メール配信システムで添付ファイルを簡単に送る方法と注意点

メール配信システムで添付ファイルを送る方法

メール配信システムは顧客宛てメールの一斉送信に特化したシステムです。メール文を作成したり、宛先を一括管理したり、メールの効果を測定したりと、メール送信に付随する多くの業務に対応しています。

メール配信システムは多数ありますが、このシステムを使って新たに添付ファイルを送る方法はおおむね以下のようになっています。

1. システムにログインし「新規作成」を選択。

2. 配信するメールの件名とメール本文を入力しファイルを添付し、送信ボタンを押す。

メール配信システムは一斉送信をするには便利ですが、ファイル添付機能はオプションの場合が多く、送信できてもファイルの容量や種類に制限があります。メール配信システムの機能を利用しないで添付ファイルを送る方法として、添付ファイルをURL化して送る方法があります。

URL化された添付ファイルが表示される仕組みは、次のようなフローで行われます。

1. 受信したメールに記載されているURLをクリックします。
2. ブラウザが起動され、そのURLのサーバーに接続し、URLによって指定されたファイルデータの表示をリクエスト。
3. サーバーはリクエストに応じてデータをレスポンス。
4. ブラウザはレスポンスのあったデータを表示。

次に、添付ファイルをURL化して送る方法についていくつか紹介します。

添付ファイルをURL化して送る方法5選

ここでは、添付ファイルをURL化して送る方法について、おもに以下の点を紹介します。

1. クラウドストレージを利用する方法
2. ファイル転送サービスを利用する方法
3. 自社サーバーを利用する方法
4. WordPressなどのCMSを利用する方法
5. YouTubeを利用して動画ファイルを共有する方法

1. クラウドストレージを利用する方法

添付ファイルをURL化して送る方法の一つに、クラウドストレージを利用する方法があります。GoogleドライブやDropbox、OneDriveといったクラウドストレージにファイルをアップロードしてURLを送ります。

ここではGoogleドライブにファイルをアップロードしてURLを送る手順について解説します。

1. Googleにログインし、Googleドライブを開きます。Googleドライブの「新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」を選択します。

2. アップロードしたファイルを右クリックし、「共有」「リンクをコピー」を選択します。取得したリンクをメール配信すれば、メール受信者はそのリンクからファイルを表示させることができます。

（引用元：グーグルドライブ）

Googleドライブ等のクラウドストレージを利用するメリットとしては、操作が簡単なところが挙げられます。また、デメリットとしては、各クラウドストレージは容量が決まっているため、ファイルの容量が大きいとすぐに上限に達してしまうところです。

2. ファイル転送サービスを利用する方法

添付ファイルをURL化して送る方法の一つに、ファイル転送サービスを利用する方法があります。ファイル転送サービスは、データのやり取りを行う際、第三者であるサーバーを通してファイルを転送するサービスです。

ファイル転送サービスには多くの種類がありますが、ここでは会員登録不要で無料で使える大容量ファイル転送サービス「GigaFile便」のやり方について解説します。

1. URL(https://gigafile.nu/)からギガファイル便にアクセス。

2. ギガファイル便にファイルをドラッグ&ドロップでアップロード。

3. アップロードバーの下に「ダウンロードパスワード」があるので、任意のパスワードを決めて「設定」を押します。

4. ファイルの保持期間はデフォルトでは7日になっています。変更する必要があれば、ドロップ&ドラックするエリアの上に「ファイルの保持期間変更」があるので調整します。

5. アップロードしたファイルが複数あり、まとめたい場合には、ファイル一覧の一番下にある「まとめる」を押します。アップロードしたファイルはZIPファイルにまとめられて、ダウンロードを1回で済ますことができます。

6. アップロードした各ファイルのところにそれぞれURLとQRコードが表示されているので、それらをメール等で相手に送ります。

ファイル転送サービスを利用するメリットとしては、大容量ファイルを送ることができる、ファイルの種類に制限がないなどがあります。デメリットとしては、ファイル保持期限があることなどです。

3. 自社サーバーを利用する方法

添付ファイルをURL化して送る方法の一つに、自社サーバーを利用する方法があります。この方法は、自社サーバーにファイルをアップロードして生成したURLを、メールで送信するというものです。

この方法では、ファイル情報はWebサイト上に表示され、受信者はURLを通してWebサイトを閲覧します。自社サーバーを利用する方法のメリットは、多くのファイルをまとめて閲覧できることです。また、デメリットは自分でサーバーを用意しなければならないので、費用がかかることです。

4. WordPressなどのCMSを利用する方法

添付ファイルをURL化して送る方法の一つに、WordPressなどのCMSを利用する方法があります。CMSにはファイル保存機能があり、添付ファイルの保存も可能です。

