メールの開封確認・既読確認の機能を正しく使いこなすためのポイント

メールの開封確認機能の基本を理解しよう

ここからは、メールの開封確認機能の基本について紹介していきます。

• 開封確認の仕組みと目的を知る
• 開封確認と配信確認の違いを把握する

メール開封確認の仕組みと目的を知る

メールの開封確認機能は主に以下の4つのプロセスで構成されています。

1. メール送信
2. 開封通知の要求
3. 受信者の操作
4. 通知送信

まずは送信者側がメールを作成し、受信者のメールアドレスに送信します。
メールの送信前にメール開封の通知設定をし、メールが受信者に送られて開封されると、開封確認リクエストが受信者側に通知されます。

受信者側がリクエストを承認すると、送信者側はメールの開封確認が可能です。

メール開封確認機能には送信されたメールの情報を読んでもらえているか確認する目的があります。
メールの開封確認の状況がわかれば、反応率の悪い相手を顧客リストから外して反応率の高い顧客を厳選できます。

メールの開封確認と配信確認の違いを把握する

メールの配信確認は相手のメールボックスにメールが配信された際に通知を送る機能です。
メールの配信確認はメールが届いた時点で通知され、メールの開封確認はメールが開封された時点で通知されます。

2つの機能で通知されるタイミングが異なります。

メールが届いても、その内容を確認してくれているとは限りません。
相手に重要性が高いメールだと判断されないと、スルーされてしまうこともあります。
メールの開封確認機能が働いていると、相手がメールを開いたことまでわかります。

開封確認機能のメリットとデメリットを見極める

ここからは、開封確認機能のメリットとデメリットについて紹介していきます。

• メリット：受信状況の把握と効果的なフォローアップ
• デメリット：プライバシーの侵害と不快感を与える可能性

メリット：受信状況の把握と効果的なフォローアップ

開封確認機能の主なメリットには、受信状況の把握と効果的なフォローアップがあげられます。
開封確認機能が働くと、メールの開封状況が把握できることはもちろん、誰がメールを開封してくれているかがデータとして残ります。

何度メールを送っても開封していない相手は、どのようなアプローチをしても効果は期待できません。
反応率の悪い顧客はリストから外し、新しく反応率の高い顧客をリストに残すことで、アクティブな顧客の多い顧客リストが作れます。

デメリット：プライバシーの侵害と不快感を与える可能性

開封確認機能の主なデメリットには、プライバシーの侵害と不信感を与えるリスクがあげられます。
開封確認機能は相手の行動を追跡する機能に該当するため、メール受信者側にとって快く思わない方もいます。

そこで搭載されている機能が、受信者側で開封確認の通知を無効にする設定機能です。
行動を追跡されたくない顧客は開封確認の通知を無効にできます。
そのため、開封確認機能は100%正確なデータを集められるものではない点に注意が必要です。

メーラーごとの開封確認設定方法をマスターする

ここからは、メーラーごとの開封確認設定方法について紹介していきます。

• Outlookでの開封確認設定
• Gmailでの開封確認設定の手順

Outlookでの開封確認設定（PC版・スマホ版）

Outlookでメール開封を確認する際には、「ファイル」から「オプション」を選択して上記の詳細設定画面を開きます。
詳細設定の「メール」で開封済みメッセージの項目でチェックマークを入れると、開封確認機能が使えます。

• 常に開封済みメッセージを受信する
• 開封済みメッセージを送信しない
• 開封済みメッセージを送信するかどうかを毎回確認する

上記の3つの選択肢があるため、それぞれの状況に合わせてオプションを選択してください。

メールごとに開封確認機能を有効にする方法もあります。
メール作成画面の「オプション」で「開封確認の要求にチェックマーク」を入れると有効になります。
必要に応じて開封確認をしたい場合は、メールごとの設定方法も押さえておきましょう。

Gmailでの開封確認設定の手順

Gmailから開封確認する際には、メールごとに個別に設定する必要があります。
メール作成画面の右下の「その他のオプション」を選択し、「開封確認をリクエストする」を選択するとメール開封がリクエストできるようになります。

