【2024年版】ビジネスにも使える暑中見舞いメールの書き方と例文集

暑中見舞いメールを会社に送る目的と意義

暑中見舞いメールは暑さが厳しい日が続く時期に相手を労うために送るメールです。
暑中見舞いメールには相手との関係性を高める効果があり、お得な情報を発信した際にアクションを取ってもらえる可能性が高くなります。
実際、暑中見舞いメールの中で夏限定のキャンペーン情報を紹介する企業も少なくありません。

年賀状メールを送る企業は多いですが、暑中見舞いメールまで送る企業は限られています。
そのため、暑中見舞いメールを送る企業はメール受信者の印象に残りやすいです。

暑中見舞いメールの送るべきタイミングはいつ？

暑中見舞いメールは小暑と呼ばれる7月7日から立秋の前日に当たる8月7日の間に送ります。
地球温暖化の影響もあり、実際は6月頃には30度近い気温になる日も出てきます。
しかし、実際の暑さではなく暦を基準に残暑見舞いメールを送ってください。

上記のタイミングが繁忙期となり、なかなか暑中見舞いメールを作成・配信する余裕がない場合は、立秋の前日よりも後に残暑見舞いとしてメールを送るのが一般的です。
残暑見舞いメールは8月8日の立秋から処暑の候の9月7日に届くようにメールを作成しましょう。

暑中見舞いメールを書く際の構成とポイント

ここからは、暑中見舞いメールを書く際の構成とポイントについて紹介していきます。

1. 適切な宛名と件名の選び方
2. 時候の挨拶と相手への気遣い
3. 近況報告や夏季休暇のお知らせ
4. 結びの挨拶とフレーズ例

1. 適切な宛名と件名の選び方

暑中見舞いメールの宛名は相手の社名・顧客名を略すことなく記載してください。
略した記載方法はやや礼儀に欠けている印象を与える可能性があるため、正式名称を記載する意識を持ちましょう。

また、件名は暑中見舞いに適した挨拶文を入れます。
シンプルな挨拶だと、「暑中お見舞い申し上げます」とします。
ただ、どの企業からの連絡なのか判別できないため、「暑中お見舞い申し上げます（〇〇株式会社 田中太郎より）」と誰からのメールなのか添えておきましょう。

2. 時候の挨拶と相手への気遣い

次に、本文では最初に時候の挨拶と相手を気遣う文面を入れます。
時候の挨拶は件名に入れた挨拶文と同じ言葉で構いません。
ただ、メールの本文ではありますが、時候の挨拶だけは句点「。」は付けないでください。

相手を気遣う文面では「厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。」といった言葉を使います。
ここは季語を意識した言葉に変えることもおすすめです。

3. 近況報告や夏季休暇のお知らせ

次に、近況報告や夏季休暇のお知らせ内容を記載します。
「さて、弊社では〇月〇日から〇月〇日にかけて、〇〇関連の商品が全品50%OFFになるサマーセールを実施いたします。」とキャンペーン内容をわかりやすく、かつ簡潔にまとめてください。

4. 結びの挨拶とフレーズ例

最後に、結びの挨拶を入れます。
「例年にも増して残暑が続いております。くれぐれもご自愛くださいませ。」と暑さに気を付けて身体を大事にしてほしいといった意味合いの文面を入れましょう。
結びの挨拶でも季語が入れられます。
特に企業を相手とするメールであれば、ややかしこまった季語を入れた挨拶文を入れても構いません。

ビジネスシーンで活用できる暑中見舞いメール例文集

ここからは、ビジネスシーンで活用できる暑中見舞いメールの例文を紹介していきます。

• 取引先・顧客向けの暑中見舞いメール
• 上司・先輩への暑中見舞いメール
• 同僚・部下への暑中見舞いメール
• セール情報を盛り込んだ暑中見舞いメール
• 夏季休暇のお知らせを含めた暑中見舞いメール

取引先・顧客向けの暑中見舞いメール

取引先・顧客向けの暑中見舞いメールでは、先ほど触れた構成を元に上記の形で文章を作成します。
さまざまな季語を入れた文章を作成しても問題ありませんが、顧客に送るメールの場合、文面を見てどのようなことを述べているのかわからない場合もあります。
そのため、使う言葉を少し柔らかくして、メールの送り先に合わせて使う言葉を変えましょう。

上司・先輩への暑中見舞いメール

上司・先輩向けの暑中見舞いメールでは、上司・先輩にどのようなことでお世話になったのか記載して感謝の気持ちを伝えましょう。
できるだけ具体的に記載すると、自分に対してメールを送ってくれている印象が付きやすくなります。

また、暑中見舞いのメールの時期は夏季休暇が重なりやすい時期です。
もしお休みをいただいた場合は、お休みをもらったことに対する感謝の気持ちも伝えてください。

ちなみに、取引先や顧客には件名に会社名を入れますが、上司・先輩相手であれば会社名は必要ありません。

同僚・部下への暑中見舞いメール

同僚・部下向けの暑中見舞いメールは、使う言葉を少しやわらかくするだけで基本的な構成は上司・先輩へのメールと変わりません。
上司・先輩にはかしこまった気持ちが伝わる言葉選びが必要ですが、同僚・部下は失礼のない範囲でやわらかい敬語を使えば問題ありません。

