SFAとは？意味や営業活動を変革する最強ツールを徹底解説

SFAとは？意味を簡単にわかりやすく解説

SFAとは、営業活動を支援する機能が搭載されたシステムです。
営業活動を細かく分けるとさまざまな業務がありますが、その多くの部分はテンプレート化することで効率よく対応できます。
それらをSFAで自動化できると、テンプレート化するのが難しい見込み客へのアプローチにもソースを割きやすくなります。

年々消費者の購買行動が慎重になっていき、同業他社間での競争が劇化しているのが現状です。
従来のようなテンプレート化された営業スタイルでは消費者の購買行動に繋がらないことが多くなっています。
そこで、消費者のニーズを意識した営業戦略が立てられるようになるSFAが注目を集めています。

SFAを導入する企業が増えつつあるため、SFAを導入するまでは当たり前で、いかにSFAを活用するかが競合に勝つ鍵となっていることを押さえておいてください。

SFAとCRMの違い：営業プロセス管理vs顧客管理

SFAと共に語られるCRMとの大きな違いとして、どの部分の管理業務に対応しているツールなのかがあります。
SFAは営業プロセスを管理するツールであるのに対し、CRMは既存顧客を管理するツールです。
リード獲得した見込み客を繋ぎ止めるまでの過程でSFAを使い、顧客となった段階でCRMを使うこととなります。

営業活動で失敗すれば見込み客が獲得できず、顧客を獲得しても既存顧客に対するアプローチに失敗すると顧客離れを起こしてしまいます。
役割は異なるものの、どちらも重要な立ち位置にあるツールと考えておきましょう。

SFAとMAの違い：営業活動支援vsマーケティング自動化

SFAと共に語られるMAはマーケティングを自動化させるツールです。
マーケティング活動が効率化できると、売上拡大・収益性向上が期待できます。
MAは見込み客獲得に使うツールで、MAを効果的に使えないとSFAを使う段階に進めません。

MAとSFAを連携させることでより高い効果が実現しやすくなります。

SFAのおもな機能：営業プロセスを最適化する5つの柱

ここからは、営業プロセスを最適化する5つの柱について紹介していきます。

1. 顧客情報管理：360度の顧客理解を実現
2. 商談管理：案件の進捗を可視化
3. 行動管理：営業活動の効率を最大化
4. 分析・レポーティング：データドリブンな意思決定をサポート
5. 予実管理：精度の高い売上予測を実現

1. 顧客情報管理：360度の顧客理解を実現

顧客情報管理には、360度の顧客理解を実現する役割があります。
営業プロセスではいかに見込み客に的確なアプローチをして、購買意欲を高められるかが重要です。
SFAを用いて顧客情報を一元管理しておくと、顧客のニーズが見つけやすくなります。
加えて、SFAを用いて顧客情報を社内で共有しておくと、顧客へのアクションに関するトラブルが防ぎやすくなります。

顧客のニーズに応えるだけでなく、顧客の期待を裏切らないためにもSFAの顧客情報管理機能は欠かせません。

2. 商談管理：案件の進捗を可視化

商談管理には、案件の進捗を可視化させる役割があります。
各案件の詳細を担当者しか知らないことも珍しくなく、担当者が不在の際に代理の方が不適切なアプローチをしてしまう場合があります。
担当者不在時のミスで顧客を取りこぼしてしまうのはもったいないです。

しかし、商談管理の機能を活用して案件の一覧と進捗状況が共有できると、誰が対応する場合になっても適切な営業アプローチがしやすくなります。
勘を頼りにした不安定なアプローチをしないように注意してください。

3. 行動管理：営業活動の効率を最大化

行動管理には、営業活動の効率を最大化させる役割があります。
SFAでは顧客へのテレアポ・訪問のアプローチや成約率といった顧客の行動とその結果に関わる数値を管理する機能が使えます。

営業活動の根本的な見直しのために参考となるデータの管理が可能です。
営業活動の根本的な見直しが必要と感じている方は、行動管理機能で分析して改善方法を考えてみてください。

ちなみに、SFAの行動管理機能で営業担当者の評価もできます。
行動管理機能を幅広く効果的に活用して、営業活動の効果の最大化も目指しましょう。

4. 分析・レポーティング：データドリブンな意思決定をサポート

分析・レポーティングには、データドリブンな意思決定をサポートする役割があります。
SFAツールがあれば、AIによるデータ分析・分析した内容をまとめたレポートの作成が可能です。
業界・業種によりどこに視点をおいて分析する必要があるか変わってきます。

