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メールの受信が遅い!配信遅延の原因と解決策を徹底解説

メールの受信が遅い!配信遅延の原因と解決策を徹底解説

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「メールを送信したのに大幅に遅れて受信者に届いた」。そんな経験をした方は少なくないはずです。

メールは自社の情報を多くの顧客に一斉に届けられますが、配信遅延が発生すると不信感を抱かれかねません。

そこでこの記事では配信遅延の原因と、その解決策について徹底解説しています。担当の方はぜひ参考にしてください。

メールの受信が遅れる原因とは?

それでは、メールの受信が遅れる原因について、以下の内容を紹介していきます。

  • メール配信の仕組みを理解しよう
  • サーバーの問題で受信が遅延することも
  • 送信側の問題が原因のケースもある
  • 受信側の問題で遅延が発生するパターン
  • プロバイダやキャリアのブロックが原因か

メール配信の仕組みを理解しよう

まずはメール配信の仕組みについて理解しておきましょう。仕組みがわかれば問題点を切り分けて考えられるからです。通常は次のステップでメールは配信されます。

①送信者がメールを作成し送信する
②メールは自社のSMTPサーバーに転送される
③SMTPサーバーがDNSサーバーで宛先を確認する
④宛先のIPアドレスが確認できたら、受信側のSMTPサーバーにメールを転送する
⑤受信側のメールサーバーが送信元や宛先などの各種チェックを行う
⑥受信側のメールサーバーが受信者のメールボックスに配送する
⑦受信者がメーラーで確認・開封する

※SMTPサーバーとは、SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)を使用して、メールを送信するサーバーを指す

※DNSサーバーとは、DNS(Domain Name System)を使用して、ドメイン名とIPアドレスを変換するサーバーを指す

これらのステップのどこかで問題が発生すると、メールの配信遅延が起きるわけです。

サーバーの問題で受信が遅延することも

メールの配信遅延が起きる原因には、さまざまなケースが考えられます。主な原因として挙げられるのは、メールサーバーと通信環境の不具合です。

これは送信側・受信側のどちらで発生してもおかしくありません。またメール配信サービスによっては、何らかの原因により、配信遅延が起きることもあります。

無料で利用できるサービスに多いようですが、特に送信側がOutlookやGmailなどを使っていると、発生しやすいようです。

配信遅延が発生した場合に備えて、原因となる状況を把握しておく必要があります。     

ここからは配信遅延の原因となるケースについて、それぞれ詳しく解説していきましょう。

メールサーバーの処理の遅れ

送信側、受信側のメールサーバーが高負荷状態の場合、メールの生成処理やメールの送受信に時間がかかり遅延が発生します。メールサーバが高負荷状態になる原因としては、配信数が多すぎる場合に、サーバー許容量を上回ってしまう為、各サーバーでの処理が追いつかなくなります。     

ゴールデンウィークには高速道路で渋滞が発生しますが、そのメカニズムと似ています。     

個人のメールやりとりであれば、1通送るだけなので遅延が発生する可能性は非常に低いです。     
しかし企業が顧客にメール配信を行う場合は、その数が数万のオーダーになることも珍しくありません。

コストを重視して無料のメール配信サービスを利用すると、配信処理速度が元々速くはないので、結果として配信遅延が発生します。

大量にメール配信を行うのであれば、配信性能に注目してサービスを選ばなければなりません。

サーバーやネットワークの不具合

メール配信の仕組みは前述の通り、各サーバーを経由して行われます。サーバーのSMTP・POP・IMAPの、いずれかに不具合が生じるとメール配信に影響を与えます。

SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)とは、メールを送信する際の決められた手順です。これに従って送信されたメールは、POP(Post Office Protocol)により受信されます。

POPではメールを受け取るとサーバー上からは消えます。しかしIMAP(Internet Message Access Protocol)では残るので、メールの管理をサーバー上で行えます。

