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打ち合わせで使う日程調整メールと返信の例文|ビジネスで都合のいい候補日を聞くコツ

打ち合わせで使う日程調整メールと返信の例文|ビジネスで都合のいい候補日を聞くコツ

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この記事では、

・日程調整メールの基本構成と書き方のポイント
・ビジネスシーン別の日程調整メール例文集
・日程調整メールを送る際の注意点
・日程調整メールの返信のマナーとコツ

について解説しています。

この記事を読めば、日程調整メールの基本がわかります。
例文を多数掲載していますので、メール作成に役立ててください。

日程調整メールの基本構成と書き方のポイント

日程調整メールの基本構成と書き方のポイントを指し示したイメージ画像

ここからは、日程調整メールの基本構成と書き方のポイントについて紹介していきます。

  1. 件名:明確で簡潔に
  2. 宛名と自己紹介:丁寧な言葉遣いで
  3. 本文:目的、候補日、場所、所要時間を明示
  4. 結びと署名:好印象を与える締めくくり方

1. 件名:明確で簡潔に

日程調整メールの件名は、用件が相手にすぐわかるように設定しましょう。
何についての「日程調整」なのかを、明確に書いておくと親切です。

件名の文字数は、15文字以内におさめるのが理想です。
なぜなら、一目で見て認識できる日本語の文字数は、14~15文字とされているからです。

スマートフォンでは、メールの件名の長さは15~20文字程度がよい、とされています。
このことからも、メールの理想的な件名の長さは15文字まで、といえるでしょう。

なお、ビジネスメールであれば、件名の長さは25~30文字になってもよい、とする考えもあります。
ビジネスメールはパソコンで読まれることが圧倒的に多く、スマートフォンよりも表示領域が格段に広いからです。

メールの件名は長くなりすぎないよう簡潔に、しかし用件は明確に伝わるように設定しましょう。

2. 宛名と自己紹介:丁寧な言葉遣いで

日程調整メールの本文は、相手の宛名から書き始めます。
相手の会社名、部署名、課名、役職、名字の順に明記します。
一行にすると長くなる場合は、途中で改行して読みやすくしましょう。

相手の名前は、漢字の変換ミスが起こりやすいので、注意が必要です。
「齋藤」さんと「齊藤」さんのように、違いに気づきにくい名字もあります。
相手から送信されたメール等がある場合は、間違いを防止するために、名字はコピー&ペーストすべきです。

宛名の後には、一行のスペースを空けて、短いあいさつ文を入れます。
ビジネスシーンでは、「お世話になっております」が最もよく使われています。
次に、自分が所属する会社名と、名字を名乗りましょう。

宛名とあいさつ、自己紹介の例を以下に示します。

株式会社○○
営業部 営業一課 課長 齋藤様

お世話になっております。
△△株式会社の山本です。

3. 本文:目的、候補日、場所、所要時間を明示

メールの本文には、打ち合わせの目的、候補日と時間、場所、所要時間を明示しましょう。

  • 打ち合わせの目的
    何についての打ち合わせなのかを、明確に説明しましょう。
    話し合うテーマが決まっている場合は、箇条書きにすると見やすくなります。

  • 候補日と時間
    候補日には、曜日も併記しましょう。日にちの勘違いを防ぐためです。
    もちろん、時間の設定も必要です。
    日にちと時間をセットにして、3〜5つの候補を提案するのが一般的です。

  • 場所
    うっかりして忘れやすいのが、場所の指定です。
    オンラインの場合は、URL等の必要な情報も併記しておきましょう。

  • 所要時間
    打ち合わせに要する時間の目安を記入しておきましょう。
    打ち合わせや会議には、予定していたよりも時間がかかってしまう傾向があります。
    所要時間は多めに設定しておくのがよいでしょう。

