【例文つき】ビジネスの場で訂正メールを送る際の注意点と書き方

訂正メールを送るタイミングと重要性

メールの誤送信に気がついたら、まずは上長に報告しましょう。内容により急を要すると判断した場合は、まずは先方に電話を入れ非礼を詫びた後に訂正メールを送信します。

急を要しない案件であっても、訂正メールはスピーディーに、誠意を伝える内容でなければなりません。

ともかく早急に対処することが重要で、先方から間違いを指摘されてからでは遅きに失します。

どんなに気をつけていても、ヒューマンエラーは発生するものです。大事なことはどんなリカバリーを行うかといえます。

ただし慌てふためいて、訂正メールにも誤字脱字があったのでは、信頼感を損ねてしまいます。

注意深くかつ早めに対処するようにしましょう。そうすれば先方の理解を得られるはずです。

訂正メールを送る際の5つのポイント

次に、訂正メールを送る際の5つのポイントについて、以下の内容を紹介していきます。

1. 迅速な対応を心がける
2. 件名は明確かつ簡潔に
3. 本文で訂正内容を正確に伝える
4. 再発防止策を示す
5. 簡潔な文面を心がける

1. 迅速な対応を心がける

前項でも述べましたが、メールの誤送信に気がついたら、直ちに対応を取る必要があります。先方から間違いを指摘されてからでは、ビジネスパーソンとしては失格とさえいえます。

まずは上長に報告し、必要であれば先方に電話を入れましょう。取り急ぎお詫びのメールを送信するのも1つの方法です。場合によっては誤送信したメールの削除を依頼することになります。

その上で訂正メールを送る際には、間違いのない内容にしなければなりません。焦る気持ちはわかりますが、再度間違った内容のメールでは、不信感を抱かれてしまうでしょう。

ありがちなので十分注意してください。スピーディーで正確な対応をすれば、ミスはリカバリーできます。迅速な対応を心がけてください。

2. 件名は明確かつ簡潔に

訂正メールを送る際には、件名を明確にしなければなりません。「先程のメールの件」といった曖昧な件名では、確認が後回しにされる恐れがあります。

具体的には「【重要】〇〇についてのおわび」や、「【重要】誤記のおわび 〇〇の件」・「【重要】〇〇について訂正のおわび」など、隅付き括弧を用いて強調するようにしましょう。

訂正したい箇所を「〇〇」で明示するのも大切です。先方がすぐに訂正メールであると気がつくよう配慮しましょう。メールを送信してから、電話で連絡を入れるのもおすすめです。

通常のメールでも件名は明確かつ簡潔にすべきですが、訂正メールではより一層求められると思ってください。きちんと対処すれば先方も理解してくれるはずです。

3. 本文で訂正内容を正確に伝える

訂正メールの冒頭は、「平素よりお世話になっております。□□株式会社の△△でございます」など、挨拶文から入ります。

続けて「この度は、〇〇の件でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません」と、お詫びの言葉を述べましょう。

そして本文では訂正内容を正確に伝えます。間違えた箇所と訂正したい箇所を並べ、「正・誤」を明確にしてください。例えば以下のように記せば伝わりやすくなります。

• 発注数の間違い

【誤】：発注数　30個
【正】：発注数　300個

• 商品名の間違い

【誤】：カラーコピー複合機 NT-101
【正】：カラーコピー複合機 NT-102

誤記載と訂正内容を箇条書きにすれば、間違いが把握しやすく、先方も迅速に対応できます。

4. 再発防止策を示す

挨拶文とお詫びに続き本文で訂正内容を正確に伝えたら、再発防止策についても言及しておく必要があります。まずは「今後はこのようなことがないよう努めて参ります。何卒ご容赦ください」など丁寧に謝罪します。

その上で再発防止策について、具体的に示しましょう。例えば「今後の対応に関しましては、ダブルチェックを徹底し…」など、再発防止策を講じることや、体制を強化する旨を伝えてください。

メールの締めは「今後ともお引き立てのほど、どうぞよろしくお願いいたします」など、取引の継続について触れるようにしましょう。挨拶・お詫び・訂正内容・再発防止策・締めで、訂正メールは完結します。どれか1つでも欠けの無いように注意してください。

