メールが届かない・受信しない原因と解決方法を解説

メールが届かない・受信しない主な原因

メールが届かない、受信できないなどのトラブルが起こった場合、受信・送信するユーザー側と、メールの管理をする運用・システム側で、それぞれ原因が考えられます。ここでは、ユーザー側と運用側でそれぞれ考えられる原因について詳しく紹介します。

ユーザー側の原因

送信先のメールアドレスの間違い、または存在していない

ユーザー側でよくある原因が、送信先のメールアドレスを間違えている、もしくはすでにメールアドレス自体が削除されているなどです。

転職により携帯電話を解約することでメールアドレス自体がなくなることや、個人の都合によりアドレス自体を変更することは少なくありません。

この場合、「User Unknown」「HOST Unknown」など書かれた内容のメールが送信者に返ってくるため、送信したアドレスを再度確認し、間違いがなければメール以外の手段で相手の新しいアドレスを確認しましょう。

受信ボックスの容量がいっぱいになっている

受信者で考えられる原因としては、メールを受信するボックスが上限に達していることが考えられます。基本的に個人のメールボックスには容量制限があり、これを超えるとそれ以降に来るメールが受信できず拒否されるからです。

そのため、過去にさかのぼって不要なメールを削除する、一定期間が経つとメールを削除するよう設定するなど、受信者側で対策を行ってもらう必要があるでしょう。

受信者による迷惑メールのフィルター設定

メールはユーザーにより、迷惑メール拒否設定ができます。これらの設定を行っていると、サーバーが何らかの基準でスパムメールと判断し受信を拒否するか、迷惑メールフォルダーにメールを振り分けられることがあるのです。

そのため、迷惑メールフォルダーに振り分けられていないか、またセキュリティゲートウェイなどでメールが止まっていないか確認してもらいましょう。

運用・システム側の原因

メールサイズ・フォーマットに問題がある

メールを送信する際、動画や画像など添付ファイルを一緒に送信すると、受信を拒否されることがあります。メールサーバーには受信できるファイル容量制限が存在し、この上限を超えると受信できないからです。

これはファイルの圧縮や転送サービスなどで解決できます。また、画像表示や字の色・大きさが変更できるHTMLメールを送信する場合は、HTML規格に準拠しているか確認しましょう。

迷惑メール送信のブラックリストに登録されている

送信したメールが、受信者から迷惑メールであると報告されると、ブラックリストに登録され、メールが届かなくなることがあります。もし企業が送信したメールの到達率が大きく下がっていた場合は、ブラックリストに登録されている可能性が考えられるでしょう。

意図せずブラックリストに登録されている場合もあり、放置すると迷惑メールを管理するさまざまな団体に次々登録されるため、解除申請を行うことが重要です。

サーバーのダウンや障害トラブル

もし、受信サーバーまではメールが届いていたとしても、メールサーバー自体にトラブルが発生していたら、受信者にメールが届くことはありません。一時的にサーバーに負荷がかかってダウンしていることや、障害が発生している可能性があるからです。

その場合、相手サーバーからは、その状況を知らせるメールが送られてきます。そのほか、企業のメールサーバーであれば、情報システムの担当者、Webメールサービスの場合は障害情報などが出ていないかを確認してください。

受信サーバーに迷惑メールと判断される

迷惑メールは、受信サーバーでも対策が行われています。サーバーには迷惑メールに関する膨大なデータが蓄積されており、その情報を基になりすましメールや迷惑メールと判断されるとメールの受信が遮断されるのです。

判断材料としてはさまざまなものがあります。例えば、メール送信を行ったサーバーに怪しい点がないか確認がなされ、問題があった場合に迷惑メールと判定されます。

メールシステムに迷惑メールと判断される

もし受信サーバーから、迷惑メールではないと判断されもメールシステムがメール内容をチェックします。「無料」「出会い」などの煽り文句、飾り罫線や記号を多く使用するなどは、迷惑メールと判断されやすいため注意が必要です。