4. 結びと署名:好印象を与える締めくくり方

メール本文の結びには、相手の都合に合わせて日程を調整できることを伝えましょう。
こちらが複数の候補を提示しても、相手の都合がつかない場合があるからです。

例文:
・上記日時での調整が難しい場合は、遠慮なくお申し付けください。

日程調整できることを伝えた後に、対応と返信を依頼する一文を入れます。
好印象を残すために、クッション言葉を活用するとよいでしょう。

例文:
・お手数をおかけしますが、ご都合のよい日時をお知らせくださいますよう、お願いいたします。

最後に、署名として自分の情報を記載します。

  • 自分の会社名
  • 所属部署
  • フルネーム
  • メールアドレス

の4つは、メールの署名に記載すべきです。

上記項目の他に

  • 自社webサイトのURL
  • 自社の郵便番号と住所
  • 自社の電話番号

を記載する場合もあります。

ビジネスシーン別の日程調整メール例文集

ビジネスシーン別の日程調整メールの例文をイメージした画像

ここからは、シーン別の日程調整メール例文について、以下の内容を紹介していきます。

  1. 打ち合わせの候補日を提示する場合の例文
  2. 相手に都合の良い候補日を聞く場合の例文
  3. 日程の再調整を依頼する例文
  4. 就活・転職活動で面接の日程調整をする場合の例文
  5. 日程調整の返信メール例(承諾・再調整)

1. 打ち合わせの候補日を提示する場合の例文

件名:
来月の打ち合わせ日程のご提案

本文:
株式会社〇〇
営業部 ■■様

お世話になっております。
△△株式会社の□□です。

このたびは、来月の打ち合わせの日程につきまして調整いたしたく、ご連絡いたしました。
以下の日時を提案いたしますので、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

1.6月17日(月)10:00〜11:00
2.6月18日(火)14:00〜15:00
3.6月19日(水)10:00〜11:00

ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。


△△株式会社
営業部 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

2. 相手に都合の良い候補日を聞く場合の例文

件名:
来月の打ち合わせ日程のご提案をお願いします。

本文:
株式会社〇〇
営業部 ■■様

お世話になっております。
△△株式会社の□□です。

このたびは、次回打ち合わせの日程を調整いたしたく、ご連絡いたしました。
つきましては、次回打ち合わせの候補日と時間を、3つほどご提案いただけますでしょうか。

こちらの都合としましては、6月18日(火)の午前中は先約があり、対応できかねます。
上記以外の日時であれば、いつでもかまいません。

お忙しいところ恐縮ですが、ご都合の良い日時をご提案いただけましたら幸いです。
よろしくお願いいたします。


△△株式会社
営業部 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

3. 日程の再調整を依頼する例文

件名:
打ち合わせ日程変更のお願い

本文:
株式会社〇〇
営業部 ■■様

お世話になっております。
△△株式会社の□□です。

先日は打ち合わせの日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。

しかしながら、弊社へのサンプル品の到着が遅れることとなり、先日調整した日程での打ち合わせが難しくなってしまいました。誠に申し訳ございません。

つきましては、以下の候補から再度、ご都合の良い日程をお知らせいただけませんでしょうか。

1.6月20日(木)11:00〜12:00
2.6月21日(金)15:00〜16:00
3.6月24日(月)10:00〜11:00

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


△△株式会社
営業部 □□ □□(所属部署とフルネーム)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
TEL : xx-xxxx-xxxx(自社の電話番号)

4.就活・転職活動で面接の日程調整をする場合の例文

件名:
採用面接の希望日時につきまして

本文:
〇〇〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学 経済学部 経済学科4年の□□ □□です。

このたびは、採用面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいた日時の中から、以下の3つの日程を希望いたします。

第一希望:7月2日(火)10:00〜
第二希望:7月4日(木)14:00〜
第三希望:7月8日(月)16:00〜

お忙しいところ恐れ入りますが、面接日時の調整をよろしくお願い申し上げます。


△△大学 経済学部 経済学科4年
□□ □□(フルネーム・ふりがな)
xxxx@xxxx.xx.xx(メールアドレス)
携帯電話:xxx-xxxx-xxxx

5. 日程調整の返信メール例(承諾・再調整)

