自治体にオススメ！確実に住民に情報を届けるメール配信システムの選び方

自治体が利用するメリット多数！メール配信システムとは?

メール配信システムとは、大量のメールを一斉配信できるツールを指します。
企業においては販促活動の一環として、メール配信システムを使ったメールマーケティングが盛んに行われています。

そのメリットは一斉配信による効率的な情報発信や、配信リストが一元管理できること、
またHTMLメール作成で見栄えの良いメールを配信できることなどが挙げられ、いずれも見込み客の囲い込みのためにB2Cでは重要なツールとなっています。

自治体はビジネスを展開しないので、関係ないのではないかと思われるかもしれませんが、自治体による住民サービスにおいても、紹介したメリットは十分活用できます。

メール配信システムの仕組みとは？意味や機能の特徴、導入メリットを紹介

一斉・自動配信で効率的な情報発信

メール配信システムを利用すれば、一斉・自動配信で効率的な情報発信が可能になります。

通常、個人がメールを送る際には1通ずつ送付するものですが、複数人に同時に送りたい場合、あらかじめ宛先を登録しなければなりません。
小規模の自治体であっても住民の数は数百人を超えるので、宛先を登録するだけでも非常に時間がかかることになります。

また、登録する段階でCCとBCCを間違えるなど、入力ミスが発生するリスクもあります。

一方、メール配信システムを利用すれば、そのようなリスクを減らすことができるうえ、事前に自動配信の設定をしておけば、大量配信の手間も省くことができます。

配信リストの一元管理で確実に届く  

メール配信システムには配信リストを一元管理する機能があります。住民の方にメールアドレスを登録してもらえば、自動的に配信リストに加わります。

手作業で配信リストに宛先を登録するとなると、住民のメールアドレスを個別に収集し、入力していかなければなりません。仮に1,000人の住民がいる自治体の場合、メールアドレスの収集と入力だけでも膨大な時間と手間がかかることが予想されます。

またメール配信システムにはメールアドレスだけではなく、住民の年齢や住んでる地域などの情報も登録できます。

この機能を使えば、特定の年齢以上の方にメールを配信することが可能です。また災害時には山間部と河川部の住民に対して、それぞれ異なる内容の注意喚起も行えます。

必要な情報を細かく確実に届けられるので、住民サービスの向上に繋がります。

HTMLメール作成で見栄えの良い配信が可能

メールには大きく2つのタイプがあります。

1つはテキストメールという文字だけで構成された一般的なメールの形式です。個人間のやり取りや、ビジネスの連絡において多用されています。

もう1つの形式がHTMLメールです。Webページを作成するために開発された言語で作成されたメールを指します。
HTMLメールは文字のフォントやカラー、大きさを自由に選べます。さらに画像や動画の掲載も可能なので、その表現力は格段に高まります。

ただしHTMLメールを作成するためには、Hyper Text Markup Languageを理解しておく必要があります。

この言語について全く知識がない場合は、作成はほぼ不可能でしょう。
しかし、メール配信システムを使えば、専門的な知識がなくてもHTMLメールが作成できます。

画像やテキストの配置をドラッグ＆ドロップのみで行えます。直感的に操作が出来るので、誰でも簡単に見栄えの良いメール配信が可能です。

自治体でメール配信システムが欠かせない3つの理由

メールの一斉送信で気を付けなければならないのは個人情報の漏洩です。OutlookやGmailなどのメーラーを使用する際には、受信者同士でメールアドレスが見えないように設定する必要があります。

しかし、メールアドレスの流出は後を絶たないのが現状です。多くの場合は設定ミスによるヒューマンエラーとなります。

一般的なメーラーでは様々な設定を手作業で行う必要があるため、注意を払っていても限界があります。

情報漏洩により住民からの信用を失うのを防ぐ為には、自治体は設定ミスが起きにくい環境でメールの配信を行わなければなりません。よって、手作業の多いメーラーではなく、メール配信システムの導入をおすすめします。

メールの不達や配信スピード

災害情報や避難情報は住民の命を守る大切な情報です。メールが届かなかったり配信スピードが遅いのでは話になりません。メールが届かないトラブルは、送ったメールが迷惑メールと判断されるケースがほとんどです。

配信スピードの遅さは多くの場合、サーバーへの過負荷が原因です。いずれも一般的なメーラーで発生しがちなトラブルといっていいでしょう。

そもそもOutlookやGmailなどのメーラーは、数百人以上に一斉配信することを想定していません。配信可能なメールの数に上限があるのも普通です。

よって、自治体がメーラーで一斉配信を行うのは避けたほうが無難であるといえます。
確実かつ高速でメールが送れるメール配信システムを利用しましょう。

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直感的な操作性で簡単に使えるか

メール配信システムを導入して活用したいと考える方は多いでしょう。しかしそこで問題になるのが操作性です。多機能で高性能なツールであっても、使いづらいのは困ります。

直感的な操作性で誰でも簡単に使えるツールがベストです。
ただし、サイトで説明や画面を見るだけでは、判断はつかないでしょう。

多くのメール配信システムでは、無料で使えるトライアル期間が設けられています。その期間内に実際に操作をしてみて、支障がないかどうか確認しましょう。

できれば複数のメール配信システムを試すようにしてください。比較検討は大事なポイントです。

ストレスなく配信リストを管理できるか

メール配信リストをExcelなどで管理すると、受信者の登録と配信停止のみならず、配信エラーの受信者の登録解除や、受信者のアドレス変更などをすべて手作業で行わなければなりません。
時間がかかる上に、ヒューマンエラーも発生します。

メール配信システムを利用すれば、こうした作業を自動化できますが、配信システムによっては、リストの管理が複雑な場合があります。

配信リストの管理はメール配信以前の問題なので、操作性が劣るツールは避けたいところです。ストレスなく配信リストを管理できなければ、HTMLメールの作成に支障が出るかもしれません。

高速な一斉配信と到達率の高さに定評があるか

配信速度はメール配信システムを選ぶ上での重要なポイントの1つです。自治体では一度に多くのメールを配信するケースは稀ですが、気象情報や安全情報など急を要する局面があるからです。

配信速度が遅いと事前避難などに支障が出かねません。利用料金との兼ね合いもありますが、できるだけ配信速度の速いメール配信システムを選びましょう。

また到達率についても注意を払う必要があります。到達率とは、どのくらい受信ボックスに届いたのかを示します。到達率が低ければ配信速度が速くても意味がありません。

メールが速く確実に届かなければ、住民サービスの向上には繋がりません。高速な一斉配信と到達率の高さに定評があるメール配信システムを利用しましょう。

万が一の際も安心のサポート体制が整っているか

最後に確認しておきたいポイントは、万が一の際にサポート体制が整っているかどうかです。ヘルプデスクがきちんと設置されているメール配信システムを選びましょう。

ツールによっては問い合わせをメールに限定している場合があります。
サポート体制に加えサポート期間が十分にあるかや、問い合わせの答えが正確かどうかも大切です。

無料トライアル期間に問い合わせをしてサポート体制が整っているか確かめてみましょう。

まとめ：自治体におすすめのメール配信システムは「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」

メールの到達率やセキュリティ機能の高さでいえば「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」がおすすめです。一度試されてはいかがでしょうか。