【徹底解説】メールの一斉送信におけるマナーと注意点

メールの一斉送信が活用されるシーン

メールの一斉送信は主に下記のシーンで活用されます。

• 販売促進のためのメール宣伝
• 学校や自治体からの連絡
• ビジネスシーンでの一斉送信

順に見ていきましょう。

まず、集客や販売促進を目的としたメールの一斉送信です。
キャンペーンの告知や新商品のPRなどマーケティング活動としておこなわれます。
性別や年代など顧客情報によって内容を変更したり、読者の目を引くHTMLメールを活用すると、よりマーケティング効果を向上できるでしょう。

一斉送信は学校や地方自治体からの連絡でも活用されます。
一斉送信は複数の宛先に同時に情報伝達ができるメリットがあります。
災害時など緊急を要する連絡の場合は特に有効と言えるでしょう。

一斉送信はビジネスシーンでも活用されます。
多くの社員事務連絡や複数企業への会議案内など、一斉送信を活用するとメール作成時間を短縮できます。
宛先にグループアドレスを使用すると、よりメール作成時間の短縮が可能です。

一斉送信時のマナーと注意点｜宛名の書き方からBCC設定まで

ここからは、一斉送信時のマナーと注意点について以下の内容を紹介します。

• 宛名の正しい順番と敬称の使い方
• TO欄の人数に関する注意点
• CC・BCCの意味と適切な使い方
• 複数の宛先や会社に送る際のマナー

宛名の正しい順番と敬称の使い方

メールを送信する際、宛名の順番は注意が必要です。

一斉送信では複数の宛名を記載しますが、社長、副社長、課長の順など役職の高い人から記載しましょう。
可能であればToの部分に指定するメールアドレスも役職順にすると良いです。

なお、宛名は「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋敬称」の書き方が望ましいです。
役職名が分からない場合は無理に記載せずとも良いですが、上記の通りに書くと丁寧な印象を与えられるでしょう。

次は、敬称の使い方を解説します。
ビジネスメールでは下記の敬称が使用されます。

• 様：宛先が個人の場合
• 御中：宛先が会社や部署など組織の場合
• 殿：宛先が個人の場合、且つ自分と同等または目下の場合
• 各位：複数の相手をまとめて記載する場合

敬称の注意点として、「殿」は場合によっては失礼に当たる可能性があります。
相手が目上の場合や役職が分からない場合は「殿」の使用は避け、「様」と記載するのが無難でしょう。

TO欄の人数に関する注意点

メールを作成する際、返信や対応がほしい人のメールアドレスをTOに設定します。
TO欄の人数について、一人に限定する必要はなく複数人を設定しても問題ありません。

ただし、TO欄にメールアドレスを設定した場合は基本的に宛名を書きますが、宛名をあまり多く記載するとメールが読みづらくなってしまいます。
目安として5人以上をTO欄に設定する場合、宛名を「関係者各位」とまとめたり、同じ企業の宛名を横並びに記載するなど、宛名を見やすいよう工夫すると良いでしょう。

メールアドレスの指定にも考慮が必要です。
TO欄に取引先と自社のメールアドレスが混在する場合、自社のメールアドレスは末尾に設定するなどアドレスの記載順に注意しましょう。

CC・BCCの意味と適切な使い方

ここではCCとBCCの違いと適切な使い方を解説します。

CCはCarbon Copy（複写）の略であり、メールの要件の関係者ですが対応や返信を求めない人をCCに設定します。
CCに設定された人のメールアドレスはメール受信者に公開され、メール文の宛名に「CC:XX様」と記載することもあります。

BCCはBlind Carbon Copyの略です。
対応や返信が不要な場合という点はCCと同じですが、大きな違いとしてBCCに設定された人の宛先は他の人には分かりません。
メールアドレスを他の受信者に知られたくない場合や、複数の受信者がいてお互いのメールアドレスを知らない場合に利用します。

