営業の担当変更メールの書き方｜前任者の引き継ぎと後任者から送る挨拶の例文

営業の担当変更メールの書き方とマナー

次に、担当変更メールの書き方とマナーについて、以下の内容を紹介していきます。

• 適切なタイミングでのメール送信
• 担当変更の理由を明確に説明
• 後任者の紹介と信頼構築
• タイミングはいつになるのか明記
• 感謝とお礼の表現

適切なタイミングで担当変更メールを送信

それぞれの状況に合わせて、適切なタイミングで担当変更メールを送信することが大切です。
担当変更の時期が事前にわかっている場合は、前もってお客様に説明し、突然担当者が変わって動揺させないようにします。

突然担当の変更が告げられてしまった場合は、上司に相談し、上司とともにお客様に誠心誠意、謝罪した上で担当変更の事実を伝えることとなります。
どちらの場合であっても可能な範囲で早めにお客様に担当変更の事実をメールで伝えることを忘れないでください。

担当変更の理由を明確に説明

担当を変更した理由を明確に説明することも忘れないでください。
担当を変更したことだけ伝えて、その理由が不鮮明なままだと企業側に対して不信感を感じてしまいます。

お客さまに不信感を与えないためにも、担当を変更した理由を伝えましょう。
どうしても担当を変更した理由が伝えにくいものである場合は、上司と相談して伝えるかどうか慎重に判断することをおすすめします。

後任者の紹介と信頼構築

担当を変更した場合は、お客さまに後任者の紹介と信頼構築のための期間を設けることも意識してみてください。
後任者を事前に紹介しておくことは欠かせないポイントですが、信頼関係を作るための期間を設けることでスムーズに後任者に任せやすくなります。

事前に担当変更は伝えられていたとしても、面識ないまま後任者に切り替わると不安を感じやすいです。
不安を感じさせないためにも前もって後任者の人柄を知ってもらうための交流の機会・期間を設けてください。

タイミングはいつになるのか明記

担当を変更するタイミングを考えることは大切ですが、同時にいつ担当者変更を伝えるか考えることも重要です。
あらかじめ明確になっているのであれば、担当変更のタイミングがいつからになるか明記しておきます。

書面上で記録を残しておけば、コミュニケーションエラーによる認識の違いをある程度防ぎやすくなります。

感謝とお礼の表現

担当を変更したことを了承してくれたお客さまに対して、感謝とお礼の表現を伝えることも忘れないでください。
担当の変更でお客さまには大きな影響を与えてしまいます。

社内の事情について理解してもらうしかない中で了承してもらっているため、感謝の気持ちは形や行動で示しましょう。

前任者から送る引き継ぎ（担当変更）メールの例文

次に、前任者から送る担当変更メールの例文を紹介していきます。

• 異動による担当変更の例文
• 退職による担当変更の例文
• 休暇による一時的な担当変更の例文

異動による担当変更の例文

異動による担当変更の場合は、まずは人事異動による担当変更であることを明記します。
また、誰が後任者になるのかはもちろんですが、後任者がどのような人物なのか伝わるように、信頼できる相手とわかる情報を添えておきましょう。
あらかじめ身元を明確に伝えておくことで、後任者も不安な気持ちを抱えることなく担当しやすくなります。

最後に、担当変更によって不便が生じることがないように配慮する旨を文面に残しておいてください。

退職による担当変更の例文

退職による担当変更の場合は、いつ退職し、いつ後任者が担当することになるのか明記します。
それ以外の箇所は異動による担当変更の例文と同じ文面で構いません。

ただ、退職してからは相手担当者の詳しい情報を知ることはなくなり、業務について何も関与できなくなります。

そのため、相手担当者への配慮の文面よりも今後も相手企業の成長を応援する旨を伝えましょう。

休暇による一時的な担当変更の例文

休暇による一時的な担当変更の場合は、件名からも判断できるように、件名に不在期間を記載しておきます。
また、不在期間は誰が担当者となるのか、連絡先を明記した上で伝え、不在時のメールはいつ確認できるのかも定めておきましょう。

後任者から送る担当変更後の挨拶メール例文

次に、後任者から送る担当変更後の挨拶メール例文を紹介していきます。

• 担当変更メール作成のポイント
• 後任者が送る担当変更メールの例文

初めての相手に送るビジネスメール｜適切な挨拶の書き方とマナー【例文あり】

担当変更メール作成のポイント

後任者が担当変更のメールを送る際には、以下のポイントを押さえておく必要があります。

• 自己紹介
• 担当変更の確認
• 引き継ぎ内容の詳細確認
• 取引先への訪問・挨拶予定のすり合わせ

後任者の担当変更のメールでは、自分の身元について触れ、担当変更があったことを確認します。
加えて、相手担当者が不安を抱えることがないように、具体的な引き継ぎ内容の詳細をまとめます。

可能であれば、取引先に直接出向いて担当者と挨拶してください。
取引先に出向く前には、取引先への訪問・挨拶予定の日程調整の内容も添えておきましょう。

後任者が送る担当変更メールの例文

後任者が送る担当変更メールでは、基本的に上記の形でまとめます。
面談の日程については何度も連絡をさせることがないように、候補となる日程をいくつか挙げて提案することをおすすめします。

まとめ：ビジネスで書く担当変更メールのマナーを押さえて円滑な引継ぎを

ビジネスの場では、さまざまな理由で担当の変更はいつでも起こりえます。
担当の変更は避けられないため、担当が変更した場合に相手担当者に迷惑をかけないためのメール作成・行動が重要になってきます。

最大限相手担当者に感謝する気持ちと不都合をかけないための配慮をすることをメールの文面に記載してください。
お互いが納得できる形でスムーズに引き継ぎできるように、丁寧にメール文を作成しましょう。