「突然のご連絡失礼いたします」のメール例文とビジネスで使える言い換え表現

「突然のご連絡失礼いたします」とは？

件名：【ご案内】○○様の課題を解決する新サービス「○○（サービス名）」

○○株式会社○○部 担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
△△株式会社△△部　△△と申します。

この度、弊社の新サービス「○○（サービス名）」のご案内でご連絡を差し上げました。

詳細については添付ファイルに記載してありますので、ぜひ一度ご確認ください。
もしご興味がおありでしたら、お電話にてご説明させていただきたく思っております。

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討いただき、本メールにご返信いただければと思います。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

アポイント依頼や資料請求に効果的な「突然のご連絡失礼いたします」の例文

打ち合わせのアポイント依頼や資料請求に関するメールを作成する際には、要件が伝わりやすい簡潔な文章を心がけましょう。「どの商品・サービスに対するメールなのか」「どこから入った情報なのか」がわかると、以降のやり取りもスムーズになります。

社内やチームでの連絡にも使える「突然のご連絡失礼いたします」の例文

スケジュールの変更や急なアポイントがあった場合には、「突然のご連絡失礼いたします」と前置きしたうえで要件を共有します。メールの開封が遅れないよう、日時や概要を件名に明記しておきましょう。
また、社内全体やチームなどの送付先に合わせて、CC・BCCを活用することも大切です。

「突然のご連絡失礼いたします」の言い換え表現や類語

自分の過失を認めたという表明であり、謝罪文としての役割は持っていません。したがって、「突然連絡してすみません」というニュアンスで謝意をしっかり伝えたいのであれば「突然のご連絡申し訳ございません」と記載するのが適切といえるでしょう。

「突然のご連絡失礼いたします」を使う際の注意点やマナー

「いつもお世話になっております」がありますが、初回のメールでは不適切です。

これまでにもメールを受け取ったことがあるのか、過去に取引があった企業なのかと混乱を招くかもしれません。「突然のご連絡失礼いたします」で初めてのメールであることを伝えられますが、「初めてメールをお送りいたします」と記載してもよいでしょう。

相手の状況を考慮した気遣いのあるメール

相手との関係性や取引実績の有無を問わず、気遣いのあるメールを書くことはビジネスマナーのひとつともいえます。「突然のご連絡失礼いたします」は何らかの要求を伝えたいときに使用できますが、一方的に押し付けるかたちにならないよう注意しましょう。

例えば、本来電話で早急に伝えるべきことをメールでのみ対応しなければならない場合、「メールでのご連絡となり申し訳ございません」と添えるだけでも印象が変わります。急な連絡になってしまった自社の都合だけでなく、相手の状況も考慮することが重要です。

相手の肩書きは正確に記載する

氏名や肩書のミスは、信頼性を損なう結果になりかねない問題です。特定の担当者にメールを送るのであれば、現時点での正確な肩書を調べたうえで記載しましょう。

なお「○○課長様」のような「役職＋様」は二重敬語に当たるため適切ではありません。役職名に敬称の意味を含んでいるため「○○課長」と書くか、「○○部 部長 ○○様」と役職・氏名を分けて記載するよう注意しましょう。

まとめ：「突然のご連絡失礼いたします」の使い方をマスターして好印象なコミュニケーションを