メール配信システムの仕組みとは？意味や機能の特徴、導入メリットを紹介

メール配信システムとは？使用する意味や目的を知ろう

大量のメールを一斉配信できるツールを指します。

それだけではなくABテストや、セグメント配信なども可能なのでメールマーケティングには欠かせません。
さらに通常は制作するのに専門知識を要するHTMLメールも、直感的かつ簡単な操作で仕上げられます。

GmailやOutlookといったメーラーは、1対1のやり取りを行うには便利ですが、多人数に一斉配信するにはさまざまな設定を手作業で入力しなければなりません。
そのため、過去にはヒューマンエラーでメールアドレスの流出などが起きています。

一方、メール配信システムはユーザーの情報を、自動的に一括管理できるため、こうした事態を招く危険性は低下します。つまり多くのユーザーに対し、安全にメールを配信できるのです。

メール配信システムの仕組みや特徴を押さえよう

メールを大量に配信すると、ISP（インターネット接続業者）や、通信キャリアから迷惑メールと判定されるリスクが高まります。これはメールサーバーによるチェックが入るためです。

迷惑メールに判定されると迷惑メールフォルダに振り分けられます。迷惑メールはタイトルのみ確認した後、削除されるのが普通なので、ユーザーにメールが届かないことになります。

これを避けるためにはドメイン認証への対応や無効なアドレスの除去、配信IPアドレスの分散や配信間隔の調整など、テクニカルなチューニングが必要不可欠です。これらの要素を1つずつ手作業で行うのは、膨大な時間がかかるため現実的ではないでしょう。

しかし、メール配信システムを利用すれば、チューニングを自動的に済ませてくれます。
迷惑メールと判断されるリスクが低下するので、ユーザーに確実にメールを届けられます。

メール配信システムの種類を知ろう

クラウド型メール配信システムとは、インターネットを介してメール配信サービス会社が提供するサーバーで、データを管理する形式のメール配信システムを指します。

自社でサーバーを用意する必要がなく、申し込めばすぐにサービスが提供されます。安価に利用できるのもメリットです。

デメリットとしてはカスタマイズに限界があることと、外部サーバーにデータを保存するため情報が漏れるリスクがあること。

セキュリティに関してはサービス提供会社任せになるので、自社のセキュリティ基準を満たせないケースがあることです。

もちろんサービス提供会社は信用が大切なので、セキュリティには気を使っていますが、何事も完全というわけにはいきません。

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オンプレミス型メール配信システムの特徴と利用するメリット

オンプレミス型メール配信システムとは、自社のサーバーやパソコンにシステムをインストールし、運用するメール配信システムを指します。

既存のシステムとの連携が取りやすく、カスタマイズには制限がありません。顧客情報など重要なデータを自社で管理できます。
自社のセキュリティ基準を完全に満たせるメリットもあります。

デメリットとしては自社でサーバーやネットワークを用意し、構築から管理まで行う必要があることです。
もちろん費用がかかりますし、専門知識のあるスタッフも置かなければなりません。

最近ではクラウド型メール配信システムが主流となりつつあるのですが、オンプレミス型メール配信システムにこだわる企業も少なくありません。

オンプレミス型のメール配信システムを徹底解説！クラウド型との違いは？

メール配信システムの主要な機能の特徴をチェック！

メールマーケティングに活用できます。
また数十万件のリストに対して、メールを高速に一斉送信することが可能です。

ただし大量の一斉配信にはノウハウや技術が必要なので、サービス提供会社により配信スピードに差が出る可能性があります。サービスを利用する前にその点を事前に確認しておきましょう。

顧客の管理をExcelで行い、配信にメーラーを使っていたのでは、効率の良いメールマーケティングは望めません。

ターゲットを絞り込むセグメント配信機能

配信リストに名前や性別、年齢や独自の項目があれば、その情報を元にターゲットを絞り込むセグメント配信を行えます。

例えば首都圏在住の女性で年齢は25歳以上など、商品やサービスに合わせて展開することが可能です。
ユーザーの属性ごとに適切な案内を送れるので、開封率やクリック率の向上が期待できます。最終的には商品やサービスの購入に繋がるでしょう。

