ビジネスシーンで好印象なお断りメールの書き方【例文・フレーズ付き】

お断りメールを書く際の注意点

ここからは、お断りメールを書く際の注意点について以下の内容を紹介します。

• 明確に断りの意思を伝える
• 丁寧な言葉選びと表現
• 相手への感謝と気遣い

明確に断りの意思を伝える

お断りメールを書く際に最も重要なのは「誰が読んでも、明確に断っている」とわかるメールにすることです。

断りなのかはっきりと分からない、好ましくない例文を示します。

×　いただいたご提案を検討しておりますが、スケジュール的にかなり厳しい状況です。

明確に断りの意思が伝わる、良い例文は次のとおりです。

〇　いただいたご提案を検討いたしましたが、今回は見送らせていただきます。

確かに、断ることが心苦しい場合もあるでしょう。
しかし、断る意思を遠回しに伝えようとすると、相手に「何とか受け入れてもらえる」と誤解されるリスクがあります。
断りの意思が伝わったとしても、言うべきことをはっきりと言わない姿勢に、良くない印象を持たれるかもしれません。

もちろん、ビジネスのメールだからといって、何でも明確に言い切れば良いわけではありません。
しかし、ものごとを断る際には、誤解やトラブルを避けるためにも、はっきりと断りの意思を示すことが重要です。

丁寧な言葉選びと表現

お断りメールでは、「断っていることが確実に相手に伝わる」ことが、最も重要だといえます。
しかし同時に、礼儀正しく丁寧な言葉を選ぶ必要もあります。
言い回しに注意する必要があるのです。

悪い例文と良い例文を、以下に示します。

×　 今回のお申し出は、お受けしません。
〇　今回のお申し出は、お受けできかねます。

×　 次回の案件は、お断りします。
〇　次回の案件は、辞退させていただきます。

悪い例文でも、たしかに断りの意思は相手にはっきりと伝わります。
しかし、言い切りで言葉が強すぎるので、ビジネスシーンには適していません。

お断りメールの文章を丁寧な表現にするには、「クッション言葉」を前置きするのも有効です。
例えば、クッション言葉の「申し訳ございませんが」を使うと、上記の良い例文をやわらかい印象にできます。

〇　誠に申し訳ございませんが、今回のお申し出はお受けできかねます。
〇　誠に申し訳ございませんが、次回の案件は辞退させていただきます。

クッション言葉については、後ほどくわしく説明します。

相手への感謝と気遣い

お断りのメールでは、感謝や気遣いを示すことも大切です。
感謝の文章を書く際には、「何に感謝しているのか」を具体的に示すのが有効です。
たとえば、

△　このたびは、ありがとうございました。

としても、感謝の意思は示せます。
しかし、やや形式的なあいさつの印象を受けます。
この文章を、

〇　このたびは、丁寧なご回答をいただき、ありがとうございました。

とすれば、「丁寧に回答してくれたこと」に感謝している気持ちが伝わりやすくなります。
回答した側としては、「時間を使って回答した甲斐があった」と感じて、こちらに良い印象を持ってくれる可能性があるわけです。

具体的な感謝を示す文章をつくるコツは、

・・・いただき、ありがとう・・・

の形にして、相手の「行為」を入れることです。

• ご回答いただき、
• ご配慮いただき、
• お申し込みいただき、

等、様々な状況で使えるテクニックです。

また、気遣いを示すことも、相手に好印象を与える効果があります。
たとえば、お断りメールの最後に

〇　今後のご活躍をお祈り申し上げます。

等の一文を加えることで、相手への気遣いをあらわせます。

好印象なお断りメールのポイント

ここからは、好印象なお断りメールのポイントについて以下の内容を紹介します。

• クッション言葉の活用
• 代替案や次の機会への言及
• 簡潔かつ的確な内容

クッション言葉の活用

お断りメールを通じて相手の申し出を断る際には、クッション言葉を使うと好印象を残せます。

クッション言葉とは、伝えたい本題の直前に添えて使う言葉のことです。
ビジネス枕詞（まくらことば）とも呼ばれます。
後ろに続く言葉を、マイルドに感じさせる効果があります。

使える機会が多いクッション言葉には、

• 恐れ入りますが
• お手数ですが（お手数をおかけしますが）
• 申し訳ございませんが（大変申し訳ないのですが）

等があります。

ここでは、クッション言葉の使用例を3つ紹介します。

例文１．
△　確認してください。
〇　恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。

例文２．
△　5/15（水）までに、返信してください。
〇　お手数ですが、5/15（水）までに、ご返信いただけますと幸いです。

例文３．
△　わが社では対応できません。
〇　申し訳ございませんが、弊社では対応いたしかねます。

クッション言葉を前につけるだけでは不十分な点に、注意が必要です。
後ろに続く部分も適切に書き換えることで、ビジネスシーンにふさわしい表現になります。

代替案や次の機会への言及

１．代替案を提示する

代替案を出す前に、まず相手の要望に応じられないことを明確に示します。
次に、応じられないことをお詫びします。
その後で代替案を提案すると、良い話の流れになるでしょう。

