【例文多数】訪問・アポイントメール/アポ取りメールの書き方と件名のポイント

アポイントメール（アポ取りメール）とは？その必要性

アポイントメールは商談・面談で顧客と会うための約束を結ぶメールです。
以前は電話でアポイントメントを取っていましたが、リモートワークが普及したことによって電話よりメールで連絡しやすくなりました。
そのため、メールを用いたアポイントメントの需要が高まっています。

メールを用いると、相手にとって都合のよい時間にメールを開封してもらいやすいです。
加えて、メールだとアポイントの履歴もすぐに確認できるため、商談・面談の詳細がすぐに確認できます。

ビジネスで使えるアポイントメールの基本構成と書き方の注意点

ここからは、アポイントメールの基本構成と注意点について紹介していきます。

• 件名の書き方のコツ
• 本文の書き方のポイント

件名の書き方のコツ

アポイントメールの件名を作成する際には以下のポイントを押さえておいてください。

• パッと見てわかりやすい件名にする
• 具体的な単語を入れる

パッと見てわかりやすい件名にしておくと、相手がメールを開き忘れることがなくなります。
ビジネスマンの元にはさまざまなメールが届き、その中で重要だと感じるメールを開きます。

そのため、件名から大まかな要件がわからないと、メールがスルーされる可能性が高いです。
良識の範囲内で記号を活用するなどして大事な部分を強調し、内容のわかりやすい件名にしましょう。

また、具体的な単語を入れると、より自分に対するメールだと判別してもらいやすくなります。
何の会議の打ち合わせなのか記載することをおすすめします。

本文の書き方のポイント

アポイントメールの本文を作成する際には以下のポイントを押さえておいてください。

• 正しい言葉遣いを心掛ける
• 複数の日程を提示する
• 商談したいと思わせる文面にする
• 返信期限を設定しておく

まず最低限、正しい言葉遣いを心掛けて文章を作成しましょう。
丁寧な言葉遣いは相手に好印象を与え、その後のコミュニケーションも上手く取りやすくなります。
継続的な関係が構築できると、いつか商談成功に繋がる可能性があるため、丁寧なコミュニケーションを重視してください。

また、商談・面談の日程を複数提示しておくと、自分にとって都合のよい日程を相手に誘導しやすくなります。
同時に日程調整をスムーズにするメリットもあるため、相手の負担を減らす点でも複数日程を提示することをおすすめします。

他にも、商談したいと思わせる文面を作ることもおすすめです。
商談したいと思わせる文面は、相手の立場に立って何がメリットと感じるか考えると文面が考えやすくなります。
対象の事業分野のプロとして、相手企業の求めるニーズを分析できるスキルを身に着けておくことが大切です。

あとは、返信期限を設定しておくと相手から返信してもらいやすくなります。
返信期限がないと、他の期限が近いタスクが優先され、メールの返信が後回しになることがあります。
日程候補の下に返信期限を決めてください。

シーン別の訪問・アポイントメール例文集

ここからは、シーン別のアポイントメール例文を紹介していきます。

• 新規顧客へのアポ取りメール例文
• 既存顧客へのアポイント依頼メール例文
• アポ獲得時のお礼と日程確定メール例文
• 日程変更のお願いメール例文
• 商談前日のリマインドメール例文
• 訪問後のお礼メール例文

新規顧客へのアポ取りメール例文

新規顧客へのアポ取りメールを送る際には、アポイントメールの基礎を押さえつつ、最大限に丁寧な言葉選びをしましょう。
初めて接する企業担当者の場合、信頼して話せる相手だと判断してもらうために、使う言葉に気を遣ってください。
加えて、少しでも新規顧客からアクションを取ってもらえるように、どのようなメリットがあるのか具体的に示すことも重要です。

既存顧客へのアポイント依頼メール例文

既存顧客へのアポ取りメールを送る際には、全体的な文章は新規顧客に送るアポイントメールと同じ形式で構いません。
ただ、新規顧客に送る挨拶とは異なり、日頃からお世話になっていることに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

