Gmailで一斉送信する方法を徹底解説！グループ作成やCc･Bccの使い分けも紹介

TO、CC、BCCの違いと使い分け

まずは、メールの宛先について3つの種類があることを確認しましょう。
宛先にはTO、CC、BCCの3種類があり、それぞれ活用方法が違います。

Gmailで一斉送信する前に、それぞれの特徴と使い方を理解しましょう。

TO（宛先）の特徴と使い方

TO（宛先）はメールのメインの送信対象者を意味する言葉です。
メールを送る前にTOを設定することで、メールが送信できます。

TOで指定されてメールを受信した方は、基本的にメールの返信義務が発生するため、メールを見逃さないように注意してください。
メールの送信者側は何らかのアクションを受けたい場合に使いましょう。

CC（カーボンコピー）の特徴と使い方

CC（カーボンコピー）はメールの内容を伝えたい対象者を意味する言葉です。
何か対応を求めるわけではありませんが、メールの内容を知っておいて欲しいといった人物も少なからずいます。
必要に応じてCCも活用してください。

CCで指定されたメールアドレスは公開され、メール送信者とTOで指定した相手とのやり取りが共有されます。
効率よく情報共有したい場合にCCを使ってください。

BCC（ブラインドカーボンコピー）の特徴と使い方

BCC（ブラインドカーボンコピー）はメールアドレスを隠してメールの内容を伝えたい対象者を意味する言葉です。
メール送信者とTOで指定した相手がどちらも情報共有者のメールアドレスを知っている場合はCCで問題ありません。

しかし、メール送信者とTOで指定した相手のいずれかしか情報共有者のメールアドレスを知らないケースもあります。
上記のケースはBCCを用いるなどして、状況に応じてCCと使い分けましょう。

よく見かける使い方に、不特定多数の宛先向けに一斉配信をする場合があります。
宛先を全てBCCにして「BCCにて失礼します」と一文添えて送信しているケースです。
これをTOやCCにしてしまうと、受信者全員が自分以外の宛先＝メールアドレスを知れてしまうことになるので注意しましょう（個人情報の流出）。

Gmailで一斉送信する方法とは？

次に、Gmailで一斉送信する方法について、以下の内容を紹介していきます。

• グループを作成して一斉送信する手順
• CCやBCCを使って一斉送信する方法

グループを作成して一斉送信する手順

グループを作成して一斉送信する場合、以下の手順で一斉送信します。

1. 連絡先を表示
2. ラベルを作成・ラベルを管理
3. ラベルにメール送信対象者の連絡先を追加・編集

まずはGoogleのホーム画面を表示し、右上のメニューバーをクリックします。
スクロールすると「連絡先」という項目があるため、連絡先の画面を表示させてください。

連絡先を表示したら、「ラベル」のメニューバーの横に「＋」マークがあるため、そのボタンを押します。
ラベルをまだ作成していない方は上記の形でラベルを新規作成し、すでにラベルを作成している場合は、対象のラベルを選択しましょう。

ラベルを選択したら、連絡先から送信対象者を対象のラベルに追加します。
最初は設定が面倒に感じやすいですが、一度設定しておくとそれ以降はさほど手間をかけずにメールの一斉送信が可能です。

CCやBCCを使って一斉送信する方法

CCやBCCを使って一斉送信する場合、以下の手順で一斉送信します。

1. Gmailのメールツールを表示
2. メールの宛先でメール送信対象者を複数選択

まずはGmailのツールを表示させます。
Gmailの作成をクリックし、メール作成画面を表示させてください。

メール作成画面を表示させると上記の画面が表示されるため、CCあるいはBCCを選択します。
CC・BCCに応じて連絡先を設定すればまとめて送信可能です。
同じ送信先の相手であれば、送信済みのメール内容を編集することで手間をかけることなく送信できます。
しかし、送信先に変更がある場合にはおすすめできません。

スマートフォンからGmailで一斉送信する方法

次に、スマートフォンからGmailで一斉送信する方法について紹介していきます。

• Androidで一斉送信する手順
• iPhoneで一斉送信する手順

Androidで一斉送信する手順

AndroidのスマートフォンではGoogle関連のアプリが標準搭載されています。
パソコンで送信する際の方法と同じ流れでメールを一斉送信することが可能です。
ラベルの作成・連絡先の追加なども同じ流れで対応できます。

