【ビジネスシーン別】感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方と例文

お礼メールを送る際のマナーとポイント

ここからは、お礼メールを送る際のマナーについて以下の内容を紹介します。

• できる限り早いタイミングで送る
• 件名はわかりやすく簡潔にする
• 定型文をそのまま使わない
• 「取り急ぎ」は控える
• 相手との距離感を意識する

できる限り早いタイミングで送る

お礼すべき出来事が起こったら、できる限り早いタイミングでお礼のメールを送りましょう。午前中に起きたことならその日のうちに、午後以降の出来事であれば翌日の午前中までが目安です。

相手の中でもまだ記憶が鮮明なうちにお礼ができれば、こちらの気持ちも真摯に伝わります。また、感謝をすぐに伝えられる誠実な人だという印象を与えることも可能です。

できる限り早いタイミングでお礼のメールを送ることは、相手との良好な関係性につながります。

件名はわかりやすく簡潔にする

件名をわかりやすく簡潔にすることは、常に心掛けるべきビジネスマナーです。
一日のうちに何十件もメールを受信している人は、件名から内容を把握していることもあります。

長文でわかりづらい件名は、相手の手を煩わせかねません。一目で用件を把握できる件名を意識しましょう。

【例】
「〇月〇日△△の件」
「昨日の〇〇のお礼」

定型文をそのまま使わない

お礼のメールはできる限り早く送る必要がありますが、定型文のままの内容の薄いものは避けましょう。
スピードを重視しすぎて内容が薄くては、相手に真摯な気持ちも誠実さも伝わりません。

定型文を雛形として使用する場合でも、自分の言葉に書き換えて、お礼をする出来事のエピソードを盛り込みましょう。

【例】
食事会のお礼：「〇〇のお話が聞けて良かった」
講演会などのお礼：「〇〇のお話が印象に残っています」

相手もあなたのことを思い出せるエピソードだと、より良い印象を与えられます。

「取り急ぎ」は控える

ビジネスシーンで、「取り急ぎ」という言葉を目にしたことはありませんか？
人によっては丁寧な印象があるかもしれませんが、実は「準備が不十分である」という意味を含んでいます。

ビジネスシーンで使用してしまうと、失礼な印象を与える可能性があるので控えましょう。
「メールで簡単な内容になるがお礼をしたい」という意図があるなら、「まずはお礼申し上げます」が適切です。

相手との距離感を意識する

お礼のメールを送る相手は、取引先の人、初対面の人、上司、部下などさまざまです。
社内の上司と社外の上司でも、表現は大きく変わります。

相手によって関係性も違うため、メールを送るときは相手との距離感を意識しましょう。
取引先の人と初めて会ったお礼を送るときは、初対面だとわかる文章を入れるとより丁寧な印象になります。

【例】
「突然のメール失礼いたします。先日お会いした〇〇と申します。」
「初めてメールをお送りいたします。〇〇です。」

感謝の気持ちを伝えるシーン別のお礼メール例文【社外向け】

ここからは、感謝の気持ちを伝えるシーン別のお礼メール例文【社外向け】について以下の内容を紹介します。

• 打ち合わせ・訪問後のお礼メール
• 契約締結のお礼メール
• 取引先との会食のお礼メール
• 依頼や問い合わせへの対応に関するお礼メール
• 企業間の贈答品に対するお礼メール

打ち合わせ・訪問後のお礼メール

打ち合わせ・訪問後のお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 訪問のお礼
• 課題や今後の流れ
• 次の訪問につながるような内容

お礼だけでなく今後の課題や流れを入れることで、真摯に向き合っていると伝えられます。
また、いつでも訪問する意思があることを伝えればより良好な関係が築けるでしょう。

契約締結のお礼メール

契約締結のお礼メールのポイントは、以下の2点を意識してメールを作成しましょう。

• これからの取り組みを示す
• 今後のスケジュール

契約をいただいたお礼と、取引先へ貢献するためにどのような取り組みをするのかを入れましょう。
もし、取り組みを決めるために時間が必要であれば、具体的な日付を指定してその日までに送る旨を伝えましょう。

取引先との会食のお礼メール

取引先との会食のお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 相手が選んでくれた店の感想
• 当日話した内容
• 相手への興味

