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「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文とビジネスで使える言い換え表現

「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文とビジネスで使える言い換え表現

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営業先や取引相手に急なメールを送る際、「突然のご連絡失礼いたします」と記載するケースが多くあります。社内関係者に向けたメール文としても有効ですが、伝えたい内容やシチュエーションに応じて使い分けることも大切です。

「突然のご連絡失礼いたします」の具体的な活用シーンと、ビジネスシーンにおけるマナーを理解しておきましょう。営業メールやチーム内連絡など3つのシチュエーションを想定した例文の他、言い換えと注意点について解説します。

「突然のご連絡失礼いたします」とは?

「突然のご連絡失礼いたします」は、主に初めて連絡する相手に対して使う表現です。これまで接点のなかった顧客や営業先へのメールなど、ビジネスシーンにおいても多く使われています。

また、社外だけでなく、自社への緊急連絡や変更事項などを共有する際にも使用が可能です。「突然のご連絡失礼いたします」と記載しておくと、前触れのない内容であることを伝えられます。

文頭に「突然」とあるとおり、予告なくメールしたことを詫びる表現であると理解してよいでしょう。「アポイントなくメールをしてしまい申し訳ございません」「予期せぬご連絡で恐れ入ります」といった意味合いで、相手への配慮を表したあいさつ文ともいえます。

「突然のご連絡失礼いたします」を使うべき場面

ここからは、「突然のご連絡失礼いたします」を使うべき場面について紹介していきます。

  • 新規開拓の営業メールで「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法
  • 初めての取引先へのご挨拶に「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法
  • 緊急の連絡やアポイント依頼に「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法

新規開拓の営業メールで「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法

新規の営業先へ商談の約束を取り付ける際、ファーストコンタクトとなるメールで「突然のご連絡失礼いたします」と記載します。何の前触れもなくメールを送付したことをお詫びしたうえで、営業に関する本題へ入りましょう。

相手は自社を認識していないため、「突然のご連絡失礼いたします」と自己紹介文をセットで考えておくと安心です。初めてのメールであること、営業メールであることがわかれば相手に警戒されるリスクも低減できます。

初めての取引先へのご挨拶に「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法

プロジェクトに関する業務の発注など、初めて取引する企業へのメールにも「突然のご連絡失礼いたします」は有用です。発注を検討していることも明記したうえで、取引に関する相談内容を記載しましょう。

企業間取引の場合、他企業や関係者からの紹介で連絡するケースもあります。仲介人となる関係者がいるのであれば、「○○からのご紹介でご連絡いたしました」といったかたちでメールに至った背景にも触れておきましょう。

緊急の連絡やアポイント依頼に「突然のご連絡失礼いたします」を活用する方法

「突然のご連絡失礼いたします」はファーストコンタクトでよく見られる表現ですが、緊急性の高いメールで使用することもあります。企業内や取引先との会議が急に決まったり、スケジュールに変更があったりした場合が一例です。

あいさつ文の次にすぐ本題に入ることで、相手が要件を把握しやすいメリットがあります。多用するのは適切ではありませんが、「急ですみませんが…」と前置きするイメージで使える表現といえるでしょう。

「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文集 - シーン別の書き方

ここからは、「突然のご連絡失礼いたします」の例文をシーン別に紹介していきます。

  • 営業メールで使える「突然のご連絡失礼いたします」の例文
  • アポイント依頼や資料請求に効果的な「突然のご連絡失礼いたします」の例文
  • 社内やチームでの連絡にも使える「突然のご連絡失礼いたします」の例文

営業メールで使える「突然のご連絡失礼いたします」の例文

新規開拓の営業先へメールを送る際には、送信者の部署名と氏名を明記しましょう。新商品や新サービスの案内であれば、本文で概要を紹介したり資料を添付したりするのも有用です。自社情報を記載したい場合は、メールの最後に問い合わせ先を書いてもよいでしょう。

件名:【ご案内】○○様の課題を解決する新サービス「○○(サービス名)」


○○株式会社○○部 担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
△△株式会社△△部 △△と申します。

この度、弊社の新サービス「○○(サービス名)」のご案内でご連絡を差し上げました。

詳細については添付ファイルに記載してありますので、ぜひ一度ご確認ください。
もしご興味がおありでしたら、お電話にてご説明させていただきたく思っております。

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討いただき、本メールにご返信いただければと思います。

何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

アポイント依頼や資料請求に効果的な「突然のご連絡失礼いたします」の例文

打ち合わせのアポイント依頼や資料請求に関するメールを作成する際には、要件が伝わりやすい簡潔な文章を心がけましょう。「どの商品・サービスに対するメールなのか」「どこから入った情報なのか」がわかると、以降のやり取りもスムーズになります。

件名:□□様よりご紹介しただきました△△株式会社の△△です


株式会社○○ ○○部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社□□の□□様よりご紹介いただきました、△△株式会社の△△と申します。

この度は○○様製の「(商品・サービス名)」をぜひ弊社にも導入させていただきたく、ご連絡差し上げました。

「(商品・サービス名)」に関する概要は□□様より伺っておりますが、ぜひ詳細についてお聞かせいただけますと幸いです。

つきましては、大変お手数ではございますが、以下のメールアドレスに「(商品・サービス名)」に関する資料を添付しご返信いただけますでしょうか。

(メールアドレス)

