BCCでメールを一斉送信するのNG!?例文・マナーと配信システムのメリット

メールの宛先設定「TO」「CC」「BCC」の違いと使い分け

まず、「TO」「CC」「BCC」の違いと使い分けについて紹介していきます。
それぞれどのようなシーンで活用するのか、しっかりと覚えたうえで活用しましょう。

TOの意味と使い方

メールの宛先でのTOとは、「やり取りする相手先を直接指定」する際に使用します。
メールの宛先の種類では最もシンプルなもので、例えばビジネスで使用する際は「株式会社〇〇△△様」など担当者が所有するメールアドレスをTOで指定する場合が多いでしょう。

TOで指定した場合は、受信者が「TOで指定され送信」されていることを視覚的に伝えることができます。
また、TOは手紙では「宛先」、チャットでは@「メンション」に該当するため指定された相手先は返信など直接の返答が求められます。

CCの意味と使い方

CCとはCarbon Copy（カーボンコピー）を略したもので、元々の意味は「カーボン紙で複写された文書」を意味する用語でした。
紙媒体がメインだった時代、正本・副本を同時に書く際にカーボン紙を挟み二枚の文書を同時に作成していました。

電子メールでのCCは、メインのTOで作成した内容を同じタイミングで共有する際に使用します。
例えばプロジェクトの内容を同じチームのメンバーや関係者に「直接やり取りせず」知らせる意味で送信するケースが一般的です。

このようにメール内容を共有したい場合にCCは便利ですが、共有相手が表示される特徴があるため関係者は送受信の内容を確認できるメリットがあります。
また、CCでメールを受信した場合、メインの宛先はTOで受信した方になるため、基本的に返信は必要ありません。

TOで受信したメールを返信する際に、CC欄の宛先がある場合はそのままにして返信することが一般的なビジネスメールのマナーですので覚えておきましょう。

BCCの意味と使い方

BCCはCCと似た機能を持ち、共有目的で使用されます。
BCCの正式名称はBlind Carbon Copy（ブライドカーボンコピー）を略したもので、カーボンコピーを見えない状態にする機能を意味します。

BCCにメールアドレスを指定した場合、受信者は「BCCにメールアドレスが指定されていることや、BCCに設定されているアドレスを見れません。
このため守秘性を保ちたい場合に有効な機能と言えます。

ビジネスでBCCを利用する場合、複数の企業担当者に同一のメールを配信する、社内の特定のグループにメールチェックを依頼する際などに利用されます。
また、基本的に社外とのやり取りで使用されることが多いでしょう。

BCCを使ったメールの一斉送信方法

BCCを使いメールを一斉送信する方法は、使用するメーラーによって設定・送信方法が異なります。

• Gmail

Gmailではグループ分けの「ラベル」機能でグループを作成し、一斉送信する方法が便利です。
設定は「Googleコンタクト」の「ラベルを作成」を選択し、連絡先に表示されるチェックボックスからグループに入れたい項目をチェックします。
選択後、新規に作成したグループ名を選ぶと登録完了となります。

• Outlook

Outlookの連絡先リストを表示し、「Ctlrキー」を押しながら一斉送信するアドレスを複数選択していき送信します。
また、ナビゲーションバーの「連絡先」から「個人用の連絡先」を選び、「新しいグループ」の「メンバーを追加」からメンバーを選び保存後、一斉送信する方法もあります。

このようにBCCで一斉送信は手軽に行えますが、TOやCCを指定してしまい誤送信した場合、送信先の個人情報流出となる「情報漏洩」の危険性があります。

また、一斉送信する際に相手先のサーバーから「スパムメール」と判断される恐れもあるため、一斉送信でのBCC利用は控えることをおすすめします。

BCCで一斉送信する際の例文集

次に、BCCで一斉送信する際の例文集について、以下の内容を紹介していきます。

1. 社内向け連絡のメール例文
2. 担当者変更のお知らせメール例文
3. 社外の方との打ち合わせメール例文
4. システムメンテナンスのお知らせメール例文
5. 会社移転のお知らせメール例文

1. 社内向け連絡のメール例文

2. 担当者変更のお知らせメール例文

3.社外の方との打ち合わせメール例文

4. システムメンテナンスのお知らせメール例文

5. 会社移転のお知らせメール例文

BCCでメールを一斉送信する際のマナーと注意点

次に、BCCでメールを一斉送信する際のマナーと注意点について、以下の内容を紹介していきます。

• 送信前に「BCC」と「CC」の入力間違いをチェック
• ターゲットを絞り込むセグメント配信機能
• 効果測定に役立つ機能
• HTMLメールが作成できるエディタ機能

送信前に「BCC」と「CC」の入力間違いをチェック

先ほどお伝えしました「BCC」と「CC」では形式が異なり、BCCは受信者以外のメールアドレスが見えない一方、CCではほかの受信者のメールアドレスもすべて見えます。

