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上司・目上の人へのメール例文集 ~書き方のマナーとポイントを徹底解説~

上司・目上の人へのメール例文集 ~書き方のマナーとポイントを徹底解説~

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上司へのメールは、業務を効率よく進めるための重要な仕事です。部下の立場としては、上司に送るメールの件名や書き出しをどうすれば良いのか、作成ごとに悩む方も多いですよね。

本記事では、上司に評価されるメールを送るために必要になる、メールの書き方やマナー、シチュエーション別の例文を詳しく紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

上司へのメールの重要性と必要性

「上司へのメール」とは、部下の仕事に対して全責任を持つ上司に対して、業務上の報告・連絡・相談をするためのコミュニケーションを取るために必要な手段の1つです。

会社では業務を上司から与えられるため、部下の立場としては、途中経過や終了時について報告をする必要性があります。

社外の顧客も重要ですが、同様に上司は仕事をくれる社内の重要な顧客になりますので、業務をスムーズに進めるためにも、迅速に分かりやすく簡潔なメールを上司に送ることが重要です。

上司へのメールを適切に送れば、コミュニケーションも高まりますので、効果として上司との関係性も向上して信頼を得やすくなるでしょう。

上司へメールを送る際の基本的な構成は、件名を考えて書き出しから本文、最後に締めを簡潔にすることが、部下として忙しい上司に対しての気遣いにもなります。

上司・目上の人へのメールの書き方と基本マナー

ここからは、上司・目上の人へのメールの書き方と基本マナーについて紹介していきます。

  • 件名の書き方:明確で簡潔な表現を心がける
  • 宛名の正しい選択:役職名や敬称の使い分け
  • 書き出しと締めくくりのポイント
  • 本文の書き方:分かりやすく、簡潔に要点をまとめる
  • 適切な敬語の使い方と言葉遣い

件名の書き方:明確で簡潔な表現を心がける

最初に上司・目上の人へのメールでは、件名を明確で簡潔な表現を心がけることです。

上司は日々多くのメールを受け取るため、重要なメールかそうでないかを振り分けます。上司の仕事時間を少なくするためにも、メールの件名を見ただけで本文の内容が分かるようにしましょう。

ポイントは、長い文書の件名でなく、短くコンパクトに書くことです。

宛名の正しい選択:役職名や敬称の使い分け

上司・目上の人へのメールを送る際に基本マナーとして覚えておきたいのは、宛名の正しい選択です。

例えば、メールを送る人数が1人〜2人の場合は、宛名は「名前+役職名」を記載します。

メールを送る人数が3人以上の場合は、「各位」と宛名にします。注意点は、各位は個人に対しては使用せず、あくまで複数人に対して使用する言葉になり、「皆様」よりも丁寧な表現です。

役職者や敬称の使い分けは、上司や目上の人へメールする際の宛名の基本マナーになりますので、社会人として忘れずに覚えるようにしましょう。

書き出しと締めくくりのポイント

上司・目上の人へのメールでは、書き出しと締めくくりもビジネスコミュニケーションをする上で重要になりますので、ここからはポイントを紹介します。

最初に書き出しですが、件名や宛名を記載したら、あいさつとして「お疲れ様です」と「自分の名前」を忘れずに記載することです。書き出しが重要なのは、上司が最初に読むメール文面になり、印象を左右するからです。

次にメール文面の締めくくりのポイントは、「よろしくお願いいたします」などのフレーズを使用するのが、ビジネスメールの基本マナーになります。

もし、締めくくりの文面がメールに記載されていないと、上司や目上の人に対して良くない印象を与える可能性があるため気をつけましょう。

本文の書き方:分かりやすく、簡潔に要点をまとめる

上司や目上の人に送るビジネスメールの基本マナーとして、本文は分かりやすく簡潔に要点をまとめるようにすることが大事です。

分かりやすい本文の書き方としては、PREP法の構成を使用したり、要点を簡潔に伝えるために箇条書きや結論から本文を書き出すなど多くの方法があります。

PREP法とは、下記になります。

  • Point:要点や結論
  • Reason:理由
  • Example:具体例
  • Point:要点や結論

最初に要点を伝えて、その理由から具体例、最後に結論で締めくくる構成になり、PREP法を使用すると、簡潔で分かりやすい本文を書くことができるでしょう。

適切な敬語の使い方と言葉遣い

上司や目上の人へのメールでは、分かりやすい本文だけでなく適切な敬語の使い方や言葉遣いで記載することがビジネスメールの基本マナーです。

特にビジネスの現場でも間違いやすい敬語や言葉遣いが多いため、メールでも同様に間違いが多いです。

例えば、ビジネスの現場でも多く使用するケースで、「すいません」がありますが、口語表現になるため上司や目上の人に使うのは失礼になります。このケースで適切な敬語は、「申し訳ありません」です。

