メールのインラインとは？意味や返信・回答のやり方・使い方を解説！

インラインとは？返信が使われるビジネスシーン

情報が整理しやすく、的確な返信が可能になる点です。わかりやすく整理された返信をすることで、相手の誤解や認識のズレを減らすことができ、スムーズなコミュニケーションにつながります。

また、質問者側にとっても、質問に対する回答内容を把握しやすくなります。返信メール内に質問した内容が引用記載されていれば、過去のメールをその都度見返さなくても、そのメールを読むだけで自分が過去に送った質問内容を把握できるでしょう。

複数の質問に漏れなく回答できる

1通のメールに複数の質問が含まれている場合であっても漏れなく回答できるというメリットもあります。

ビジネスシーンでは、なるべくメールのやり取りの回数を減らすため、1通のメールに複数の話題や質問が含まれている場合もよくあります。質問が複数あっても、インラインを使って質問を1つずつ引用しながら回答することで、質問の見落としや回答漏れのリスクを防止できます。

また、インラインメールを受け取る側も、質問項目ごとに回答を確認できるため、回答を見落としにくくなります。

メールのやり取りを効率化できる

メールのやり取りを効率化できるのも大きなメリットの1つといえるでしょう。
ビジネスメールのやり取りは、常に1対1で行われるわけではありません。

3人以上でやり取りする場合や、メールのやり取りを他の人と共有する場合、インラインを使わなければ、誰がどんな質問・回答をしたのか、過去のメールを1つ1つ確認する必要があります。
インラインを使うことで、メールのやり取りを効率化でき、複数人のやり取りであってもスムーズに情報共有できるでしょう。

インラインで返信する基本的なやり方

引用文の先頭に「＞」の符号を付けます。他の符号を使うこともありますが、文字化けする可能性もあるため、「＞」を使うのが無難です。

ただし、メールソフトごとに引用機能が備わっている場合もあります。メールソフトによっては、引用部分が「｜」などの符号で表記されることもありますので、確認しておきましょう。

そして、回答を引用文の直下に書くことで、質問と回答が一連の流れで確認できるため、読む人が理解しやすくなります。
また、引用部分や回答部分を色分けや太字で強調する方法もあります。引用と回答を明確に区別でき、よりわかりやすくなります。

Gmailでインライン返信するやり方

Gmailには、1クリックで引用符号を入力できる機能があります。「＞」ではなく「｜」の
符号が表示されます。

Gmailでインライン返信する手順は次のとおりです。

1. Gmailで返信するメールを開く。
2. 返信するメールの本文内で、引用したい部分を選択しコピーする。
3. 「返信」ボタンをクリックする。
4. 返信画面の下にあるツールバーで、「A」（書式設定オプション）をクリックする。
5. 表示されたメニューの中から「”」（引用）をクリックする。

Outlookでインライン返信する方法

Outlookにも、1クリックで引用符号を入力できる機能があります。こちらもGmailと同様、「｜」の符号が表示されます。

Outlookでインライン返信する手順は次のとおりです。

1. Outlookで返信するメールを開く。
2. 返信するメールの本文内で、引用したい部分を選択しコピーする。
3. 「返信」ボタンをクリックする。
4. 返信画面の上にあるツールバーで、「”」（引用）をクリックする。

インラインで回答する注意点とデメリット

人によっては失礼な印象を持たれてしまうこともあります。
「自分の言葉をそのまま使われて1つ1つ指摘されている気がして不快」「一から文章を書かずに他人の文章をそのまま引用するのは失礼」だと捉える人も一定数います。

便利でメリットも多いインラインですが、中には失礼だと感じる人もいるということに留意し、相手に対する配慮を欠かさないようにしましょう。

メールが長くなりがちなので要注意

インラインを使うことで、メールの本文が長くなりやすいというデメリットもあります。
インラインは相手の質問部分をそのまま引用するため、質問部分が長い場合、返信メールもその分長くなるでしょう。

また、インラインによる返信が何往復も続くと、引用部分が増えてメールの本文がさらに長くなってしまいます。
インラインを使わない方が簡潔でわかりやすいメールになる場合もあるため、状況に合わせて適度に使うことが大切です。

多用しすぎると返信内容がわかりづらくなる

インラインを多用しすぎると、メール本文が長くなるだけでなく、返信内容がわかりづらくなります。
「インラインの返信に対してさらにインラインで返信する」というやりとりを繰り返すと、本文が引用部分ばかりになってしまい、伝えたい内容がわかりにくくなってしまいます。

また、引用部分を示す「＞」の符号が本文中にいくつも表示されることで、読みづらいメールになる点にも注意しなければなりません。
どんな場合でもインラインを使うのではなく、内容をわかりやすく伝える手段のひとつとして、状況に応じて活用しましょう。

インライン返信のマナーとコツ

引用する部分は必要最低限に留め、回答部分はなるべく簡潔にまとめて返信するようにしましょう。
引用する部分が多かったり回答が冗長だったりすると、メール本文が長くなり、読みにくくなってしまいます。

相手の文章が長文でわかりづらい場合は無理に引用せず、論点をわかりやすく整理したうえで返信することも時には必要です。

誤字脱字があっても原文のまま引用する

インライン返信する際は、相手の文章をそのまま引用するのが基本です。誤字脱字やわかりにくい表現があっても修正せず、そのまま引用しましょう。

良かれと思って勝手に内容を修正すると、相手が本来伝えたい意図と変わってしまう可能性があります。軽微な誤解であっても、後になって深刻な食い違いにつながりかねないため、注意しましょう。

誤字脱字が明らかな場合であっても、自己判断で修正するのではなく、まずはそのまま引用しつつ、必要に応じて返信時に正確な情報を確認することが大切です。

インライン返信について最初に断りを入れる

デメリットでお伝えしたとおり、インラインメール自体を不快に感じる人もいます。
そのため、インラインで返信する際は、メールの冒頭で断りを入れておくと安心です。

「インラインにて失礼いたします」や「インラインで回答いたします」などの一文を記載しておくことで、相手の不快感を緩和できるだけでなく、一目でメールの形式がわかるようにもなります。

インライン返信の例文集

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先日は新商品のご提案ありがとうございました。
以下、インラインでの回答にて失礼いたします。

＞次回の打ち合わせは、どの日時だとご都合よろしいでしょうか？
＞〇月1日（月）10:00〜12:00
＞〇月2日（火）終日可能
＞〇月3日（水）13:00〜17:00

候補日のご提示ありがとうございます。
〇月3日（水）の13:00〜でお願いできますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

複数の質問に対するインライン返信の例文

まとめ：インラインを使いこなしてメールコミュニケーションを円滑に！