メーリングリストとは？仕組みやGmailでの作り方から注意点まで徹底解説

メーリングリストとは？

「メーリングリスト」とは、複数人に対して同時に同じメールを送信する機能のこと。「ML（エムエル）」や「メーリス」とも呼ばれています。

送信者のリストをあらかじめ作っておけるため、営業先へのメールや各部署へのメールなど、ビジネスシーンでも大いに役立つ機能です。1人ずつ送信したり、送信の都度複数のアドレスを設定したりといった手間が省ける点は、メーリングリストならではの特徴ともいえるでしょう。

セキュリティ面など注意すべき点もありますが、同じグループに対してメールを作成する機会が多い場合は、メーリングリストを活用することでメリットを享受できます。

メーリングリストを利用するメリット

次に、メーリングリストを利用するメリットについて、以下の内容を紹介していきます。

• 複数人に手間なくメールを送れる
• コスト削減につながる
• 宛先ミスによる情報漏洩を防ぎやすい

複数人に手間なくメールを送れる

2人以上の相手に同じメールを送りたいとき、あらかじめメーリングリストを作成しておくことでアドレス入力の手間が省けます。はじめに送信者を登録する必要はありますが、一度完成してしまえば2回目以降の入力は不要です。

例えば「社内の営業部全員に議事録を送りたい」「複数の顧客に同時にメールを送りたい」といった場合、メーリングリストが有用です。

コスト削減につながる

メーリングリストは、既存のメールサービスを用いて無料で使えるものが多くあります。「Gmail」「Outlook」がその代表格です。別途有料のツールを導入する必要がないため、コストパフォーマンスは非常に良いといえます。

また、メール文をコピペしたり、送信の都度複数のメールアドレスを入力したりといった手間の省略により、人的・時間的コストも削減できるでしょう。あらゆる面でコストを抑えられるのはメーリングリストを活用する大きなメリットです。

宛先ミスによる情報漏洩を防ぎやすい

メールの送信先が増えても情報が漏れにくい点は、メーリングリストの魅力。1通ずつメールアドレスを設定する必要がないため、入力ミスや漏れのリスクの低減が可能です。

例えば20人に対して同一メールを一斉送信する場合、20人分のメールアドレスを入力する手間がかかるだけでなく「入力ミスで1人に届いていなかった」「送るべきでないアドレスが入っていた」といったリスクが考えられます。

メーリングリストであれば送付先を固定化できるため、このような情報漏洩を避けるためにも役立つでしょう。

メーリングリストのデメリットと注意点

次に、メーリングリストのデメリットと注意点について、以下の内容を紹介していきます。

• 管理に手間がかかる
• メルマガなどでの利用には不向き
• セキュリティ事故が起こりやすい

管理に手間がかかる

メーリングリストを安全に活用するためには、定期的な管理が必須です。リストの登録者を追加・削除する頻度が高くなるほど、管理の作業頻度も増える点は理解しておきましょう。

10人程度であれば目視しやすいものの、30人や50人以上といった規模になるとそのぶん手間も増えます。また、メーリングリストの数が多い場合、ひとつずつ管理していく時間が必要です。

メルマガやメールマーケティングでの利用には不向き

複数人に対するメール送信で便利なメーリングリストですが、メルマガ配信やメールマーケティングといった用途には向いていません。メーリングリストを使って送信したメールは、開封率やクリック率などの効果測定ができないためです。

また、メルマガ配信のように会員登録・退会が頻出するシステムにおいて、メーリングリストは多大な管理工数を要します。個人名を書いたり、各顧客に向けたカスタマイズメールを作成したりできないため、マーケティングとメーリングリストの相性は悪いと考えたほうがよいでしょう。

セキュリティ事故が発生しやすい

メーリングリストの管理にミスがあると、セキュリティ事故を発生させるリスクにつながります。メールアドレスの漏れ・ミスを防ぐには有用なツールですが、以下のような可能性も念頭に置いておきましょう。

• 元従業員など送るべきでない人に送信
• 受信専用・送信専用などのセキュリティ設定ミス
• スパムメールでの悪用

元従業員など登録を解除すべきメールアドレスを残したまま送信した場合、不本意な相手に情報を届けることになります。競合他社への情報漏洩リスクを高めるリスクもあるため、セキュリティ面への配慮は非常に重要です。