例文

この例文の場合は、上記に続けて複数の代替案を提示するのがおすすめです。
相手が日程の調整をしやすくなるのと同時に、相手への配慮を示すこともできます。

２．次の機会に言及する

あなたが次の機会を本当に期待するのか、あるいは期待しないのかで、文言を変える必要があります。

次の機会を期待するのであれば、

• またの機会がありましたら、お声がけいただけますと幸いです。

とするのが良いでしょう。
あなたの存在を次の機会に相手が思い出してくれれば、連絡をくれる可能性があります。

次の機会を期待しないのであれば、

• またの機会がありましたら、よろしくお願いいたします。

とするのが無難です。

簡潔かつ的確な内容

お断りメールを好印象にするには、文章を簡潔かつ的確な内容にまとめましょう。

時と場合によっては、断る事情や理由を、丁寧に説明することもあります。
しかし一般的には、断る事情や理由をメールで長々と説明するのは、好ましくありません。
断りの文章は、長くなればなるほど言い訳がましくなり、悪い印象を持たれるリスクがあるからです。

とはいえ、簡潔かつ的確に断りの文章だけを伝えると、事務的でそっけない印象を与えてしまうかもしれません。
そこで、表現をやわらげるクッション言葉（ビジネス枕詞）を添えることで、簡潔さと柔らかさのバランスを取るのが有効です。

簡潔かつ的確な断りの文章と、セットにして使えるクッション言葉や文章の例として

• 社内で慎重に検討しましたが、
• 魅力的なご提案をいただき、ありがとうございます。

等が挙げられます。

例文１．

例文２．

クッションとなる言葉や文章を添えることで、簡潔かつ的確に断りつつ、好印象を目指せます。

お断りメールで使える定番フレーズ

ここからは、お断りメールで使える定番フレーズについて以下の内容を紹介します。

• お力添えできず申し訳ございません
• 今回は見送らせていただきます
• ご提案ありがとうございます。しかしながら...

お力添えできず申し訳ございません

• お力添えできず申し訳ございません

このフレーズは、相手からの申し出を断る際に、使用されることがあります。
一般的には、さほど違和感なく、断りに使える文章といえるでしょう。

例文１．

しかし、相手からの断りに「お力添え」を使うのは控えたほうが良い、とする意見もあります。
くわしく説明すると、「お力添え」は、

• こちらから相手に依頼する場合
• 相手からの依頼に応じられる場合

に使うものであって、相手からの申し出を断る場合に使うのはふさわしくない、とする考え方です。

「お力添えできず」は、かわりに「お力になれず」を使って、

• お力になれず申し訳ございません

とすれば、相手からの申し出を断る際にも、問題なく使えます。

例文２．

今回紹介した

• お力添えできず申し訳ございません
• お力になれず申し訳ございません

のどちらを使うか迷った場合は、後者を使うのが無難です。

今回は見送らせていただきます

• 今回は見送らせていただきます

は、特にビジネスシーンにおいて、相手からの提案や申し出を断る際に使われます。

ここでの「見送る」は、「相手の提案や申し出を採用しない」の意味です。
「お断りします」のような直接的な表現を避けることで、角が立たないように断る表現なのです。

• 今回は出席を見送らせていただきます

のように、「〇〇を」を入れて使われることも多い、断りでは定番のフレーズです。

例文１．

最初に、クッション言葉の「大変恐縮ですが、」で、表現をやわらげています。
次に、何を断るのかは示さずに「今回は見送らせていただきます」を、そのまま使っている例です。

この例文１．は、さまざまな場面で使える反面、文脈によっては事務的な印象を与えてしまいます。
下記の例文２．のように「〇〇を」を入れて使うと、定型感が薄れます。

例文２．

クッション言葉でやわらかく前置きをしてから、「採用を」で何を断るのかを明確にあらわしています。
また、語尾を「いただくこととなりました」に変化させて、社内で話し合って慎重に決めたニュアンスを出しています。

ご提案ありがとうございます。しかしながら...

• ご提案ありがとうございます。しかしながら...

は、いったん感謝の一文で相手の提案を受けてから、話を断りへと転換するフレーズです。

「いただき、」を入れて、

• ご提案いただき、ありがとうございます。しかしながら...