ここでは、CMSの中でも世界シェアナンバー1のWordPressでの方法を、順に説明します。

1. 管理画面にログインし、左側のメニューの「メディア > 新しいメディアファイルの追加」を開きます。

2. 「ファイルをドロップしてアップロード」のところに、ファイルをドロップします。

3. 画面右下の「編集」を押すと画像の詳細編集ページに移ります。

4. 編集ページにある「ファイルのURL」を相手先にメールで送ります。

この方法では、ファイル情報はWebサイト上に表示され、受信者はURLを通してWebサイトを閲覧します。WordPressなどのCMSを利用する方法のメリットは、多くのファイルをまとめて閲覧できることです。また、デメリットはWordPressなどのCMSを用意しなければならないので、費用がかかることです。

5.YouTubeを利用して動画ファイルを共有する方法

添付ファイルが動画であれば、YouTubeを利用する方法があります。YouTubeに動画をアップロードすれば、共有ボタンを押すとURLが表示されるので、それを相手に送ります。

YouTubeを利用する方法は、動画を共有するには便利ですが、ファイル（データ）を共有できないことに注意が必要です。

メール配信システムで添付ファイルを送るメリット

メール配信システムでは、情報を添付ファイルとして送付できます。
ファイルが添付されたメールは、そうでないメールよりも一般に開封率は高いので、比較的高いコンバージョン率が期待できます。

また、添付ファイルのないメールだと、それを表示するデバイスやアプリによってレイアウトが異なり、ものによっては読みにくくなる場合があります。ところが、添付ファイルで情報が表示されれば、デバイスによってレイアウトが異なることはなく読みやすい資料となります。

メール配信で添付ファイルを送るメリットとしては、安全性の確保もあげられます。
ファイルにパスワードを設定して、それを知らなければ開封できなくすれば、情報漏洩を防ぐことができます。

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メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット

メール配信システムで添付ファイルを送るデメリットとしては、ウイルス感染の拡大があります。
ウイルスに感染したファイルを送ってしまうと、コンピュータへのウイルス感染が広がりますし、送信者の信用は失墜します。

ですから、添付ファイルを送る場合には、送信前にファイルのウイルスチェックを行い、感染していないことを確認してから行いましょう。
また、添付ファイルを送る場合、ファイルの形式やファイルサイズなどが原因で、迷惑メールとして振り分けられてしまう恐れがあります。

極端に開封率が低いメールがある場合には、迷惑メールに振り分けられている可能性があるので、その場合には添付ファイルの調整が必要です。
次に、メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点と対策について解説します。

メール配信システムで添付ファイルを送る注意点と対策

ここでは、添付ファイルを送る際の注意点と対策について、おもに以下の点を紹介します。

1. ファイルサイズの制限に注意
2. セキュリティ対策を怠らない
3. 効果測定の必要性を確認する

1. ファイルサイズの制限に注意

メール配信システムで添付ファイルを送る場合、ファイルサイズに注意する必要があります。メール配信システムでは添付できるファイルサイズの上限が決まっています。

ファイルを添付する際には、ファイルサイズを確認し、上限を超えるようであれば圧縮など必要な対策を行わないと送れません。また、メール配信システムでのファイル送付ではファイル自体が受信者側に送られるため、ファイル容量が大きいと受信者側のメールボックス容量を圧迫してしまうことがあります。

そのため、添付ファイルを送る場合には、受信者側のことも考えて過度に容量の大きなファイルは送るべきではありません。

2. セキュリティ対策を怠らない

メール配信システムで添付ファイルを送る場合、セキュリティ対策を怠らないことも重要です。送付したファイルがウィルスなどに感染したマルウェアであると、ファイルを開封したパソコンに様々な障害をもたらします。

ファイルデータの流出や情報の窃取に対しても対策が必要です。WordやExcelなどファイルの種類によってはパスワードをかけて暗号化できるものがあるので、そのようなファイルを使用するのも一つの方法です。

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3. 効果測定の必要性を確認する

メール配信システムで添付ファイルを送った場合、添付ファイルが開かれると比較的高いコンバージョン率が期待できます。ですから、配信するメールによって添付ファイルが開かれたことを計測する必要があるかどうかを確認する必要があります。

メルマガなどでは添付ファイルが付いていると、受信者が怪しいと感じる可能性が高まり、開封を避けられる傾向もあります。このような場合には、添付ファイルの開封測定を行えるシステムが理想的です。

メール配信システムによっては、ABテスト機能があるものがあります。これは、異なるバージョンのメールを同時に配信し、それらの結果を比較する機能で効果的なメールを探る上で非常に有用です。

メールの開封率やクリック率の正確な測定は、そのメールが受信者の目にどれだけ留まり、どれだけの反応を引き起こしたかを理解するのに役立ちます。こういった情報を得ることにより、より効果的なメールキャンペーンを実施することができます。

まとめ：メルマガで添付ファイルを送るならセキュリティを意識しよう

メルマガ等で添付ファイルを送る方法には、メール配信システムを利用する方法や添付ファイルをURL化してそのURLをメールで送る方法などがあります。ファイルをURL化する方法は、Googleドライブ等クラウドストレージを利用する方法、GigaFile便などのファイル転送サービスを利用する方法などです。

メール配信システムを利用する場合には、ファイル自体が受信者のもとに届くので、開封率が高いという特徴があります。しかし、ファイルサイズの制限やセキュリティ対策に注意する必要があるでしょう。