Outlookでメールを一斉送信する方法と注意点｜メール配信システムとの比較

Outlookでメールを一斉送信する4つの方法

ここからは、Outlookでメールを一斉送信する4つの方法についてご紹介します。

• 複数の宛先を入力する
• グループ機能を使う
• Excelを活用する
• 個別に一斉送信したいならWordで宛名だけ変えて差し込み印刷

方法1: 複数の宛先を入力する

まず、Outlookでは複数の宛先を入力することで一斉送信が可能です。
あらかじめ送信先に登録されている対象であれば、連絡先画面からCtrlキーを押しながら選択することで、簡単に送信先を指定することができます。
新規の宛先についても、メールアドレスを入力することで指定することが可能です。
とはいえ、手動で宛先を入力することは手間がかかるため、宛先が少ない場合には有効活用できる手法となります。

方法2: グループ機能を使う

グループ機能とは、Outlookの機能の一つで、一斉送信する宛先を事前にグループ化することが可能です。
送信の際には対象の宛先をグループとして指定するため、個別に宛先指定する手間を軽減することができ、且つ宛先不備といったミスを防ぐ効果も期待できます。
グループ機能の設定手順については以下の通りとなります。

1. 「連絡先」＞「個人用の連絡先」を選択
2. 対象のグループを保存するフォルダを指定
3. 「新しい連絡先グループ」を選択
4. 「メンバーの追加」をクリックし、対象の連絡先を追加
5. 「保存する」をクリック

なお、設定したグループ宛にメールを送信する場合には、宛先からグループ名を選択することで指定できます。

方法3: Excelを活用する

また、OutlookではExcelを活用して一斉送信することもできます。
企業によっては、宛先メールアドレスをExcelで一括管理しているケースは多くあります。
そのリストをOutlookにインポートすることで、個別に宛先を指定しなくとも簡単に一斉送信することが可能です。
具体的な手順については以下となります。

1. Excel内の対象となるメールアドレスをコピー
2. 新規Excelブックにて「形式を選択して貼り付け」＞「行列を入れ替える」にチェックを入れ、CSV形式にて「保存」
3. 保存したCSVファイルをメモ帳で開く
4. 対象のメールアドレスをコピー
5. メールの宛名欄に貼り付け

この手順にて、ExcelにあるメールアドレスからOutlookで一斉送信を行うことが可能です。

方法4: 個別に一斉送信したいならWordで宛名だけ変えて差し込み印刷

さらに、個別に一斉送信したい場合には、Wordを活用して宛名だけ変えた差し込み印刷を活用することも可能です。
具体的な手順は以下となります。

1. 宛先の名前とメールアドレスが入ったExcelを用意
2. Wordにて文章を作成し、先頭に「様」を入力
3. Wordの「差し込み文章」＞「差し込み印刷の開始」を選択
4. 「電子メールメッセージ（E）」を選択
5. 「宛先の選択」＞「既存のリストを使用」＞対象のExcelを選択
6.  2.で入力した「様」の前にカーソルを置き、「差し込みフィールドの挿入」から「Name」を選択
7. 「完了と差し込み」＞「電子メールメッセージの送信」を選択
8. 宛先のメールアドレスの列に「e-mail」を指定し、件名を入力
9. メール形式は「HTML」として送信

Outlookで一斉送信する際の注意点とリスク

ここからは、Outlookで一斉送信する際の注意点とリスクについて、おもに以下の点をご紹介します。

• 情報漏洩のリスクと対策
• 迷惑メール判定されるリスク
• 送信数と添付ファイル容量の上限に注意
• 適切な送信頻度
• 特定電子メール法への対応

情報漏洩のリスクと対策

個別に送信するメールに比べ、一斉送信は効率化を図る一方で情報漏洩のリスクが高くなる傾向にあります。
例えば、宛先を一つひとつ手動で入力・設定していれば、入力ミスなどによって不備が生じる可能性が高まります。
また、Outlookメールには宛先以外にもCCやBCCなどの機能もあり、予期せぬヒューマンエラーによって情報が漏洩してしまうケースも起こり得ます。
一度でも情報漏洩が起きれば、単なるミスではなく企業の信用問題にまで発展しかねません。
このようなリスクを防ぐためにも、手動での一斉配信の設定はなるべく行わず、仕組みや専用システムを適宜活用していくと効果的です。

宛名を非表示にするには？

一斉送信を行う際に、受信者に対して他の宛名を非表示にしたいケースも多くあります。
このような場合には、BCC機能を活用すると効果的です。
BCCでは、宛先やCC同様にメール内容を正しく送信することができますが、他の宛名は表示されません。
そのため、一斉送信時に情報漏洩などのリスクを抑える効果が期待できます。

