【例文つき】ビジネスの場で訂正メールを送る際の注意点と書き方

訂正メールを送るタイミングと重要性

大事なことはどんなリカバリーを行うかといえます。

ただし慌てふためいて、訂正メールにも誤字脱字があったのでは、信頼感を損ねてしまいます。
注意深くかつ早めに対処するようにしましょう。そうすれば先方の理解を得られるはずです。

訂正メールを送る際の5つのポイント

挨拶・お詫び・訂正内容・再発防止策・締めで、訂正メールは完結します。どれか1つでも欠けの無いように注意してください。

5. 簡潔な文面を心がける

通常のメールでも簡潔な文面を心がけるべきですが、訂正メールの場合は特にそれが求められます。お詫びと訂正内容、再発防止策がメインとなるので、それ以外の情報を入れてしまうと、なんのメールなのかわかりにくくなります。

追加で情報を伝える必要がある場合には、あらためてメールを送るようにしましょう。繰り返しになりますが、訂正メールはお詫び・訂正内容・再発防止策の3つが肝要です。

くれぐれも余計な情報は記載してはいけません。訂正メールの目的は、あくまでも訂正のみであることを忘れないでください。

ここを間違えると、先方から理解が得られない恐れがあります。誤送信に続いてわかりにくい訂正メールでは、先方が混乱するだけでしょう。

【間違いの種類別】訂正メールの例文

件名：【誤記のおわび】

本文：

株式会社□□　□□部　△△様

いつもお世話になっております。○○株式会社の●●です。
先ほどお送りいたしましたメールにて、△△様のお名前を誤って記載してしまいました。

こちらの確認不足で送信してしまい大変申し訳ございません。
今後このような非礼がないように努めて参ります。何卒ご容赦くださいませ。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

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○○株式会社　●●
住所：〒101- ×××× 東京都千代田区神田××××
電話：××-××××-×××× / FAX：××-××××-×××× / メール：×××@×××.or.jp
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本文内容の間違い：メール内容を訂正・お詫びする例文

メールの内容が間違っていた場合は、先方はすぐには気がつきません。
迅速に訂正メールを送る必要がありますが、メールの内容のどこが間違っていたのかを、「正・誤」を明確にして伝えてください。それが不明確では先方はかえって混乱してしまいます。

訂正メールの例文は次のとおりです。

添付ファイルの間違い：ファイル差し替えを依頼する例文

添付ファイルの間違いはファイルの内容により、大きな問題に発展する恐れがあります。同じ会社の別の部署に送信したのなら、まだ救いがあります。

しかし送信先が先方の競合他社などでは、最悪の結果となり得ます。そうならないためにも送信する前に、必ずファイルを確認するようにしてください。

訂正メールの例文は次のとおりです。

間違いを未然に防ぐメール作成のコツ

■送信前チェックリスト

☑送信先のメールアドレスは正しいか
☑TO・CC・BCCに間違いはないか
☑簡潔で具体的な件名になっているか
☑相手の所属・役職名・氏名に間違いはないか
☑自分をきちんと名乗っているか
☑文頭の挨拶文が抜けていないか
☑本文に誤字脱字などがないか
☑日付や数字に間違いはないか
☑添付ファイルに間違いはないか

より正確さを求めるのなら、同僚や上長のダブルチェックが有効です。第三者の目線で確認してもらうことで、よりミスを減らせるようになります。

日々の業務に追われていても、必要な手順は飛ばさないようにしましょう。

テンプレート活用で効率的にミスを削減

テンプレート（template）とは、定型文やひな形（ひな型）と、同様の意味を持つ用語を指します。ビジネスシーンにおけるテンプレートには、請求書や企画書・始末書などの文書が中心となりますが、それだけではありません。

訂正メールの例文のような、ビジネスメールのテンプレートも用意されています。社内向けメールや社外向けメール、様々なテーマ別メールから参考にすることができます。

ただ、その都度ネットで検索するのは、タイムパフォーマンスが悪いことになります。一例として一般社団法人 日本ビジネスメール協会が提供している、「ビジネスメールの教科書」を紹介しておきます。

「ビジネスメール文例」のテンプレート活用で、効率的にミスを削減できるでしょう。

まとめ：ビジネスメールは訂正してもプロ意識を見せるチャンス

大切なのはピンチをチャンスに変えることです。ビジネスメールは訂正しても、プロ意識を見せるチャンスだと思ってください。