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ビジネスメールの締めの言葉を極める!シーン別の例文とポイントを解説

ビジネスメールの締めの言葉を極める!シーン別の例文とポイントを解説

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ビジネスメールを作成する際に、「締めの言葉」をどうすれば良いか迷うことはありませんか?
相手に対して良い印象を残すためには、適切な締めの言葉が欠かせません。
この記事では、シーン別の例文やポイントを詳しく解説し、あなたのメールをより効果的にする方法を紹介します。
実践することで、どんな状況でも自信を持ってメールを締めくくることができるようになります。
メールの最後をどう結ぶか迷ったときの参考にしてください。

ビジネスメールで使う「締めの言葉」とは?

ビジネスメールで使う「締めの言葉」とは、メールの最後に添える一文やフレーズで、相手に対する感謝や依頼、敬意を示す重要な部分です。
締めの言葉は、メール全体の印象を決定づけるだけでなく、相手に対する配慮や礼儀を伝える役割も果たします。
例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」や「引き続きよろしくお願いいたします。」といった表現があります。相手への感謝や今後の対応を促すフレーズとして効果的です。

なお、ビジネスメールの締めの言葉を選ぶ際にはポイントがあります。
第1に、上司や取引先、同僚など、メールの相手に応じた適切な言葉を選びましょう。
第2にメールの内容や目的に応じた締めの言葉を使うことで、相手に対する配慮を示すことが重要です。
そして、クッション言葉を活用し、柔らかい印象を与えるようにしてみましょう。

ビジネスメールにおいて締めの言葉が重要な理由

ビジネスメールにおいて締めの言葉は非常に重要な役割を果たします。

まず、締めの言葉は相手に対する敬意や感謝の気持ちを伝えるための重要な手段です。適切な締めの言葉を使うことで、相手に対する配慮や礼儀を示すことができ、メールの受け手に好印象を与えます。

また、締めの言葉はメール全体の印象を決定づける要素になります。メールの内容が素晴らしくても、最後の一言が不適切であれば、相手に対する印象が損なわれることがあります。

例えば、「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」という一言を添えるだけで、丁寧で誠実な印象を与えることができるでしょう。

さらに、締めの言葉は次のアクションを促す役割も果たします。「ご返信をお待ちしております。」といったフレーズを使うことで、相手に具体的な行動を促すことができ、ビジネスの進行を円滑に進めることができるでしょう。

ビジネスメールの締めで押さえるべき5つのポイント

次に、ビジネスメールの締めで押さえるべき5つのポイントについて、以下の内容を紹介していきます。

  1. 相手との関係性を考慮する
  2. メールの内容や目的に合わせる
  3. 適切なクッション言葉を活用する
  4. 季節や時候のあいさつを取り入れる
  5. 「よろしくお願いいたします」の正しい使い方

1. 相手との関係性を考慮する

ビジネスメールの締めの言葉を選ぶ際には、相手との関係性をしっかりと考慮することが重要です。

メールの受け手が上司や取引先の場合、より丁寧で礼儀正しい表現を使用することが求められます。

例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」といったフレーズは、上司や取引先に対して敬意を示す言葉として適しています。

一方、同僚や部下に対しては、もう少しカジュアルな表現を使うことが可能です。例えば、「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」や「引き続きよろしくお願いいたします。」といった表現が適しています。

相手との関係性を考慮することで、メールの受け手に対する配慮を示すことができます。これは、相手に対する敬意や感謝の気持ちを伝えるために非常に重要です。

適切な締めの言葉を選ぶことで、ビジネスコミュニケーションの質を高め、信頼関係を築くことができます。

2. メールの内容や目的に合わせる

メールの締めの言葉を選ぶ際には、メールの内容や目的に応じて適切なフレーズを選ぶことが重要です。

メールの内容によって、締めの言葉が相手に与える印象や伝えたいメッセージが大きく変わります。

例えば、感謝を伝えるメールでは、相手の協力や対応に対する感謝の気持ちを明確に表現しましょう。

「ご協力いただき、感謝申し上げます。」や「迅速なご対応に感謝いたします。」といったフレーズは、感謝の意をしっかりと伝えるために効果的です。良好な関係を築くことが期待できるでしょう。

一方、依頼やお願いをするメールでは、相手に対するお願いの意図を明確にし、丁寧に依頼することが求められます。

「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」や「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」といったフレーズが、依頼のメールにおいて適切な締めの言葉です。

相手に対する配慮と敬意を示しつつ、具体的な行動を促すことができます。

3. 適切なクッション言葉を活用する

クッション言葉を効果的に使うことで、メールの内容が柔らかく、丁寧なものになります。

特に依頼やお願いをする際に重要であり、相手に対する配慮を示すことで、より良い関係を築くことが期待できるでしょう。

また、クッション言葉を適切に使うことで、メールの内容が過度に強調されることを防ぎ、相手に対する印象を良くすることができます。

例えば、「お手数をおかけしますが」といった表現は、相手に対する依頼やお願いをする際に使うと効果的です。相手に対する負担を軽減し、丁寧な印象を与えることができます。