件名:
Re: 来月の打ち合わせ日程のご提案

本文:
△△株式会社
営業部 □□様

お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の■■です。

このたびは、来月の打ち合わせの日程をご提案いただき、誠にありがとうございます。

・承諾(相手が提示した日程から選択)する場合
6月18日(火)14:00〜15:00
で、お願いしたく存じます。


・再調整をお願いする場合
誠に恐縮ですが、ご提案いただいた日程はいずれも都合がつかないため、以下のいずれかの日時で再調整をお願いできませんでしょうか。

1.6月20日(木)10:00〜11:00
2.6月21日(金)14:00〜15:00
3.6月24日(月)16:00〜17:00

お忙しいところご面倒をおかけしますが、ご都合の良い日時をお知らせいただけたら幸いです。


何卒よろしくお願い申し上げます。

(以下、署名)

日程調整メールを送る際の注意点

日程調整メールを送る際の注意点をイメージした画像

ここからは、日程調整メールを送る際の注意点について紹介していきます。

  1. 打ち合わせの候補日は複数提示する
  2. 件名と本文は一致させる
  3. 返信期限を設ける
  4. 電話でのフォローアップも忘れずに

1. 打ち合わせの候補日は複数提示する

打ち合わせの候補日は、時刻と合わせて複数の候補を提示します。
提案した候補が1つしかないと、相手の都合がつかない場合に、再度メールをやりとりをする必要があるからです。

候補日と時刻の組み合わせは、3〜5程度を提示するとよいでしょう。
開始時刻だけではなく、わかるのであれば予定終了時刻も書いておくのがおすすめです。
終了時刻の目安がわかれば、相手は打ち合わせ後のスケジュールを組みやすくなります。

また、提案する候補の中で、曜日と時間帯を分散させておくのもよいでしょう。
異なる時間帯を含めておくと、相手は自分の都合に合わせて日程を選びやすくなります。

必要に応じて、候補日を選んだ理由を説明しておくと親切です。
具体的な理由を添えることで、相手は日程調整の必要性を理解しやすくなります。

2. 件名と本文は一致させる

メールにおいて、件名と本文の内容を一致させることは非常に重要です。
件名が適切に設定されていれば、相手はメールの内容と重要性を一目で把握できます。

もし、件名と本文の内容が一致していなければ、メール本文の見落としを引き起こす可能性があります。

お礼の後に用件を述べる本文の流れをとる場合は、特に件名の設定には注意が必要です。
たとえば、

件名:
先日はありがとうございました。

本文:
先日は・・・いただき、ありがとうございました。

さて、このたびは次回ミーティングの日程につきまして、調整いたしたく・・・

のように、件名にはない用件を本文で述べると、相手は日程調整の部分を見落として、あなたへの返信を忘れてしまうかもしれません。

件名に用件を入れて本文の内容と一致させることで、重要事項の見落としを防げます。

3. 返信期限を設ける

日程調整のメールには、返信期限を特に定めない場合も多いといえます。

一方で、返信期限を設けたほうがよい理由がある場合は、期日までの返信をお願いすべきです。
返信期限を設けることで、日程調整の遅れを防げます。
特に、関係者が複数いるケースでは、1人の返信の遅れが関係者全員に影響するので、返信期限の設定は不可欠です。

返信期限を申し出る一文は、クッション言葉から始めるとよいでしょう。
期限を定める理由を述べた後、返信の期日を指定する流れにすると、スムーズです。

例文:
お手数をおかけして恐縮ですが、スケジュール調整の都合上、6月28日(金)までにご返信いただけますと幸いです。

必要に応じて返信期限を設けることで、迅速かつ効率的な日程調整が可能になります。

4. 電話でのフォローアップも忘れずに

日程調整のメールを送る際には、時に電話でのフォローアップが必要です。

メールでの連絡だけでは、相手がメールを見落としたり、返信が遅れたりする場合があります。
電話でフォローアップをすることで、相手に確実にメールを確認してもらえて、早期に回答を得られます。