他の受信者に知られないようBCCに設定する意図があるため、BCCの人の宛名は書かないように注意してください。

複数の宛先や会社に送る際のマナー

複数の宛先へメールを一斉送信する際、ビジネスマナーとして宛名の順番と社名を正しく記載しましょう。

まず宛名の順番について、重要度の高い会社の宛名を上に記載するのがマナーです。
例えば親子関係にある会社へメールを送信する際は必ず親会社を先に記載します。

また、株式会社の記載には注意が必要です。
前株か後株か、「株式会社」か「(株)」かは間違えやすいため特にしっかり注意しましょう。

宛先の記載順や社名を正しく書くことは基本的なビジネスマナーです。
もし誤って記載してもメールの要件は伝わるのですが、信用を失うことにつながりかねません。
円滑なビジネスのためにも、上記のマナーを守るよう気をつけましょう。

一斉送信で気をつけるべきトラブル

ここからは、一斉送信で気をつけるべきトラブルについて以下の内容を紹介します。

• メールが届かない・未着
• メールの誤送信

メールが届かない・未着

メールの一斉送信の際、「MAILER-DAEMON」というエラーメッセージが表示される場合があります。
この場合、メールは正常に届いていません。

メール未着の原因が一時的な送信エラーの場合、時間をおいて再送すればメールが届くこともありますが、もしも迷惑メールと判断されてしまった場合は対処が必要です。

迷惑メールと判断された場合、下記のような原因が考えられます。

• 環境設定が不適切
• 不適切なタイトルや本文
• メールの到達率が低い

対応内容としてはメール本文の見直しやメール認証設定の実施が挙げられます。
他にも、メール未達のアドレスはリストから削除するなど、普段からメーリングリストを整備しておくと良いでしょう。

メールの誤送信

メールの一斉送信にあたって、誤送信は特に注意が必要です。
メールに個人情報や社外秘の情報が含まれる場合、情報漏洩となるリスクがあるためです。

例えばマーケティング目的のメール配信で、顧客の氏名や住所が誤って送信されたり、企業向けの提案書を他企業に送ってしまった場合、信用の低下は避けられません。
場合によっては損害賠償を請求されることもあり、ビジネスに大きな影響をあたえます。

メールの誤送信には下記のパターンがありますが、いずれも確認によって防止できます。

• メールアドレスの誤り
• 添付ファイルの誤り
• To/CC/BCCの設定誤り

メール一斉送信時は、宛先が正しいか、添付ファイルは正しいかなど送信前のチェックを徹底しましょう。

メールの一斉送信方法

ここでは、3種類のメール一斉送信方法を解説します。

• 宛先に複数人を指定しての一斉送信
• メーリングリストの活用
• メール配信システムを活用

一点目は、TOやCCに複数のメールアドレスを指定しての一斉送信です。
特別な準備が不要でコストがかかりませんが、入力の手間が多く宛先の設定誤りが発生しやすい点は注意が必要です。

メーリングリストを使用する場合、宛先をあらかじめリストにまとめておくため、宛先入力の手間を削減できます。
送信の効率化に加え、情報漏洩のリスクを削減できますが、リスト管理が必要である点と迷惑メールに判断されやすい点は留意しましょう。

メール配信システムを導入すると、メーリングリストの宛先へ自動でメールを送信してくれます。
さらに、メール開封率の調査やHTMLメール作成支援などメール配信業務を支援する複数機能をもつことが多いです。
デメリットとして費用がかかるため、導入を検討する場合は見積をして慎重に検討を進めましょう。

まとめ｜メール一斉送信のマナーのポイントを確認しよう

本記事では、メールの一斉送信について活用シーンや注意点、マナーを解説してきました。

メール一斉送信時のマナーとしては、宛名の正しい順番や敬称、TO・CC・BCCの使い分けに気をつけましょう。
また、メールの誤送信を防ぐため宛先や添付ファイルが正しいかは送信前に必ずチェックをしてください。

メールの一斉送信は一度に複数宛先に情報を伝えられるなど、多くのメリットがあります。
マナーを守って一斉送信を活用し、円滑にビジネスを進めましょう。