とすると、より柔らかい表現になります。
ひらがなが連続すると、よりソフトな印象が感じられるのです。

読点を入れずに

• ご提案いただきありがとうございます。

としてもよいのですが、ひらがなが切れ目なく続くと、若干読みづらく感じる人もいるでしょう。
やはり、「いただき」の後ろには読点を入れた方が、読みやすくなります。

例文

感謝の一文から入って、理由を示して断り、謝罪の一文で締める流れです。
礼儀正しく好印象を残しながら、相手の提案を断っています。

また、語尾を過去形にして

• ご提案いただき、ありがとうございました。

とする方法もあります。
相手に提案をもらってから、こちらが返信するまでに時間が空いた場合は、この書き方が自然な表現になります。

ビジネスシーン別のお断りメール例文

ここからは、シーン別のお断りメール例文について以下の内容を紹介します。

• 提案のお断りメール例文
• 依頼のお断りメール例文
• お誘いのお断りメール例文
• セミナーや展示会の出席を断るメール例文
• 採用結果のお断りメール文面

提案のお断りメール例文

ここでは、企業から送られた提案書の内容を、失礼のない形で断る際の例文を示します。

依頼のお断りメール例文

ここでは、企業から受けた案件の依頼を、フリーランスが丁重に断る際の例文を示します。

お誘いのお断りメール例文

ここでは、週末の飲み会に上司からメールで誘われた際に、固すぎない文面で断る例文を示します。

社内連絡であり、かつ業務とは関係のないメールですので、文面は長くなりすぎないようにしましょう。
相手の趣味や好きなことに絡めた話を入れておくと、今後のコミュニケーションにも役立ちます。

セミナーや展示会の案内に関するお断りメール例文

ここでは、企業から送られたセミナー参加の案内を、丁重に断る際の例文を示します。

採用結果のお断りメール例文

ここでは、応募していた企業から採用結果の通知をもらった就活生が、採用をお断りする際の例文を示します。

折り返しで電話をいただく可能性がありますので、フルネームに「ふりがな」を振っておくと親切です。

英語でのお断りメールの書き方

ここからは、英語でのお断りメールの書き方について以下の内容を紹介します。

• 英語の定番フレーズ
• 英語メールの構成

英語の定番フレーズ

ここでは、英語でのお断りメールに使える、定番のフレーズを3つ紹介します。
いずれもクッション言葉に続けて、断りの文章を続ける形になっています。

１．I'm sorry, but ...
「申し訳ありませんが・・・」

最も基本となる、お断りの英文フレーズです。

例文

２．I'm afraid ...
「恐れ入りますが・・・」

ここでの afraid の意味は「...を恐れて」です。
恐縮している気持ちを伝えられるフレーズです。

例文

３．Unfortunately, ...
「残念ながら、・・・」

Unfortunately を文頭に置く表現は、日常会話でもよく使われます。

例文

英語メールの構成

英語のお断りメールの構成は、以下のとおりです。

１．件名（Subject）

送信されてきたメールの件名に、Re: をつけます。
返信であることを明示するためです。

２．挨拶と感謝の言葉

Dear （相手の名前）,
（一行空けて）
Thank you very much for ...

メールをいただいたことに対する、お礼を述べる部分です。
相手の名前は、（Mr. もしくは Ms.）＋姓、とするのが無難です。

３．提案内容の検討に触れ、断る言葉

「検討いたしましたが、見送らせていただきます」に相当する部分です。

４．断る理由

英語は、結論を先に述べる傾向があります。
まずは断り、次に理由を述べるのがよいでしょう。

５．将来の機会への前向きな姿勢

「またの機会がありましたら、お声がけ頂けますと幸いです」に相当する部分です。

６．結びの挨拶

「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りいたします」に相当する部分です。

７．署名（Signature）

Best regards,
（一行空けて）
氏名
役職・所属部署
会社名
住所
電話番号
メールアドレス
自社サイトのURL

の順に、改行して表記するのが一般的です。

英語でのお断りメールの例文

例文

まとめ：失礼のないお断りメールを心がけよう

この記事では、お断りメールを書く際の注意点とポイント、定番のフレーズと例文について解説しました。

お断りメールを書く際の注意点は、以下の3つです。

• 明確に断りの意思を伝える
• 丁寧な言葉選びと表現
• 相手への感謝と気遣い

好印象なお断りメールを書くためのポイントは、以下の3つです。

• クッション言葉の活用
• 代替案や次の機会への言及
• 簡潔かつ的確な内容

ビジネスシーンに合わせて、失礼のないお断りメールを書くよう、心がけましょう。