自治体にオススメ！確実に住民に情報を届けるメール配信システムの選び方

自治体が利用するメリット多数！メール配信システムとは?

メール配信システムとは、大量のメールを一斉配信できるツールを指します。

そのメリットは一斉配信による効率的な情報発信や、配信リストが一元管理できること、

自治体はビジネスを展開しないので、関係ないのではないかと思われるかもしれませんが、自治体による住民サービスにおいても、紹介したメリットは十分活用できます。

メール配信システムの仕組みとは？意味や機能の特徴、導入メリットを紹介

一斉・自動配信で効率的な情報発信

メール配信システムを利用すれば、一斉・自動配信で効率的な情報発信が可能になります。

通常、個人がメールを送る際には1通ずつ送付するものですが、複数人に同時に送りたい場合、あらかじめ宛先を登録しなければなりません。
小規模の自治体であっても住民の数は数百人を超えるので、宛先を登録するだけでも非常に時間がかかることになります。

また、登録する段階でCCとBCCを間違えるなど、入力ミスが発生するリスクもあります。

一方、メール配信システムを利用すれば、そのようなリスクを減らすことができるうえ、事前に自動配信の設定をしておけば、大量配信の手間も省くことができます。

配信リストの一元管理で確実に届く

メール配信システムには配信リストを一元管理する機能があります。住民の方にメールアドレスを登録してもらえば、自動的に配信リストに加わります。

手作業で配信リストに宛先を登録するとなると、住民のメールアドレスを個別に収集し、入力していかなければなりません。仮に1,000人の住民がいる自治体の場合、メールアドレスの収集と入力だけでも膨大な時間と手間がかかることが予想されます。

またメール配信システムにはメールアドレスだけではなく、住民の年齢や住んでる地域などの情報も登録できます。

この機能を使えば、特定の年齢以上の方にメールを配信することが可能です。また災害時には山間部と河川部の住民に対して、それぞれ異なる内容の注意喚起も行えます。

必要な情報を細かく確実に届けられるので、住民サービスの向上に繋がります。

HTMLメール作成で見栄えの良い配信が可能

メールには大きく2つのタイプがあります。

1つはテキストメールという文字だけで構成された一般的なメールの形式です。個人間のやり取りや、ビジネスの連絡において多用されています。

もう1つの形式がHTMLメールです。Webページを作成するために開発された言語で作成されたメールを指します。
HTMLメールは文字のフォントやカラー、大きさを自由に選べます。さらに画像や動画の掲載も可能なので、その表現力は格段に高まります。

ただしHTMLメールを作成するためには、Hyper Text Markup Languageを理解しておく必要があります。

この言語について全く知識がない場合は、作成はほぼ不可能でしょう。
しかし、メール配信システムを使えば、専門的な知識がなくてもHTMLメールが作成できます。

画像やテキストの配置をドラッグ＆ドロップのみで行えます。直感的に操作が出来るので、誰でも簡単に見栄えの良いメール配信が可能です。

自治体でメール配信システムが欠かせない3つの理由

ここでは、自治体でメール配信システムが欠かせない理由について、以下の3点をお伝えします。

• 災害時の緊急連絡に確実に利用できる
• カテゴリー別の情報を希望者だけに送れる
• 回覧物の電子化で大幅なコスト削減が可能

災害時の緊急連絡に確実に利用できる

配信リストの一元管理の項目でも触れましたが、災害時には山間部や河川部など異なる住環境の住民へ、それぞれの注意喚起が行えます。

山間部では土砂災害への備えを、河川部には河川の氾濫への注意が伝えられます。さらに災害時の緊急連絡にも活用が可能です。

安否確認サービスを利用すれば、メールで安否情報が確認できます。災害時においては電話での安否確認が急増し、電話は繋がりにくくなります。そこで混雑していないネット回線を使えば、メールで安否確認が行えるので、電話がつながらない事態を避けられます。

住民への細やかな情報提供や、メールによる安否確認が可能なので、自治体の負担も軽減されるでしょう。地震や台風など日本は災害の多い国です。災害に備えるためにもメール配信システムは欠かせません。

カテゴリー別の情報を希望者だけに送れる

メールやメールマガジンの配信方法には、ターゲット配信と呼ばれるやり方があります。配信対象を地域や性別、年齢などから自由に設定し、その属性に絞って配信する機能です。

企業のメールマーケティングでは一般的な方法ですが、自治体でもこの機能を活かすことは出来ます。自治体のメール配信では、次のカテゴリーが主な内容となっています。

■気象情報

• 地震に関するもの
• 大雨と土砂災害に関するもの
• 河川氾濫に関するもの
• 猛暑や酷暑に関するもの
• 災害からの避難に関するもの

■安全情報

• 火災に関するもの
• 不審者に関するもの
• 防犯に関するもの
• 行方不明者に関するもの

■広報・イベント情報

• 市町村の広報に関するもの
• 市町村で催されるイベントに関するもの

■健康情報

• 光化学スモッグに関するもの
• 新型コロナウイルスなど感染症の流行に関するもの

自治体においては住民が知りたいと思う情報のみを配信する際に、ターゲット配信が役立ちます。

すべての情報を受信したい方もいれば、いくつかの情報のみ知りたい方もいます。子育て情報は必要だが、介護情報は不要という方もいると思うので、ニーズに合わせて配信しましょう。

回覧物の電子化で大幅なコスト削減が可能

自治会では現在でも回覧板が多く使われています。忙しい日々の中でお隣に回覧板を回すのは、時に面倒に感じるでしょう。お隣が不在の際には持ち帰るか、その次の家に届けなければなりません。

