【保存版】ビジネスシーンで使えるお詫び・謝罪メールの書き方と例文集

謝罪メールを送る際に気をつけるべき5つのポイント

ここからは、謝罪メールを送る際に気をつけるべき5つのポイントについて紹介します。

1. 謝罪が必要だと判断したらすぐに行動する
2. 非を認め、真摯に謝罪の意を伝える
3. 問題の経緯や原因を明確に説明する
4. 再発防止策と今後の対応方針を提示する
5. 謝罪メールの内容を入念に確認する

1. 謝罪が必要だと判断したらすぐに行動する

謝罪が必要だと判断したら、すぐに行動しましょう。

ミスが発生して対応が遅くなるほど、相手からの信頼を失い、今後のビジネスの関係性にも影響します。
トラブルが起きて謝罪メールがないと、「私はミスを認めていない」と感じる可能性もあります。
たとえトラブルの原因や対策が分からない場合でも、トラブルに対する謝罪が最優先です。

そしてトラブルに対する謝罪は、最初は対面または電話で伝えましょう。
メールだと相手に伝わるまでに時間がかかり、状況を悪化させる可能性があります。
直接対話する形でトラブル内容の説明と謝罪をしてから、改めて謝罪メールを送る形が無難です。

仕事のミスによる謝罪は、迅速な対応が命です。まずは対面で謝罪の気持ちを伝え、原因や改善策を記載した謝罪メールを送りましょう。

2. 非を認め、真摯に謝罪の意を伝える

上手く謝罪をするコツは、非を認めて真摯に謝罪の意を伝えることです。

ミスに対する非を認めていない気持ちがあると、余計な一言が漏れてしまい、相手を不快な気持ちにさせます。
特に下記のような文言は謝罪メールでは避けましょう。

• 〇〇部分のみ弊社の方でミスがございました（一部しか非を認めていない）
• 滅多にミスは発生しないのですが～（素直にミスを認めない）

ミスに対する非を認めていない気持ちはバレてしまうものです。素直に非を認め、真摯な姿勢でいるのが大切です。
また、こちらに本当に非がない場合も、中には存在します。
ですが、謝罪メールでは非がないことは伝えず、謝罪を終えてから対策を考える方が賢明と言えます。

ビジネスは信頼関係が非常に大切です。お互いの関係のためにも、真摯に謝罪の意を伝えてから改善策を考えましょう。

3. 問題の経緯や原因を明確に説明する

謝罪メールは、問題の経緯や原因を明確に説明しましょう。

問題の説明が不足していたり、原因が不明なままだと、同じようなミスでトラブルが発生しかねません。最悪の場合、相手先に「ミスを隠している」と誤解を与えてしまいます。

また憶測や根拠のない説明はNG。しっかりと事実確認を行ってから、謝罪メールを送りましょう。
トラブルが起きた場合は、具体的な内容や原因を伝えることで、相手先も対応を取りやすくなります。
ミスを自己解決しようとせず、報告を最優先に行うのが重要です。

加えて説明をしっかり行うことは、相手に謝罪の意をしっかり伝える目的もあります。
トラブルに確実に対応していくためにも、謝罪メールでは問題の経緯や原因を明確に説明しましょう。

4. 再発防止策と今後の対応方針を提示する

謝罪メールには、再発防止策と今後の対応方針もしっかり提示しましょう。

対応策の記載がないと、再度確認するやり取りの手間が増えるだけでなく、「解決する気がない」と悪い印象を与えます。

謝罪メールに対応策に記載することで、今後の相手とのやり取りもしやすくなります。
ただし再発防止策や今後の対応方針は、曖昧な内容も良くありません。
例えば「今後気をつけます」「体制を見直します」など、すぐに思いつきそうな文言は避けるべきです。
再発防止策や対応方針をしっかりと決めてから、謝罪メールを送るのが重要になります。

また、他社トラブルで謝罪メールを送る場合、社内できちんと対応策を決めてから謝罪メールを送りましょう。間違っても自己判断で対応策を決めるのはNGです。

5. 謝罪メールの内容を入念に確認する

謝罪メールの内容は、入念にチェックをしましょう。

特に注意したいのが誤字脱字です。謝罪メールの内容が良くても、誤字脱字のミスがあるとすべて台なしになります。「適当な対応をしている」という印象を与えてしまいかねません。
よくある誤字脱字は以下の通りです。

