メール一斉送信の方法と注意点 - Outlook・Gmail・差し込み印刷を徹底解説！

メール一斉送信とは？利用シーンや目的を解説

ここからは、メール一斉送信の利用シーンについて、以下の3つを紹介します。

• ビジネスにおけるメール一斉送信
• イベント告知や商品プロモーション
• 学校や自治体からの連絡

ビジネスにおけるメール一斉送信

社内の連絡や取引先への営業で、メール一斉送信が活用できます。

1社ずつ電話したり、1人ずつメールするのはかなり時間がかかります。
同じ内容を複数の人に送る場合は、メール一斉送信により業務効率化が可能です。

イベント告知や商品プロモーション

展示会の案内や、新商品のお知らせにもメール一斉送信が使えます。

以前は電話での連絡や、パンフレットの郵送で対応していました。
メール一斉送信により、担当者の労力が軽減できます。

学校や自治体からの連絡

学校や自治体、幼稚園や保育園からの連絡もメール一斉送信が利用されています。

以前は、連絡網に記載された電話番号にかけて、順番に伝えていました。
連絡方法をメールに変えることにより、相手の都合の良いタイミングで内容が確認できます。

また、メールで送れば何度でも内容が確認でき、内容の伝え間違いもありません。

メールを一斉送信する方法とは？

ここからは、メールを一斉送信する方法について、以下の3つを紹介します。

• Outlookを使ったメール一斉送信の方法
• Gmailを使ったメール一斉送信の方法
• メール配信システムを活用する

Outlookを使ったメール一斉送信の方法

Outlookでメール一括送信する場合、まずは連絡先グループにメールアドレスをすべて入れておくと便利です。連絡先グループの作り方は次の通りです。

「ホーム」→「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「連絡先グループ」を選択します。

「連絡先グループ」→「メンバーの追加」より、一斉送信したいメールアドレスを追加し、保存します。

連絡先グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。

メール作成画面の「メッセージ」→「アドレス帳」を選択すると、さきほど作成した連絡先グループが表示されます。

宛先、CC、BCCのいずれかに連絡先グループを設定し、OKを選択します。

情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。

Gmailを使ったメール一斉送信の方法

Gmailでメール一括送信する場合も、送信するメールアドレスをまとめておくと便利です。グループの作り方は次の通りです。

Googleの「連絡先」を選択します。

サイドメニューの「＋ラベルを作成」を選択します。

「ラベルを作成」にグループ名を入れて、OKを選択します。

グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。
サイドメニューの「その他連絡先」から追加したいメールアドレスのプロフィールアイコンを選択します。

プロフィールアイコンを選択すると、画面上部にメニューが表示されます。
右端にあるラベルのアイコンを選択し、さきほど作成したグループ名を選択すると、メールアドレスが追加されます。

グループが完成したら、一斉送信メールを作成します。

宛先、CC、BCCのいずれかに先ほど作成したグループを設定します。
下の例はBCCで送る場合です。

情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。

Gmailではスパム対策のため、宛先が多いメールは送信できない場合があります。
メールが送れない場合は、以下の点をご確認ください。

• 1通のメールで宛先が500人を超えている
• 1日に500通を超えるメールを送信している
• 宛先のメールアドレスが無効だった
• 宛先のメールサーバーに拒否された
• 宛先のメールアドレスが間違っている
• スマホでグループ送信した（グループ送信はPCのみ可能）

メール配信システムを活用する

メール配信システムには次の特徴があるため、活用すると良いでしょう。

【メール配信機能】

• バックナンバー機能がある
• 送信元メールアドレスの変更が可能

【メール作成機能】

• 文字のみのシンプルなメールと、画像が入れられるHTMLメールが選べる
• 会社名や氏名など、宛先データが挿入できる
• 送信予約やテスト送信ができる

【効果測定】

• 送信できたアドレスと、送れなかったアドレスが確認できる
• メールの開封率が測定できる
• クリック数やクリックした人、時間等がわかる

Excelを活用したメール一斉送信の方法

メール一斉送信は、Excelでも可能です。メールアドレスをExcelで管理している場合におすすめします。送信方法は次の通りです。

一斉送信したいメールアドレスを選択して、コピーします。

新規ブックを開き「ホーム」→「貼り付け」→「行/列の入れ替え」をクリックします。
メールアドレスが横並びになります。

「Alt」→「F」→「E」の順番に押して、「エクスポート」を表示させます。
「ファイルの種類の変更」→「CSV（コンマ区切り）→「名前をつけて保存」を選択し、CSVファイルを保存します。

さきほど保存したCSVファイルをメモ帳で開きます。

CSVファイルをメモ帳で開いたら、Ctrl + Hを押します。
上の欄に半角カンマ「,」を入力し、下の欄に半角セミコロン「;」を入力したら「すべて置換」を選択します。