セール情報を盛り込んだ暑中見舞いメール

セール情報を盛り込んだメールは、大まかなテンプレートは取引先・顧客宛てに送るメールを使い、最後の挨拶の前にセール情報を入れましょう。
割引・キャッシュバックをはじめとしたキャンペーンがどのように適用されるのか明記しておくと、キャンペーンに対して困惑するユーザーが減らせます。
メールが長文にならない範囲でわかりやすくキャンペーン内容をまとめてください。

夏季休暇のお知らせを含めた暑中見舞いメール

夏季休暇のお知らせを含めたメールは、大まかなテンプレートは取引先・顧客宛てに送るメールを使い、わかりやすく伝わるように休業期間を入れましょう。
休業期間に問い合わせがしたい場合もあるため、休業期間中の問い合わせの方法といつ対応するのかについて明記しておくことをおすすめします。

プライベートでも使える暑中見舞いメール例文集

ここからは、プライベートでも使える暑中見舞いメールの例文を紹介していきます。

• 友人・知人への暑中見舞いメール
• 先生・恩師への暑中見舞いメール

友人・知人への暑中見舞いメール

友人・知人に対して送るメールに特別な決まりはありません。
構成はビジネスの暑中見舞いメールと同じで、使う言葉は普段話すときの敬語と同じもので構いません。
友人・知人相手であれば、よりプライベートな話やお誘いを入れてもよいでしょう。

先生・恩師への暑中見舞いメール

先生・恩師に対して送るメールは、普段指導していただいていることへの感謝を添えましょう。
それ以外は上の位の方を敬う言葉遣いであれば問題ありません。

暑中見舞いメールに使える季語と俳句

暑中見舞いメールに使える主な季語は以下の通りです。

文章の中に季語を入れても構いません。
ただ、不自然に感じる場合は、HTMLメールにして背景デザインを季語に該当するものを採用する方法もおすすめです。

一方で、暑中見舞いメールに使える主な俳句は以下の通りです。

なかなか俳句を入れた暑中見舞いメールを作成する人はいません。
そのため、俳句を用いることで一味違った暑中見舞いメールが作れます。
ビジネスの面で暑中見舞いメールの中に俳句を入れるのはやや難易度が高いです。
違和感なく本文の中に入れられる場合に俳句を入れましょう。

暑中見舞いメールのマナーと注意点

ここからは、暑中見舞いメールのマナーと注意点について紹介していきます。

• 宛名の正しい書き方
• 暑中見舞いメールのNGワード
• メールと葉書の使い分け

宛名の正しい書き方

社名や住所、部署、役職、敬称をはじめとした宛名は以下の形で記載してください。

• 社名：略さずに「株式会社〇〇」と記載する
• 住所：都道府県から丁寧に書き、数字は漢字で書く
• 部署：社名のすぐ隣に記載し、部署名が長い場合は改行して社名の下に記載しても構いません
• 役職：名前の前に記載し、役職名が長い場合は役職を先に記載して役職の下に名前を記載しても構いません
• 敬称：個人が相手なら「様」、法人が相手なら「御中」、複数の人や法人が相手なら「各位」を使う

暑中見舞いメールに限った宛名の正しい書き方はありません。
ビジネスメールの基礎に当たるマナーであるため、どのメールを作成する場合でも必ず押さえておきましょう。

暑中見舞いメールのNGワード

暑中見舞いメールにはNGワードはありません。
年賀状メールではNGワードがありますが、暑中見舞いでは言葉選びに気を遣う必要はありません。
ただ、年賀状メールとは異なり、具体的な日付は記載しないで「令和〇年 盛夏」と締めるのが一般的です。
加えて、「拝啓」や「敬具」をはじめとした頭語・結語は必要ありません。

メールと葉書の使い分け

暑中見舞いにおいて、メールと葉書の目的に応じた使い分けの方法は決められていません。
メールだとすぐに連絡が送りやすく、場所を選ばず文面の中身を確認しやすいです。
一方で、葉書は手間暇がかかってしまう反面、情報漏洩のリスクが少なく暑中見舞いのメールが送れます。
それぞれのメリット・デメリットを踏まえてどちらがよいか選択してください。
メールで暑中見舞いを送るのはマナー違反には該当しません。

暑中見舞いメールへの返信方法と例文

暑中見舞いメールが先に届いた場合は、メールを送った相手が元気な様子に安心したといった旨の文面を添えます。
それ以外の文面は基本的に相手から送られてきた内容と同じような文面で問題ありません。

まとめ：印象に残る暑中見舞いメールを送ろう

暑中見舞いメールを送る企業は少ないため、送られてきた相手にとっては自分のことを気遣ってくれていると好印象を受けやすいです。
そのため、必要に応じてセール情報を入れると売上にも繋がりやすいです。

ただ、適切な言葉遣いの文面になっていないと、かえって悪印象を与えるきっかけにもなりかねません。
例文を参考に暑中見舞いメールを作成して送信し、取引先や顧客に対して自社を印象付けましょう。