また、URLを本文に記載する場合は、フィッシングサイトなどの危険性、セキュリティレベルなどがチェックされ問題があれば迷惑メールと判断されやすくなります。短縮URLも危険性が判断しにくいため、警戒されやすいでしょう。

メール送信ポリシーに則していない

通信情報業界では、サービスの品質を一定以上に保つため、一括メールなどを送信する事業者に向け、ポリシーを定めています。

そのポリシーでは、受信側のサーバーに大きな負担がかかることを回避するため、あて先が不明となっているような不正なアドレスを含む一斉メールなどで大量のアクセスがあった場合、一時的、ないしある程度の期間、同じ送信元からのメール受信をブロックすることがあります。

メールが届かないときの対処法

ユーザー側に問題がある場合

ユーザー側に問題がある場合、バウンスメール（送信後に返ってくるエラーメール）が来ていないかを確認してください。バウンスメールには発生した日時や送信元のサーバー情報、そして、エラーの理由などが記載されているため、これを見れば原因を把握することが可能です。

もし「User Unknown」などの記載がある場合は、そもそもメールアドレスが存在していないことが考えられるため、メールアドレスにミスがないかどうか確認してください。メールボックスの容量不足であれば、受信者側に不要なメールを削除するようお願いをします。

メールアドレスのミスを防ぐには、ダブルオプトインを設定するのもおすすめ。ダブルオプトインとは、会員登録などを行う際に、メールアドレスを入力してもらい、そのアドレスに1度メールを送信して、登録を完了させることをいいます。

これにより、不正アドレスへの配信を避けられる効果も期待でき、受信者から迷惑メールとして登録されるリスクを避けることもできるでしょう。

バウンスメールが返ってこない場合は、迷惑メールと判断されていることが考えられます。迷惑メールフォルダーを確認してもらい、もし受信されていないのであれば、ドメインの設定を変更してもらいましょう。

ドメインとは、ドコモであれば「＠docomo.ne.jp」など、＠の後ろに続くメールアドレスのことです。受信者にお願いし、迷惑メールの設定からこちらが送信したいメールのドメインが受信できるよう変更してもらいましょう。

運用・システム側に問題がある場合

運用側に問題がある場合でも、同じようにバウンスメールを確認し、原因を把握します。容量などが原因であれば、ファイルの圧縮や転送サービスの活用で解決しましょう。サーバーダウンなどが問題であれば、時間経過により解決できます。

バウンスメールが返ってこない場合は、ブラックリストとして登録されていることや迷惑メールと判定されていることが考えられます。

ブラックリストが原因の場合は、まず管理を行っている「Spamhaus」や「Cisco Talos」などの各団体の公式サイトを確認し、登録されていないか確認を行いましょう。

もし、登録されていた場合は同じサイトから自社のメールアドレスやドメインを入力し、解除申請を行います。迷惑メールと判定される場合の対策としては、ドメイン設定のほか、SPF・DKIMの設定も有効です。

SPFは受信者側のサーバーが、DNSサーバーというサーバーにアクセスし、送信元のIPアドレスに問題がないかチェックする仕組みのことをいいます。SPFサーバーの管理会社などに依頼すれば設定が可能です。

DKIMはメール本体に電子署名をつけて認証を行う仕組みのことで、これによりメールの改ざんなども防ぐことができます。こちらもSPF同様第三者による機関でDNSサーバーに登録すれば設定が可能です。この2つを設定することで、迷惑メールとして判定されることはなくなるでしょう。

まとめ

今回はメールが届かず困っている方に向け、考えられる原因をユーザー側・運営側の2つに分けて紹介し、それぞれどのように解決・対策を行うべきかについて解説しました。

メールが届かない状態を放置すると、マーケティングがスムーズに進まないのはもちろん、取引先との取引が滞りトラブルになる可能性もあります。ぜひ今回の記事で解決できるよう対処を行ってください。