これらの設定が正しければ、送受信はうまくいきますが、不具合があればメールが届かないわけです。
また、DNSサーバーで不具合が起きていたらメールを正しく送信することは出来ません。

さらにサーバーの設定に問題がなくても、ネットワークに不具合があればうまく伝達されません。

サーバーやネットワークに問題が生じると、送信側と受信側のどちらで起きたのか確認するため、解決までに時間がかかります。

送信先サーバーの制限

メール配信はプロバイダとキャリアにより制限があります。プロバイダとはインターネットと回線事業者が提供する回線をつなげる接続事業者を指します。キャリアとは携帯電話などの通信回線事業者を意味します。

これらプロバイダやキャリアは一定時間内に受付可能なメールの流量に上限があります。この上限を超過するような送り方、過度な送り付けを行う送信元はブロックされます。

プロバイダやキャリアは多くの人にサービスを提供しているので、一部の利用者にだけリソースを割くわけにはいきません。

送信側の問題が原因のケースもある

送信側に問題があり配信遅延となるケースもあります。一斉送信による大量のメール配信や、そもそも通信環境に脆弱性があるなどです。

つまり道具の使い方とインフラ整備に問題があるわけです。交通で例えるなら走行に困難が生じるほど車を流入させたり、せまい道幅の道路しかないのに高速道路のような運用を行うといった具合です。

どちらもトラブルが発生するのは火を見るよりも明らかですが、ネット上では交通事故が起きるわけではないので、軽視されるのかもしれません。

しかし結果として配信遅延が生じるので、企業にとっては損失になります。わかっているのなら避けることが、なによりも大切です。それぞれのケースについて詳しく見てみましょう。

一斉送信による大量のメール配信

一度に送信する件数が多くなると、そのメールのコンテンツを、件数分生成しなければなりません。しかしメーラーやメール配信システムの性能が低いと処理に時間がかかります。

また通常メールサーバーは、エラーが出ると一定時間を置いて再配信します。この再配信が多いと送信待ちとなり遅延に繋がります。

特に注意していただきたいのは、業務メールで使用している社内メールサーバーで一斉配信を行うと、大量のメールがサーバー内に滞留することです。

そうなると業務メールにまで影響を与えるので、業務に混乱が生じかねません。またレンタルサーバーを利用している場合は、メール送信に関する制限が設けられています。

1日あたり何通までと決められていることが多いので、これを超えると制限がかかります。

送信元の通信環境の不備

大量のメールを一斉配信するためには、通信環境を整えなければなりません。インフラ整備が必要なわけですが、それには大きく2つのポイントを押さえる必要があります。

1つはメール送信に必要なインターネット回線を十分確保することです。道路が整っていなければ車は高速で移動できません。それと同じといえます。

もう1つはメール送信するサーバーや、その他ネットワーク機材のスペックを充実させることです。道路が整っていても、原付バイクでは時速100キロの移動は不可能です。

ネット回線を確保し、十分な性能の機材を用意すれば、通信環境は改善される可能性が高いです。またコストがかかるからといって、どちらか1つだけ向上させても、あまり意味はありません。

弱いところがボトルネックとなるので、配信遅延は解消されないことになります。

送信ドメイン認証の不備

SPF、DKIM、DMARCからなる『送信ドメイン認証』も到達性に大きく関与します。
正しく設定されていないといわゆる『なりすましメール』およびその送信元であるとみなされ、ブロックを受けてしまいます。

 ※『送信ドメイン認証』の詳細は以下のブログをご確認ください。
  https://emberpoint.com/blog/column/240516-001.html

配信エラー率が高い

存在しないメールアドレスをプロバイダやキャリアに対して大量に送ることは控えないといけません。

メールアドレスは必ずしもずっと存在し続けるものではなく、例えば使っていたプロバイダやキャリアの解約により消滅します。会員登録時におけるメールアドレスの打ち間違いといったケースもあり得るでしょう。
こういったメールを大量に送ることは迷惑メールの送信元とみなされ、ブロックを受けてしまいます。