ただ、スマートフォンだと画面が小さいために、ラベル管理の手続きが難しい場合があるため、ラベル管理だけパソコンで対応する方法もおすすめです。

iPhoneで一斉送信する手順

iPhoneのスマートフォンでは標準機能で連絡先のラベルの同期ができません。
TOあるいはCCでのメールの一斉送信はできても、BCCによるメールの一斉送信の対応は難しいです。
iPhoneのスマートフォンから対応する場合は、連絡先の同期アプリが求められます。

Googleの連絡先同期のアプリは無料でインストールできるため、事前に準備しておきましょう。

Gmailで一斉送信ができない場合の原因

次に、Gmailで一斉送信ができない場合の原因について紹介していきます。

• メール送信数の制限によるエラー
• メール受信数の制限によるエラー
• スパムフィルタによる迷惑メールのブロック
• 配信先メールアドレスの間違い
• 2024年2月以降のGmail送信者ガイドラインの変更

メール送信数の制限によるエラー

Gmailで一斉送信するメールの数には限度があり、一定以上の数のメールは一度に送信できません。
Gmailの場合、1通のメールを合計2,000件まで送信できます。
2,000件あれば、社内メールには活用しやすいです。
しかし、顧客向けに一斉送信する場合は、Gmailのデフォルト機能では対応できません。

従業員間のメールも会社の規模があまりにも大きい場合には不向きです。
1日経過すると再度2,000件送信できるようになります。
上限を超える場合は、別のメールアカウントを用意してメールを送信する必要があり、手間がかかりやすいです。

メールの送信制限を超えてしまうと、最長で24時間メールの送信が停止されます。
業務や顧客サービスに大きな影響が出るため、送信制限に引っかからないように利用することが重要です。

メール受信数の制限によるエラー

Gmailにはメール送信数だけでなくメール受信数にも上限があります。
受信できるメールの数に上限があるわけではありませんが、あまりに多くの数のメールを保管していると15GBの容量上限を超えてしまうケースも珍しくありません。
この”15GB”はGoogleドライブやGoogleフォトなど他のGoogleサービスとも共有しています。

不要なメールやファイルなどを定期的に削除することで容量不足によるメール受信の失敗は避けられることを覚えておきましょう。

ちなみに、送信するメールのデータ容量にも制限があり、50MBを超えるメールは送信できません。
メール1件あたり500個までデータを添付できますが、容量の大きいデータはファイル便を活用するなどして対応してください。

スパムフィルタによる迷惑メールのブロック

Gmailに搭載されているスパムフィルタで迷惑メールに割り振られている場合があります。
Gmailのメールフィルタが機能すると、スパムメール・フィッシングメールと認識された場合に受信箱にメールが入りません。

重要なデータが入ったメールが迷惑メールに送られており、業務に支障をきたすケースもあります。
普段から迷惑メールも確認する癖を付けておくと、重要なメールを見逃すことがなくなります。

そして、必要なメールが迷惑メール扱いされていた場合には、受信トレイ（通常メールボックス）への移動や迷惑メール解除（送信者ブロック解除）ボタンを押しておきましょう。

配信先メールアドレスの間違い

間違ったメールアドレスにメールを送信してしまい、本来送るメールアドレスにメールが届かない場合があります。
メールアドレスのラベル設定や送信先設定の際に、間違ったメールアドレスが設定されていないかよく確認しましょう。

配信先メールアドレスの間違いを防ぐためにも、ラベルを活用したメール送信の方法がおすすめです。

ちなみに、Gmailにはオートコンプリート機能が搭載されており、メールアドレスの打ち間違いが起きにくくなります。

オートコンプリート機能は過去に送信したメールアドレス先であれば、文字列から推測して対象のメールアドレスを表示してくれる機能です。
配信先メールアドレスで間違うことはなくなりますが、確実に防げるものとは限らない点に注意してください。

2024年2月のGmail送信者ガイドラインの変更

2024年2月1日からGmailのセキュリティ要件におけるガイドラインが変更され、メールが正しく受信できていないこともあります。

調査によりインターネット上のサイバー攻撃の約90%はメールによって引き起こされていると判明しました。
よりメールの透明性を高めるために、2024年2月以降に以下の要件が設定されています。

• 電子メールを認証する
• 簡単な購読解除を有効にする
• 必要なメールを送信していることを確認する

など

「電子メールを認証する」は、送信ドメイン認証（SPF/DKIM/DMARC）への対応、「簡単な購読解除を有効にする」は、ワンクリックでの購読解除への対応、「必要なメールを送信していることを確認する」は、一定以下にスパムレートの値を維持することです。