しかし、AI機能があれば過去のデータを元にどの業界・業種の企業でも効率よく営業プロセスの分析ができます。

5. 予実管理：精度の高い売上予測を実現

予実管理には、精度の高い売上予測を実現する役割があります。
予実管理を活用すると、担当者や案件、期間をはじめとしたいくつかの視点から売上予測が立てられます。
売上予測がわかると、そこで判明した数値を元に目標を設定し、実際に営業をした際の目標達成率を図ることも可能です。

継続して予実管理を徹底して行い、無駄な予算の使い方があれば改善しましょう。

SFA導入のメリット

ここからは、SFA導入のメリットについて紹介していきます。

• 営業効率化と生産性向上
• データに基づく意思決定
• 顧客満足度の向上

営業効率化と生産性向上

SFAを導入することで、営業の効率化と生産性の向上が期待できます。
SFAはテンプレート化可能な業務は自動化させて動かせるため、それだけでも効率的な時間の使い方ができるようになります。
加えて、顧客の状態を把握するための機能が搭載されており、どのようなアクションが顧客に興味を持ってもらえるか判断しやすいです。

SFAを活用することで、営業活動を完全に「見える化」でき、従来の営業方法と比較して根拠に基づいた戦略が立てられるようになります。
リアルタイムでデータを共有する機能もあるため、担当者間の情報ズレも防げます。

見込み客から既存顧客へステップアップしてもらうために、営業活動が「見える化」できるSFAは営業の効率化には欠かせません。

データに基づく意思決定

SFAはデータに基づく意思決定をサポートしてくれます。
感覚に頼った営業は時代の変化による顧客のニーズの変化に対応しづらくなります。
加えて、感覚に頼った営業はその担当者の考え方に依存してしまい、人事異動で担当者が代わるタイミングで営業方法が代わる可能性が高いです。

しかし、データには顧客の意見が反映されているため、確実に顧客の求めているものが何なのか判断可能です。
それだけでなく、データ処理の方法は基本的に変わらないため、誰が営業担当者になっても同じロジックに基づいた営業活動が再現できます。
営業活動が標準化できれば、新しい人材へのノウハウの共有も楽になります。

これまで感覚に頼った営業の仕方をしていた方は、SFA導入をきっかけにデータに基づく意思決定のやり方に変えましょう。

顧客満足度の向上

SFAを導入して顧客の求めていることがデータから読み取れるようになると、顧客満足度の向上に繋がります。
SFAでデータに基づいた営業の仕方に変えると、必然的に顧客のニーズに合わせようとする営業の仕方に変わっていきます。

SFAを導入した営業プロセスに変えてもすぐに効果が出るわけではありません。
しかし、PDCAサイクルを回して改善していくと、企業側と顧客側のニーズのズレが修正されていきます。

SFA導入の課題と注意点

ここからは、SFA導入の課題と注意点について紹介していきます。

• 運用定着の難しさ
• コストと時間がかかる
• セキュリティ対策の重要性

運用定着の難しさ

SFAを導入したものの、運用定着の難しさを感じてしまうことがあります。
ある程度は自動化できるとはいえ、元となるデータは現場の営業担当者が入れることとなります。
現場の営業担当者がSFAでのデータ入力の操作に慣れていないと、正しく効果が発揮できません。

SFAを導入する際には、並行してSFAの操作に関するマニュアル・研修の体制を整えておくことが重要です。

コストと時間がかかる

SFAを導入する場合、コストと時間がかかってしまう点がネックとなります。
どれだけの機能を求めるのかによって変わってきますが、使える機能が多いソフトになればなるほどコストがかかりやすくなります。
加えて、SFAは完全自動化できるツールではないため、データ入力のための労働コストもかかりやすいです。

ただ、効果的に使えば十分なリターンが返ってきて、慣れてくると労働コストも最小限に抑えられるようになります。
短期間で効果を求めず、長期目線で成長させることを意識してSFAを導入してみてください。

セキュリティ対策の重要性

SFAを導入するとなると、セキュリティ対策は欠かせません。
SFAの中には見込み客の個人情報が保存されています。
セキュリティ対策が不十分で、個人情報が漏洩してしまった場合、大きく信頼を失ってしまいます。

SFAツールの中にはセキュリティ対策に力を入れた製品もあるため、事前にセキュリティ対策の有無を確認してみてください。

SFAツールの選び方：失敗しないための5つのポイント

ここからは、SFAツールの選び方：失敗しないための5つのポイントについて紹介していきます。

1. 自社の営業プロセスとの適合性
2. ユーザビリティとモバイル対応
3. 他システムとの連携可能性
4. カスタマイズ性と拡張性
5. サポート体制と導入後のフォロー

