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メーラーとは?無料で使える人気のメールソフト7選と選び方のポイント

メーラーとは?無料で使える人気のメールソフト7選と選び方のポイント

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電子メールの送受信機能を備えた「メーラー」は、ビジネスシーンにおいて必要不可欠なツールです。インストールするソフトとクラウド版のWebメールがありますが、どのようなメーラーを使うべきか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

企業でメーラーを導入する際には、セキュリティ面はもちろん操作性もチェックすることが大切です。メーラーの基本を押さえたうえで、無料で使えるおすすめのメールサービスと選び方のポイントを解説します。

メーラーとは?

メーラーとは、電子メールの作成・閲覧・送受信機能を備えたソフトウェアの総称です。端末にソフトウェアをインストールする「メールソフト」と、クラウド上で管理する「Webメール」の2種類があります。

以下のように、送信者側のサーバー・受信者側のサーバー・DNSサーバーの3つのサーバーによって送受信が行われる仕組みです。

  1. 送信者がメール作成し、送信
  2. 送信者側のサーバーにメールが届く
  3. 受信者側のIPアドレスをDNSサーバーに問い合わせる
  4. 送信者側サーバーが宛先のサーバーにメールを転送
  5. 受信者側のサーバーが受信トレイにメールを格納

メーラーの種類:メールソフトとWebメール

プライベート・ビジネスを問わず多くの人が利用しているメーラーですが、オンプレミス型のメールソフトとクラウド型のWebメールにはそれぞれメリット・デメリットがあります。利用シーンに応じて使い分けられるよう、特徴を押さえておきましょう。

  メールソフト(オンプレミス型) Webメール(クラウド型)
端末へのインストール 必須 不要
管理場所 インストール済みの端末のみ 端末を問わない
受信メールの確認 一度受信したものは可能 オンラインのみ
保存容量 端末の容量に依存 サービス・プランにより異なる

メールソフトは端末にデータを保存するため、一度送受信したメールはオフラインでも確認できるメリットがあります。ただし複数端末で管理する場合は、各端末にソフトウェアをインストールしなければなりません。

一方、端末へのインストールが不要なWebメールは、オフィスのPCで下書き保存したメールを、外出先で同一アカウントのスマホから送信する作業も容易です。オンライン環境下であれば、Webメールのほうが汎用性は高いといえます。

無料で使えるおすすめのメーラー・メールソフト7選

ここからは、無料で使えるおすすめのメーラーを7つ紹介します。

  • Gmail
  • Outlook
  • Yahoo!メール
  • ProtonMail
  • Thunderbird
  • Sylpheed
  • eMClient

Gmail:Googleのプライバシー保護と高機能が魅力

(引用元:Gmailの公式サイト

無料プランの主な機能 チャット・ビデオ会議への参加、ドキュメントの共同編集など
保存容量 15GB
セキュリティ フィッシング対策機能、情報保護モード、迷惑メールフィルタなど
連携性 複数のメーラとの連携が可能

Google LLCが提供する「Gmail」は、メーラーの中でも世界的に広く使われているWebサービスです。Googleカレンダーとの連携はもちろん、iCloudやYahoo!メールなど他サービスとの連携も可能。

Googleドキュメントやスプレッドシートへのアクセス管理も簡単なため、Googleサービスを複数使っている企業にとっては特にメリットの大きいメーラーといえるでしょう。

個人向け無料アカウントも十分に活用できますが、有料のビジネスアカウントを作成すると、メールテンプレートを作成したりセキュリティ機能を高めたりといったこともできます。

Outlook:Microsoftの提供する統合性の高いWebメール

(引用元:Outlookの公式サイト

無料プランの主な機能 スケジューリング、リマインダー設定、スペルチェックなど
保存容量 15GB
セキュリティ 暗号化
連携性 OneDriveファイルとの紐づけが可能

Microsoftが提供する「Outlook」は、WordをはじめとするMicrosoftツールとの相性が良いメーラーです。デスクトップアプリとスマホアプリに対応しており、WindowsはもちろんAndroidやMacにも無料で導入できます。

編集ツールが備わっているため、メール作成時にスペルチェックが行えるのも魅力。個人向けの無料プランの他、高度なセキュリティツールを搭載した優良プランも展開しています。

Yahoo!メール:大容量で広告の少ない無料Webメール

(引用元:Yahoo!メールの公式サイト

無料プランの主な機能 カレンダー自動登録、自動振り分け、サブアドレス作成など
保存容量 10GB
セキュリティ -
連携性 Gmailや各種キャリアメールとの連携が可能

ヤフー株式会社の「Yahoo!メール」は、利用者数2,400万人を誇る人気のメールサービスです。フリーメールの代表的存在ともいえるメーラーで、LYPプレミアムに加入すると容量が無制限になります。

一般的なメーラーと異なるのは、プラン単位ではなく機能単位でセキュリティ対策ができる点。例えば、ウイルス感染を防ぐウイルスチェックサービスは月額220円(税込)、迷惑メール対策のセキュリティーパックは月額304円(税込)で利用可能です。

ProtonMail:セキュリティとプライバシー重視のWebメール

(引用元:ProtonMailの公式サイト

無料プランの主な機能 スケジューリング
保存容量 1GB
セキュリティ パスワードの有効期限設定、暗号化、フィッシングブロックなど
連携性 -

「ProtonMail」は、スイスのProton AGが提供するメーラーです。バックグラウンドで常に暗号化されているため、暗号化のためのパスワード設定など煩雑な操作が不要になるメリットがあります。異なるメーラーとの送受信では暗号化できませんが、ProtonMail同士のやり取りであれば非常に魅力的なセキュリティ機能といえるでしょう。

