ビジネスシーンで好印象なお断りメールの書き方【例文・フレーズ付き】

お断りメールを書く際の注意点

ここからは、お断りメールを書く際の注意点について以下の内容を紹介します。

• 明確に断りの意思を伝える
• 丁寧な言葉選びと表現
• 相手への感謝と気遣い

明確に断りの意思を伝える

お断りメールを書く際に最も重要なのは「誰が読んでも、明確に断っている」とわかるメールにすることです。

断りなのかはっきりと分からない、好ましくない例文を示します。

明確に断りの意思が伝わる、良い例文は次のとおりです。

確かに、断ることが心苦しい場合もあるでしょう。
しかし、断る意思を遠回しに伝えようとすると、相手に「何とか受け入れてもらえる」と誤解されるリスクがあります。
断りの意思が伝わったとしても、言うべきことをはっきりと言わない姿勢に、良くない印象を持たれるかもしれません。

もちろん、ビジネスのメールだからといって、何でも明確に言い切れば良いわけではありません。
しかし、ものごとを断る際には、誤解やトラブルを避けるためにも、はっきりと断りの意思を示すことが重要です。

丁寧な言葉選びと表現

お断りメールでは、「断っていることが確実に相手に伝わる」ことが、最も重要だといえます。
しかし同時に、礼儀正しく丁寧な言葉を選ぶ必要もあります。
言い回しに注意する必要があるのです。

悪い例文と良い例文を、以下に示します。

悪い例文でも、たしかに断りの意思は相手にはっきりと伝わります。
しかし、言い切りで言葉が強すぎるので、ビジネスシーンには適していません。

お断りメールの文章を丁寧な表現にするには、「クッション言葉」を前置きするのも有効です。
例えば、クッション言葉の「申し訳ございませんが」を使うと、上記の良い例文をやわらかい印象にできます。

クッション言葉については、後ほどくわしく説明します。

相手への感謝と気遣い

お断りのメールでは、感謝や気遣いを示すことも大切です。
感謝の文章を書く際には、「何に感謝しているのか」を具体的に示すのが有効です。
たとえば、

としても、感謝の意思は示せます。
しかし、やや形式的なあいさつの印象を受けます。
この文章を、

とすれば、「丁寧に回答してくれたこと」に感謝している気持ちが伝わりやすくなります。
回答した側としては、「時間を使って回答した甲斐があった」と感じて、こちらに良い印象を持ってくれる可能性があるわけです。

具体的な感謝を示す文章をつくるコツは、

の形にして、相手の「行為」を入れることです。

• ご回答いただき、
• ご配慮いただき、
• お申し込みいただき、

等、様々な状況で使えるテクニックです。

また、気遣いを示すことも、相手に好印象を与える効果があります。
たとえば、お断りメールの最後に

等の一文を加えることで、相手への気遣いをあらわせます。

好印象なお断りメールのポイント

ここからは、好印象なお断りメールのポイントについて以下の内容を紹介します。

• クッション言葉の活用
• 代替案や次の機会への言及
• 簡潔かつ的確な内容

クッション言葉の活用

お断りメールを通じて相手の申し出を断る際には、クッション言葉を使うと好印象を残せます。

クッション言葉とは、伝えたい本題の直前に添えて使う言葉のことです。
ビジネス枕詞（まくらことば）とも呼ばれます。
後ろに続く言葉を、マイルドに感じさせる効果があります。

使える機会が多いクッション言葉には、

• 恐れ入りますが
• お手数ですが（お手数をおかけしますが）
• 申し訳ございませんが（大変申し訳ないのですが）

等があります。

ここでは、クッション言葉の使用例を3つ紹介します。

例文1.

例文2.

例文3.

