メール配信エラーの原因とエラーメッセージの効率的な解決策を徹底解説！

メール配信でエラーが発生する主な原因

ここからは、メール配信でエラーが発生する主な原因について紹介していきます。

• メールアドレスの入力ミスや誤記
• メールのデータサイズや文字数制限の超過
• 送信先のメールボックス容量不足
• スパムメールフィルター

メールアドレスの入力ミスや誤記

メールアドレスの入力ミスや誤記によって正しくメールが配信できていない可能性が考えられます。
メールアドレスの入力ミスや誤記の例として以下のものがあげられます。

• 「_」や「-」をはじめとした記号の間違い、全角記号での入力ミス
• 「@gmail.com」をはじめとしたドメイン名の入力ミス
• オートコンプリート機能による選択ミス

文字の入力ミスはもちろん、過去にメールを送った宛先を自動検索するオートコンプリート機能で誤った宛先を選択してしまうケースも珍しくありません。
メールを送信する前に、正しい宛先になっているか確認する癖を付けましょう。

メールのデータサイズや文字数制限の超過

メールのデータサイズや文字数制限の超過で、メールが送れないケースがあります。
送れるメールには容量や文字数の制限があり、制限を超過しているメールは配信できません。特に添付ファイルを利用する際、ファイルサイズに注意してください。

メールの容量は添付ファイルを圧縮し、文字数は必要ない文章を削ることで対応できます。

送信先のメールボックス容量不足

送信先のメールボックスの容量が不足しているためにメールが配信できないこともあります。
多くのメールを削除せずにため込んでしまっていると、容量不足でメールが受信できなくなってしまいます。
メール受信側は定期的に不要なメールを削除する癖を付けて、メールを受信できる環境を整えておいてください。

また、Gmailなど一部のサービスでは、Googleドライブやフォトなど他のサービスと容量を共有しているものもあります。不要なメールを削除するだけではダメなケースもあることを覚えておいてください。

送信先メールサーバーの一時的な停止

送信先メールサーバーの一時的な停止もメールが正しく送信されない原因になりやすいです。
不具合で正しくメールサーバーが機能しなくなると、その間はメールが受信できません。
メールのエラーが出る際には、メールサーバーに不具合が生じている可能性も疑ってみてください。

スパムフィルター

多くのISPやキャリアでは、スパムメールや受信を望まないメールを自動で迷惑メールへ振り分けるためのスパムフィルターが実装されています。これらスパムフィルターによって受信者は快適にメールを利用することができますが、まれに受信したいメールが機械的な判別により誤ってスパムと判定され、迷惑メールBOXへ入ってしまうことがあります。

宛先によってフィルタリングの強さが異なるため、正しい内容のメールであってもフィルタリングが機能してしまう場合もあるので注意が必要です。

エラーメールの種類と見分け方

ここからは、エラーメールの種類と見分け方について紹介していきます。

• メールアドレスが存在しない場合のエラー
• スパム判定によるエラーメッセージ
• メールボックス容量超過のエラー通知
• メールサイズ超過によるエラー表示
• 受信拒否設定やメールサーバー設定によるエラー

メールアドレスが存在しない場合のエラー

メールアドレスが存在しない場合にエラーメッセージが返されます。
メールアドレスが存在しない場合のメッセージは以下が多いです。

「550 User unknown」や「550 Host unknown」の冒頭の3桁の数字は、エラーコードです。一般的に、5で始まるものは永続的なエラーである場合が多く、4で始まるものは一時的なエラーである場合が多いです。
今回のケースでは永続的にアカウント名・ドメイン名が見つけられていないことを示しています。
永続的に見つからないメールアドレスの場合は、メールの配信リストから削除してメール配信の効率化を図りましょう。

スパム判定によるエラーメッセージ

スパム判定ではエラーとして分かる場合とそうでない場合があります。
スパム判定されたことが分かる場合の例としては、「Message content rejected」というメッセージです。
以下の要件に該当するとスパム判定を受けやすいです。

