【完全版】不在通知の自動応答（自動返信メール）の書き方と例文
自動返信メールとは？不在通知の自動応答でビジネスの効率化を実現
相手から送られてきたメールに対して、あらかじめ設定しておいたテンプレートを使ってメッセージを自動で返信できる機能です。
ビジネスでは、お客様からの問い合わせや取引先との打ち合わせの日程調整、社内での情報共有など、重要なメールを受け取る機会が日常的にあります。送ったメールに対してなかなか返信が来ないと、相手はどうしていいかわからなかったり、そもそもメールが届いているのかわからなかったりと、不安になってしまいます。
そこで、不在によりメールをしばらく確認できないときは、自動返信メールを使って不在を伝える内容を自動的に返信することでトラブル防止につながります。
不在通知を自動返信メールで送る際の重要ポイント
件名：〇月〇日〜〇月〇日まで休暇のため不在にしております
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に勝手ながら、〇月〇日〜〇月〇日まで休暇のため、メールの返信ができません。
申し訳ございませんが、〇日以降にご返信いたします。
お急ぎのご用件がございましたら、弊社〇〇（メールアドレス：××××××、電話番号：××××××）までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解とご協力をお願いいたします。
2. 出張の場合
件名：〇月〇日までは出張のため不在にしております
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡いただきありがとうございます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、〇月〇日まで出張のため不在にしております。
〇日より出社いたしますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
お急ぎのご用件でしたら、お電話（番号：××××××）にてご連絡くださいますようお願いいたします。
ご不便をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
3. 営業時間外の場合
件名：お問い合わせありがとうございます。
※このメールは自動返信によって送信されています。
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
恐れ入りますが、弊社の営業時間は平日9:00〜18:00となっております。
お問い合わせいただいた内容につきましては、担当より2〜3営業日以内に改めてご連絡いたします。恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいませ。
4. 終日不在の場合
件名：本日は終日不在にしております。
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
本日は終日不在にしております。メールは確認できますが、返信に時間がかかる場合がありますのでご了承ください。
至急のご用件でしたら、電話（番号：××××××）にご連絡ください。
ご迷惑おかけして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
5. 会員登録が完了した時
件名：【〇〇ショップ】会員登録完了のお知らせ
※このメールは会員登録が完了したお客様にお送りしている自動返信メールです。
〇〇様
この度は〇〇ショップにご登録いただき、誠にありがとうございます。
お客様のご登録を以下の内容にて承りました。
—————————————————
【マイページ】
http://××××××.com
ユーザーID：××××××
パスワード：××××××
—————————————————
今後とも〇〇ショップをよろしくお願いいたします。
6. セミナー申し込みが完了した時
【〇〇セミナー事務局】〇〇セミナーへお申し込みいただきありがとうございます
※本メールはセミナーへのお申し込みが完了した方への自動返信メールです。
〇〇様
お世話になっております。
〇〇セミナー事務局の〇〇です。
この度は〇〇セミナーにお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
以下の内容で参加を受付いたしましたので、お知らせいたします。
—————————————————
セミナー名：××××××
日時：××××××
開催場所：××××××
アクセス：××××××
参加費：××××××
セミナー詳細URL：××××××
—————————————————
ご不明点などございましたら、〇〇セミナー事務局までお気軽にお問い合わせください。
〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。
7. 資料請求が完了した時
件名：【株式会社〇〇】資料請求に関するご案内
※このメールはシステムからの自動返信です。
〇〇様
この度は資料請求のお申し込みありがとうございました。
資料は近日中に下記のご住所宛に送付いたします。
到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
▼資料送付先
—————————————————
お名前：××××××
ご住所：××××××
—————————————————
宛先のご変更やご不明な点などございましたら、××××××までご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
8. 社内向けの例文
件名：〇月〇日まで休暇のため不在にしております
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただいております。
その間はメールを確認できませんので、何かありましたら〇〇課長（内線：×××）にご連絡いただきますようお願いいたします。
休暇中にいただいたご連絡に関しては、休暇明けに順次対応いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、ご協力お願いいたします。
【英語版】不在通知の自動応答（自動返信メール）例文
件名：I will be away on vacation from XX/XX to XX/XX
本文：
This email has been sent by automatic reply.
Thank you for contacting me.
I will be away on vacation from XX/XX to XX/XX.
If you have an urgent matter, please contact at XX (email address: XXX, phone number: XXX). Otherwise, I will respond promptly when I return.
I appreciate your understanding and cooperation.
2. 出張の場合
件名：I will be away on a business trip until XX/XX.
本文：
This email was sent by automatic reply.
Thank you for contacting me.
I will be away on a business trip until XX/XX. I will respond to your message when I return
If your inquiry is urgent, please contact me on my cell phone (number: XXX).
I apologize for the inconvenience.
3. 営業時間外の場合
件名：Thank you for contacting us.
本文：
This email has been sent by an automatic reply.
Thank you for contacting us.
We apologize for the inconvenience, but our business hours are 9:00-18:00 on weekdays.
We will contact you within 2-3 business days regarding your inquiry.
We appreciate your patience.
まとめ：不在通知の自動応答メールで円滑なコミュニケーションを
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