きちんと配信エラーを管理することが重要です。

受信側の問題で遅延が発生するパターン

受信側の問題で遅延が発生するパターンもあります。主にメールボックスの容量不足や、通信環境に問題があるケースですが、どちらも送信側から解決するのは困難といえます。

メールが送信できない、あるいは配信遅延の情報を把握したとしても、それを受信者側に連絡するには手段が限られるからです。メールで連絡を取ろうにも、送信できない状態では無理でしょう。

住所や電話番号がわかっていても、メールの件で連絡をするのは、憚られるかもしれません。メールボックスの容量不足にせよ、通信環境の問題にせよ、送信側からできることはあまりありません。

それぞれのケースについて、詳しく見ていきましょう。

受信ボックスの容量不足

受信側のメールボックスが容量不足に陥っていると、受信に時間がかかったり送信ができないといったトラブルが生じます。

これを解消するには、受信者側で不要なメールを削除するなど、対処してもらうしか方法はありません。

メールの受信方法がPOPなら、メールを受け取るとサーバー上からは消えます。しかしIMAPではメールが残るので、意図的に削除しなければ溜まっていきます。

受信者側が気づいてメールボックスの容量をあげるか、メールを整理するなどの対応を取るまで、事態は好転しないでしょう。

送信側としては、メールをセグメント配信のみにするなど、送信数を減らす工夫をして様子を見るしかありません。

受信者の通信環境の問題

送受信のサーバー双方に問題がない場合は、受信者の通信環境が悪いため、配信遅延などが起きている可能性があります。

通信環境はパソコンであれば、インターネット回線の改善を施せば解決しますが、スマホや携帯のみの場合はやや困難です。

NTTドコモやauなど通信事業者が基地局や中継地点など、インフラを整備しなければ解決しないかもしれません。

いずれにせよサーバーに問題がないのなら、受信側に通信環境を確認してもらう必要があります。

送信側としては受信側に解決を促すしかありませんが、通信環境の改善には費用がかかるケースもあるので、あまり強くはいえないでしょう。

こちらもメールの送信数を減らすしか対応策はないかもしれません。

プロバイダやキャリアのブロックが原因か

プロバイダやキャリアのブロックが原因で、メールが送信できなかったり、配信遅延が起きているケースもあります。

プロバイダやキャリアは、スパムや迷惑メールと判定すると、利用者を保護するためにブロックします。

また、送信元IPアドレスに疑念が持たれると、信頼できない送信者と判断されてしまいます。そうなるとこちらの場合もブロックされてしまうでしょう。

プロバイダやキャリアは、利用者へ快適な環境を提供しようとしているだけで、悪意に基づくものではありません。

いずれにせよ送信側が注意を払えば大事には至りませんが、それぞれのケースについて詳しく解説しましょう。

スパム判定によるブロック

送信側が意図していなくても、プロバイダやキャリアによって、スパムや迷惑メールと判定される場合があります。

メールの件名や内容に、スパムや迷惑メールがよく使う文言があると、ブロックされてしまいます。

例えば「出会い」や「当選」といった文言を多用していると、規制に抵触するかもしれません。ブロックにまでは至らなくても、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。

迷惑メールフォルダに振り分けられると、受信者はメールを確認しない可能性が高くなります。

いずれにせよ配信遅延や送信できない事態に繋がるので、スパムや迷惑メールに間違われないよう注意しなければなりません。

送信元IPアドレスの信頼性の問題

送信元IPアドレスの信頼性の問題で、メールがブロックされることがあります。IPアドレスの評判や信用は、IPレピュテーションにより計測されます。

該当するIPアドレスが、過去にどのような行為をしたのかを計測し、統計的にリスク評価を行います。     

さまざまなデータを基にしてスコアとして算出されるわけです。何らかの理由により、IPレピュテーションが低下してしまうと、送信元の信頼性が揺らぐことになります。

そうなると事業への影響も出かねませんから、注意を払わなければなりません。解決策については次項にて詳しく解説しますが、早めに対処する必要があります。

メールが遅れて届く問題の解決策

次に、メールの受信が遅れる原因について、以下の内容を紹介していきます。

  • 送信側の対策方法
  • 受信側の対処法
  • ブロック対策としてのIPレピュテーション管理

送信側の対策方法

送信側の対策方法は主に4つ挙げられます。
これらを全て自社システムやレンタルサーバーで対応するのは非常に困難なため、専門性を持ったサービスを利用するのが本質的な対策と言えるでしょう。