そのためメール送信前に、BCCかCCどちらを選んでいるのかを確認するようにしましょう。

とくにBCCで送信予定のメールをCCで送ってしまった場合、他人のメールアドレスを受信者に見られてしまうため、トラブルに発展する可能性があります。

本来意図しない情報漏洩に繋がらないよう、送信形式には注意することをおすすめします。

適切な件名と宛名の書き方

BCCでメールを一斉送信する場合、件名はメールの主題について記載し、お知らせなど告知がメインのメールでは自社名や担当者名を最初に書くようにしましょう。

メール本文の文頭には宛名を記載しますが、一般的には「各位」を使います。
各位とは「皆さま」という意味で、会社など組織の各個人に敬意を表す意味で使われる敬称です。

また、「取引先」や「関係者」などを付けて

• 取引先各位
• 関係者各位

このように記載する場合が多いでしょう。

BCCで受信したメールへの返信マナー

BCCで受信したメールを返信する際のマナーは以下の内容になります。

［メール当事者の場合］

受信したメールの用件で、ご自身が当事者の場合は返信できます。
とくに「お伺い」や「連絡」など内容を確認したのちに返信が必要な場合は、通常のメールを返信する時と同じように送るようにしましょう。

［メール当事者ではない場合］

メールのアドレス欄を確認し、TOまたはCCにご自身以外のメールアドレスが記載されている場合、BCCで送られてきたメールは当事者でない可能性が高いでしょう。
この場合、メールはTOまたはCCの送り先に対するメール内容を共有する目的でBCCメールアドレスを追加していることが多いため、内容を確認し返信しないことがマナーと言えます。

BCCでの一斉送信が推奨されない5つの理由

次に、BCCでの一斉送信が推奨されない5つの理由について、以下の内容を紹介していきます。

1. 個人情報漏洩のリスクが高い
2. メール送信上限数の制限がある
3. 迷惑メールに振り分けられやすい
4. メールの効果測定ができない
5. 受信者に不信感を与える可能性がある

1. 個人情報漏洩のリスクが高い

BCCで送信予定のメールを誤ってTOやCCに設定し送信してしまった場合、操作上は「簡単なミス」ですがリスクが伴います。

TOやCCは送信先のメールアドレスが特定されてしまうため、これは情報漏洩に繋がるためです。

総務省の「国民のための情報セキュリティサイト」では、メールアドレスなど個人情報を取り扱う企業へ注意環境していることからもBCCでの送信は控えた方が懸命と言えるでしょう。

2. メール送信上限数の制限がある

BCCでの配信は使用するメーラーの配信件数に制限がある場合が多く、希望する件数を送信する際複数回に分ける必要があります。

例えばGmail、Outlookでの1回のBCC件数上限は500件ですので、送信作業に手間が掛かります。

3. 迷惑メールに振り分けられやすい

最近のメーラーでは相手先のメールアドレスが記載されていない場合、迷惑メールのフォルダに自動的に振り分けられる可能性が高くなります。

そのため迷惑メールに振り分けられた場合内容を確認されず、ゴミ箱へ捨てられるケースも多いでしょう。

4. メールの効果測定ができない

BCCで一斉送信した場合、マーケティングで必要な「開封率」や「クリック率」などの指標を測定できず、適切な効果測定を行うことができなくなります。

メールマガジンなど大量配信で成約や売上げの成果を上げたい場合は、PDCAを測定することが大切です。

そのため正確な測定を行うためにも、一斉送信に特化したメール配信システムなどを利用することをおすすめします。

5. 受信者に不信感を与える可能性がある

BCCで一斉送信されたメールは、送信者のメールアドレスなどパーソナライズされたデータがないため、受信者に不信感を与える可能性があります。

受信者が好印象をもつ方法は、送信先ごとのニーズに合わせたメッセージを送ることが大切です。

メール配信システムを使った一斉送信のメリット

メールを一斉配信する際に、特化したシステムとして「メール配信システム」があります。

メール配信システムは、一般的に「メルマガ配信・営業活動での一斉配信・お知らせメールの配信」などさまざまな用途で利用されています。

また、メール配信システムはおもに以下のメリットがあります。

【メール配信システムのメリット】

• メール一斉配信に特化したシステム
• 大量のメールを素早く、確実に送信できる
• コストをかけず運営できる
• セキュリティ面での心配が少ない
• 開封率・クリック率の測定ができる
• 送信先に合わせたパーソナライズされたデータを差し込むことができる

このほか、HTML形式のメール配信も行えるため、BCCでは難しいメールの一斉配信が可能になります。

普段個人で使用するGmail、Yahoo!メール、Outlookなどのメールアプリは、本来一斉配信に向けたツールではありません。

個人的、グループ間でやり取りするツールですので、メール配信システムとの特徴や違いを覚えておきましょう。

まとめ：BCCで一斉送信する前に検討すべきポイント

今回は、BCCでメールを一斉配信するのはNGか？という疑問や例文、マナーと配信システムのメリットを解説しました。
一斉送信する際の例文は、メール配信を行う際にぜひ参考にご覧ください。

また、BCCは送信内容や使い方によって、控えることを検討した方が良いのをご理解頂けたのではないでしょうか？

メールの一斉送信をご検討の際は、メールが届きやすく到達率トップクラスのメール一斉送信システム、Mail Publishier(メールパブリッシャー)がおススメです。

メールパブリッシャーは、「ファイルベース」でメール配信可能な高性能メール配信システムとして、国内トップシェアを実現。

シンプル・高い操作性からMAツールなどさまざまなツールと組み合わせることで、高品質なマーケティング環境構築にお役立て頂けます。

本格的なメール一斉配信サービスは、メールパブリッシャーを是非ご活用ください。