アポ獲得時のお礼と日程確定メール例文

アポイントを獲得し、商談・面談の日程が確定した際には、アポイントに対する感謝の文章と確定したアポイントの日程を伝えてください。
アポイントの日程がいつに決まったのかわからない状態が続くと相手も不安に感じてしまいます。
良好な関係を築くためにも、早い段階で日程を確定させて、お礼と日程確定のメールを送りましょう。

日程変更のお願いメール例文

日程変更のお願いメールを送る際には、重要事項であることがわかる件名を付けましょう。
日程変更したメールに気づいていないと、日程変更前の日程だと認識したまま準備を進めてしまいます。
どうしても日程変更が避けられない場合は、早めに連絡して重要なメールだとわかるように工夫してください。

また、日程変更を依頼する際には、当初日程の候補に挙げていた別の日程を提示すると柔軟に対応してもらいやすいです。
一方的な都合で日程変更に応じてもらう必要があるため、可能な範囲で相手に配慮したメールを送りましょう。

商談前日のリマインドメール例文

商談・面談のことを忘れないように、商談・面談の前日にはリマインドメールを送ってください。
相手がうっかり商談・面談のことを忘れている可能性があります。
リマインドメールを事前に送ることで、相手が商談・面談の参加を逃してしまうリスクが減らせます。

ただ、リマインドメールは商談・面談前日の遅い時間に送ってもメールが見逃されやすいです。
商談・面談前日の早い時間にメールを送りましょう。

また、商談・面談が月曜日である場合、営業日である金曜日のうちに送ることをおすすめします。
相手の企業の営業日を踏まえて、いつリマインドメールを送るか決めておきましょう。

訪問後のお礼メール例文

商談・面談の後にはお礼のメールを送りましょう。
お礼のメールでは提案したサービスについての意見や時間をとってもらったことに対する感謝を伝えてください。
合わせて、いつでも不明点があれば返信させていただく旨の文も添えておくことをおすすめします。

アポイント獲得率を上げるためのメールテクニック

ここからは、アポイント獲得率を上げるための追加テクニックを紹介していきます。

• 的確な送信タイミングを意識する
• 迅速なレスポンスを心掛ける

的確な送信タイミングを意識する

アポイント獲得率を上げるために、的確な送信タイミングを意識してください。
一般的な企業だと、始業の1時間前の8時から終業の1時間後の19時までは会社に担当者が在籍している可能性が高いです。
その間にメールを送るのは最低限のマナーで、対象の企業の担当者が何時に連絡に出やすいか見極める必要があります。
何度かやり取りすると返信が返ってきやすいタイミングが把握できるようになります。
初めのうちは時間を縛らずにメールを送り、返信率の高い時間を分析しましょう。

ただ、8時から9時は仕事前の準備をし、18時から19時は帰る準備をするため、メールの開封率が低い傾向にあります。

迅速なレスポンスを心掛ける

迅速なレスポンスを心掛けると、アポイント獲得率が上がりやすくなります。
ビジネスの現場においてレスポンスが遅い人は信用されにくく、さまざまな業務で頼りにされにくくなります。
1日連絡がないだけでも不都合が生じる企業も少なくありません。

一方で、1日以内に連絡を返してくれる企業には継続して仕事が舞い込んできやすいです。
実際、初めて取引する相手からのメールについて、アポイントメールの返信率は1%すら届かないと言われています。
迅速に連絡対応するだけで一気に返信率が変わってくる点を押さえておいてください。

まとめ：効果的なアポイントメールで商談機会を増やそう

アポイントメールは企業との商談・面談のために必要不可欠なメールです。
ただ、アポイントメールを商談・面談を実施する前提で無計画に送ると、メールがスルーされてしまって商談・面談に繋がりません。
そのため、アポイントメールを作成する際には、要点を押さえて相手にアクションを取ってもらうメールを作成することが大事です。

適切な送信タイミングを分析し、迅速なレスポンスを意識して、アポイントメールを使ってください。