「お忙しいところ恐縮ですが」という表現も、相手の時間や労力を尊重しながらお願いや依頼をする際に有効です。相手に対する敬意と配慮を示すことができます。

「恐れ入りますが」を使うと、依頼やお願いの前に使うことで、相手に対する配慮を示すことができます。相手が依頼を受け入れやすくなり、コミュニケーションが円滑になるでしょう。

4. 季節や時候のあいさつを取り入れる

ビジネスメールに季節や時候の挨拶を取り入れることで、相手に対する配慮や心遣いを示すことができます。

メールの受け手に温かい印象を与え、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進めることができます。

例えば、「暑い日が続いておりますが、どうぞご自愛ください。」という表現は、夏の暑さが厳しい時期に使うと効果的です。

この一言を添えることで、相手の健康や快適さを気遣う姿勢を示すことができ、メール全体の印象が柔らかくなります。

時候の挨拶は、季節に応じて適切なものを選び、使うことがポイントです。

なお、季節や時候の挨拶は、ビジネスメールの締めの言葉として使うだけでなく、メールの冒頭部分にも取り入れることで、メール全体に温かみを持たせることができます。

「新緑の候、皆様ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」といった表現は、春の季節にぴったりです。

5. 「よろしくお願いいたします」の正しい使い方

「よろしくお願いいたします」はメールで頻繁に使われるフレーズで、用途は多様です。しかし、使い方には注意が必要です。文脈に応じて適切に使い分けることが求められます。

例えば、依頼をする際には、「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」と使います。相手に対する丁寧な依頼の意思を示すのに適しています。

感謝の気持ちを表す場合には、「ご協力いただき、誠にありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。」といった形で使うと良いでしょう。相手に対する感謝の意を伝えつつ、継続的な関係をお願いすることができます。

また、「何卒よろしくお願いいたします。」や「引き続きよろしくお願いいたします。」といったより丁寧な表現を選ぶことで、相手に対する敬意と礼儀を示すことができます。

「よろしくお願いいたします」は非常に汎用性が高いですが、使い方をマスターすることで、相手に対する良い印象を確実に残しましょう。

シーン別に学ぶ!ビジネスメールの締めの言葉の例文集

次に、シーン別のビジネスメールの締めの言葉の例文集を紹介していきます。

  • 基本的な返信をするときの締めの言葉
  • お願いや依頼をするときの締めの言葉
  • 感謝の気持ちを伝えるときの締めの言葉
  • 謝罪やお詫びをするときの締めの言葉
  • 報告や連絡をするときの締めの言葉
  • 提案や相談をするときの締めの言葉
  • お断りするときの締めの言葉
  • 季節に合わせた時候の結びの言葉

基本的な返信をするときの締めの言葉

例文:

  1. ご確認いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
  2. お忙しいところ、ご対応いただき誠にありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。
  3. ご返信ありがとうございます。今後もどうぞよろしくお願いいたします。
  4. お返事いただき、感謝申し上げます。引き続きよろしくお願いいたします。
  5. 迅速なご対応、ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。

解説:
相手に対する感謝の意を示しつつ、今後の関係や対応をお願いする表現を使っています。

基本的な返信では、過度に堅苦しくならず、適度にカジュアルな表現を使うことがポイントです。

相手との関係性やメールの内容に応じて、適切なトーンで返信することが求められます。締めの言葉を使うことで、メール全体の印象を良くし、相手との良好な関係を築くことが期待できるでしょう。

お願いや依頼をするときの締めの言葉

例文:

  1. お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
  2. ご多用中のところお手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
  3. お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
  4. ご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。
  5. お手数ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

解説:
依頼やお願いをする際に相手に対する配慮を示し、丁寧な表現を用いることを重視しています。クッション言葉を使うことで、相手に対する負担を軽減し、依頼内容を柔らかく伝えることができます。

また、「ご確認のほど」や「ご対応いただけますよう」のようなフレーズは、具体的な行動を促すために有効です。相手が何をすべきか明確に伝わり、依頼の内容がスムーズに進行します。

お願いや依頼をする際には、丁寧で配慮のある表現を使うことで、相手に対する敬意を示し、依頼が受け入れられやすくなります。

感謝の気持ちを伝えるときの締めの言葉

例文:

  1. 迅速なご対応に感謝いたします。引き続きよろしくお願いいたします。
  2. ご協力いただき、誠にありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
  3. お忙しい中、ご返信いただき感謝申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。
  4. ご支援いただき、心より感謝申し上げます。今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
  5. ご対応いただき、深く感謝しております。引き続きよろしくお願い申し上げます。

