メール誤送信をしてしまったら？適切なお詫びと対処法を徹底解説

メール誤送信でよくある原因とは

メール誤送信が起こってしまう主な原因は以下の5点です。

• 別の送り先にメールを送信してしまった
• 相手に本来送るはずの情報とは異なる情報を送信してしまった
• BCCで送信するメールを誤ってTOあるいはCCで送信してしまった
• 個人情報を誤ってメールで外部に流してしまった
• 会社の重要な情報を誤ってメールで外部に流してしまった

メールの誤送信でよく起こってしまうのが送り先を間違ってしまうことです。
送り先を間違えてしまうと、他の企業にどの企業とコンタクトを取り、どのような企業運営をしているのか知られてしまいます。

重要性の高い情報を記載したメールを送ってしまったために、企業競争で不利に働いてしまうケースも珍しくありません。

また、本来送るはずの情報を相手に送っていないためにトラブルになる場合もあります。
伝達ミスによって当初予定していた相手企業側の対応に遅れが生じると、当社で予定していた商品のリリースが遅れるなどの問題が発生しやすくなります。

メール誤送信が発覚したら迅速に対処しよう

ここからは、メール誤送信が発覚した際にどのように対処するべきかについて以下の内容を紹介します。

• 上司へ報告し、先方に電話で謝罪する
• 情報漏えいリスクを評価し、適切な対策を講じる

上司へ報告し、先方に電話で謝罪する

メールを誤送信してしまったことを上司に報告し、先方に電話で謝罪します。
重要情報を含まないメールであったとしても、受け取ったメールに疑問を感じ、相手の時間を取らせてしまうケースも少なくありません。
手間を取らせてしまった可能性を考慮し、先方に電話で謝罪してください。

メールを誤送信してしまったことを上司に隠さないことも大切です。
自分では重要情報と捉えていなかったとしても、上司から見ると重要情報の漏えいに該当していると判断される場合があります。
メールで送信してしまった内容が重要情報である可能性を考え、念のために上司に報告しましょう。

情報漏えいリスクを評価し、適切な対策を講じる

メールを誤送信したら、情報漏えいリスクの有無と規模感を評価します。
事前にどの程度の情報漏えいの影響が出ているのか想定して細かい対策を考えておくと、問題が発生した際にすぐに対応できるようになります。
情報漏えいリスクの大きさも上司に確認を取って自己判断しないように気をつけましょう。

誤送信のお詫びメールを送る際のポイント

ここからは、誤送信のお詫びメールを送る際のポイントについて以下の内容を紹介します。

• 件名に「メール誤送信のお詫び」と明記する
• 謝罪の言葉と誤送信の経緯を丁寧に説明する
• 再発防止策を提示し、信頼回復に努める

件名に「メール誤送信のお詫び」と明記する

まずは件名に「メール誤送信のお詫び」と明記します。
相手がメールの誤送信があったと気づいていない場合、お詫びのメールの文面を見ても何が起きているのか正しく把握してもらえません。
件名に誤送信のお詫びであることを明記し、相手にメール誤送信の状況を把握してもらえるようにします。

ちなみに、「メール誤送信のお詫び」と記載されていると重要情報のミスがあったのかと判断されやすいです。
相手を驚かせることがないように、軽微なミスであれば、件名に「再送」と記載しましょう。

謝罪の言葉と誤送信の経緯を丁寧に説明する

メールの文面で、謝罪の言葉と誤送信の経緯を丁寧に説明します。
事実を捻じ曲げて言い訳混じりな文面を送ってしまうと、かえってトラブルを大きくさせかねません。
誤送信のミスに対する非を認める気持ちを文面に記してください。

合わせて、誤送信したメールの内容・添付したファイルを削除してもらいたい場合はその旨を伝えましょう。
誤送信したメールの内容がそのまま残されていると、情報が漏洩してしまい、被害が拡大する可能性があります。

再発防止策を提示し、信頼回復に努める

メールを誤送信したら、再発防止策を提示し、信頼回復に努めてください。
メールの文面や電話で誤送信の経緯と合わせて、今後の具体的な防止策を相手に伝えます。
防止策を伝えるだけではメールの誤送信が再発する場合があるため、実際に行動に移すことが重要です。

具体的な防止策はメール誤送信の内容によって変わってくるため、上司と相談してどのような形を取るか決めましょう。

シチュエーション別のお詫びメール例文

ここからは、シチュエーション別のお詫びメール例文について以下の内容を紹介します。

• 宛先を間違えてメールを送信してしまった場合
• 添付ファイルを誤って送信してしまった場合
• メール本文の内容に誤りがあった場合
• お客様にメールを誤送信してしまった場合
• 知らない人にメールを誤送信してしまった場合

