BCCでメールを一斉送信するのNG!?例文・マナーと配信システムのメリット

メールの宛先設定「TO」「CC」「BCC」の違いと使い分け

CCとは、Carbon Copy（カーボンコピー）を略したもので、元々の意味は「カーボン紙で複写された文書」を意味する用語でした。
紙媒体がメインだった時代、正本・副本を同時に書く際にカーボン紙を挟み二枚の文書を同時に作成していました。

電子メールでのCCは、メインのTOで作成した内容を同じタイミングで共有する際に使用します。
例えばプロジェクトの内容を同じチームのメンバーや関係者に「直接やり取りせず」知らせる意味で送信するケースが一般的です。

このようにメール内容を共有したい場合にCCは便利ですが、共有相手が表示される特徴があるため関係者は送受信の内容を確認できるメリットがあります。
また、CCでメールを受信した場合、メインの宛先はTOで受信した方になるため、基本的に返信は必要ありません。

TOで受信したメールを返信する際に、CC欄の宛先がある場合はそのままにして返信することが一般的なビジネスメールのマナーですので覚えておきましょう。

メールのCC・BCCの意味と使い方とは？違いを徹底解説！

BCCの意味と使い方

BCCはCCと似た機能を持ち、共有目的で使用されます。
BCCの正式名称はBlind Carbon Copy（ブライドカーボンコピー）を略したもので、カーボンコピーを見えない状態にする機能を意味します。

BCCにメールアドレスを指定した場合、受信者は「BCCにメールアドレスが指定されていることや、BCCに設定されているアドレスを見れません。
このため守秘性を保ちたい場合に有効な機能と言えます。

ビジネスでBCCを利用する場合、複数の企業担当者に同一のメールを配信する、社内の特定のグループにメールチェックを依頼する際などに利用されます。
また、基本的に社外とのやり取りで使用されることが多いでしょう。

BCCを使ったメールの一斉送信方法

Gmailではグループ分けの「ラベル」機能でグループを作成し、一斉送信する方法が便利です。
設定は「Googleコンタクト」の「ラベルを作成」を選択し、連絡先に表示されるチェックボックスからグループに入れたい項目をチェックします。
選択後、新規に作成したグループ名を選ぶと登録完了となります。

• Outlook

Outlookの連絡先リストを表示し、「Ctlrキー」を押しながら一斉送信するアドレスを複数選択していき送信します。
また、ナビゲーションバーの「連絡先」から「個人用の連絡先」を選び、「新しいグループ」の「メンバーを追加」からメンバーを選び保存後、一斉送信する方法もあります。

このようにBCCで一斉送信は手軽に行えますが、TOやCCを指定してしまい誤送信した場合、送信先の個人情報流出となる「情報漏洩」の危険性があります。

また、一斉送信する際に相手先のサーバーから「スパムメール」と判断される恐れもあるため、一斉送信でのBCC利用は控えることをおすすめします。

Outlookでメールを一斉送信する方法と注意点｜メール配信システムとの比較

BCCで一斉送信する際の例文集

担当者変更のお知らせメール例文

1. 社内向け連絡のメール例文

2. 担当者変更のお知らせメール例文

3.社外の方との打ち合わせメール例文

4. システムメンテナンスのお知らせメール例文

5. 会社移転のお知らせメール例文

BCCでメールを一斉送信する際のマナーと注意点

各位」を使います。
各位とは「皆さま」という意味で、会社など組織の各個人に敬意を表す意味で使われる敬称です。

また、「取引先」や「関係者」などを付けて

• 取引先各位
• 関係者各位

このように記載する場合が多いでしょう。

メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説

BCCで受信したメールへの返信マナー

BCCで受信したメールを返信する際のマナーは以下の通りです。

［メール当事者の場合］

受信したメールの用件で、ご自身が当事者の場合は返信できます。
とくに「お伺い」や「連絡」など内容を確認したのちに返信が必要な場合は、通常のメールと同じように返信するようにしましょう。

［メール当事者ではない場合］

メールのアドレス欄を確認し、TOまたはCCにご自身以外のメールアドレスが記載されている場合、BCCで送られてきたメールは当事者でない可能性が高いでしょう。
この場合、メールはTOまたはCCの送り先に対するメール内容を共有する目的でBCCメールアドレスを追加していることが多いため、内容を確認し返信しないことがマナーと言えます。

BCCでの一斉送信が推奨されない5つの理由

情報漏洩に繋がるためです。

総務省の「国民のための情報セキュリティサイト」では、メールアドレスなど個人情報を取り扱う企業へ注意環境していることからもBCCでの送信は控えた方が懸命と言えるでしょう。

2. メール送信上限数の制限がある

BCCでの配信は使用するメーラーの配信件数に制限がある場合が多く、希望する件数を送信する際複数回に分ける必要があります。

例えばGmail、Outlookでの1回のBCC件数上限は500件ですので、送信作業に手間が掛かります。

3. 迷惑メールに振り分けられやすい

最近のメーラーでは相手先のメールアドレスが記載されていない場合、迷惑メールのフォルダに自動的に振り分けられる可能性が高くなります。

そのため迷惑メールに振り分けられた場合、内容を確認されずにゴミ箱へ移動されるケースも多いでしょう。

4. メールの効果測定ができない

BCCで一斉送信した場合、マーケティングで必要な「開封率」や「クリック率」などの指標を測定できず、適切な効果測定を行うことができなくなります。

メールマガジンなど大量配信で成約や売上げの成果を上げたい場合は、PDCAを測定することが大切です。

そのため正確な測定を行うためにも、一斉送信に特化したメール配信システムの利用をおすすめします。

5. 受信者に不信感を与える可能性がある

BCCで一斉送信されたメールは、送信者のメールアドレスなどパーソナライズされたデータがないため、受信者に不信感を与える可能性があります。

受信者が好印象をもつ方法は、送信先ごとのニーズに合わせたメッセージを送ることが大切です。

メール配信システムを使った一斉送信のメリット

開封率・クリック率の測定ができる

このほか、HTML形式のメール配信も行えるため、BCCでは難しいメールの一斉配信が可能になります。

普段個人で使用するGmail、Yahoo!メール、Outlookなどのメールアプリは、本来一斉配信に向けたツールではありません。

個人的、グループ間でやり取りするツールですので、メール配信システムとの特徴や違いを覚えておきましょう。

【2024年】メール配信システムのおすすめ比較ランキング15選！一斉送信サービス一覧

まとめ：BCCで一斉送信する前に検討すべきポイント

Mail Publishier(メールパブリッシャー)がオススメです。

メールパブリッシャーは、「ファイルベース」でメール配信可能な高性能メール配信システムとして、国内トップシェアを実現しています。

シンプルかつ高い操作性から、MAツールなどさまざまなツールと組み合わせることで、高品質なマーケティング環境構築にお役立て頂けます。

本格的なメール一斉配信サービスは、メールパブリッシャーを是非ご活用ください。