取引先がお店を選んでくれた場合、おそらく気遣いや意図があるはずです。
お店の感想を伝えることで、当日までの準備期間も含めてお礼を伝えられます。

また、当日話した内容を盛り込むと、自分に興味を持ってくれていると感じて好意的な印象を持ちます。あわせて相手への興味を示せば、相手から好いてもらえる可能性が上がります。

依頼や問い合わせへの対応に関するお礼メール

依頼や問い合わせへの対応に関するお礼メールでは、以下の2点を意識してメールを作成しましょう。

• 対応してもらった内容を確認したこと
• 今後の流れ

取引先に依頼や問い合わせの対応をしてもらったら、すぐに内容を確認してメールを送りましょう。
取引先も迅速に対応してくれているはずなので、すぐに確認したことを伝えられると相手も好意的な印象を抱いてくれます。

また、今後の流れを入れると相手も準備ができるのでより親切です。

企業間の贈答品に対するお礼メール

企業間の贈答品に対するお礼メールでは、以下の2点を意識してメールを作成しましょう。

• 日ごろの感謝+贈答品へのお礼
• もらった品への感想

日ごろお世話になっているにもかかわらず、さらに贈答品をもらったことへ感謝を伝えましょう。
また、贈答品を選んでくれたことへの感謝も伝わるように品物の感想を入れると、より丁寧なメールになります。

感謝の言葉を伝えるシーン別のお礼メール例文【社内向け】

ここからは、感謝の言葉を伝えるシーン別のお礼メール例文【社内向け】について以下の内容を紹介します。

• 上司へのお礼メール
• 同僚の協力に対するお礼メール
• 部下の努力を認めるお礼メール
• 社内イベント後の関係者へのお礼メール

上司へのお礼メール

上司へのお礼メールでは、以下の2点を意識してメールを作成しましょう。

• やり取りの中で印象に残っていること
• 今後の取り組み

取引先へのメール同様、具体的な内容を入れるとあなたのやる気が感じられ、上司からの評価も高くなるでしょう。
それを活かした今後の取り組みを明確にすることで、「やってよかった」と思ってもらえるはずです。

ただし、直接会える上司にはメールではなく直接お礼を言いに行きましょう。
この例文は、頻繁に会えない上司に対してのお礼メールだと考えてください。

同僚の協力に対するお礼メール

同僚の協力に対するお礼メールでは、以下の2点を意識してメールを作成しましょう。

• 協力のおかげで達成できたこと
• 簡潔な内容で

協力への感謝を簡潔な内容で送りましょう。
簡潔な中でも、おかげで達成できた具体的な内容を入れることで、丁寧に感謝を伝えられます。

部下の努力を認めるお礼メール

部下の努力を認めるお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 過程、行動に焦点を当てる
• 簡潔な文章で
• 感謝の言葉はストレートに

まだ明確な結果が出せない部下でも、過程や行動に焦点を当てることで努力が報われます。
また、結果だけでなく経過も見てくれていると気づき、信頼関係も築けます。

部下から上司に対する信頼関係は、成長に大きく関係するので、メールでも細かな気遣いが必要です。簡潔な文章とストレートな言葉でお礼の文章を作ると、気持ちが伝わりやすくなります。

社内イベント後の関係者へのお礼メール

社内イベント後の関係者へのお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 具体的なイベント内容
• 当日の運営に関して
• 参加者からの声

社内イベントの企画・運営をしてくれた関係者へのメールは、企画内容や当日の運営、参加者からの声を入れましょう。
具体的なイベント内容を入れることで丁寧な文章になり、充実した会だったことが伝わります。

また、参加者からの好評を伝えてあげると、達成感を感じてもらえるでしょう。

状況に合わせたお礼メールの書き方【その他】

ここからは、状況に合わせたお礼メールの書き方【その他】について以下の内容を紹介します。

• 面接官へのお礼メール
• インターンシップ後の企業へのお礼メール
• 退職の際の社内外へのお礼メール

面接官へのお礼メール

面接官へのお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 何時に参加した誰なのか
• 実際に話した内容
• そこで働きたいという気持ち

