メール配信システムで添付ファイルを簡単に送る方法と注意点

メール配信システムで添付ファイルを送る方法

クラウドストレージを利用する方法があります。GoogleドライブやDropbox、OneDriveといったクラウドストレージにファイルをアップロードしてURLを送ります。

ここではGoogleドライブにファイルをアップロードしてURLを送る手順について解説します。

1. Googleにログインし、Googleドライブを開きます。Googleドライブの「新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」を選択します。

ファイル転送サービスを利用する方法があります。ファイル転送サービスは、データのやり取りを行う際、第三者であるサーバーを通してファイルを転送するサービスです。

ファイル転送サービスには多くの種類がありますが、ここでは会員登録不要で無料で使える大容量ファイル転送サービス「GigaFile便」のやり方について解説します。

1. URL(https://gigafile.nu/)からギガファイル便にアクセス。

2. ギガファイル便にファイルをドラッグ&ドロップでアップロード。

4. ファイルの保持期間はデフォルトでは7日になっています。変更する必要があれば、ドロップ&ドラックするエリアの上に「ファイルの保持期間変更」があるので調整します。

自社サーバーを利用する方法があります。この方法は、自社サーバーにファイルをアップロードして生成したURLを、メールで送信するというものです。

この方法では、ファイル情報はWebサイト上に表示され、受信者はURLを通してWebサイトを閲覧します。自社サーバーを利用する方法のメリットは、多くのファイルをまとめて閲覧できることです。また、デメリットは自分でサーバーを用意しなければならないので、費用がかかることです。

4. WordPressなどのCMSを利用する方法

添付ファイルをURL化して送る方法の一つに、WordPressなどのCMSを利用する方法があります。CMSにはファイル保存機能があり、添付ファイルの保存も可能です。

ここでは、CMSの中でも世界シェアナンバー1のWordPressでの方法を、順に説明します。

1. 管理画面にログインし、左側のメニューの「メディア > 新しいメディアファイルの追加」を開きます。

YouTubeを利用する方法があります。YouTubeに動画をアップロードすれば、共有ボタンを押すとURLが表示されるので、それを相手に送ります。

YouTubeを利用する方法は、動画を共有するには便利ですが、ファイル（データ）を共有できないことに注意が必要です。

メール配信システムで添付ファイルを送るメリット

メール配信システムでは、情報を添付ファイルとして送付できます。
ファイルが添付されたメールは、そうでないメールよりも一般に開封率は高いので、比較的高いコンバージョン率が期待できます。

また、添付ファイルのないメールだと、それを表示するデバイスやアプリによってレイアウトが異なり、ものによっては読みにくくなる場合があります。ところが、添付ファイルで情報が表示されれば、デバイスによってレイアウトが異なることはなく読みやすい資料となります。

メール配信で添付ファイルを送るメリットとしては、安全性の確保もあげられます。
ファイルにパスワードを設定して、それを知らなければ開封できなくすれば、情報漏洩を防ぐことができます。

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メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット

ファイルサイズに注意する必要があります。メール配信システムでは添付できるファイルサイズの上限が決まっています。

ファイルを添付する際には、ファイルサイズを確認し、上限を超えるようであれば圧縮など必要な対策を行わないと送れません。また、メール配信システムでのファイル送付ではファイル自体が受信者側に送られるため、ファイル容量が大きいと受信者側のメールボックス容量を圧迫してしまうことがあります。

そのため、添付ファイルを送る場合には、受信者側のことも考えて過度に容量の大きなファイルは送るべきではありません。

2. セキュリティ対策を怠らない

メール配信システムで添付ファイルを送る場合、セキュリティ対策を怠らないことも重要です。送付したファイルがウィルスなどに感染したマルウェアであると、ファイルを開封したパソコンに様々な障害をもたらします。

ファイルデータの流出や情報の窃取に対しても対策が必要です。WordやExcelなどファイルの種類によってはパスワードをかけて暗号化できるものがあるので、そのようなファイルを使用するのも一つの方法です。

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3. 効果測定の必要性を確認する

メール配信システムで添付ファイルを送った場合、添付ファイルが開かれると比較的高いコンバージョン率が期待できます。ですから、配信するメールによって添付ファイルが開かれたことを計測する必要があるかどうかを確認する必要があります。

メルマガなどでは添付ファイルが付いていると、受信者が怪しいと感じる可能性が高まり、開封を避けられる傾向もあります。このような場合には、添付ファイルの開封測定を行えるシステムが理想的です。

メール配信システムによっては、ABテスト機能があるものがあります。これは、異なるバージョンのメールを同時に配信し、それらの結果を比較する機能で効果的なメールを探る上で非常に有用です。

メールの開封率やクリック率の正確な測定は、そのメールが受信者の目にどれだけ留まり、どれだけの反応を引き起こしたかを理解するのに役立ちます。こういった情報を得ることにより、より効果的なメールキャンペーンを実施することができます。

まとめ：メルマガで添付ファイルを送るならセキュリティを意識しよう