  1. 配信数の分散
  2. 送信環境の見直しと、チューニング
  3. 送信ドメイン認証への対応
  4. 配信エラーアドレスの管理

配信数を分散する

メール配信システムを利用することが前提となりますが、メールの配信を分散化すると配信遅延は起こりにくくなります。

一般に1つの送信元から、同時に多数に向けて送られるメールは、受信側にとっては脅威となるものです。

そのためプロバイダやキャリアによって、スパムや迷惑メールと判定される可能性があるわけです。

1つのIPアドレスからの配信を回避し、多数のIPアドレスに分散させることで、この問題は解決されます。

送信環境の見直しとチューニング

送信環境の見直しとチューニングも重要なポイントです。インターネット回線が十分でなければ、一斉配信に支障が生じるでしょう。

受信者数に見合った回線かどうか、今一度確認する必要があります。そしてメールを送信するサーバーや、その他ネットワーク機材のスペックも見直しましょう。

能力が不足しているのなら、交換しなければなりません。ただし、その前に細かなチューニングを行い、最適化を図ってみてください。

問題が解決する可能性があります。しっかりしたインターネット回線と、十分なスペックのハードウエアが用意できれば、メールマーケティングは成果を挙げられます。

送信ドメイン認証への対応

SPF、DKIM、DMARCに対応しましょう。

Gmailは「対応必須」であるとアナウンスしていますし、国内携帯キャリアも同様の動きを取り始めています。
また、アナウンスしていないだけで必須としている受信側ドメインは数多くいます。

配信エラーアドレスの管理

発生したエラーアドレスの正しい管理が必要です。
“正しい管理”とは再度送れば届く可能性があるものと、送っても届かないものの判別です。あわせて、後者に対して再度送らないようにすることです。

ただし、エラー内容は人が見てわかるものもあればそうでないものもあります。これらのエラー内容を正しく解析する必要があります。

受信側の対処法

メールの配信遅延が受信側にある場合は、受信ボックスの整理と容量の確保や、迷惑メールフィルタの設定を見直すことで、問題は解決するかもしれません。

いずれも簡単に行える対処法なので、まずは試してみましょう。ただし通信環境に問題があるケースでは、すぐには解決しないかもしれません。

まずはできることから始めてみて、結果が思わしくないようであれば、次のステップを考えましょう。

受信ボックスの整理と容量の確保

受信ボックスが容量不足に陥っていると、受信に時間がかかったり、送信側がメールを送れないといったトラブルが生じます。

受信ボックスから不要なメールを削除するか、容量をあげて受信できるようにしましょう。

受信方法がPOPなら、メールを受け取った時点でサーバーから消えますが、IMAPでは残っています。

こまめに受信ボックスを整理するか、IMAPの設定を変更して、なるべくメールを残さないようにしましょう。

手元に長く残す必要があるメールは案外少ないものです。メールの内容が重要なら、コピーのうえテキスト化して保存するなど、工夫をしてください。メールの配信遅延は解消するはずです。