実際に話した内容を入れることで、面接への真剣度が伝わります。
また、貴社で働きたいと改めて気持ちを伝えれば、面接に加えて志望度が伝わりやすくなります。

インターンシップ後の企業へのお礼メール

インターンシップ後の企業へのお礼メールでは、以下の3点を意識してメールを作成しましょう。

• 何時に参加した誰なのか
• 実際に行われた内容
• インターンシップを受けて感じたこと

インターンシップのお礼メールは、送るか悩む人が多いかもしれません。
しかし、送って悪い印象を与えることはないので、迷った場合は送るようにしましょう。
周囲の人が送っていなければ、さらに一歩リードが可能です。

実際に行われた内容と感じたことを書くことで、企業側は学生の意見の参考として受け取ってくれます。また、お礼メールを送ってくれた丁寧な学生として印象に残り、本選考でも良いイメージを持ってくれる可能性があります。

退職の際の社内外へのお礼メール

退職の際の社内外へのお礼メールでは、以下の4点を意識してメールを作成しましょう。

• いつ退職するのか
• 今までの感謝
• 後任は誰か
• 締めのあいさつ

退職する日程は明確に書きましょう。事前に知らせる場合は「〇月〇日」、当日にメールする場合は「本日付け」です。
今までお世話になったことへの感謝を入れると、丁寧なメールになります。

退職日が決まったメールで後任については知らせる必要がありますが、当日のメールでも再度リマインドしておくと親切です。

お礼メールの基本構成と使えるフレーズ

ここからは、お礼メールの基本構成と使えるフレーズについて以下の内容を紹介します。

• 冒頭のあいさつと自己紹介
• 感謝の気持ちを具体的に伝える
• 今後の関係性についても触れる
• 締めの言葉で好感を持たせる

冒頭のあいさつと自己紹介

まずは、冒頭のあいさつと簡単な自己紹介をしましょう。
相手の名前、冒頭のあいさつ、簡単な自己紹介という流れです。

「いつもお世話になっております」は、冒頭のあいさつによく使用されます。
また、自己紹介では自身の所属する『会社名』『名前』を入れるのが基本です。

【例】

感謝の気持ちを具体的に伝える

感謝の気持ちを伝えるフレーズは、相手との距離感や伝えたい気持ちによって変わります。

もっとも一般的でカジュアルなのが「〜いただき、ありがとうございます」のフレーズです。硬くなりすぎず、冒頭で感謝を伝えるときに役立ちます。

【例】

「～いただき、ありがとうございます。」よりも丁寧なのが、「心より御礼申し上げます」のフレーズです。
取引先や自社の上司など、距離感がある人に対して使います。また、感謝の気持ちが強いときもこちらのフレーズのほうが、相手に伝わりやすいでしょう。

【例】

一度感謝を伝えたものの、ひとつのメール内で再度感謝を伝えたい時は「重ねて御礼申し上げます」というフレーズが使えます。
ひとつのメール内に「誠にありがとうございました。～～～誠にありがとうございました。」と続くと、幼稚な印象を与えます。

【例】

今後の関係性についても触れる

メールの要点が終わったら、今後の関係性についても触れておきましょう。
今後の関係性について触れておけば、取引先も同じ心構えでいてくれますし、今後の話につながりやすくなります。

【例】

締めの言葉で好感を持たせる

締めの言葉はメール全体の印象を左右します。また、締めの言葉でも感謝を伝えると誠実な印象を与えられます。

• この度は、誠にありがとうございました
• 今後もご指導いただけますと幸いです
• 重ねて御礼申し上げます
• 心より感謝申し上げます
• 今後とも、何卒よろしくお願いいたします
• 厚く御礼申し上げます

まとめ：お礼のメールで好感度アップ

ここまで、感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方と例文を紹介しました。
お礼メールで意識すべきポイントは、以下の5点です。

• できる限り早いタイミングで
• 件名はわかりやすく簡潔に
• 定型文をそのまま使わない
• 「取り急ぎ」は控える
• 相手との距離感を意識する

お礼のメールを送ることで、相手に丁寧な印象や誠実な態度を示せます。また、言葉選びやフレーズに注意すれば、今後の関係性にも大きくかかわるでしょう。

ぜひこの記事を参考に、自分の言葉で感謝を伝えて好感度をアップしてください。