自治体が配布する回覧物を用意する場合もあります。まとまった量の印刷物が必要になるので、それなりのコストが掛かります。

メール配信システムを導入すれば、一斉に配信できるので回覧によるタイムロスがなくなります。印刷物を用意しなくて良いので、大幅なコスト削減が可能です。

自治体の限られた予算の中で住民サービスを充実させるためにもメール配信システムをうまく活用してください。

自治体がメルマガ配信で気をつけるべき注意点

ここでは、自治体がメルマガ配信で気をつけるべき注意点について、以下の点をお伝えします。

• 個人情報の取り扱いに細心の注意を
• メールの不達や配信スピード

個人情報の取り扱いに細心の注意を

メールの一斉送信で気を付けなければならないのは個人情報の漏洩です。OutlookやGmailなどのメーラーを使用する際には、受信者同士でメールアドレスが見えないように設定する必要があります。

しかし、メールアドレスの流出は後を絶たないのが現状です。多くの場合は設定ミスによるヒューマンエラーとなります。

一般的なメーラーでは様々な設定を手作業で行う必要があるため、注意を払っていても限界があります。

情報漏洩により住民からの信用を失うのを防ぐ為には、自治体は設定ミスが起きにくい環境でメールの配信を行わなければなりません。よって、手作業の多いメーラーではなく、メール配信システムの導入をおすすめします。

メールの不達や配信スピード

災害情報や避難情報は住民の命を守る大切な情報です。メールが届かなかったり配信スピードが遅いのでは話になりません。メールが届かないトラブルは、送ったメールが迷惑メールと判断されるケースがほとんどです。

配信スピードの遅さは多くの場合、サーバーへの過負荷が原因です。いずれも一般的なメーラーで発生しがちなトラブルといっていいでしょう。

そもそもOutlookやGmailなどのメーラーは、数百人以上に一斉配信することを想定していません。配信可能なメールの数に上限があるのも普通です。

よって、自治体がメーラーで一斉配信を行うのは避けたほうが無難であるといえます。

確実かつ高速でメールが送れるメール配信システムを利用しましょう。

メール配信システムの選び方のコツ4選

ここでは、メール配信システムの選び方のコツについて、以下の点をお伝えします。

• 直感的な操作性で簡単に使えるか
• ストレスなく配信リストを管理できるか
• 高速な一斉配信と到達率の高さに定評があるか
• 万が一の際も安心のサポート体制が整っているか

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直感的な操作性で簡単に使えるか

メール配信システムを導入して活用したいと考える方は多いでしょう。しかしそこで問題になるのが操作性です。多機能で高性能なツールであっても、使いづらいのは困ります。

直感的な操作性で誰でも簡単に使えるツールがベストです。
ただし、サイトで説明や画面を見るだけでは、判断はつかないでしょう。

多くのメール配信システムでは、無料で使えるトライアル期間が設けられています。その期間内に実際に操作をしてみて、支障がないかどうか確認しましょう。

できれば複数のメール配信システムを試すようにしてください。比較検討は大事なポイントです。

ストレスなく配信リストを管理できるか

メール配信リストをExcelなどで管理すると、受信者の登録と配信停止のみならず、配信エラーの受信者の登録解除や、受信者のアドレス変更などをすべて手作業で行わなければなりません。
時間がかかる上に、ヒューマンエラーも発生します。

メール配信システムを利用すれば、こうした作業を自動化できますが、配信システムによっては、リストの管理が複雑な場合があります。

配信リストの管理はメール配信以前の問題なので、操作性が劣るツールは避けたいところです。ストレスなく配信リストを管理できなければ、HTMLメールの作成に支障が出るかもしれません。

高速な一斉配信と到達率の高さに定評があるか

配信速度はメール配信システムを選ぶ上での重要なポイントの1つです。自治体では一度に多くのメールを配信するケースは稀ですが、気象情報や安全情報など急を要する局面があるからです。

配信速度が遅いと事前避難などに支障が出かねません。利用料金との兼ね合いもありますが、できるだけ配信速度の速いメール配信システムを選びましょう。

また到達率についても注意を払う必要があります。到達率とは、どのくらい受信ボックスに届いたのかを示します。到達率が低ければ配信速度が速くても意味がありません。

メールが速く確実に届かなければ、住民サービスの向上には繋がりません。高速な一斉配信と到達率の高さに定評があるメール配信システムを利用しましょう。

万が一の際も安心のサポート体制が整っているか

最後に確認しておきたいポイントは、万が一の際にサポート体制が整っているかどうかです。ヘルプデスクがきちんと設置されているメール配信システムを選びましょう。

ツールによっては問い合わせをメールに限定している場合があります。

サポート体制に加えサポート期間が十分にあるかや、問い合わせの答えが正確かどうかも大切です。

無料トライアル期間に問い合わせをしてサポート体制が整っているか確かめてみましょう。

まとめ：自治体におすすめのメール配信システムは「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」

自治体におすすめの確実に住民に情報を届けるメール配信システムの選び方について解説してきました。メール配信システムについてのご理解が深まったのではないでしょうか。

自治体のメール配信システムは、災害時など有事に住民へ迅速に情報を届けられる重要な手段です。一斉・自動配信で手間とミスを減らせるうえ、配信リストを一元管理し、地域・年齢など属性で届けたい情報を送り分けられます。さらに、専門知識がなくてもHTMLメールを作成でき、見やすい配信にもつなげられます。

メール配信システムは数多くリリースされていますが、メールの到達率やセキュリティ機能の高さでいえば「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」がおすすめです。一度試されてはいかがでしょうか。