すべてのカンマがセミコロンに置換されたら、メールアドレスを選択してコピーします。

Outlookのメール画面を開いたら、宛先、CC、BCCのいずれかにメールアドレスを「Ctrl + V」で貼り付けます。貼り付けたら「Ctrl + K」を押します。

上記の通り、Excelを活用した一斉送信は手作業が多いため、ミスの原因になります。
メール配信システムはミスがなく安全なうえ、作業の手間を減らせるため、おすすめです。

一斉送信する時のメールマナー

ここからは、一斉送信する時のメールマナーについて、以下の2つを紹介します。

• 宛名の書き方や順番
• 添付ファイルのサイズ制限

宛名の書き方や順番

一斉送信の際の宛先の書き方は、相手や人数によって異なりますが「各位」を使うと便利です。

「各位」の「各」には「みんな」という意味、「位」には「様」という意味があるため、問題ありません。

送信先をオープンにする場合は、次の順番で宛先を記載します。

①社外
②社内の役職者
③社内の部員

添付ファイルのサイズ制限

メールに添付するファイルにはサイズの制限があります。
上限は次の通りです。

Outlook：20MB
Gmail：25MB
メール配信システム：5MB～1MB（システムによる）
　　　　　　　　　　HTMLメールでは添付ファイルが送れません。

大きなサイズのファイルを送る場合は、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドサービスを使うか、ファイルを圧縮すると良いでしょう。

メール一斉送信時の注意点

ここからは、メール一斉送信時の注意点について、以下の3つを紹介します。

• メール配信に関する法律の順守
• 大量送信による配信遅延や誤送信
• 個人情報の取り扱いとセキュリティ対策

メール配信に関する法律の順守

「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）」が2002年に施行されました。メール送信の適正化や、迷惑メールに関する規制が定められています。

この法律を理解しないと、知らないうちに法律違反をして、罰せられるかもしれません。

また、2008年の法改正により「オプトイン」「オプトアウト」が導入されました。
オプトインとオプトアウトについては、次の通りです。

オプトイン：
メール送信について、受信者に対して事前に同意を得ること。
個人情報を登録するフォームに記載しておき、オプトインを取得する企業が多いとされています。

オプトアウト：
現在届いているメールを受信者が配信停止できること。
オプトインにて同意を得ていても、その後、受信者が拒否した場合は、メール送信してはいけない決まりになっています。

メルマガには配信停止リンクを設定し、受信者がいつでも配信停止できるようにしています。

大量送信による配信遅延や誤送信

メールを大量に送信した際に、配信が遅延する場合があります。
理由は次の通りです。

サーバーの不具合：
大量のメールを送信することでサーバーに負荷がかかり、配信が遅れる場合があります。

メールの送受信には3つのサーバーが使用されています。3つのうちいずれかのサーバーに負荷がかかると、配信が遅延する原因になります。

また、メール送信はサーバーのスペックにも関係するため、注意が必要です。

プロバイダーやキャリアの制限：
プロバイダーやキャリアが定めたガイドラインに違反すると、メール配信が遅延する原因になります。

大量にメールを送信する場合は、プロバイダーやキャリアのガイドラインを確認しましょう。メールアドレスの上限を超えてしまった場合に遅延するケースが多いと言われています。

個人情報の取り扱いとセキュリティ対策

多くの人にメールを送信する場合、手作業で行うと、ミスにより個人情報が漏洩する可能性があります。

過去には、BCCで送信すべきメールをTOやCCに設定してしまい、メールアドレスが流出した件が多く発生しています。

個人情報が漏洩すると、企業のイメージダウン、収益減少、顧客離れが考えられます。場合によっては金銭補償が必要になるかもしれません。

社内やお互いを知っている取引先であれば、TOやBCCでも問題ありませんが、メルマガのように不特定多数の人に届くメールを送信する場合は注意が必要です。

手作業でのミスが起きないよう、メール配信サービスを活用するのがおすすめです。

まとめ - 状況に合わせて最適な一斉送信の選択を

メール一斉送信について解説しました。

OutlookやGmail、Excelで一斉送信すると、宛先設定ミスによる個人情報漏洩が起きる可能性があります。

元は個人のちょっとしたミスだったものが、企業のイメージを大幅にダウンさせる結果になってしまいます。そのため、宛先が多い場合はメール配信システムを使うと安心です。

メール配信システムは多くの企業が取り扱っていますが、15年連続で市場No.1を取得したMail Publisher（メールパブリッシャー）がおすすめです。

大手企業や金融機関、自治体でも導入されているため、安心して使えますよ。