購買履歴や商品情報などを管理しているシステムと連携が可能なら、商品や購入金額・購入日などを組み合わせて、ピンポイントのOne to One配信も行えます。
ユーザーに特別感を与えられるでしょう。セグメント配信は、それぞれに合わせたメールを用意する必要がありますが、効率は間違いなく上がります。

セグメント配信とは？メールの効果的な活用方法と意味を徹底解説

効果測定に役立つ機能

メール配信システムには効果測定に役立つ機能が搭載されています。
開封率（HTMLメール）やクリック率、到達率やエラーメール率などが分析できるので、メールマーケティングの強い味方となります。
コンバージョン率や、誰がいつどこのURLをクリックしたのかなど、より詳細なデータを得られるサービスもあるので、導入する前に確認しておきましょう。

データは多いほうがいいので、これらは重要なポイントの1つといえます。
メールマーケティングにおいては、効果測定は必要不可欠の作業です。

トライアンドエラーの積み重ねになるかもしれません。
しかし、さまざまな要素を分析し質を向上させれば、メール配信の目的が達成できるはずです。

今後に繋がることなので、効果測定に役立つ機能をフル活用しましょう。

HTMLメールが作成できるエディタ機能

HTMLメールとは、Webページを作成するための言語で作成したメールを指します。HTMLメールは文字のフォントやカラー、大きさを自由に選べ、画像や動画の掲載も可能なので、その表現力は格段に高まります。

通常であればHTMLメールを作成するには、Hyper Text Markup Languageを理解しなければなりません。
しかし、メール配信システムを利用すれば、簡単に操作できるエディタ機能を使って、HTMLメールを作成できます。

テキストのみのメールよりも見栄えはもちろん、機能も充実するのでメルマガには必須といえるでしょう。

さらに前述の効果測定においては、HTMLメールでなければ計測できない要素があるので注意してください。

メール配信システムを導入するメリット！業務がこんなに効率化

1日の送信件数に上限があります。
Outlookではメッセージ1通あたり500件に制限されています。Gmailでは1日に送信できる宛先は500件までとなっています。つまりどちらのメーラーを使っても、1日に500件までしかメールを送信できないわけです。

さらにメールの仕組み上の問題ですが、送信数が増えれば増えるほどデータの渋滞が起き、送信しても相手先に届くまでに、タイムラグが発生してしまいます。時には大幅な遅延となる場合すらあります。

一方、メール配信システムでは1日の送信件数に制限はありません。
遅延も最小限に留めるよう、様々な対策を講じています。
ただしサービス提供会社やサービスの内容により、配信スピードに差が出ることもありますので、ご注意ください。

配信ミスを防止し、確実にメールを届けられる

メール配信システムを利用せずに大量のメールを確実に届けるには、高い技術が必要になります。
なぜならメーラーは連絡手段としてのメール送信しか想定していないからです。

そこに大量のメール配信が持ち込まれると、連絡手段とはみなされずスパムや迷惑メールとして処理される可能性があります。
そうなるとメールが届かなかったり、届いても迷惑メールフォルダに振り分けられ、ユーザーにより削除されることもあります。

メール配信システムでは、こうした事態を避けるため、各メーラーのガイドラインやスペックに合わせて配信しています。

メールが正しく送信されたとしても、メールアドレスの変更などユーザーサイドの問題でメールが届かないこともあります。

その場合、メール配信システムではメール未達などの原因を分析できます。
結果としてメールの到達率が高められるのです。

ターゲットに合わせたメール配信で、マーケティング効果アップ

メール配信システムはターゲットに合わせたメール配信が可能です。ユーザーから得た年齢・性別・趣味などのデータを元に、セグメンテーションを行ってユーザーに合わせたメール配信を実現します。

