見積書をメールで送付する際の書き方とポイント【文例あり】

見積書とは？重要性と役割を理解しよう

見積書とは、商品やサービス価格・数量・納期などの取引条件を記載したものです。取引の初期段階で作成され、取引の基礎となる重要な書類です。

見積書は以下のような役割を果たしています。

• 取引条件の明示化：価格、数量、納期などの詳細を明示し、両者の合意形成を助けます。
• 予算管理のサポート：顧客が支出する際に判断材料となります。
• 法的保護：トラブル発生時に参照される公式文書になります。

見積書は単なる価格提示の文書ではなく、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールです。適切に作成・送付することで、円滑な取引と良好な取引関係を構築するために使用できます。

見積書をメールで送付する際の手順

ここからは、見積書をメールで送付する際の手順について紹介していきます。

• 件名は明確かつ具体的に記載する
• 本文では見積書の概要をまとめる
• 見積書はPDF形式で添付し、パスワードを設定する
• メール本文はベタ打ちで分かりやすく

件名は明確かつ具体的に記載する

見積書をメールで送付する際は、件名に配慮しましょう。当事者が一目で内容を理解することができるように、具体的な件名を明確にするのが基本です。

【例】

「お見積書」を含め、具体的な商品やサービス名を記載すると、無意識にメールの重要性を認識できます。

本文では見積書の概要をまとめる

メール本文では、添付した見積書の概要を簡潔にまとめると読みやすくなります。以下のポイントを押さえて作成しましょう。

• 冒頭の挨拶：丁寧な挨拶で始め、見積依頼への感謝を述べる
• 見積書の概要：添付した見積書の内容を簡単に説明
• 重要事項の強調：特に注目点や変更点があれば明記
• 確認依頼：見積書の内容について確認をお願いする旨を記載
• 質問・相談の受付：不明点や相談事項がある場合の連絡方法を明記

こういった配慮により、ユーザーは添付ファイルを開く前に見積書の概要を把握でき、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

見積書はPDF形式で添付し、パスワードを設定する

見積書をメールに添付する場合はPDF 形式を使用し、可能であればパスワードを設定することをお勧めします。

PDF 形式のメリットは、レイアウトが崩れにくいところです。ほとんどのデバイスで閲覧可能なので、相手の作業環境に依存することがありません。また、編集が困難なため、情報の改ざんを防げるというメリットもあります。

パスワード設定をしておけばセキュリティも強化され、情報漏洩リスクが軽減されます。パスワードを設定する場合は、別メールや電話でパスワードを通知するなど、セキュリティに配慮した方法で伝えましょう。

メール本文はベタ打ちで分かりやすく

見積書のメール内容は、読みやすさに配慮して作成します。以下の点に留意しましょう。

• フォントは標準的なものを使用（Arial、Calibriなど）
• フォントサイズは10〜12ポイント程度
• メール本文はベタ打ちで分かりやすく書く
• 文字色は黒を基本とし、強調したい箇所のみ太字を使用
• 段落間に適度の空白を入れて読みやすく
• 箇条書きを活用し、重要ポイントを明確に
• HTMLメールは避け、プレーンテキストで送信

これらに配慮すれば、どのメールクライアントでも正しく表示され、内容を理解しやすくなります。

見積書メールの件名と本文の書き方【文例付き】

ここからは、見積書メールの件名と本文の書き方について文例を交えて紹介していきます。

• 見積書メールの文例（新規取引の場合）
• 見積書メールの文例（継続取引の場合）

見積書メールの文例（新規取引の場合）

新規取引の場合の見積書メールの例です。丁寧さと簡潔さのバランスが大切です。

この文では、新規取引であることを考慮し、やや格式ばった表現を用いています。 見積書の概要を簡潔に記載し、質問への対応も明記しているのがポイントです。

見積書メールの文例（継続取引の場合）

継続取引の場合は、やや砕けた表現を用いつつ、簡潔に内容を伝えることができます。

継続的な取引関係を踏まえて今後の動向を注視しましょう。また、新機能の追加など、前回からの変更点を明確に示すのも効果的です。

見積書メール送付後のフォローアップ方法

ここからは、見積書メール送付後のフォローアップ方法について紹介していきます。

• 送付確認の連絡を入れる
• 返信があった場合の対応例
• 返信がない場合の再フォロー例

送付確認の連絡を入れる

見積書を送付した後は、1〜2営業日以内に送付確認の連絡を入れるのが適切です。見積書が確実に届くことを確認できるだけでなく、顧客との関係性を強化する機会にもなります。

送付確認の連絡方法

• 電話：直接会話ができ、即座に反応が得られる
• メール：相手の都合に合わせて確認できる

送付確認時のポイント

• 見積書が正しく届いているか確認
• 内容に不明点がないか尋ねる
• 追加情報の提供や質問への回答を申し出る
• 今後のスケジュールについて確認

このような丁寧な対応が顧客満足度の向上につながります。成約率を高める効果もありますので、確認は必ず行いましょう。

返信があった場合の対応例

メールで見積書への返信があった場合は、迅速かつ適切な対応で返信します。よくある返信パターンの対応例は以下の通りです。

見積内容への質問がある場合
「ご質問ありがとうございます。○○についてご説明いたします。
（詳細な説明）
ご不明点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。」

