PTAの連絡はメール配信システムが最適？メリットを徹底解説

PTAの連絡で使えるメール配信システムとは？

メール配信システムとは、一度に大量のメールを、短時間で配信するしくみのことです。

ネットショップのメルマガ配信には、このメール配信システムが使われています。

「メールを送信するなら、普通にメールソフトを使えばいいんじゃないの？」
あなたはそう思うかもしれません。

しかし、実は一度に多くの人へ、同じ内容のメールを確実に送信するには、高度な技術やシステムが必要なのです。

メールソフトで同じメールを大量に送信すると、ネット接続サービス事業者から「スパム行為」と判定されてしまう危険があります。

メールを大量に送信する場合は、必ず相手にメールが届くとは限らないのです。

PTAからの連絡が一部の人に届かない事態が起これば、大きな問題になるでしょう。

メールアドレスを登録しているすべての人に、確実にメールを届けるためには、メール配信システムを使うのが現実的なのです。

PTAの連絡にメール配信システムを活用するメリット

PTAの連絡にメール配信システムを導入してどんなメリットがあるのか、3つのポイントについて解説します。

• 大量の連絡を短時間で確実に行える
• 情報漏えいリスクを最小限に抑えた安全な運用
• 開封率や効果を把握できる機能で緊急連絡に最適

大量の連絡を短時間で確実に行える

メールソフトでメールを送る場合は、送信先のメールアドレスを、一つずつ手作業で指定する必要があります。

メールの送信先が多い場合、この作業に多くの時間がかかります。

また、問題となるのは、送信先メールアドレスを設定する際に、抜け漏れが発生するリスクです。
送信先の抜け漏れが起こると、PTAからの連絡が届いていない人が出てきて、大きな問題になります。

メール配信システムでは、あらかじめ送信先のメールアドレスを、配信システムに登録しておきます。
数十件あるいは数百件のメールアドレスを、一つずつ送信先として設定する必要がありません。

ですから、メール送信の設定にかかる時間を、大幅に短縮できます。

また、メール配信システムでは、「メール転送エージェント」と呼ばれるプログラムが、送信の手助けをしてくれます。

このプログラムのはたらきで、メール配信システムは大量のメールを一括して素早く、しかも効率的に送れるのです。

情報漏えいリスクを最小限に抑えた安全な運用

メール配信システムに登録されているメールアドレスを見たり、メールの一括送信を行ったりするには、システムへのログインIDとパスワードを用意して、必要な権限を付与する必要があります。

この「アクセス権限の設定」が、情報漏えいを防ぎ、セキュリティを向上させるのに役立っています。

つまり、ログインIDとパスワードがないと、勝手に送信先のメールアドレスを盗み見たり、無断でメールを送ったりできないのです。

メール配信システムでは、管理権限を細かく設定できるので、この面でもセキュリティが高いといえます。

他にも、メール配信システムには、高度な認証システムや暗号化技術が採用されています。

メール配信システムを使うと、メールソフトによる通常のメール送信よりも、安全な運用ができるのです。

開封率や効果を把握できる機能で緊急連絡に最適

メール配信システムには、送信したメールが開封されたかどうかを確認できる機能があります。

メール送信先の一人ひとりについて、誰がメールを開封したのか、開封していないのかを、正確に調べられるのです。

送信したメールのうち、どれだけの割合でメールが開封されたのかを示す数値が「開封率」です。
開封率が100%であれば、送信したメールは全員に見られたことになります。

メール開封の確認機能は、災害時の安否確認にも有効です。
メールを開封した人は、少なくともメールを見られる状態にある、とわかります。

災害時に限らず、重要な連絡事項が全員に行き渡ったかどうかを、正確に把握できるのは便利です。
メールを開封していない人がわかれば、その人だけに個別に連絡を取って、確実に情報を伝えられます。