メーリングリストの作り方とは？

次に、メーリングリストの作成方法について、以下の内容を紹介していきます。

• Gmailでのメーリングリストの作り方
• Outlookでのメーリングリストの設定手順

Gmailでのメーリングリストの作り方

Gmailでメーリングリストを作成する際は「Googleグループ」を使用します。まずGoogleアカウントにログインしてから、Googleグループのページにアクセスしましょう。

①Googleグループページに入ると、左側に「グループを作成」があるのでクリックし、作成に進みます。

②「グループ名」「グループメール」「グループの説明」の3つの項目を入力し「次へ」を押します。

グループメールはメーリングリストで使うアドレスとなり、グループの説明はその概要を表示する項目です。

③メーリングリストへの参加やメールの閲覧・投稿に関するプライバシー設定を行います。

例えば、リスト作成者のみが投稿したりメンバーを確認したりする場合は「グループのオーナー」、作成者以外にも権限を与える場合は「グループマネージャー」を選択しましょう。

④登録したいメンバーが決まっている場合は、メールアドレスを入力していきます。複数のメールアドレスの記入も可能です。

招待メッセージにメーリングリストの説明があると、招待を受け取った人もスムーズに参加できるでしょう。

⑤最後にボックスをチェックし、メーリングリストの作成手順は完了です。

作成されたメーリングリストは、Googleグループのトップページにひとつずつ表示されます。

Outlookでのメーリングリストの設定手順

Outookでメーリングリストを作成する場合は、Webページまたはアプリでアカウントにログインします。以下の設定手順と画像はWebページで操作した流れです。

①まずはトップページの左側にある「連絡先」または「People」のマークをクリックし、連絡先ページに移動します。

②「新しい連絡先」のプルダウンから「新しい連絡先リスト」を選択。

③「連絡先リストの名前」「メールアドレス」「説明」の3つの項目を入力します。なお、メールアドレスは複数の記入が可能です。

記入後「作成」をクリックすると、メーリングリストの作成が完了します。

④作成したメーリングリストは「すべての連絡先リスト」に格納されています。

新しい送信者の追加や削除など、リストの編集もこのページから操作可能です。

メーリングリストと他の配信方法の違い

次に、メーリングリストと他の配信方法の違いについて、以下の内容を紹介していきます。

• メーリングリストと同報メール・グループメールの比較
• メーリングリストとメール配信サービスの使い分け

メーリングリストと同報メール・グループメールの比較

同報メールは「一斉送信」とも呼ばれており、複数のメールアドレスを入れて送信する方法です。メインの送付先と併せて送信する際の「CC」、対象者のアドレスを隠すことができる「BCC」も同報メールに当たります。

メーリングリストの送信元が専用のアドレスになるのに対し、同報メールの送信元は送信者のメールアドレスになる点が大きな違いです。

また、メーリングリストと似たものに「グループメール」がありますが、登録者のみが投稿できるメーリングリストに対し、グループメールは誰でも可能。返信時の発信元はグループメールアドレスになるため、開放的かつ匿名性が高い機能といえるでしょう。

同報メールの詳細は、「同報メールとは？正しい使い方と注意点、効率的な配信方法を解説」の記事で紹介しているので、参考にしてみてください。

メーリングリストとメール配信サービスの使い分け

メーリングリストは、複数のメールアドレスに対して同じメールを送信したいときに便利な仕組みです。定期的な管理体制が整う環境であれば、複数のメーリングリストを有効活用して社内外のコミュニケーションに役立てられるでしょう。

ただし、メルマガ配信やメールマーケティングでの利用は得策といえません。マーケティング戦略でメールを使うのであれば、メーリングリストよりもメール配信サービスのほうがおすすめです。

マーケティングに特化したサービスのため、効果測定を行いながら管理・配信ができます。メールマーケティングに適したサービスの導入を検討中の方は、操作性・機能性・連携性を兼ね備えた「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」をぜひご活用ください。

まとめ：メーリングリストを上手に活用しよう

複数人への同一メール送信で便利なメーリングリストですが、管理の手間が増えたりセキュリティ事故が発生したりといったデメリットを知ることも大切です。特にセキュリティ事故は企業のイメージダウンにもつながるため、メリットを発揮できる環境が整えられるよう備えましょう。

なお、メルマガ配信やメールマーケティングを検討している方には、メーリングリストよりもメール配信サービスがおすすめです。ご紹介した注意点・比較内容も参考にしながら、利用目的や送信相手に適した方法を使い分けてください。