• 大量のメルマガを一度に送信する
• 詐欺をイメージさせる煽り文句を多用している
• 公序良俗に反する単語を多用している

スパム判定を受けそうなメルマガになっていないか確認し、必要に応じて文面を整理しましょう。

メールボックス容量超過のエラー通知

メールボックス容量超過においてもそれと分かるメッセージが返されます
具体的には「Message size exceeds remaining quota」や「over quota」といったメッセージです。

別の手段で連絡する方法があれば、メールボックスの拡張・不要なメールの削除ができないか相談してみてください。

メールサイズ超過によるエラー表示

メールサイズの超過においても同様にメッセージが返されます。
メールサイズの超過時の代表的なメッセージのは以下の通りです。

メールのサイズは文章だけでそう大きく変動するものではありません。
主に添付しているファイルに影響を受けやすいため、ファイルの圧縮を検討してみてください。

受信拒否設定やメールサーバー設定によるエラー

送信先の受信拒否設定やメールサーバー設定でエラーとなる場合があります。
受信拒否設定・メールサーバー設定が問題の場合は、「Your envelope rejected is in my badrcptto list」といったメッセージが返されます。

受信拒否設定やメールサーバーの設定の不具合が生じても、相手は気づきにくいです。
こちらも他の連絡手段を持っている場合は、受信拒否・メールサーバーの不具合の事実を伝えてください。

メール配信エラーへの具体的な対処法

ここからは、メール配信エラーへの具体的な対処法について紹介していきます。

• メールアドレスが存在しない場合のエラー
• スパム判定によるエラーメッセージ
• メールボックス容量超過のエラー通知
• メールサイズ超過によるエラー表示
• 受信拒否設定やメールサーバー設定によるエラー

メールアドレスが存在しない場合のエラー

メールアドレスが存在しない場合のエラーに対しては、先ほど触れたように、ユーザー名あるいはドメイン名にミスがないか確認すれば解決する可能性があります。

ユーザー名あるいはドメイン名の文字の形式や数字に間違いがないか確認し、メール以外の連絡方法があれば本人に正しいアドレスを確認してください。マイページへ配信エラーとなっていることを表示する方法もあります。

それでも解決しない場合は、メールアドレス自体が削除されている可能性があるため、アドレスの削除の事実がないか確認してください。

なお、誤ったアドレスが存在するものであった場合、本来送るべき人とは異なるアドレスにメールを送信してしまうことになります。場合によっては個人情報の流出にもつながりますので、送信前に十分送信先アドレスの確認を行うようにしましょう。

メールマガジンの配信等においては、送信先アドレスをダブルオプトインで取得するといった運用面での対応も必要です。

スパム判定によるエラーメッセージ

スパムと判定される条件は各スパムフィルターによって異なり、また公開されているものでもないため、必ずスパム判定されないメール文面を作成することは難しいです。（一般的にはHTMLメールよりもTEXTメールが、またURLや広告を想起させるような文言を含まないほうが迷惑メール判定されにくいと言われています）

スパム判定されないようにするには、受信者に特定のFromアドレスのメールは迷惑メールと判定しないようにするといった設定をしていただくのが一番確実です。

メールボックス容量超過のエラー通知

メールボックスの容量が超過している際には、メールの送信側でできることはありません。
企業が相手で他の連絡先を知っているなら、メールボックスの整理をお願いすれば応じてもらえる場合があります。

顧客が相手だと直接コンタクトを取ることは難しいため、配信リストから削除してアクティブなアドレスが残るリストを作成しましょう。

メールサイズ超過によるエラー表示

メールサイズ超過によるエラーが判明したら、文字の削除や添付ファイルの圧縮を検討してみてください。
添付ファイルを圧縮する場合、WindowsやMacをはじめとするOSのデフォルト機能でも構いません。

ただ、あまりに大きなファイルを扱う場合は、圧縮したzipファイルをさらに複数のファイルに分割してサイズを減らすことが出来るツールの利用も検討してください。メールへの添付ではなく、ファイル共有サービス等の利用を検討することも一つの選択です。

受信拒否設定やメールサーバー設定によるエラー

受信拒否設定・メールサーバー設定のエラーについても、基本的にメール送信側で解決できることではありません。

直接的な問題の解決はできませんが、届かないアドレスへメールを送り続けることでレピュテーションの低下を招く可能性があるため、配信リストから対象のアドレスを削除することをお勧めします。