• ら抜き言葉
• 同じ読みの漢字の打ち間違い

また、謝罪メールを送る際には、宛先もチェックしましょう。
特に焦っている時は間違いやすい項目であり、トラブル内容によっては責任者などに謝罪メールを送る必要もあります。

謝罪メールの内容を入念にチェックすることで、誤字脱字などのミスで不信感を与えるのを未然に防ぐことができます。

謝罪メールの基本構成と書き方のコツ

ここからは、謝罪メールの基本構成と書き方のコツについて、以下の内容を紹介します。

• 件名の書き方と注意点
• 書き出し（謝罪の言葉と問題の概要）
• 本文（問題の詳細と原因説明）
• 締めの言葉（再発防止策と協力のお願い）

件名の書き方と注意点

謝罪メールの件名は、一目でトラブル内容が分かる文章にしましょう。

いつ？なにが？どうなった？など、シンプルかつ正確に伝わる件名が重要になります。
書き方のコツとしては、まずは基本情報を箇条書きリストでまとめると良いです。

例としては以下の通り。

• 〇月〇日　△△時
• □□商品の
• 納品手続きを忘れていた

また、件名は相手先に目につきやすい工夫も必要です。
一日に何件もメール対応している会社だと、どうしても見落とす可能性があります。

なので【重要】【至急対応】など、目につきやすい文言を最初に入れましょう。

件名はシンプルかつ正確に伝わる文章が重要です。時間をかけて悩む必要はありませんが、今回紹介した書き方を参考に件名を作成しましょう。

書き出し（謝罪の言葉と問題の概要）

謝罪メールの書き出しでは、謝罪の言葉と問題の概要を記載しましょう。

書き出しの謝罪の言葉は、ある程度の定型文で問題ありません。
失礼のない丁寧な言葉で謝罪の意を伝えることが重要です。

書き出しは問題の概要のみ記載し、丁寧な謝罪文を記載することが大切です。
謝罪メールの書き出しは長くなりすぎないように注意しましょう。

本文（問題の詳細と原因説明）

謝罪メールの本文では、問題の詳細と原因を詳しく説明しましょう。

相手先が一番知りたいのは、「どんな問題が起こっているのか？」「なぜ問題が行ったのか？」です。

発生した問題を上手く説明できないと、対応も遅くなるだけでなく、相手に不信感を与えてしまいます。時系列をまとめて客観的な説明を記載しましょう。

問題が複雑で説明が難しい場合は、一度メモに書き起こすのもおすすめです。
順序を決めてから説明することで、相手に分かりやすい問題の説明ができます。

原因の判明に時間がかかる場合は、調査中の旨を伝えましょう。

謝罪メールの本文は、トラブル内容を伝える重要な部分です。
情報に間違いがないように、しっかりとチェックしましょう。

締めの言葉（再発防止策と協力のお願い）

締めの言葉には、お詫びの文を改めて記載します。

通常のメールでは、「何卒よろしくお願いいたします。」が通例ですが、謝罪メールではNGです。
謝罪の意を伝えるメールですので、迷惑をおかけしたことを伝える文章にしましょう。

再発防止策が決まっていれば、合わせて説明を加えます。
どのような防止策をしていくのか？相手が納得する内容を伝える必要があります。
再発防止策をきちんと伝えることで、ミスで失った信頼を取り戻すきっかけにもなります。

しっかりとした再発防止策とお詫びの文をセットにして、締めの言葉を伝えましょう。

謝罪のシーン別・お詫びメールの例文集

ここからは、謝罪メールの基本構成と書き方のコツについて、以下の内容を紹介します。

• 取引先への納期遅延に関する謝罪メール例文
• お客様への商品不具合に関する謝罪メール例文
• 上司への確認不足に関する謝罪メール例文
• 同僚への書類の誤送信に関する謝罪メール例文

取引先への納期遅延に関する謝罪メール例文

取引先への納期遅延の場合は、下記のポイントを意識しましょう。

• 製品名を確実に記載する
• いつ届くのか納品予定日を明確に記載する

納品遅延による謝罪メールは、必ず該当の商品名を記載します。

どの製品が納品遅延を起こしているのか不明確だと、相手側も対応ができません。
冒頭に「〇〇製品の納期が遅延しました」と簡潔に伝えることが重要です。

また、具体的な納品予定日も伝えましょう。
納品が遅れた説明だけでは情報不足です。
「〇月〇日まで遅延する見込みです」のように、具体的な日程を伝えることが大切になります。
また納品予定日が不明な場合は、おおまかな日程や遅く見積もった日程を伝えましょう。