ただ、「Mailtrack for Gmail」を使うと、無料版でもメール開封確認のリクエストが可能です。
上記のツールをインストールし、Googleのアカウントと連携することですぐに使えるようになります。

インストールが完了したら、送信ボタンの右のマークをクリックして「Tracking enabled for this email」を有効にすると、より簡単にメールの開封確認が可能です。
その後、メールの受信欄の星マークの右側にチェックマークが表示されるようになります。
チェックマークの点灯状況によって状況が確認できます。

• チェックマーク未点灯：メール開封確認機能が無効
• チェックマーク1つ目のみ点灯：メール送信済みで相手は未読の状態
• チェックマーク2つ目のみ点灯：メール送信済みで相手はメールを確認している状態

ちなみに、以下の項目にチェックを入れるとより円滑にコミュニケーションを取るための機能が使えます。
必要に応じて活用してください。

• 「When opened for the first time」：初めて相手がメールした際に通知
• 「If there’s no reply in 72h」：メールを送信して72時間経っても返信がない場合に通知

開封確認機能を使う際のマナーと注意点を徹底する

ここからは、開封確認機能を使う際のマナーと注意点について紹介していきます。

• 相手のプライバシーへ配慮し、必要最低限の使用に留める
• 状況に応じて開封確認の必要性を見極める
• 開封確認に頼りすぎず、他の手段も併用する

相手のプライバシーへ配慮し、必要最低限の使用に留める

開封確認機能は相手のプライバシーへ配慮し、必要最低限の使用に留めることをおすすめします。
開封確認はメール送信者側にとってメリットのある機能で、メール受信者側にとっては行動を把握されるデメリットしかない機能となります。

そのため、開封確認機能を採用する際には、相手のプライバシーについて考えて導入するかじっくり判断することが大切です。

状況に応じて開封確認の必要性を見極める

開封確認機能は状況に応じて必要かどうか判断することも必要です。
開封確認機能は相手の行動データを把握できる点で優れています。

しかし、最も重要なデータはメールに添付したリンクから商品・サービスを購入した顧客のデータです。
リンクを開いた顧客・商品やサービスを購入した顧客の詳細なデータは他のツールで獲得できます。

本当に開封確認機能でなくてはならない理由を明確にした上で導入を進めてください。

開封確認に頼りすぎず、他の手段も併用する

顧客のデータを集める際には、開封確認機能に頼りすぎず、他の手段の併用も検討しましょう。
開封確認機能で集められるデータは限られており、必要なデータが足りないために正しい分析ができていないケースも想定されます。

開封確認機能は使いつつ、他に必要なデータが明確な場合は、他のデータ収集の手段と併用することをおすすめします。

メール配信システムを活用した効率的な配信方法

（引用元：Mail Publisherの公式サイト）

開封確認機能と合わせてメール配信システムの活用を検討してみてください。
メール配信システムは大量のメールを正確かつスピーディに届ける目的で開発されたシステムです。

ただ、メール配信システムにはデータ収集の機能も搭載されています。
リンクを開いた顧客・商品やサービスを購入した顧客の詳細なデータの収集も可能です。

メール配信システムにはいくつか種類がありますが、その中でも「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」がおすすめです。
「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」はメールの到達率が高く、制限なくいくらでも一斉メールを送信できます。

メール配信システム選びに悩む企業は、実績トップクラスの「Mail Publisher（メールパブリッシャー）」を利用しましょう。

【2024年】メール配信システムのおすすめ比較ランキング15選！一斉送信サービス一覧

まとめ：開封確認機能を上手に活用するために

メールの開封確認機能は相手がメールを開封しているかどうかがリアルタイムでわかる機能です。
しかし、100％正確なデータが得られるとは限らず、相手のプライバシーへの配慮が重要となります。

そのため、メールの開封確認機能を扱う際には慎重な判断が求められます。

メールの開封確認機能はトラブルが起きないように効果的に活用し、メール配信システムと併用して効果的なメール配信を目指しましょう。

また、開封率を上げるコツについては、下記の記事を参考にしてみてください。

メルマガ開封率を上げる方法とは？業界平均や効果的な施策を徹底解説