また、送信部のSTARTTLSへの対応やメールフォーマット（RFC5322）の準拠など、他にもさまざまな要件が課されています。

企業が顧客に向けてメールを一斉送信する場合はうまくメールが送信されない可能性がある点に注意してください。

メーリングリストを活用した一斉送信の方法

メーリングリストを活用してメールを一斉送信する方法もあります。
メーリングリストは複数名に対して同じメールを送信するために作られた仕組みです。
本来なら送信する相手全員のメールアドレスを1つずつ選択する必要があります。

メーリングリストを活用すると、特定のメールアドレスにメールを送信すると、あらかじめ登録しているメールアドレスすべてにメールを送ることも可能です。
メーリングリストを活用してメールを一斉送信する方法は以下の手順で進められます。

1. グループを作成
2. 作成したグループを開いて対象のメーリングリストを選択
3. 「全員に返信」・「投稿者に返信」から選択

グループ作成画面に進み、共有メールアドレスを設定して必要なメンバーを追加します。
次に、メーリングリストを選択して本文などを入力してメールを送信してください。
メールを受信したら、「全員に返信」あるいは「投稿者に返信」から選択してメールを返信しましょう。

大量のメール送信にはメール配信システムがおすすめ

大量のメールを送信する場合には、メール配信システムを用いることをおすすめします。
メール配信システムは大量のメールを低遅延で送信できるメールマーケティングツールです。

Gmailは本来大量にメールを送信するように設計されていません。
TO機能・CC機能・BCC機能を活用して一斉送信できても、1日あたり送信できるメールの数に限度があります。

しかし、メール配信システムを活用すると、顧客向けにメールを一斉送信しても、送信数の上限には引っかかりません。
加えて、HTMLメールでデザインにこだわることもでき、ABテストなどの分析機能も搭載されています。
メールを分析することで、効果的なマーケティングツールとしての活用も可能です。

メール配信システムを利用するメリット

次に、メール配信システムを利用するメリットについて紹介していきます。

• 大量配信ができる
• セキュリティ対策がしてある

大量配信ができる

メール配信システムには大量配信ができるメリットがあります。
メール配信には到達率と呼ばれる用語があり、到達率はメールが正しく相手に送信されている割合を示す言葉です。

多くのメールを一斉送信すると到達率が下がりやすい傾向にあります。
しかし、メール配信システムを活用することで到達率を下げずにメールの大量配信が可能です。

メール配信システム・契約プランごとで配信できるメールの数に若干差があり、送信スピードも異なります。
1時間あたり1,000万通メールを送信できるシステムも珍しくありません。
どの程度の大量配信と配信スピードが必要か考えて、導入するシステムを選びましょう。

セキュリティ対策がしてある

メール配信システムは単にメールが大量配信できるだけでなく、セキュリティ対策も施されています。

メールが配信できればよいわけではなく、安全性を確保してメールを大量配信することが重要です。
Gmailでもセキュリティ強化のための対策が取られましたが、メール配信システムではサポート窓口で相談しやすい仕組みになっています。

いつでもトラブルが起きた場合に相談しやすいメール配信システムを選ぶと、被害が拡大しないうちに問題に対応しやすいです。

まとめ：Gmailの一斉送信はリスクがあるのでメール配信システムがおすすめ

（引用元：Mail Publisher（メールパブリッシャー）の公式サイト）

Gmailを活用してメールを一斉送信することは可能です。
しかし、Gmailはメールの大量送信を前提として作られたメールシステムではありません。
メールの送信数に制限があり、メールの到達率が低下するリスクがあります。

メール配信システムを活用すると到達率を下げることなくメールの大量送信が可能です。
GmailでTO・CC・BCCを活用するよりも簡潔かつオリジナルのデザイン設計でメールが送信できます。
メールの大量配信を考えている場合は、メール配信システムを活用してみてください。

メール配信システムにもさまざまな種類がありますが、業界トップクラスの地位を獲得しているMail Publisher（メールパブリッシャー）がおすすめです。

Mail Publisher（メールパブリッシャー）は大量配信・到達率に優れており、Gmailの送信者ガイドラインにも対応しています。
安心して活用できるメール配信システムを探している方は、Mail Publisher（メールパブリッシャー）の利用を検討してみましょう。