クッション言葉を前につけるだけでは不十分な点に、注意が必要です。
後ろに続く部分も適切に書き換えることで、ビジネスシーンにふさわしい表現になります。

代替案や次の機会への言及

1. 代替案を提示する

代替案を出す前に、まず相手の要望に応じられないことを明確に示します。
次に、応じられないことをお詫びします。
その後で代替案を提案すると、良い話の流れになるでしょう。

例文

この例文の場合は、上記に続けて複数の代替案を提示するのがおすすめです。
相手が日程の調整をしやすくなるのと同時に、相手への配慮を示すこともできます。

2. 次の機会に言及する

あなたが次の機会を本当に期待するのか、あるいは期待しないのかで、文言を変える必要があります。
次の機会を期待するのであれば、

• またの機会がありましたら、お声がけいただけますと幸いです。

とするのが良いでしょう。
あなたの存在を次の機会に相手が思い出してくれれば、連絡をくれる可能性があります。

次の機会を期待しないのであれば、

• またの機会がありましたら、よろしくお願いいたします。

とするのが無難です。

簡潔かつ的確な内容

お断りメールを好印象にするには、文章を簡潔かつ的確な内容にまとめましょう。

時と場合によっては、断る事情や理由を、丁寧に説明することもあります。
しかし一般的には、断る事情や理由をメールで長々と説明するのは、好ましくありません。
断りの文章は、長くなればなるほど言い訳がましくなり、悪い印象を持たれるリスクがあるからです。

とはいえ、簡潔かつ的確に断りの文章だけを伝えると、事務的でそっけない印象を与えてしまうかもしれません。
そこで、表現をやわらげるクッション言葉（ビジネス枕詞）を添えることで、簡潔さと柔らかさのバランスを取るのが有効です。

簡潔かつ的確な断りの文章と、セットにして使えるクッション言葉や文章の例として

• 社内で慎重に検討しましたが、
• 魅力的なご提案をいただき、ありがとうございます。

等が挙げられます。

例文1.

例文2.

クッションとなる言葉や文章を添えることで、簡潔かつ的確に断りつつ、好印象を目指せます。

お断りメールで使える定番フレーズ

ここからは、お断りメールで使える定番フレーズについて以下の内容を紹介します。

• お力添えできず申し訳ございません
• 今回は見送らせていただきます
• ご提案ありがとうございます。しかしながら...

お力添えできず申し訳ございません

• お力添えできず申し訳ございません

このフレーズは、相手からの申し出を断る際に、使用されることがあります。
一般的には、さほど違和感なく、断りに使える文章といえるでしょう。

例文1.

しかし、相手からの断りに「お力添え」を使うのは控えたほうが良い、とする意見もあります。
くわしく説明すると、「お力添え」は、

• こちらから相手に依頼する場合
• 相手からの依頼に応じられる場合

に使うものであって、相手からの申し出を断る場合に使うのはふさわしくない、とする考え方です。

「お力添えできず」は、かわりに「お力になれず」を使って、

• お力になれず申し訳ございません

とすれば、相手からの申し出を断る際にも、問題なく使えます。

例文2.

今回紹介した

• お力添えできず申し訳ございません
• お力になれず申し訳ございません

のどちらを使うか迷った場合は、後者を使うのが無難です。

今回は見送らせていただきます

• 今回は見送らせていただきます

は、特にビジネスシーンにおいて、相手からの提案や申し出を断る際に使われます。

ここでの「見送る」は、「相手の提案や申し出を採用しない」の意味です。
「お断りします」のような直接的な表現を避けることで、角が立たないように断る表現なのです。

• 今回は出席を見送らせていただきます

のように、「〇〇を」を入れて使われることも多い、断りでは定番のフレーズです。

例文1.

最初に、クッション言葉の「大変恐縮ですが、」で、表現をやわらげています。
次に、何を断るのかは示さずに「今回は見送らせていただきます」を、そのまま使っている例です。

この例文1.は、さまざまな場面で使える反面、文脈によっては事務的な印象を与えてしまいます。
下記の例文2.のように「〇〇を」を入れて使うと、定型感が薄れます。

例文2.

クッション言葉でやわらかく前置きをしてから、「採用を」で何を断るのかを明確にあらわしています。
また、語尾を「いただくこととなりました」に変化させて、社内で話し合って慎重に決めたニュアンスを出しています。

ご提案ありがとうございます。しかしながら...

• ご提案ありがとうございます。しかしながら...

は、いったん感謝の一文で相手の提案を受けてから、話を断りへと転換するフレーズです。

「いただき、」を入れて、

• ご提案いただき、ありがとうございます。しかしながら...

