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【完全版】不在通知の自動応答(自動返信メール)の書き方と例文

【完全版】不在通知の自動応答(自動返信メール)の書き方と例文

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ビジネスにおいて、休暇や出張などでメールをしばらく確認できないときは、不在であることを伝えるメッセージを自動で返信できる機能を利用すると便利です。

そんな便利な自動返信メールですが、不在通知ではどんな内容を書けばいいかわからないという方も多いのではないでしょうか?
そこで今回は、自動返信メールによる不在通知の書き方を、例文付きで具体的に解説します。

自動返信メールとは?不在通知の自動応答でビジネスの効率化を実現

自動返信メールとは、相手から送られてきたメールに対して、あらかじめ設定しておいたテンプレートを使ってメッセージを自動で返信できる機能です。

ビジネスでは、お客様からの問い合わせや取引先との打ち合わせの日程調整、社内での情報共有など、重要なメールを受け取る機会が日常的にあります。送ったメールに対してなかなか返信が来ないと、相手はどうしていいかわからなかったり、そもそもメールが届いているのかわからなかったりと、不安になってしまいます。

そこで、不在によりメールをしばらく確認できないときは、自動返信メールを使って不在を伝える内容を自動的に返信することでトラブル防止につながります。

不在通知を自動返信メールで送る際の重要ポイント

ここからは、不在通知メールを送る際の重要ポイントについて紹介していきます。

  1. 不在の理由と期間を明確に伝える
  2. 事前連絡を心がけ、相手に配慮する
  3. 代理担当者や緊急連絡先を記載する
  4. 社内外で文面を使い分ける

1. 不在の理由と期間を明確に伝える

不在通知メールを送る際には、不在になる理由と期間を明確に伝えましょう。
理由が曖昧だったり、期間が不明確だったりすると、相手が不安や不信感を抱く原因になります。

特に長期間不在になる場合は、期間を明記しておかないと、相手は次の対応がなかなか取れず、トラブルにつながる恐れもあります。

無用なトラブルを避けるためにも、「休暇のため、◯月◯日まで不在にしております。」といったように、不在の理由と期間をはっきりと伝えることが大切です。

2. 事前連絡を心がけ、相手に配慮する

不在期間が長期になる場合は、連絡が来る可能性のある相手に対して、不在になる旨の連絡を事前に入れておくと親切です。

また、相手方だけでなく自分の周囲の人にも伝えておくことで、重要なメールが送られてきたときでも、周囲がスムーズに対応できます。

自動応答メールで不在通知を送りさえすればそれでいいという訳ではありません。相手に配慮して、なるべく事前連絡を心がけることで、自分も相手もスムーズに業務を進めることができます。

3. 代理担当者や緊急連絡先を記載する

ビジネスにおいては、自分が不在のときに重要な連絡や問い合わせが来ることもあります。
そのような事態になったときのために、不在通知メールには、代理担当者や緊急連絡先を記載しておきましょう。

不在であることだけが書かれていても、相手が緊急で連絡したい場合、どうしたらいいかわからず不安になってしまいます。

例えば、「お急ぎのご用件がございましたら、××(緊急連絡先)までご連絡ください。」のように記載しておくことで、相手に安心感を与えられます。

4. 社内外で文面を使い分ける

社外からのメールと社内メールとで不在通知の文面を使い分けることも大切です。
社内メールに対しての不在通知は、不在理由や不在期間などある程度詳細に記載しても問題ありません。

ただし、社外からのメールに対する不在通知では、セキュリティ対策の観点から必要以上に情報を記載しない方がいい場合もあります。

例えば、担当者が不在になる期間がわかってしまうと、その期間を狙って悪質な第三者がサイバー攻撃を仕掛けてくる可能性も0ではありません。

また、不特定多数宛ての自動応答メールでは、担当者個人の氏名や携帯番号も記載しない方がいいということもあるでしょう。

不在通知を送る相手に応じて、情報の過不足がないよう臨機応変に文面を使い分けましょう。

シーン別の不在通知の自動応答(自動返信メール)例文・テンプレート

ここからは、シーン別の不在通知の自動応答(自動返信メール)例文について、以下の内容を紹介していきます。

  1. 休暇・長期休暇の場合
  2. 出張の場合
  3. 営業時間外の場合
  4. 終日不在の場合
  5. 会員登録が完了した時
  6. セミナー申し込みが完了した時
  7. 資料請求が完了した時
  8. 社内向けの例文

1. 休暇・長期休暇の場合

件名:〇月〇日〜〇月〇日まで休暇のため不在にしております

※このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。

誠に勝手ながら、〇月〇日〜〇月〇日まで休暇のため、メールの返信ができません。
誠に申し訳ございませんが、〇日以降にご返信いたします。

お急ぎのご用件がございましたら、弊社〇〇(メールアドレス:××××××、電話番号:××××××)までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解とご協力をお願いいたします。