宛先を間違えてメールを送信してしまった場合

メールの宛先にミスがあった場合は、対象のメールがどれか判別できるように、送信日時・差出人・件名のみ記載して宛先のミスがあったことを伝えます。
メールを送信してしまった相手に具体的なメールの内容を把握してもらう必要はありません。

また、文章の最後に謝罪する気持ちを丁寧に添えてください。

添付ファイルを誤って送信してしまった場合

メールの宛先やメール本文の内容にミスに重大なミスがないのであれば、件名は「再送」で構いません。
宛先を間違えたときと同様に、メールの内容は引用せず、対象のメールの送信日時・差出人・件名を記載します。
また、正しいファイルをお詫びのメールに添付していることを伝えてください。

仮に誤って送ったファイルが会社の重要情報・個人情報にかかわるファイルであった場合は、重要性が伝わる件名にします。

メール本文の内容に誤りがあった場合

メール本文の内容に誤りがある場合は、お詫びのメールを送る前に正しい内容のメールを送りましょう。
修正内容をお詫びのメールに記載してしまうとメールの文章が長くなってしまいます。
見やすいメールの文章にするために、お詫びのメールには正しいメールを先ほど送ったと記載しておけば問題ありません。

お客様にメールを誤送信してしまった場合

お客様に対してメールを誤送信してしまった場合は、企業に対するメール以上に丁寧な文面で誤ってメールを送ってしまったことを伝えましょう。
基本的なお詫びメールのフォーマットは、ケース別の企業に対するメールの誤送信の内容に合わせて記載すれば問題ありません。

また、お客様を相手としたやり取りはお問い合わせ窓口を介するのが一般的です。
お問い合わせ窓口の連絡先と会社の情報を文末に記載してください。

知らない人にメールを誤送信してしまった場合

知らない人にメールを誤送信してしまった場合のお詫びメールのフォーマットは、お客様を相手にしたものをベースに作成してください。
お客様が相手でないとしても、雑なメールを送ってしまうと評判の悪化に繋がってしまいます。

丁寧なお詫びのメールを作成し、きちんとした企業だと認識してもらえる行動を心掛けましょう。

メール誤送信を防止するための対策

ここからは、メール誤送信を防止するための対策について以下の内容を紹介します。

• 送信前の確認を徹底する
• 宛先のオートコンプリート機能を無効にする
• 複数人でのチェック体制を整える
• メール配信システムを活用する

送信前の確認を徹底する

メール送信前に内容の確認を徹底してください。
メールの内容は何度か読み返すことでミスに気づけます。
ビジネスメールに慣れていない方は、上司に確認してもらう癖をつけることをおすすめします。

宛先のオートコンプリート機能を無効にする

メールの誤送信が不安な方は、メールシステムの宛先のオートコンプリート機能を無効にすることをおすすめします。
メールの宛先については、メールシステムの関係上、一度メールを送った相手を自動検索して表示してくれます。
効率的な機能ではありますが、メールの宛先のミスが起きやすいです。

使用しているメールツールごとにオートコンプリート機能を無効にする設定方法を確認してください。

複数人でのチェック体制を整える

先ほど軽く触れましたが、複数人でメールをチェックする体制を整える方法もおすすめです。
誤りがないと頭の中で思い込んでいると、何度見直してもミスに気づかないこともあります。
複数人でメールを見ればミスに気づきやすくなります。

メール配信システムを活用する

メール配信システムを活用することで、メールの誤送信を防ぎやすくなります。
宛先のミスや内容のミスは防げませんが、BCC・CC・TOの利用を間違えてしまうミスは減らせます。
一斉メールが遅延なく確実に到達しやすくなるため、メール配信システムを導入してみてください。

メール配信システムの中でも、「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」は到達率トップクラスで多くのユーザーから信頼されています。
メール配信システムを導入する際に機能面や実績を重視するなら、「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」がおすすめです。

まとめ：メール誤送信への適切な対処とお詫びが重要

ビジネスメールをいくつも送っていると、メールを誤送信してしまうこともあります。
メールを誤送信してしまった際には、正しい文章でお詫びをし、適切な対応をすることが重要です。

メールの誤送信がないように気を付け、誤送信してしまった際には誠意を持って対応する姿勢を忘れないでください。