迷惑メール判定されるリスク

Outlookを活用した一斉送信には、迷惑メール判定されるリスクも生じます。
近年、迷惑メールに対する制限が厳しくなりつつあり、一定期間の間に同じIPアドレスから大量にメールが送信されると、ユーザー側に迷惑メールと判定され、届かなくなることもあります。
Outlookメールは、一斉送信以外にも通常のビジネスとして活用するケースが多いツールとなります。
そのため、迷惑メールと判別されることで、日々の業務連絡などにも支障が出る場合があるため注意が必要です。

送信数と添付ファイル容量の上限に注意

また、Outlookメールでは送信数や添付ファイルの容量などに上限もあるため注意が必要です。
基本的に、1日当たりの送信数は5,000通、1通あたりの送信件数は500件、添付ファイルの容量は20MBといった上限が設定されています。
10人程度に対する一斉送信であればまだしも、OutlookメールをDMのように活用する際には、500件や5,000通は容易に達してしまう可能性があるため注意が必要です。
また、容量が大きいファイルの送信は、受信者側にも負荷がかかるため、おすすめではありません。
Webサーバー上にファイルを置いたり、ダウンロードURLを明記するなどユーザビリティを考慮した送信を心掛けると効果的です。

送信制限を解除する方法はある？

現在、Outlookメールにおいて上限を超えた送信が可能なプランは用意されていません。
そのため、一度上限に達してしまった場合には、時間を空けて解除を待つか、別のメールアドレスから送信する必要があります。
メール送信システムであれば、プランに応じて配信上限を変更することも可能なため、目的や用途によってはシステムを活用することも効果的です。

適切な送信頻度

一斉送信における上限が設定されているOutlookメールでは、適切な送信頻度を意識することも重要です。
送信頻度が高まれば、先ほどふれたように迷惑メールと判別されるリスクも生じます。
さらに、サーバーやシステム側に迷惑メールと判断されなくとも、頻度が高いとユーザー側がしつこいと感じ、配信拒否する可能性もあります。
メールによるアプローチは、多くの場合には認知度拡大やコンバージョン獲得が目的となります。
そのため、送信頻度を調整しつつ目的達成につながるアプローチを行うことが重要です。

特定電子メール法への対応

最後に、一斉送信には特定電子メール法への対応も求められます。
迷惑メールの増加に伴い、メールマーケティングにおいては特定電子メール法にもとづく順守が必要です。
特に、メールの配信はあらかじめ同意を得たユーザーに対して行う必要があり、配信後も受信者側にて不必要と感じれば、配信停止できる導線を設置しておくことが義務付けられています。
一斉送信となると、この順守が希薄になるケースも多くなりますが、違反した場合には罰則の対象となります。
そのため、対象となる宛先には十分注意しておくことが重要です。

Outlookと比較！メール配信システムのメリットとは？

ここまで紹介したように、Outlookメールでも一斉送信を行うことは可能ですが、より効率的かつリスクを抑えた運用を行う上で、メール配信システムを活用することも有効です。
メール配信システムであれば、契約プランに応じて大量の宛先に一斉送信を行うことが可能です。
容量もOutlookメールより多く、フォントの変更や画像を含むHTML形式で送信することも可能です。
また、送信時間も指定できるため、就業後や始業前のタイミングであってもユーザーに向けアプローチすることができます。
その他、開封率やクリック率などメール送信後の効果を計測することも可能なため、効果的なメールマーケティングにつなげることも期待できます。
システムによる効率化に伴い、宛名の不備や情報漏洩などのリスクを抑えることもできるため、安心した運用につなげることが可能です。

まとめ: 安心してメールの一斉送信するならMail Publisher（メールパブリッシャー）

ビジネスとして活用することの多いOutlookメールでは、複数のユーザー向けに一斉送信を行うことも可能です。
とはいえ、一斉配信を行う際には情報漏洩や迷惑メール、上限や頻度、特定電子メール法への対応など押さえておくべき要素も多く存在します。
一斉送信は業務効率化という点で効果が期待できる一方で、リスクを抑えた運用にも心掛けておく必要があります。
今回紹介した内容もふまえ、Outlookを活用して効果的なメールマーケティングにつなげていきましょう。
また、一斉送信にはOutlookだけでなくメール配信システムを活用することも有効です。
安全に大量配信したいなら、到達率もトップクラスのMail Publisher（メールパブリッシャー）がオススメ。
シンプルかつ高い操作性で、高品質かつ高機能な本格的メールマーケティング環境を容易に構築できます。
メール配信システムを検討している場合は、一度お気軽に資料請求・お問い合わせください。