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

社内やチームでの連絡にも使える「突然のご連絡失礼いたします」の例文

スケジュールの変更や急なアポイントがあった場合には、「突然のご連絡失礼いたします」と前置きしたうえで要件を共有します。メールの開封が遅れないよう、日時や概要を件名に明記しておきましょう。
また、社内全体やチームなどの送付先に合わせて、CC・BCCを活用することも大切です。

件名:○月○日のミーティングについて


(名字 + 役職)

突然のご連絡失礼いたします。△△部の△△と申します。

明日、○○時から予定されているミーティングについて、急遽私が担当させていただくことになりました。

お忙しい中恐れ入りますが、ミーティングの資料をこちらのメールでご共有いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

(署名)


「突然のご連絡失礼いたします」の言い換え表現や類語

ここからは、「突然のご連絡失礼いたします」の言い換え表現について紹介していきます。

  • シチュエーションに合わせた「突然のご連絡失礼いたします」の言い換え表現
  • 「突然のご連絡失礼いたします」の類語「突然のご連絡申し訳ございません」との使い分け方

シチュエーションに合わせた「突然のご連絡失礼いたします」の言い換え表現

「突然のご連絡失礼いたします」は、メールの内容やシチュエーションに合わせてさまざまな言い換えができます。例えば、新規開拓の営業先へ電話をかけるときは「突然のお電話失礼いたします」と一言添えるのが適切です。

  • 初めてのお電話失礼いたします。
  • 本日は、急なご連絡失礼いたします。
  • 突然のご連絡失礼申し上げます。
  • 突然のご連絡差し上げる非礼をお許しください。

「非礼をお許しください」は「失礼いたします」よりもさらに丁寧な表現ですが、過度な印象を与えないか、二重敬語になっていないかにも注意しましょう。

また、メールで急な連絡をお詫びする際には、先に要件を伝えたあとで「突然のご連絡となり失礼いたしました」と結ぶ方法もあります。

「突然のご連絡失礼いたします」の類語「突然のご連絡申し訳ございません」との使い分け方

「突然のご連絡失礼いたします」「突然のご連絡申し訳ございません」は、いずれも急な連絡を詫びる表現です。同様のシーンで使える文章ですが、謝罪の役割を果たしているかどうかに違いがあります。

「失礼いたします」「失礼いたしました」はあくまでも自分の過失を認めたという表明であり、謝罪文としての役割は持っていません。したがって、「突然連絡してすみません」というニュアンスで謝意をしっかり伝えたいのであれば「突然のご連絡申し訳ございません」と記載するのが適切といえるでしょう。

「突然のご連絡失礼いたします」を使う際の注意点やマナー

ここからは、「突然のご連絡失礼いたします」を使う際の注意点やマナーについて紹介していきます。

  • メールを送った理由・経緯を伝える
  • 初めてのメールであることを記載する
  • 相手の状況を考慮した気遣いのあるメールにする
  • 相手の肩書きは正確に記載する

メールを送った理由・経緯を伝える

相手がメールの内容を十分に理解できるよう、コンタクトを取った理由・経緯を伝えましょう。特に初めての送信者には警戒心を抱きやすいため、相手が安心できるような文面を意識しながら書くことが大切です。

知人や関係者からの紹介がきっかけの場合、「○○様からご紹介いただきました」と明記します。メールの件名に名前があれば、「何の商品・サービスが誰から伝わったのか」が把握しやすくなるでしょう。

また、自社製品の営業メールを送る際には、相手の企業や事業内容に対してどのようなメリットがあるのか端的に説明するのも有効です。

初めてのメールであることを記載する

メールの件名または本文冒頭に、初めてのメールであることを記載します。ビジネスメールでよく見るあいさつ文に「いつもお世話になっております」がありますが、初回のメールでは不適切です。

これまでにもメールを受け取ったことがあるのか、過去に取引があった企業なのかと混乱を招くかもしれません。「突然のご連絡失礼いたします」で初めてのメールであることを伝えられますが、「初めてメールをお送りいたします」と記載してもよいでしょう。

相手の状況を考慮した気遣いのあるメール

相手との関係性や取引実績の有無を問わず、気遣いのあるメールを書くことはビジネスマナーのひとつともいえます。「突然のご連絡失礼いたします」は何らかの要求を伝えたいときに使用できますが、一方的に押し付けるかたちにならないよう注意しましょう。

例えば、本来電話で早急に伝えるべきことをメールでのみ対応しなければならない場合、「メールでのご連絡となり申し訳ございません」と添えるだけでも印象が変わります。急な連絡になってしまった自社の都合だけでなく、相手の状況も考慮することが重要です。

相手の肩書きは正確に記載する

氏名や肩書のミスは、信頼性を損なう結果になりかねない問題です。特定の担当者にメールを送るのであれば、現時点での正確な肩書を調べたうえで記載しましょう。

なお「○○課長様」のような「役職+様」は二重敬語に当たるため適切ではありません。役職名に敬称の意味を含んでいるため「○○課長」と書くか、「○○部 部長 ○○様」と役職・氏名を分けて記載するよう注意しましょう。

まとめ:「突然のご連絡失礼いたします」の使い方をマスターして好印象なコミュニケーションを

「突然のご連絡失礼いたします」は、ファーストコンタクトとなるメールだけでなく、予告のない情報提供・共有を行う際に使用しやすい一文です。新規開拓の営業メールはもちろん、緊急連絡に関する社内メールにも活用できます。

ただし、送信者の要望を一方的に押し付けるようなメール文は適切といえません。相手の事情も踏まえたうえで、シーン別の例文や注意点を参考にしながら好印象なコミュニケーションを図っていきましょう。

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