緊急性が高い場合の日程調整では、電話でのフォローアップが特に効果的です。
電話を一本入れるだけで、相手に重要性を認識してもらえるだけではなく、迅速に対応してもらいやすくなります。

また、電話でのフォローアップは、誤解を防ぐ手段としても有効です。
直接話すことによって、相手の理解度を確認して、補足説明ができます。

必要に応じて、電話でフォローアップすることにより、確実かつ迅速に日程を調整しましょう。

日程調整メールの返信のマナーとコツ

日程調整メールの返信のマナーをイメージした画像

ここからは、日程調整メールの返信のマナーとコツについて紹介していきます。

  1. 迅速な返信を心がける
  2. 候補日の選択または追加提示
  3. 不明点は遠慮なく確認する

1. 迅速な返信を心がける

メールに対して迅速な返信を心がけることは、ビジネスにおいて非常に重要です。
迅速な返信は、信頼関係の構築と、業務の効率化に直結します。

メールへの返信が遅れると、その後のスケジュール調整に、悪影響をおよぼすリスクがあります。
特に、複数の関係者がいる場合は、注意が必要です。
可能であればすぐに返信して、できるだけ早く日程を調整しましょう。

迅速にメールへの返信をすると、相手との信頼関係の構築にも役立ちます。
相手からの信頼を得られれば、今後のビジネスも円滑に進むでしょう。

さらに、メールを読んですぐに返信することで、自分の業務効率も高められます。
後で対応しようとすると、もう一度メールを開いて読む必要があるので、二度手間になってしまいます。
後回しにすると、返信を忘れてしまうリスクがあることも見逃せません。

日程調整のメールには、迅速に返信することを心がけると、信頼関係の強化と、業務の効率化につながります。

2. 候補日の選択または追加提示

日程調整のメールに返信する際は、可能であれば相手から提案された候補の中から、自分にとって最も都合のよい日時を選択しましょう。
先方が提案した日時なので、あなたが合意して連絡すれば、日程調整は完了します。

提案された日時で都合がつかない場合には、こちらから別の候補日時を提示する必要があります。
この際には、日時の候補を複数提示するのが重要です。

3~5つの候補を提示すると、相手は都合のよい日程を選びやすくなります。
複数の候補があれば、日程の再調整をスムーズに行えると同時に、相手への配慮も示せます。

また、日程の再調整をお願いする際には、できるだけ速やかに連絡することが重要です。
相手からのメールには早急に対応することで、信頼関係を構築できます。

3. 不明点は遠慮なく確認する

メールの不明な点を確認しておくことも、業務のスムーズな遂行には欠かせません。
打ち合わせの目的や参加者、場所等について不明確な点がある場合は、事前に確認しておきましょう。

不明点の確認は、信頼関係の構築にも効果的です。
あなたが相手からのメールに真剣に対応する姿勢は、相手からの信頼につながります。
今後のやり取りが円滑に進み、ビジネスにプラスの影響をもたらすでしょう。

あいまいな点がある場合は、遠慮せずに質問することも重要です。
具体的に質問して確認をとることで、誤解が生じるのを防げます。

あいまいな点を放置すると、後でトラブルにつながる可能性があります。
たとえば日程や時間、場所に間違いが生じると、当日の混乱を招き、業務に支障をきたします。
不明な点を事前に確認して不安を解消しておくと、問題の発生を未然に防げます。

まとめ:ビジネスを円滑に進める日程調整メールの極意

メールで日程調整をしてビジネスを円滑に進めるイメージ画像

この記事では、

  • 日程調整メールの基本構成と書き方のポイント
  • ビジネスシーン別の日程調整メール例文集
  • 日程調整メールを送る際の注意点
  • 日程調整メールの返信のマナーとコツ

について解説しました。

ビジネスを円滑に進めるには、先方の都合を聞いたうえで、適切に日程を調整する必要があります。

今回紹介した情報と例文を参考にして、適切な日程調整メールを作成しましょう。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
メールマーケティング支援サービスも行います。
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