納期遅延に関する謝罪メールは以下の通りです。

お客様への商品不具合に関する謝罪メール例文

お客様への商品不具合の場合は、下記のポイントを意識しましょう。

• 商品の交換または返金を促すメール内容にする

お客様への商品不具合に関する謝罪メールでは、今後の対応を促す案内をします。
また不具合の内容を詳しく聞いてみることも重要です。
内容によっては、他のお客様への対応も必要となるため、早急に確認しましょう。

お客様への商品不具合に関する謝罪メールは以下の通りです。

上司への確認不足に関する謝罪メール例文

上司への確認不足に関する謝罪メールの場合は、下記のポイントを意識しましょう。

• 冒頭はいつも通り「お疲れ様です」
• 謝罪の意と改善策を明確に記載する

上司への確認不足に関する謝罪メールの冒頭は、「お疲れ様です」など普段通りの文言で問題ございません。不自然にならない冒頭文を意識することがポイント。

謝罪の意を伝えると共に、問題の詳しい内容や改善策をきちんと伝えることが重要です。

上司への確認不足に関する謝罪メールの例文は以下の通り。

同僚への書類の誤送信に関する謝罪メール例文

同僚への書類の誤送信に関する謝罪メールの場合は、下記のポイントを意識しましょう。

• 誤送信をした経緯を分かりやすく説明する
• できるだけ簡潔に伝える

書類を誤送信した場合は、ミスをした経緯を時系列で分かりやすく説明した謝罪メールを送ります。

とはいえメールの誤送信の場合は、そこまで重大なミスは起こりえません。きちんと謝罪しつつも、なるべく簡潔な謝罪メールを意識することが重要です。

同僚への書類の誤送信に関する謝罪メールの例文は以下の通り。

お詫びや謝罪の程度に応じた適切なフレーズ

ここからは、お詫びや謝罪の程度に応じた適切なフレーズについて、以下の内容を紹介します。

• ちょっとした謝罪に使えるフレーズ
• 中程度の謝罪に適したフレーズ
• 重大な問題に対する謝罪・お詫びのフレーズ

ちょっとした謝罪に使えるフレーズ

ちょっとした謝罪に使えるフレーズは、以下の通りです。

ちょっとした謝罪に使えるフレーズは、メールを誤送信した場合や内容の細かな間違いなど、重大なミスに繋がりにくいケースで利用できます。
また相手に確認を求める場合や修正をしていただくシーンでも使用可能です。

ただし、 ちょっとした謝罪に使えるフレーズは、ある程度の関係がある相手に限定して使用することをおすすめします。
やり取りが浅い相手だと、人によっては不快感を感じる可能性があるためです。

また多用しすぎも違和感があります。
基本的には文末に使用するのが無難と言えます。

中程度の謝罪に適したフレーズ

中程度の謝罪に適したフレーズは以下の通りです。

中程度の謝罪に適したフレーズは、やり取りしている相手に損害や無礼を与えてしまった場合に使います。
謝罪メールを送る場合、基本的には中程度の謝罪に適したフレーズになります。
ただし多用しすぎると、くどい文章になってしまうので、今回紹介したフレーズは1~2回程度にしておきましょう。

重大なミスではないけど、きちんと謝罪メールを送りたいという場合に、中程度の謝罪に適したフレーズはおすすめです。

重大な問題に対する謝罪・お詫びのフレーズ

重大な問題に対する謝罪・お詫びのフレーズは以下の通りです。

重大な問題に対する謝罪・お詫びのフレーズは、大きな損害に関わるようなケースで使用します。

謝罪メールは、誠意を持って問題の原因究明と再発防止策を講じることが重要です。

具体的な対策を提示し、相手に信頼回復への取り組みを伝えることで、より一層の理解を得ることができます。
また、今後のフォローアップについても、

「進捗状況や対策の結果につきましては、逐次ご報告いたします。引き続き、ご意見やご指導を賜りますようお願い申し上げます」

と記載することで、相手に対する誠意と責任感を示せます。

まとめ：信頼回復に繋がる謝罪メールを目指して

謝罪メールは単に謝罪をすれば良いという訳ではありません。
問題の詳しい内容や原因、今後の解決策を分かりやすく伝える必要があります。

素直に非を認め、真摯に対応することで、信頼回復に繋がる謝罪メールを作れます。

今回紹介した謝罪メールの例文やフレーズも参考にして、信頼を取り戻せる謝罪メールを作成していきましょう。