同報メールとは？正しい使い方と注意点、効率的な配信方法を解説

同報メールとは？

同報メールとは、複数の相手（メールアドレス）に一斉に送信する同じ文面のメールのことです。

「一斉メール」と呼ばれることもあり、基本的には取引先や顧客などの社外へ向けたお知らせ・報告やメールマガジンで使用されます。

そのため、基本的には返信を必要としないメールで使用されることが多いです。

メーリングリストとの違いは何？

同報メールはメーリングリストと混同されやすいため、2つの違いを認識しておく必要があります。

同報メールとメーリングリストとの違いは、簡単に言えば1つ1つ送信先を指定するかどうかです。

メーリングリストは、複数の送信先を1つにまとめたものなので、メールアドレスを宛先に入力する必要がありません。
そのため、入力する手間が省ける一方で、メーリングリスト宛に返信した際にリストに入っている全員にメールが届いてしまうデメリットがあります。

一方、同報メールはすべて送信先のメールアドレスを宛先に入力して送る方法です。
手間はかかりますが、多数の返信が見込まれる場合は同報メールのほうが適しています。
また、特定の人物を省いて送信できるため、メーリングリストの全員に送りたくない場合にも利用されることが多いです。

同報メールの正しい使い方とマナー

同報メールは基本的にCcやBccにメールアドレスを入力することとなり、判断基準は宛先のメールアドレスがメールを一斉送信した人に見られても問題ないかです。

上記の画像はGmailの画面ですが、「宛先」は他のメールソフトでは「To」と表記されていることもあります。

「宛先」「Cc」「Bcc」の違いを理解して適切に使い分けましょう。
「宛先（To）」には、メールを読んでほしい人、やり取りをしたい人を入れます。

「Cc」は「Carbon Copy」の略で、同じ内容を把握しておいてほしいけど、返信を求めない場合に入れることが多いです。担当者は宛先（To）、その上司はCcといった使い方で、情報共有したい人をCcに入れます。

「Bcc」は、「Blind Carbon Copy」の略です。Bccに入れたメールアドレスは他の受信者には見えず、個人情報保護のために使用されます。

そのため、メールマガジンといった大勢の人に一斉にメールを送る際はBccを使うようにしましょう。

同報メールの注意点と問題点

ここからは、同報メールの注意点と問題点について以下の内容を紹介します。

• To・Cc・Bccの使い分けを間違える
• 迷惑メールとみなされるリスク
• 受信者のプライバシーへの配慮
• 大量配信による配信遅延やエラー

To・Cc・Bccの使い分けを間違える

同報メールを送る際は、To・Cc・Bccの使い分けを間違えないように注意しましょう。

基本的には、同報メールはCc・Bccに送信先を入れることとなります。

送信先メールアドレスを管理しているExcelやCSVから転記する際に、誤ってToに入れてしまって全員にメールアドレスが開示されれば大問題です。

大規模な情報漏洩として顧客や取引先に損害を与えてしまい、企業の信頼性低下や訴訟問題にまで発展する恐れがあります。

送信前にダブルチェックをするなど、事故が起きないように対策を行いましょう。

迷惑メールとみなされるリスク

一斉に不特定多数の人間にメールを送信すると、迷惑メールとみなされる場合があります。

迷惑メールとみなされる理由は、同一のIPアドレスから大量のメールを送信すると、受信元のプロバイダがスパムと判断して受信拒否を行うためです。

IPアドレスがスパム認定されてしまうと、その後送るメールも迷惑メールとみなされてメールマガジンの配信ができなくなってしまう恐れがあります。

対策方法としては、一度に大量に送るのではなく、日にちや時間をズラして送信するなどの工夫をすると良いでしょう。

受信者のプライバシーへの配慮

同報メールを送信する際は、受信者のプライバシーへの配慮も欠かせません。

宛先が多くなる同報メールでは、顧客や取引先の個人情報を誤って公開してしまわないよう、細心の注意を払う必要があります。

最低限のマナーとして、誤送信のリスクを減らしてプライバシーに配慮し、自社の信用を守るよう努めましょう。

大量配信による配信遅延やエラー

メールを大量配信することにより、配信遅延や送信エラーが起きることもあります。

配信する量が多すぎるとサーバーの処理が追い付かず、遅延が生じてしまいます。
これは、道路の渋滞と同じ考え方ができ、道路の幅に対して車の量が多すぎると渋滞が起こるのと同じで、サーバーが対応できる通信量をオーバーするとエラーや遅延が発生するということです。

配信遅延やエラーが起きて顧客の元にメールが届くのが遅れてしまうと、様々な損失が発生してしまいます。
例えば、期間限定のお得情報が遅延により適切な時間に伝えられず、企業側は利益が落ち、顧客側はお得に購入できる機会を逃してしまうでしょう。

このような損失を防ぐためにも、遅延やエラーが起きないように対策する必要があります。

効率的な同報メール配信のための方法

同報メールは、手動でメールアドレスを設定する必要があるため、リスクが伴うだけでなく単純に効率が悪くなります。

効率的な同報メール配信を行うには、メーリングリストを活用するか、専用のメール配信システムを利用するのがおすすめです。

メーリングリストも手動で送信先を設定する必要があり、一斉送信による迷惑メール認定のリスクが伴います。

メール配信に特化したツールであるメール配信システムなら、安全かつ安心してメールを多くの人に一斉に届けられます。

その中でも、「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」は、国内トップクラスのスピードと到達率でメールが届きやすくおすすめです。
大手企業や自治体にも選ばれており、月間80億通以上のメールを配信しています。

直感的に操作できてストレスのない操作性も魅力で、効率的なメールマーケティングの実施が可能です。

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まとめ：同報メールを適切に活用するポイント

この記事では、同報メールについてご紹介しました。

ビジネスの場面においてよく使われる同報メールですが、複数のアドレスに一斉送信する点ではリスクも付きまといます。
迷惑メールとみなされることや、個人情報の漏洩につながる場合もあり、一歩間違えれば企業の信用が落ちてしまう可能性があります。

こうした誤送信や未達のリスクを軽減するなら、安全で効率的に使用できるメール配信システムの導入を検討しましょう。