1. 自社の営業プロセスとの適合性

SFAツールは自社の営業プロセスとの適合性が高いツールを選ぶことをおすすめします。
SFAツールは単体で動かすより既存の営業プロセスと重ねられると、運用準備期間の負担が軽減できます。

自社の営業プロセスをそのまま反映させることを意識して、事前にシミュレーションしてから導入するツールを決めてください。

2. ユーザビリティとモバイル対応

ユーザビリティとモバイル対応の柔軟性を意識したSFAツールの選び方を検討してみてください。
限られたOSやPCのみでしか運用できないと、社外から取引先に移動する際にSFAツールに触れない時間ができてしまいます。

他のSFAツールに携わる方の業務の効率が落ちてしまうため、場所を問わず利用できるSFAツールかどうかをチェックしましょう。

3. 他システムとの連携可能性

SFAは複合的に活用することで効果を最大化させられるため、他システムとの連携可能性を重視した選び方も大切です。
SFAは見込み客の育成を目的としたツールで、MAは見込み客のリード獲得を目的としたツール、CRMは既存顧客の維持を目的としたツールです。
それぞれ使用するプロセスが異なるため、3つのツールが連携できると、次のプロセスに進む際にスムーズに情報が伝達しやすくなります。

また、受発注システムと連携させられると、より付加価値の高い商品・サービスが提供しやすくなります。

4. カスタマイズ性と拡張性

可能であればカスタマイズ性・拡張性の高いSFAツールを導入してみてください。
不必要な機能が搭載されているSFAツールを導入すると、コストが高くなってしまいます。
必要な機能に絞ったSFAツールを導入すれば、コストが抑えられます。

ただ、SFAツールを何度か使っていく中で、追加で別の機能が欲しくなることも珍しくありません。
そのときにカスタマイズ性・拡張性に優れたSFAツールをあらかじめ導入しておくと、機能面のニーズの変化に対応しやすくなります。

5. サポート体制と導入後のフォロー

SFAツールの保守管理に詳しいスタッフがいない場合が多いため、サポート体制・導入後のフォローに応じてくれるSFAツールを導入しましょう。
ほとんどサポートをしてくれないところはありませんが、製品によってサポートの対応範囲が変わってきます。

あらかじめどこまでサポートしてくれるのかメーカーの情報を確認しておき、トラブルがおきても対処してもらえるようにしてください。

SFAを効果的に活用するコツ

ここからは、SFAを効果的に活用するコツについて紹介していきます。

• 段階的導入：小さく始めて大きく育てる
• データ入力の徹底と活用
• 継続的なトレーニングと改善：PDCAサイクルの重要性

段階的導入：小さく始めて大きく育てる

SFAは段階的に導入していき、段々導入する割合を変えていくことをおすすめします。
いきなりSFAが主体の営業システム環境を構築すると、使いこなせるようになるまで営業のトラブルが発生する可能性があります。
しかし、段階的に導入していくと、トラブル発生のリスクが回避しやすいです。

ただ、SFAツールを活用する場合にどのように操作すればよいか迷ってしまう方は、サポートに相談して対応方法を教えてもらいましょう。

データ入力の徹底と活用

SFAを利用する場合、データ入力の徹底と活用が欠かせません。
SFAは勝手にデータを処理してくれるツールではなく、データ入力の段階は自分たちで手動で対応する必要があります。
データ入力の段階で不備があると、その後のデータ処理・分析にも不備が生じ、データ分析の結果を信用できなくなってしまいます。

有効な分析内容であることを判断するために、データ入力の工程でミスがないように徹底した作業体制を整えてください。

継続的なトレーニングと改善：PDCAサイクルの重要性

SFAを利用する際には、PDCAサイクルによる継続的なトレーニング・改善を忘れないでください。
一度SFAを使って数値を改善させるだけでは不十分です。
効果測定し、新しい営業戦略を立てていくPDCAサイクルを回すことで、企業側と顧客側のニーズの認識のズレが埋められるようになります。

継続的に利用することを前提として、SFAを単に導入するだけでなく、SFAの操作方法をマニュアル化して体制を整えてください。

まとめ：SFAで実現する次世代の営業スタイル

SFAは見込み客の購買意欲を高めるためのプロセスで効率的かつ効果的な営業をするために必要なツールです。
しかし、SFAは無計画に導入しても、かえって営業トラブルが起きて顧客との関係悪化に繋がる可能性があります。
いきなりSFAの環境に切り替える必要はなく、段階的に導入してPDCAサイクルを回していくことが大切です。

SFAにはさまざまな種類があるため、自社の営業プロセスでそのまま使え、必要に応じた機能が搭載されているSFAツールを選びましょう。