ただし無料プランの容量は1GBで、1日に送信できるメールの数も制限されています。ハードユーザーにとってはデメリットとなるため、他のメーラーとの併用も検討したうえで活用してみるのがおすすめです。

Thunderbird:カスタマイズ性の高い無料メールソフト

(引用元:Thunderbirdの公式サイト

無料プランの主な機能 統合受信トレイ、タグ機能
保存容量 1フォルダ当たり約4GB
セキュリティ 迷惑メールフィルタ
連携性 -

完全無料でありながら、カスタマイズ性の高さを誇るメーラーが「Thunderbird」です。ToDoリストのタグ付け、カレンダー機能などビジネスシーンに役立つ機能を豊富に備えています。

初回受信時はチェック操作が必要なものの、迷惑メールに設定したアドレスは自動振り分けが可能です。

なお2024年6月時点ではAndroid版アプリのリリースに向けたロードマップも公開されていますが、現状PCのみでの利用を前提としたほうがよいでしょう。

Sylpheed:シンプルで軽量な無料メールソフト

(引用元:Sylpheedの公式サイト

無料プランの主な機能 フィルタリング、検索機能など
保存容量 -
セキュリティ 迷惑メール対策、暗号化
連携性 -

PCの処理速度が気になるときに活用したいのが「Sylpheed」です。シンプルかつ軽快な動作を強みとしており、WindowsやMacをはじめ多数のOSに対応しています。

直感的に操作できるユーザーインターフェースに加え、キーボード操作と相性の良い設計も特徴。プラグインを利用すると、自動暗号化や添付ファイルのパスワードチェックといったセキュリティ機能も追加できます。

eM Client:多機能で使いやすい無料メールソフト

(引用元:eMClientの公式サイト

無料プランの主な機能 カレンダー、タスク管理、チャット機能など
保存容量 -
セキュリティ フィッシング対策、暗号化など
連携性 Microsoft 365やGmailとの連携が可能

「eM Client」は、WindowsとMac OS向けのメーラーです。フリープランの商用利用はできませんが、基本的なメール操作とカレンダー、タスク管理機能を備えています。

Gmailをはじめとする主要なメールサービスとの互換性も良く、データの自動バックアップにも対応可能。サブスクリプションではなく買い切りのソフトなので、試用後に導入の適否を検討してもよいでしょう。

メーラー選びで重要な5つのポイント

次に、メーラー選びで重要な5つのポイントを紹介します。

  1. 無料で使えるか、コストを確認
  2. 保存容量や機能の充実度
  3. メールセキュリティとプライバシー保護
  4. 他のアプリやサービスとの連携性
  5. ユーザーインターフェースの使いやすさ

1. 無料で使えるか、コストを確認

コストをなるべく抑えたい場合は、メーラーもフリーソフトから選ぶのがおすすめです。完全フリーなサービスは少ないものの、Gmailのように基本機能を実質無料で使用可能なメーラーも選択できます。

ただし、機密情報を扱う機会が多い企業での利用においては、コストのみを重視するのは適切といえません。利便性の他にセキュリティ対策を左右する要素でもあるため、コスト以外のポイントも考慮しながら検討していきましょう。

2.保存容量や機能の充実度

データの保存容量や機能の充実性は、メーラーを長期間使ううえで重要なポイントです。特にクラウド型のWebメールはサービス・プランによって容量が異なるため事前にチェックしておきましょう。容量不足を避けたい場合は、15GBを基準に選ぶと安心です。

機能もサービス・プランによって異なります。ビジネスシーンで役立つ機能例は以下の通りです。

  • メールの自動振り分け
  • フィルタリング
  • スケジューリング
  • テンプレート
  • グループメールなどの共有機能

3. メールセキュリティとプライバシー保護

企業の機密情報や個人情報をメールに記載するケースを想定し、セキュリティとプライバシー保護も確認しましょう。暗号化やフィルタリング機能が充実したメーラーであれば、企業間でのやり取りも安全性を保持できます。

サービスによっては、セキュリティ機能を複数備えたメーラーを活用することも可能です。例えばアカウントの悪用リスクを低減したい場合、2段階認証設定で不正ログインを防いだり、単位時間当たりの送信数を制限したりできるか把握しておくとよいでしょう。

4. 他のアプリやサービスとの連携性

自社で使用している既存システムとの相性が良いメーラーなら、連携させて一元管理できます。メール内容を社内のカレンダーアプリに反映したり、顧客リストを同期させたり、業務効率化に有用な連携機能は積極的に活用しましょう。

なお、スマホでサービスを利用する頻度が高い場合は、スマホ用アプリの有無や対応OSも確認できると安心です。

5. ユーザーインターフェースの使いやすさ

メーラーそのものの使いやすさは、業務効率を左右します。顧客からのメール確認、重要事項の返信といった操作が素早くこなせるよう、視認性と操作性は事前にチェックしておきましょう。

直感的な操作が可能なメーラーなら、ソフトの利用に慣れていない従業員がいる場合でも活用しやすくなります。ユーザーインターフェースの使いやすさは、運用ミスを防ぐためにも重要なポイントです。

まとめ:自分に合ったメーラーを選んで効率的にメール管理しよう

メーラーにはさまざまなタイプと機能があり、利用シーンによって適切な選択肢も異なります。コストやセキュリティ機能のほか、ユーザーインターフェースの使いやすさにも注目することが大切です。

多くの場合、無料・有料プランの中から機能性に応じたサービスを選択できます。外部サービスとの連携性、メールの保存容量といったポイントも確認しながら、自分に合ったメーラーを検討してみてください。

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