他にも「了解しました」についても目下の人や同僚に使用する言葉で、適切な言葉は「承知しました」や「かしこまりました」になります。

また、毎日のように使用する言葉に「ご苦労様です」があります。この言葉も目上から目下の人に使用するため、上司へのメールでは使用することはできません。

正しい敬語は、「お疲れ様です」になりますので、上司や目上の人へのメールを送る際には間違えないように気をつけましょう。

シチュエーション別の上司・目上の人へのメール例

ここからは、シチュエーション別の上司・目上の人へのメール例文を紹介していきます。

  • 依頼メールの例文
  • 報告メールの例文
  • お礼メールの例文
  • 謝罪メールの例文
  • 進捗報告メールの例文

依頼メールの書き方と例文

上司・目上の人に送る依頼メールの書き方で気をつけたいことは、メールの件名を依頼内容や重要度が分かるようにすることです。

依頼メールの本文は、依頼内容が複数あるケースでは箇条書きを使用するなど、上司が分かり安いようにすることも大事です。

依頼メールで忘れてはいけないのが、上司からいつまでに回答が欲しいのか期限を明確にする必要性があります。

依頼メールの例文

お疲れ様です。●●です。

株式会社△△さんとの商談の件につきまして、候補の日時は下記の日程になりますがご都合はいかがでしょうか。

・日時
・日時
・日時

会議室の予約が必要になりますので、今週中にお返事いただきたく存じます。

お忙しいところお手数をおかけしますがお願いいたします。

報告メールの書き方と例文

上司・目上の人への報告メールの書き方は、報告するべき内容を上司が確認しやすいように箇条書きを上手に使うことです。

また、報告内容は余計な情報は入れずに、シンプルに記載することが報告メールのポイントになるでしょう。

理由は、上司が日々多くのビジネスメールを受け取るために、少しでも上司の仕事時間を短くするためです。

報告メールの例文

件名:××年×月×日法人営業部月末会議報告

お疲れ様です。表題に記しました月末会議に参加しましたので、以下のとおり報告します。

課題:今月の売上げ減少に対する要因と来月の対策

日時:××年×月×日 ×時~×時まで

場所:第1会議室

参加者:佐藤課長・山田係長・鈴木・小林・伊藤

目的:今月の売上げ減少の要因を確認して、来月の取り組みをどうするのかを決める

決定事項

1. ・・・
2. ・・・
3. ・・・

以上

今後の進捗については、あらためてご報告いたします。

ご確認よろしくお願いいたします。

署名・・・

お礼メールの書き方と例文

上司・目上の人にお礼メールを書くときには、お礼をしたい案件と内容をシンプルにして、感謝の気持ちを言葉にして記載するようにしましょう。

お礼メールの例文

件名:株式会社○○様 打ち合わせご同行のお礼

佐藤部長

お疲れ様です。
営業部の小林です。

×月×日の株式会社○○様の打ち合わせにおいて、ご同行とお力添え誠に有難うございました。

佐藤部長にサポートいただいた後、商談がスムーズに進み案件を獲得することができました。

今後も、ご同行していただいた経験を活かして業務に取り組んで参ります。

引き続き、ご指導よろしくお願いいたします。

謝罪メールの書き方と例文

上司・目上の人に謝罪メールを書くときの注意点は、案件に対して言い訳をしないことです。謝罪メールに記載するのは、上司に対しての謝罪と現状の報告をしましょう。

他にも、これからについての対策や同様のあやまちは繰り返さないように注意する旨を謝罪メールの最後に記載します。

謝罪メールの例文

件名:通信障害に関するクレーム

鈴木課長

お疲れ様です。小林です。

×月×日○○株式会社の△△様より、通信障害についてご指摘を受けました。ご指摘いただいた通信障害は、すでに復旧対応が完了しております。

今回の障害について深く反省し、今後同様の問題が起きないように対策を講じて参ります。

この度は大変申し訳ございませんでした。

進捗報告メールの書き方と例文

上司・目上の人に進捗報告メールを書くときに重要なことは、必要事項を伝えることです。そのためメール文面には、件名には案件名や具体的な日時を記載するようにしましょう。

また、上司が報告内容を確認しやすいように、箇条書きにして要点をわかりやすく書くことも大事です。他には、伝えたい事実をメール本文の最初に記載したり、数字や内容については省略せずに事実を記載することです。

進捗報告メールの例文

件名:株式会社○○様の案件受注しました

佐藤部長

お疲れ様です。営業部の小林です。

株式会社○○様の移転工事案件ですが、受注に至りましたので取り急ぎメールにてご報告いたします。

受注内容

取引先名:株式会社○○様

工事内容:移転に伴う通信設備工事

受注金額:××万円:時期××年×月×日

進展がありましたら、再度ご報告いたします。

上司に送るメールで使えるフレーズのまとめ

ここからは、上司に送るメールで使えるフレーズを紹介します。

フレーズを覚えて使用することで、上司へのメールも書きやすくなるでしょう。

上司に送るメールで使えるフレーズ

メール文頭のクッションに使えるフレーズ

・大変恐縮ですが
・お手数をおかけしますが
・まことに勝手なお願いにはなりますが

メール文末の締めくくりに使えるフレーズ

・引き続きよろしくお願いいたします
・以上よろしくお願いいたします
・お忙しいところ申し訳ありませんが、お返事をお待ちしております
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします
・早急にご対応いただきますようお願い申し上げます

まとめ:上司・目上の人とのメールコミュニケーションを円滑にするために

部下の立場から上司・目上の人へのメールは、コミュニケーションを円滑にするためにも重要な仕事になります。

そのため、上司や目上の人にメールを送る際には、メールの基本マナーや適切な敬語やフレーズを使用して、分かりやすく簡潔な文面を書くように心掛けることが重要です。

上司へのメールを適切に送ることができれば、評価されて信頼も勝ち取ることができるでしょう。

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