ユーザーのニーズに合わせたメールを配信するので、興味を引きやすく開封率やクリック率が向上します。さらにユーザーの誕生日にお得な情報を伝えるなど、One to One配信も行えます。

フレキシブルで細やかな対応により、メールマーケティングの効果は確実に高まります。
一斉配信と組み合わせれば、さらにユーザーの歓心を買えるはずです。オプトアウト率も低下するでしょう。

こうしたターゲットに合わせたメール配信は、メーラーでは実現がほぼ不可能といえます。

安心のセキュリティ対策

メール配信システムではサイバーアタック対策を施しています。

通常のメーラーよりもセキュリティ性能は高いといっていいでしょう。メール配信システムは、大量のメールアドレスを一元管理しています。
そのため通信の暗号化やログの管理、アクセス制限などのさまざまな対策を講じているのです。

またメーラーを使ったメールの配信ではメールアドレスの流出など個人情報の漏洩が後を絶ちません。
多くはヒューマンエラーによるもので、例えばBCCに入れるべき宛先をCCに入れてしまったり、宛先を間違えたというケースがほとんどです。メール配信システムではこうした事態が起こりにくいです。

情報漏洩は単なるミスで済まされず、会社の信用力の低下に繋がります。ビジネスにダイレクトに悪影響を与えかねないので、セキュリティ対策は極めて重要です。

メール配信システムで失敗しないための選び方とは？

おすすめのメール配信システムを一覧で確認したい場合は、下記の記事を参考にしてみてください。

【2024年】メール配信システムのおすすめ比較ランキング15選！一斉送信サービス一覧

メール配信の必要な機能が揃っているか確認

まずはメール配信に必要な機能が揃っているか確認しましょう。自社に必要な機能が搭載されているかどうかがポイントです。

自社の課題を洗い出し、解決できるメール配信システムを選びましょう。一般に次の機能は基本となるので、搭載されていないシステムは避けたほうが無難です。

• セグメント配信ができる機能
• 予約配信ができる機能
• 過去のメールが再利用できる機能
• 顧客リストの登録や解除ができる機能
• HTMLメールを簡単に作成できる機能
• 配信結果の効果測定ができる機能

これらに加えてメールの配信速度も確認するようにしてください。
例えば500万通レベルの送信で30分程度で済むシステムから、数時間かかるシステムまで存在するからです。

速いほうがいいように思えますが、利用料金との兼ね合いもあるので、慎重に判断してください。

利用規模や予算に合う料金プランかどうかをチェック

メール配信システムの利用料金は、大きく2つに分けられます。
定額制と従量課金制です。定額制は基本的には送信数に制限がなく、毎月決められた料金を支払う形態です。

ただし定額制であっても、送信数に上限が設けられているプランもあります。その場合は追加料金の支払いが発生します。従量課金制は、送信数に応じて料金を支払います。

ですから送信数が少ない場合は、お得になるケースが多いといえます。また季節ごとに送信数の上下が激しいなど、自社の事情に合わせた運用も可能です。

どちらの形態を選ぶかは、企業により大きく変わるでしょう。自社の利用規模や、予算に合う料金プランかどうかチェックした上で、契約するようにしてください。

セキュリティ対策やサポート体制も重要な選定ポイント

セキュリティ対策は重要な選定ポイントになります。以下の対策項目が搭載されているかどうか確認しましょう。

• 通信が暗号化されているか
• 安全な場所でデータを管理しているか
• TLS暗号化に対応しているか
• 管理画面へログインする際にIP制限や多要素認証を採用しているか
• セキュリティ要求の厳しい企業に導入されているか
• 第三者機関から認証を受けているか

これらの項目をクリアしているシステムならまず安心です。

またサポート体制も重視しなければなりません。システムを運用中に予期せぬトラブルに見舞われることもあるからです。

よって、電話やメールでの問い合わせに、迅速に対応できるか見極める必要があります。
もし質問したいことがあれば、契約前にお問い合わせして、対応力を見るのも1つの方法です。

まとめ：メール配信システムを活用して効果的なマーケティングを！

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