2. 出張の場合

件名:〇月〇日までは出張のため不在にしております

※このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡いただきありがとうございます。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、〇月〇日まで出張のため不在にしております。
〇日より出社いたしますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

お急ぎのご用件でしたら、お電話(番号:××××××)にてご連絡くださいますようお願いいたします。

ご不便をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

3. 営業時間外の場合

件名:お問い合わせありがとうございます。

※このメールは自動返信によって送信されています。

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、弊社の営業時間は平日9:00〜18:00となっております。

お問い合わせいただいた内容につきましては、担当より2〜3営業日以内に改めてご連絡いたします。恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいませ。

4. 終日不在の場合

件名:本日は終日不在にしております。

※このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。

本日は終日不在にしております。メールは確認できますが、返信に時間がかかる場合がありますのでご了承ください。

至急のご用件でしたら、電話(番号:××××××)にご連絡ください。

ご迷惑おかけして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

5. 会員登録が完了した時

件名:【〇〇ショップ】会員登録完了のお知らせ

※このメールは会員登録が完了したお客様にお送りしている自動返信メールです。

〇〇様


この度は〇〇ショップにご登録いただき、誠にありがとうございます。

お客様のご登録を以下の内容にて承りました。
—————————————————

【マイページ】

http://××××××.com
ユーザーID:××××××
パスワード:××××××

—————————————————

今後とも〇〇ショップをよろしくお願いいたします。

6. セミナー申し込みが完了した時

【〇〇セミナー事務局】〇〇セミナーへお申し込みいただきありがとうございます

※本メールはセミナーへのお申し込みが完了した方への自動返信メールです。

〇〇様

お世話になっております。
〇〇セミナー事務局の〇〇です。

この度は〇〇セミナーにお申し込みいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容で参加を受付いたしましたので、お知らせいたします。

—————————————————
セミナー名:××××××
日時:××××××
開催場所:××××××
アクセス:××××××
参加費:××××××
セミナー詳細URL:××××××
—————————————————

ご不明点などございましたら、〇〇セミナー事務局までお気軽にお問い合わせください。
〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。

7. 資料請求が完了した時

件名:【株式会社〇〇】資料請求に関するご案内

※このメールはシステムからの自動返信です。

〇〇様

この度は資料請求のお申し込みありがとうございました。

資料は近日中に下記のご住所宛に送付いたします。
到着まで今しばらくお待ちくださいませ。


▼資料送付先
—————————————————

お名前:××××××

ご住所:××××××

—————————————————

宛先のご変更やご不明な点などございましたら、××××××までご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

8. 社内向けの例文

件名:〇月〇日まで休暇のため不在にしております

各位

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただいております。

その間はメールを確認できませんので、何かありましたら〇〇課長(内線:×××)にご連絡いただきますようお願いいたします。

休暇中にいただいたご連絡に関しては、休暇明けに順次対応いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、ご協力お願いいたします。

【英語版】不在通知の自動応答(自動返信メール)例文

ここからは、【英語版】不在通知の自動応答(自動返信メール)例文について、以下の内容を紹介していきます。

  1. 休暇の場合
  2. 出張の場合
  3. 営業時間外の場合

1. 休暇の場合

件名:I will be away on vacation from XX/XX to XX/XX

本文:
This email has been sent by automatic reply.

Thank you for contacting us.

We apologize for the inconvenience, but we will be away on vacation from XX/XX to XX/XX.

We apologize for the inconvenience, but we will not be able to reply to emails from XX/XX to XX/XX.

We apologize for the inconvenience, but we will reply after XX/XX.

If you have an urgent matter, please contact us at XX (email address: XXX, phone number: XXX).

We apologize for any inconvenience, and appreciate your understanding and cooperation.

2. 出張の場合

件名:I will be away on a business trip until XX/XX.

本文:
This email was sent by automatic reply.

Thank you for contacting us.

We apologize for the inconvenience, but we will be away on a business trip until XX/XX.
We will return to the office on XX/XX, so we would appreciate your patience.

If your inquiry is urgent, please contact us by phone (number: XXX).

We apologize for the inconvenience, and we appreciate your patience.

3. 営業時間外の場合

件名:Thank you for contacting us.

本文:
This email has been sent by an automatic reply.

Thank you for contacting us.

We apologize for the inconvenience, but our business hours are 9:00-18:00 on weekdays.

We will contact you again within 2-3 business days regarding your inquiry. We apologize for the inconvenience, and we appreciate your patience.

まとめ:不在通知の自動応答メールで円滑なコミュニケーションを

不在通知の自動応答メールは、業務を効率化するだけでなく、相手の不安やストレスを軽減するために非常に有効な手法です。

ただし、不在通知メールを送る際は、ただ自分の不在を伝えるだけでなく、相手の立場や気持ちに配慮して相手からの信用を損ねないようにしましょう。細やかな気遣いによって、休暇や出張明けに仕事を再開したときに、スムーズに業務に取り掛かれるようになります。
今回ご紹介した例文を参考にして、適切に自動応答メールを活用しましょう。

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