とすると、より柔らかい表現になります。
ひらがなが連続すると、よりソフトな印象が感じられるのです。

読点を入れずに

• ご提案いただきありがとうございます。

としてもよいのですが、ひらがなが切れ目なく続くと、若干読みづらく感じる人もいるでしょう。
やはり、「いただき」の後ろには読点を入れた方が、読みやすくなります。

例文

感謝の一文から入って、理由を示して断り、謝罪の一文で締める流れです。
礼儀正しく好印象を残しながら、相手の提案を断っています。

また、語尾を過去形にして

• ご提案いただき、ありがとうございました。

とする方法もあります。
相手に提案をもらってから、こちらが返信するまでに時間が空いた場合は、この書き方が自然な表現になります。

ビジネスシーン別のお断りメール例文

ここからは、シーン別のお断りメール例文について以下の内容を紹介します。

• 提案のお断りメール例文
• 依頼のお断りメール例文
• お誘いのお断りメール例文
• セミナーや展示会の出席を断るメール例文
• 採用結果のお断りメール文面

提案のお断りメール例文

ここでは、企業から送られた提案書の内容を、失礼のない形で断る際の例文を示します。

依頼のお断りメール例文

ここでは、企業から受けた案件の依頼を、フリーランスが丁重に断る際の例文を示します。

お誘いのお断りメール例文

ここでは、週末の飲み会に上司からメールで誘われた際に、固すぎない文面で断る例文を示します。

社内連絡であり、かつ業務とは関係のないメールですので、文面は長くなりすぎないようにしましょう。
相手の趣味や好きなことに絡めた話を入れておくと、今後のコミュニケーションにも役立ちます。

セミナーや展示会の案内に関するお断りメール例文

ここでは、企業から送られたセミナー参加の案内を、丁重に断る際の例文を示します。

採用結果のお断りメール例文

ここでは、応募していた企業から採用結果の通知をもらった就活生が採用をお断りする際の例文を示します。

折り返しで電話をいただく可能性がありますので、フルネームに「ふりがな」を振っておくと親切です。

英語でのお断りメールの書き方

ここからは、英語でのお断りメールの書き方について以下の内容を紹介します。

• 英語の定番フレーズ
• 英語メールの構成

英語の定番フレーズ

ここでは、英語でのお断りメールに使える、定番のフレーズを3つ紹介します。
いずれもクッション言葉に続けて、断りの文章を続ける形になっています。

1. I'm sorry, but ...
「申し訳ありませんが・・・」

最も基本となる、お断りの英文フレーズです。

例文

2. I'm afraid ...
「恐れ入りますが・・・」

ここでの afraid の意味は「...を恐れて」です。
恐縮している気持ちを伝えられるフレーズです。

例文

3. Unfortunately, ...
「残念ながら、・・・」

Unfortunately を文頭に置く表現は、日常会話でもよく使われます。

例文

英語メールの構成

英語のお断りメールの構成は、以下のとおりです。

1. 件名（Subject）

送信されてきたメールの件名に、Re: をつけます。
返信であることを明示するためです。

2. 挨拶と感謝の言葉

Dear （相手の名前）,
（一行空けて）
Thank you very much for ...

メールをいただいたことに対する、お礼を述べる部分です。
相手の名前は、（Mr. もしくは Ms.）＋姓、とするのが無難です。

3. 提案内容の検討に触れ、断る言葉

「検討いたしましたが、見送らせていただきます」に相当する部分です。

4. 断る理由

英語は、結論を先に述べる傾向があります。
まずは断り、次に理由を述べるのがよいでしょう。

5. 将来の機会への前向きな姿勢

「またの機会がありましたら、お声がけ頂けますと幸いです」に相当する部分です。

6. 結びの挨拶

「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りいたします」に相当する部分です。

7. 署名（Signature）

Best regards,
（一行空けて）
氏名
役職・所属部署
会社名
住所
電話番号
メールアドレス
自社サイトのURL

の順に、改行して表記するのが一般的です。

英語でのお断りメールの例文

例文

まとめ：失礼のないお断りメールを心がけよう

この記事では、お断りメールを書く際の注意点とポイント、定番のフレーズと例文について解説しました。

お断りメールを書く際の注意点は、以下の3つです。

• 明確に断りの意思を伝える
• 丁寧な言葉選びと表現
• 相手への感謝と気遣い

好印象なお断りメールを書くためのポイントは、以下の3つです。

• クッション言葉の活用
• 代替案や次の機会への言及
• 簡潔かつ的確な内容

ビジネスシーンに合わせて、失礼のないお断りメールを書くよう、心がけましょう。