【保存版】ビジネスの「お願い・依頼メール」の書き方と例文集

お願いメールを書く前に知っておくべきマナーとポイント

ここからは、お願いメールを書く前に知っておくべきマナーとポイントについて以下の内容を紹介します。

• 件名はわかりやすく明確に
• 明確で簡潔に用件を伝える
• 依頼内容と理由を丁寧に説明する
• 期限を明示し、感謝の気持ちを添える

件名はわかりやすく明確に

ビジネスシーンでは、常にわかりやすく明確な件名を心掛けましょう。
件名だけで送り主やメールの内容がわかると、受け取り手にとっても親切なメールになります。

一日に何通ものメールを受信する人の中には、件名だけで優先順位を判断している人もいます。わかりづらい件名だと、忙しい中でも確認の手間がかかったり、最悪見逃されてしまう可能性があるのです。

お願いメールでは【○○の依頼】、急ぎの場合は【至急】などと視覚的にわかりやすくするのもポイントです。

【例】

明確で簡潔に用件を伝える

お願いメールでは、明確で簡潔な内容を意識しましょう。
メールを作成する前にお願いしたい内容の整理をし、相手に手間をかけさせないことが重要です。

以下の3点を意識すると、相手に用件とそれをお願いする上で必要な情報がそろいやすくなります。

• お願いする上での必須事項
• 質問される可能性のある項目
• +αで記載しておくと親切なこと

【3点を意識して内容を整理した例】
○○会議の資料を確認してほしい。
▢▢プロジェクトについての資料だ。
×月×日に会議があるので、△月△日△時までに確認してもらえるとありがたい。

メールで丁寧さや誠実さを求めると、文章が長くなる傾向にあります。
明確かつ簡潔さを意識すれば、無駄なフレーズを入れなくても相手に伝わりやすい文章になるので、意識してみてください。

依頼内容と理由を丁寧に説明する

お願いメールでは、何についてのお願いで、なぜ依頼するのかを丁寧に説明することが重要です。
目的や背景、結果の説明がないと後回しにされたり、やり取りが増えてしまいお互いに手間がかかるので注意しましょう。

相手がメールを確認したときに、「いつまでに何をすればいいのか」が伝わる文章を心掛けるのがポイントです。
依頼する目的や背景、求める結果が明確だと、よりスムーズに事が運びます。

期限を明示し、感謝の気持ちを添える

お願いをするとき、かならず明確な期限を記載し、最後に感謝の気持ちを添えましょう。
「今週中」という期限は曖昧な表現です。「〇月〇日〇時まで」と日時をはっきりと明示しましょう。

また、「恐れ入りますが」などのひと言を添えるだけでも丁寧なメールになります。
相手への感謝と敬意を伝えることも、お願いメールでは重要です。

ただし、無理な期限での依頼は禁物です。
もしどうしても期限がタイトになってしまう場合は、より丁寧な言葉選びを意識しましょう。

【例1】

大変お手数おかけいたしますが、何卒宜しくお願い致します。

【例2】

お願いメールで使える便利なフレーズ集

ここからは、お願いメールで使える便利なフレーズ集について以下の内容を紹介します。

• 依頼する際に使えるフレーズ
• お願いメールの締めに使えるフレーズ

依頼する際に使えるフレーズ

メールで何かを依頼する際、「～してください」「～をお願いします」だと上から目線や冷たい印象を与えかねません。
言葉選びや言い回しを少し工夫するだけで、相手に好印象を与えることが可能です。

失礼なメールにならないように、語尾の言葉選びを意識してみましょう。
基本的には、以下の5点を場面や文脈に合わせて使い分けると、丁寧な印象のメールになります。

• ～いただけますと幸いです。
• ～いただきたく存じます。
• ～ほどよろしくお願いいたします。
• ～ほどお願い申し上げます。
• ～いただけますでしょうか。

【例】

相手の立場や関係性、依頼の期限、内容に合わせて使い分けるといいでしょう。

また、依頼する内容の前にクッション言葉を添えるとより丁寧なお願いになります。
基本的には以下の4点を使い分けてみてください。

• 恐れ入りますが
• 恐縮ですが
• お手数おかけいたしますが
• お手すきの際に

お願いメールの締めに使えるフレーズ

なにかを依頼するメールでは、相手に感謝と敬意を伝えるため、締めのフレーズも重要です。
「終わりよければ全てよし」という言葉のように、締めはメール全ての印象を担うといっても過言ではありません。

依頼する際のフレーズも上手く使いながら、相手の状況を気遣いつつ誠実な態度で依頼する締めを意識しましょう。

【例】

お願いメールの例文テンプレート集！目上の人にうまく依頼する方法

ここからは、お願いメールの例文テンプレート集について以下の内容を紹介します。

• アポイント調整のお願いメール例文
• 見積もり依頼のお願いメール例文
• 資料送付のお願いメール例文
• 日程変更のお願いメール例文
• 上司へ報告書確認のお願いメール例文

アポイント調整のお願いメール例文

アポイントの調整をお願いする際は、事前にいくつか日程を提案しておくとスムーズです。
もしこちらに余裕があれば、相手から2、3程度の候補をもらってもいいでしょう。

【例】

また、こちらから話をするなら、おおよそかかる時間も明記するとより親切です。

【例】

見積もり依頼のお願いメール例文

見積もり依頼のお願いメールの場合は、「なにについて」「いつまでに」欲しいのかを明示しましょう。
こちらから見積もりを依頼する場合でも、丁寧で誠実な文章を心掛けることが重要です。

【例】

資料送付のお願いメール例文

資料送付をお願いする際は、相手に手間をかけていることを忘れず、気遣った文章を意識しましょう。
クッション言葉を上手く使いながら、丁寧にお願いする内容だと好印象を与えられます。

【例】

日程変更のお願いメール例文

日程変更のお願いメールでは、まず都合が合わなくなったことを謝罪しましょう。
続いて、再調整がスムーズに進むように候補の日程を複数あげるなどの対処が必要です。

【例】

上司へ報告書確認のお願いメール例文

上司に報告書確認のお願いをする場合、返信が必要なことがほとんどです。
そのため、自身の希望の日時までに確実に返信をもらう必要があります。

上司も多忙なため、簡潔で目的がわかりやすい文章を意識し、気持ちよく動いてもらえる文章を意識しましょう。

【例】

まとめ：相手に好印象を与えるお願いメールを送ろう

ここまで、相手に好印象を与えるお願いメールのマナーやポイント、テンプレートを紹介しました。

依頼のメールを送るということは、少なからず相手にも負担をかけるということです。
少しでも相手の手間が省けるよう、わかりやすく簡潔に「なにを」「いつまでに」「どうすれば」が伝わる文章を意識しましょう。

言葉選びや文章ひとつで、好印象を与えられる文章になりますので、ぜひ参考にしてください。