5. 簡潔な文面を心がける

通常のメールでも簡潔な文面を心がけるべきですが、訂正メールの場合は特にそれが求められます。お詫びと訂正内容、再発防止策がメインとなるので、それ以外の情報を入れてしまうと、なんのメールなのかわかりにくくなります。

追加で情報を伝える必要がある場合には、あらためてメールを送るようにしましょう。繰り返しになりますが、訂正メールはお詫び・訂正内容・再発防止策の3つが肝要です。

くれぐれも余計な情報は記載してはいけません。訂正メールの目的は、あくまでも訂正のみであることを忘れないでください。

ここを間違えると、先方から理解が得られない恐れがあります。誤送信に続いてわかりにくい訂正メールでは、先方が混乱するだけでしょう。

【間違いの種類別】訂正メールの例文

次に、間違いの種類別 訂正・お詫びメールの例文を紹介していきます。

• 宛名の間違い：相手の名前を訂正するメール例文
• 本文内容の間違い：メール内容を訂正・お詫びする例文
• 添付ファイルの間違い：ファイル差し替えを依頼する例文

宛名の間違い：相手の名前を訂正するメール例文

名前を間違えられると先方はすぐに間違いに気づきます。名前の記載間違いは、あまり気分のいいものではないでしょう。

注意力に欠ける人だと思われる前に、気づいた時点ですぐに訂正メールを送りましょう。

件名でメールの内容が把握できるよう、【】を用いて強調してください。訂正メールの例文は次のとおりです。

本文内容の間違い：メール内容を訂正・お詫びする例文

メールの内容が間違っていた場合は、先方はすぐには気がつきません。

迅速に訂正メールを送る必要がありますが、メールの内容のどこが間違っていたのかを、「正・誤」を明確にして伝えてください。

それが不明確では先方はかえって混乱してしまいます。訂正メールの例文は次のとおりです。

添付ファイルの間違い：ファイル差し替えを依頼する例文

添付ファイルの間違いはファイルの内容により、大きな問題に発展する恐れがあります。同じ会社の別の部署に送信したのなら、まだ救いがあります。

しかし送信先が先方の競合他社などでは、最悪の結果となり得ます。そうならないためにも送信する前に、必ずファイルを確認するようにしてください。

訂正メールの例文は次のとおりです。

間違いを未然に防ぐメール作成のコツ

次に、間違いを未然に防ぐメール作成のコツについて、以下の内容を紹介していきます。

• 送信前のセルフチェックで間違いを防止
• テンプレート活用で効率的にミスを削減

送信前のセルフチェックで間違いを防止

間違いを未然に防ぐためには、チェックリストを作成しセルフチェックを行いましょう。送信する前に落ち着いて読み返す、クセをつけることが大切です。

より正確さを求めるのなら、同僚や上長のダブルチェックが有効です。第三者の目線で確認してもらうことで、よりミスを減らせるようになります。

日々の業務に追われていても、必要な手順は飛ばさないようにしましょう。

テンプレート活用で効率的にミスを削減

テンプレート（template）とは、定型文やひな形（ひな型）と、同様の意味を持つ用語を指します。ビジネスシーンにおけるテンプレートには、請求書や企画書・始末書などの文書が中心となりますが、それだけではありません。

訂正メールの例文のような、ビジネスメールのテンプレートも用意されています。社内向けメールや社外向けメール、様々なテーマ別メールから参考にすることができます。

ただ、その都度ネットで検索するのは、タイムパフォーマンスが悪いことになります。一例として一般社団法人 日本ビジネスメール協会が提供している、「ビジネスメールの教科書」を紹介しておきます。

「ビジネスメール文例」のテンプレート活用で、効率的にミスを削減できるでしょう。

まとめ：ビジネスメールは訂正してもプロ意識を見せるチャンス

ビジネスの場で訂正メールを送る際の注意点と、書き方について詳しく解説してきました。間違いの種類別に例文も掲載したので、ぜひ参考になさってください。

ビジネスメールは間違えないに越したことはありません。しかし、ビジネスメールを完全に自動化することはできないので、ヒューマンエラーは常につきまといます。

大切なのはピンチをチャンスに変えることです。ビジネスメールは訂正しても、プロ意識を見せるチャンスだと思ってください。