迷惑メールフィルタの設定見直し

メールアドレスの種類には、独自ドメインメールアドレス・プロバイダーメールアドレス・キャリアメールアドレス・フリーメールアドレスの、4つがあります。

このうち独自ドメインメールアドレスは、主に企業が所有するドメインを使用するので、業務に関連したメール以外は受信しない設定とするのが普通です。

それ以外のメールアドレスは個人間の連絡に加え、幅広く使われるのでスパムや迷惑メールを受信しがちです。

そのためプロバイダやキャリア、フリーメールを提供している企業は、それぞれの基準で迷惑メールを排除しています。

受け取りたいメールやメルマガが、迷惑メールに分類されたのなら、迷惑メールフィルタの設定を見直すことで回避できます。

設定方法は、メールアドレスや提供社により異なるので、それぞれ確認してください。

ブロック対策としてのIPレピュテーション管理

前項でも述べましたがIPアドレスの評判や信用は、IPレピュテーションにより計測されます。

IPレピュテーションは該当するIPアドレスが、過去にどのような行為をしたのかを計測し、統計的にリスク評価を行いスコアとして算出します。

このIPレピュテーションが低下してしまうと、送信元の信頼性に疑念が生じます。疑念のある送信元からのメールは、プロバイダやキャリア、フリーメールの提供社からブロックされることになります。

対策としては送信元IPアドレスの信頼性を高める必要があります。仮にブラックリストに載っている場合は、解除してもらわねばなりません。それぞれ解説しましょう。

送信元IPアドレスの信頼性を高める

送信元IPアドレスの信頼性を高めるには、IPレピュテーションを上げなければなりません。IPレピュテーションは、最初は低く設定されています。

ですから初めて使うIPアドレスでは、ウォームアップを行い徐々にスコアを上げていく作業が必要です。

そのIPアドレスから送る量を制限しながら送信を行い、受信する側に正当なメールの送信元であることをわかってもらいます。

そして送信量を徐々に増やしていき、1~2ヶ月かけてスコアを上げていきます。

メール送信数の急激な増加や存在しない宛先が多いこと、ユーザーから苦情・スパム報告が寄せられているなどの要因は、IPレピュテーションにとってはマイナスになります。十分な配慮が欠かせません。

ブラックリスト解除の申請

メール配信のブラックリストとは、スパムや迷惑メールを送信している、IPアドレスのリストを指します。ブラックリストに登録されると、送信したメールは、ほとんどの宛先に届きません。

プロバイダやキャリアが迷惑メールと判定した場合は、メールは迷惑メールフォルダに振り分けられるだけで済みますが、ブラックリストに載るとほぼ届かなくなります。

ブラックリストは、複数の迷惑メール対策団体が、それぞれ作成しています。またOutlookやGmailなどのメールプロバイダも、独自のブラックリストを持っているといわれています。

しかしブラックリストは解除申請を行いそれが受理されれば、元通りIPアドレスを使ってメールの配信が可能になります。

まずは、どの迷惑メール対策団体がブラックリストに載せたのかを確認し、その団体まで解除申請してください。

なお、メールプロバイダへは解除申請はできません。ですから慎重な配信が求められます。

メール配信サービスの活用がおすすめ

メールの配信遅延が起こる原因や、その対処法について紹介しました。しかし配信遅延の原因を1つ解消しても、また別の理由で発生する可能性はあります。

遅延が発生するたびに原因を調査して対策を施していたのでは、大変な手間や時間がかかります。社内スタッフだけでは追いつかなくなるかもしれません。

大量のメールを一斉配信したい、あるいは自動通知メールなどを遅延なく行いたいのなら、メール配信システムを活用しましょう。

メール配信システムはさまざまなサービスが提供されていますが、到達率トップクラスでメールが届きやすい「Mail Publisher(メールパブリッシャー)」がおすすめです。

まとめ:メールの受信遅延を防ぐポイント

メールの配信遅延の原因と、その解決策について徹底解説してきました。担当の方はぜひ参考にしてください。

配信遅延はさまざまな原因で起こります。そして解決にはそれぞれ違った対処が必要です。

送信側と受信側で、別の問題が発生するケースもあります。少数の社内スタッフだけでは、手が回らなくなるでしょう。

メール配信システムを活用して業務の効率化を図りましょう。費用対効果を考えれば、それがベストであるといえます。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
メールマーケティング支援サービスも行います。
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