますが「各位」を使うと便利です。 「各位」の「各」には「みんな」という意味、「位」には「様」という意味があるため、問題ありません。 送信先をオープンにする場合は、次の順番で宛先を記載します。 ①社外 ②社内の役職者 ③社内の部員添付ファイルのサイズ制限
メールに添付するファイルにはサイズの制限があります。 上限は次の通りです。 Outlook：20MB Gmail：25MB メール配信システム：5MB～1MB（システムによる） HTMLメールでは添付ファイルが送れません。 大きなサイズのファイルを送る場合は、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドサービスを使うか、ファイルを圧縮すると良いでしょう。
【徹底解説】メールの一斉送信におけるマナーと注意点
メール一斉送信時の注意点
ここからは、メール一斉送信時の注意点について、以下の3つを紹介します。
- メール配信に関する法律の順守
- 大量送信による配信遅延や誤送信
- 個人情報の取り扱いとセキュリティ対策
メール配信に関する法律の順守
「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）」が2002年に施行されました。メール送信の適正化や、迷惑メールに関する規制が定められています。 この法律を理解しないと、知らないうちに法律違反をして、罰せられるかもしれません。 また、2008年の法改正により「オプトイン」「オプトアウト」が導入されました。 オプトインとオプトアウトについては、次の通りです。 オプトイン： メール送信について、受信者に対して事前に同意を得ること。 個人情報を登録するフォームに記載しておき、オプトインを取得する企業が多いとされています。 オプトアウト： 現在届いているメールを受信者が配信停止できること。 オプトインにて同意を得ていても、その後、受信者が拒否した場合は、メール送信してはいけない決まりになっています。 メルマガには配信停止用のリンクを設定し、受信者がいつでも配信停止できるようにしています。大量送信による配信遅延や誤送信
メールを大量に送信した際に、配信が遅延する場合があります。 理由は次の通りです。 サーバーの不具合： 大量のメールを送信することでサーバーに負荷がかかり、配信が遅れる場合があります。 メールの送受信に使用されるいずれかのサーバーに負荷がかかると、配信が遅延する原因になります。 また、メール送信はサーバーのスペックにも関係するため、注意が必要です。 プロバイダーやキャリアの制限： プロバイダーやキャリアが定めたガイドラインに違反すると、メール配信が遅延する原因になります。 大量にメールを送信する場合は、プロバイダーやキャリアのガイドラインを確認しましょう。メールアドレスの上限を超えてしまった場合に遅延するケースが多いと言われています。個人情報の取り扱いとセキュリティ対策
多くの人にメールを送信する場合、配信を手作業で行うとミスが起こり個人情報が漏洩する可能性があります。 過去には、BCCで送信すべきメールをTOやCCに設定してしまい、メールアドレスが流出した件が多く発生しています。 個人情報が漏洩すると、企業のイメージダウン、収益減少、顧客離れなどのリスクが考えられます。場合によっては金銭補償が必要になるかもしれません。 社内やお互いを知っている取引先であれば、TOやBCCでも問題ありませんが、メルマガのように不特定多数の人に届くメールを送信する場合は注意が必要です。 手作業でのミスが起きないよう、メール配信サービスを活用するのがおすすめです。まとめ – 状況に合わせて最適な一斉送信の選択を
メール一斉送信について解説しました。
メールの誤送信は、宛先の入れ間違いやCC/BCCの取り違え、添付ファイルのミスなど“うっかり”から起きやすく、情報漏えいにつながる点が最大のリスクです。日々の運用を見直し、誤送信を「起こさない・起きても被害を最小化する」体制を整えましょう。
メール配信システムは多くの企業が取り扱っていますが、市場シェアNo.1の実績があるMail Publisher（メールパブリッシャー）がおすすめです。 大手企業や金融機関、自治体でも導入実績があるので、安心して利用できます。 ぜひ参考にしてみてください。
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