ビジネスメールで「はじめまして」は使える？好印象を与える書き方のポイント

初めてのビジネスメールで気をつけるべきポイント

ここからは、初めてのビジネスメールで気をつけるべきポイントについて、以下の内容を紹介します。

1. 「はじめまして」は挨拶メールの冒頭では使わない
2. 件名は明確かつ簡潔に書く
3. 自己紹介は短めにまとめる
4. 本文は要件を明確に伝える

1. 「はじめまして」は挨拶メールの冒頭では使わない

結論から触れると、初めての相手にメールを送る際に、一般的には冒頭から「はじめまして」とは入りません。
正しくは「はじめまして」を意味する別の言葉で挨拶します。

「はじめまして」と挨拶してから本題に入るスパムメールが多く、「はじめまして」から入るとスルーされてしまうことがあります。
ビジネスメールでは冒頭で以下の挨拶文が使われやすいです。

• 突然のメール失礼いたします。
• 初めてメールさせていただきます。
• 〇〇様のご紹介でメールさせていただきました。

それぞれの状況に合わせて、冒頭の挨拶文を使い分けましょう。

「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文とビジネスで使える言い換え表現

2. 件名は明確かつ簡潔に書く

件名は明確かつ簡潔に書くことをおすすめします。
初めての相手にメールを送る場合、要件だけ見てもどんな相手からのメールか判断できない場合があります。

例えば、「【ご挨拶】〇〇事業におけるお取引のご相談（〇〇株式会社）」と表記すると挨拶文であること・メール内容・送信者情報がすぐに判断可能です。
冒頭に「【】」をはじめとした記号を用いると他のメールと比較して目立つため、内容が明確化する単語を入れて定期的に活用してみてください。

メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説

3. 自己紹介は短めにまとめる

初めての相手へのメールの自己紹介は短めにまとめてください。
一般的に長文メールは煩わしいと判断されて避けられてしまいます。
かといって自己紹介がないまま本題に入っても、メールを読んだ相手は身元不明の相手と判断して誠実に対応してくれません。

簡潔にどのような事業・実績のある会社なのかまとめ、どうしても長文になってしまう場合は企業の公式サイトのリンクを添付して誘導することをおすすめします。

4. 本文は要件を明確に伝える

メールの本文では要件を明確に伝えてください。
文脈の整っていない文章は読み手に不快感を与えてしまうことがあります。
一番伝えたいことを文章の初めに持ってきて、そこから順を追って説明すると、相手に文章の内容が伝わりやすくなります。

合わせて、説明に不要な文章を極力削ることで、途中で文章の内容がわかりにくくなる事態を防ぎやすいです。
余計な文章が入っていないか確認した上でメールを送信しましょう。

シーン別の初めての挨拶メールの書き方と例文

ここからは、シーン別の初めての挨拶メールの書き方と例文について、以下の内容を紹介します。

1. 取引先への初めての挨拶メール
2. 社内の新しい部署や担当者への初めての挨拶メール
3. 紹介された相手への初めての挨拶メール
4. 久しぶりの相手への挨拶メール

1. 取引先への初めての挨拶メール

取引先への初めての挨拶メールを送る際によくあるのが担当者変更で、担当者が誰から変わったのか明記してください。
メールでは具体的に担当者変更の詳細を伝える必要はなく、初回は簡単な挨拶で構いません。

ただ、信頼を得るためには実際に会って挨拶することが大切です。
メールだけで終わらず、後で直接会って挨拶することを伝えましょう。

2. 社内の新しい部署や担当者への初めての挨拶メール

社内の新しい部署や担当者への初めての挨拶メールを送る際には、いつから異動になり、どの部署から異動してきたのか明記してください。
異動が決まるタイミングは状況によって異なり、早く把握できている場合と直近になって異動を知らされた場合があります。
早いうちに異動の挨拶メールを送ることも考えられるため、いつから異動になるのかきちんと伝えてください。

また、どのような人物が異動してくるのか、メールの読み手は気になります。
前の部署でどのようなことをしてきたのか、メールが長文にならない範囲で簡潔に伝えましょう。

3. 紹介された相手への初めての挨拶メール

紹介された相手への初めての挨拶メールを送る際には、どの会社から紹介を受けているのか記載してください。
名前を出さずに突然紹介されたと言われても、相手に覚えがなくメールをスルーされてしまうこともあります。

誰からの紹介か明記し、どのような話を事前に聞いているのか提示することでアクションがもらいやすくなります。

4. 久しぶりの相手への挨拶メール

初めましての相手ではありませんが、一度退任して帰任した場合には上記のテンプレートを参考にしてみてください。

詳細までは伝える必要はありませんが、情報伝達ミスがないように、いつからどこに帰任することとなったのか明記しましょう。

初めての挨拶メールの書き方と例

初めての挨拶メールを書く際には、シチュエーションごとに以下のポイントを押さえておきましょう。

シチュエーション別の詳しいメール例文の書き方は「初めての相手に送るビジネスメール｜適切な挨拶の書き方とマナー」に記載されています。

上記のシチュエーションのメールを作成する際は、事前に正しい書き方をチェックしましょう。

初めての相手に送るビジネスメール｜適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】

まとめ：初めてのビジネスメールで失敗しないためのコツを知ろう

初めての相手にビジネスメールを送る際には、ストレートに「はじめまして」と始めるのは一般的ではありません。
ただ、挨拶は重要で、「初めてメールさせていただきます。」をはじめとした言い換えの挨拶文から入る必要があります。

初めてのビジネスメールは相手の第一印象を左右するため、正しいコツを押さえて丁寧な文章作りを心掛けましょう。