金額の再検討を求めた対応例
相談承りました。
金額につきましては、〇〇の部分で調整が可能です。
具体的な予算をお聞かせいただければ、それに合わせて見積書を再度作成させていただきます。

納期の変更を求めた対応例
納期につきましては、〇月〇日までであれば対応可能です。
ただし、△△の部分で費用が発生する場合がございます。
詳細をご説明させていただいてもよろしいでしょうか。

見積書にご記入いただいた場合の対応例
ご回答いただきありがとうございました。
今後の進路についてご案内させていただければと思います。
お打ち合わせの日程調整をさせていただいてもよろしいでしょうか。

いずれの場合も迅速・丁寧・誠実な対応で、顧客のニーズに柔軟に対応するようにします。 また、必要に応じて電話やオンライン会議など、よりリアルタイムなコミュニケーション手段を提案するのも効果的です。

返信がない場合の再フォロー例

見積書送付後、一定期間（通常1週間程度）返信がない場合は、丁寧にフォローしてください。ただし、過度に頻繁な連絡は逆効果になる可能性がありますので、適切なタイミングと方法を選びましょう。

このようなフォローメールを送ることで、見積依頼の通知、顧客の検討状況を把握することができます。返信がない理由（多忙、検討中、他社と比較中など）を聞いたうえで、次のアプローチ方法を選択していきましょう。

見積書を郵送・FAXで送付する方法

ここからは、見積書を郵送・FAXで送付する方法について紹介していきます。

• 郵送の場合の注意点
• FAX送信の場合の注意点

郵送の場合の注意点

見積書を郵送する場合は、以下の点を抑えて送付しましょう。

• 送付状の添付：見積書の内容を簡潔に説明し、敬意を表した送付状を必ず同封します。
• 適切な封筒の選択：A4サイズの見積書が三つ折りで、縦を折らずに入れられる大きさの封筒を使用します。
• 宛名の正確な記載：会社名、部署名、担当者名などを記入し、敬称をつけます。
• 返信用封筒の同封：相手の利便性を考慮し、切手を貼った返信用封筒を同封するようにしてください。
• 郵送方法の選択：重要書類なので、配達記録や書留など、追跡可能な方法を取るのもおすすめです。
• 控えの保管：発送した見積書の控えを保管し、追跡番号があれば記録しておきます。
• 到着確認：郵送後は、相手に電話やメールで到着確認を行います。

これらの点に注意することで、見積書の確実な送付と、相手への誠実な対応を示します。

FAX送信の場合の注意点

FAX送信で見積りを送付することも可能です。FAXで見積書を送信する場合は、以下の点に注意してください。

• 送付状の添付：FAX送信時にも送付状を必ず添付し、見積書の概要や重要事項を簡潔に記載します。
• 用紙の選択：白色の用紙を使用し、文字や図表が読めるようにします。
• 文字の大きさと書体：読みやすいフォントを利用し、文字サイズは12ポイント程度にします。FAXで潰れないよう配慮も必要です。
• 余白の確保：FAX機器の機種によって端が切れる可能性があり、十分な余白を確保します。
• ページ番号の記載：複数ページがある場合は、各ページに番号を振ります（例：1/3、2/3、3/3）
• 送信前の確認：誤送信がないようにFAX番号を再確認します。
• 送信後の確認：送信後、相手に電話やメールでの受信確認を行います。
• 原本の送付：重要な契約や法的文書の場合、FAXだけでなく原本も郵送します。
• 送信結果の保管：送信結果レポートを保管し、必要に応じて送信証明を使用します。

現在は、セキュリティと品質の観点から、FAXでの見積書送信を制限する企業もあります。その場合は他のオンラインツールの利用を検討するとよいでしょう。

まとめ：見積書メール送付のコツを押さえて円滑な商談を

この記事では、見積書をメールで送付する際のポイントをお伝えしました。

• 明確で具体的な件名を付ける
• 本文では見積書の概要を簡潔にまとめる
• PDF形式で添付し、必要に応じてパスワードを設定する
• メール本文は読みやすいようにベタ打ちで作成する
• 新規取引と継続取引で適切な文例を使い分ける
• 送付確認の連絡を入れ、顧客との関係性を強化する
• 返信があった場合は迅速かつ適切に対応する
• 返信がない場合は適切なタイミングでフォロー
• 郵送の場合は送付状の添付や適切な封筒の選択、正確な宛名記載などに注意

見積書は重要書類のひとつなので扱いも慎重になりますが、ひとつひとつチェックしながら進めることでストレスなく確実に進められます。 上記に挙げたポイントをまとめておき、必要な場合はほかの人にもチェックをお願いしながら送付しましょう。 見積書の送付は単なる価格提示ではなく、重要なビジネスコミュニケーションの機会です。 効果的な見積書の送付を心がけ、顧客との信頼関係を構築し、ビジネスの成功につなげましょう。