解説:
感謝の気持ちを伝える際には、相手に対する敬意と感謝を具体的に表現することが大切です。

例文1と2のように、相手の行動に対する具体的な感謝を伝えることで、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。

また、例文3,4,5のように、感謝の意を伝えた後に、継続的な関係をお願いすることで、感謝の気持ちを示すだけでなく、今後の協力を促すことができます。

謝罪やお詫びをするときの締めの言葉

例文:

  1. ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。
  2. この度はご不便をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
  3. ご指摘いただき、ありがとうございます。深く反省し、今後改善に努めます。引き続きよろしくお願いいたします。
  4. ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございませんでした。今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
  5. この度は誠に申し訳ありませんでした。引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

解説:
メールで謝罪やお詫びをする際には、相手に対する誠意をしっかりと伝え、今後の対応を示すことが重要です。

適切な締めの言葉を使うことで、相手に対する敬意を示し、信頼関係を修復しましょう。

報告や連絡をするときの締めの言葉

例文:

  1. 以上、ご報告申し上げます。引き続きよろしくお願いいたします。
  2. ご連絡が遅くなりましたこと、お詫び申し上げます。何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
  3. ご報告いただき、ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。
  4. お知らせいただき、感謝いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  5. 取り急ぎご連絡まで。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

解説:
これらの例文では、報告や連絡を行う際に相手に対する配慮を示し、次のステップを明確にする表現を使っています。

報告や連絡をする際には、内容を簡潔に伝え、相手に対する配慮を示すことが重要です。適切な締めの言葉を選ぶことで、メール全体の印象を良くし、スムーズなコミュニケーションを実現することができます。さらには信頼関係の強化も期待できるでしょう。

提案や相談をするときの締めの言葉

例文:

  1. ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
  2. ご意見をいただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
  3. ご確認の上、ご返答をお待ちしております。何卒よろしくお願いいたします。
  4. お手数をおかけしますが、ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。
  5. ご多忙のところ恐縮ですが、何卒ご検討のほどお願いいたします。

解説:
これらの例文では、提案や相談を行う際に相手に対する配慮を示し、具体的な行動を促す表現を使っています。

特に例文3と4では、具体的な行動を促すのに有効で、相手が何をすべきか明確に伝わり、提案や相談の内容がスムーズに進行することが期待できるでしょう。

メールで提案や相談を行う際には、相手に対する配慮を示しつつ、具体的な行動を促すことが重要です。適切な締めの言葉を使うことで、相手に良い印象を与え、協力を得やすくなります。

断りやお断りをするときの締めの言葉

例文:

  1. 誠に申し訳ありませんが、今回はご期待に添えかねます。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
  2. ご期待に添えず、大変申し訳ございません。引き続きよろしくお願いいたします。
  3. ご希望にお応えすることができず、申し訳ございません。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  4. お力になれず、心苦しく存じます。何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
  5. 今回の件につきまして、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

解説:
ここで挙げた例文では、断りやお断りをする際に相手に対する配慮を示すために、できる限り丁寧な表現を用いることを重視しています。

断りやお断りをする際には、相手に対する敬意と配慮を示すことが重要です。適切な締めの言葉を選ぶことで、相手に対する良好な印象を保ち、信頼関係を維持することができます。

季節に合わせた時候の結びの言葉

例文:

  1. 暑い日が続いておりますが、どうぞご自愛ください。
  2. 寒さが厳しい折、お体にお気をつけてお過ごしください。
  3. 春の訪れを感じる今日この頃、皆様のご健康をお祈り申し上げます。
  4. 秋の深まりを感じる季節、どうぞお体にお気をつけてお過ごしください。
  5. 梅雨の季節となりましたが、変わらずご健勝でお過ごしください。

解説:
ここで挙げた例文では、相手の健康を気遣う姿勢を示しており、丁寧で心温まる印象を与えるでしょう。

また、季節の変化に応じた挨拶を使うことで、メールに季節感を持たせ、メール全体に温かみを持たせる効果があります。

季節に合わせた時候の結びの言葉で締めることで、メール全体の印象が良くなり、相手との信頼関係を強化することが期待できます。

まとめ:効果的な締めの言葉で好印象なビジネスメールを

メールの締めの言葉は、相手に対する敬意や感謝、具体的な行動を促すために非常に重要です。

シーンに応じた適切なフレーズを使うことで、メール全体の印象を良くし、信頼関係を築くことができます。謝罪やお願いをする時にも、非常に有効的です。

ぜひこの記事で取り上げたポイントや例文を参考にして、好印象なビジネスメールを書いてください。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
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