レピュテーションとは、ISPやキャリアといった受信側による送信元のドメインやIPの評価のことです。送信されるメールの送信ドメイン認証対応状況やメールの内容、迷惑メール率等を総合的に判断してスコア化します。これらの数値が低いと受信拒否や迷惑メールへの振り分けが発生しやすくなります。

レピュテーションは送信ドメイン認証へ対応した上で受け手に好まれるメールを適切に送ることで高められます。

メルマガ・メール配信におけるエラー対策のポイント

ここからは、メルマガ・メール配信におけるエラー対策のポイントについて紹介していきます。

• アドレス登録時のダブルオプトイン対応
• メール本文のサイズや文字数を最適化
• 定期的なメールリストのクリーニング
• レピュテーションの維持
• 専門的なメール配信サービス・システムの活用

ダブルオプトイン対応

メルマガにおけるエラー対策として、ダブルオプトインでアドレスを収集することをおすすめします。
ダブルオプトインとは、登録者に入力いただいたアドレスに対し仮登録のメールを送信し、そのメール内のリンクをクリックすることで本登録とする方法です。
これにより、登録者が誤ったアドレスを入力してしまっても、そのアドレスがメルマガ配信の対象に含まれてしまうことを防ぐことができます。

メール本文のサイズ・文字数を最適化

メール本文の文字のサイズや文字数を整えることでメールの容量が減らせます。
メールの容量が大きくて送信できない場合、ファイルを添付していないメールだと文字のサイズ・文字数を整えるしか対処法がありません。

一方で文字のサイズが小さすぎると見づらくなってしまい、文字数を削除しすぎても内容が正確に伝わらない文章になってしまうので注意が必要です。

定期的なメールリストのクリーニング

メール配信のいくつかのエラー対策に有効な方法が定期的なメールリストのクリーニングです。
エラーを起こしているメールアドレスが多いと、正確にメールが届かないだけでなく、システム側からスパムメールだと認識されやすくなってしまいます。

メルマガ・メール配信した際にエラーが返されるアドレスが確認できたら、できる限り早く削除して整理しましょう。

レピュテーションの維持

メールの到達性を向上させるにはFromドメインやIPのレピュテーションを高く保つ必要があります。そのためには、受信者の望まないメールをなるべく送らないようにすることが重要です。

送信ドメイン認証やダブルオプトインへの対応だけでなく、受信を望まなくなった受信者が速やかにメルマガの解除を行えるようなオプトアウトの仕組みや、定期的なエラー率の監視も行うようにしましょう。
（gmail.com宛の配信であれば、GooglePostmasterToolsを利用することでエラー率等を監視できます）

専門的なメール配信サービス・システムの活用

（引用元：MailPublisher（メールパブリッシャー）公式サイト）

メルマガのような大量配信のエラー対策にはリストのクリーニングやレピュテーションの維持が必要であり、効率よくその手助けをするのに役立つのがメール配信システムです。
メール配信システムを用いると、エラーを起こしているアドレスが判断しやすく、またひとつのIPアドレスからの配信量がある程度維持できるため、レピュテーションを維持することが容易になります。

メール配信システムにはいくつかの種類がありますが、その中でも「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」がおすすめです。
「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」はメール配信システム業界でNo.1の支持率を獲得しており、遅延なく一斉メール配信ができるシステムとして評価されています。

メール配信システム選びで悩んでいる方は、万人向けで信頼性の高い「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」を利用してみてください。

まとめ：メール配信エラーを最小限に抑えるためのポイント

メール配信をしていると、メール配信エラーに遭遇してしまうことがよくあります。
そして、エラーの原因となっているアドレスを放置していると、状況は悪化してスパムメールに入りやすくなってしまいます。
アクティブな行動をしてくれるアドレスの割合を増やしシステム側から評価されると、エラー件数の減少が可能です。

メルマガ・メール配信の質を高めるためには、メール配信システムが欠かせません。
メール配信システムを活用し、エラーを起こすアドレスを分析・削除してメール配信エラーに対応しましょう。