メール配信システムは、PTAから一斉に緊急連絡をするのに最適だといえます。

PTAの連絡におすすめのメール配信システム4選

ここからは、PTAの連絡におすすめのメール配信システムを4つ紹介します。

• マチコミ
• メールメイト
• める配くん
• スクールメールサービス

実際にPTAの連絡で活用するために、導入されたメール配信システムもご紹介していますので、参考にしてみてください。

マチコミ

マチコミは、導入施設数が全国No.1のメール配信システムです。
全国14,000以上の教育機関、自治体等で利用されています。

マチコミのメール配信システムには、保護者への自動フォロー機能があります。

お休みの連絡やイベントの出欠確認で、保護者から学校への連絡し忘れがないかどうかを、システムが自動で保護者に問い合わせしてくれる機能です。
学校側から保護者一人ひとりに、確認のメールを出す必要がないので、手間が省けます。

マチコミで特徴的なのは、「名簿型」と「グループ型」の違いです。
詳細な説明は省きますが、契約前には公式サイトから問い合わせて、2つの違いを十分に確認してください。

基本プランは、無料プランと有料プランの2種類で、シンプルです。
有料プランの料金は、登録するメールアドレスの数や、生徒数で変わります。

登録数100人までが最安のプランで、月額料金は5,200円（税込）です。

メールメイト

メールメイトは、学校やPTA向けにつくられたメール配信システムです。
操作画面がシンプルで、使いやすいのが特徴です。

スマホでの設定や、配信の操作にも対応しています。

月額費用は、生徒数とコース（契約するプランの種類）で決まります。
初期設定費用は生徒数だけで決まり、コースによる違いはありません。

コースは全部で5種類あり、使える機能が細かく分かれています。

生徒数70人未満でAコースを選んだ場合は、月額770円（税込）です。
この料金は、業界では最安値レベルです。

しかし、料金が最も安いAコースでは、クラスごとの配信や、各人への個別送信ができません。

「グループ機能」や「個別配信機能」は、Bコース以上で利用できます。
公式ページには、生徒数とコース別に、機能と料金を説明している表があります。

める配くん

める配くんは、サービス開始から20年以上の運営実績がある、メール配信システムです。
契約数は3,000件以上で、学校や幼稚園以外に、企業や地方自治体にも利用されています。

める配くんは、登録可能なメールアドレスの数が強みです。
最安プランの「める配ライト」でも、メールアドレスを5,000件まで登録できます。

シンプルなテキストメールの配信で十分なら、「める配ライト」はお得なプランです。

1年契約で1月あたり1,867円（税込）。
初回のみ、初期費用として8,800円（税込）が必要です。

図や写真が入った、デザイン性の高いHTMLメールを配信したいなら、「める配7プラン」がおすすめです。

「める配7プラン」では、高機能なHTMLエディターを使って、きれいなHTMLメールをデザインできます。

「める配7プラン」は、1年契約で1月あたり2,376円（税込）。
メールアドレスは7,000件まで登録できます。

スクールメールサービス

スクールメールサービスは、子どもたちの安全な登下校を見守るサービスです。

児童・生徒が登下校の際に、学校に設置されているカードリーダーにICカードをかざすと、保護者にお知らせメールが届くしくみになっています。

公式サイトには、料金やサービス内容についての詳細な記載がありません。

インターネット上には、以下の情報があります。

• 子供ひとりにつき、月額250円で利用可能
• ICカード1枚につき、メールアドレスを4件まで登録できる
• メール配信機能は無料で使える

しかし、公式サイトで公開されている情報ではありません。
正確な料金やサービス内容を知りたい場合は、公式サイトから問い合わせる必要があります。

メール配信機能を使うと、メールの一斉配信やグループ配信ができます。
メール配信システムを使いながら、他社にはない「登下校見守りサービス」も使えるのは、スクールメールサービスの大きな利点です。

メール配信システムの料金プラン

ここからは、メール配信システムの料金プランについて、クラウド型とオンプレミス型に分けて紹介します。
クラウド型とオンプレミス型で料金体系が変わりますので、注意しましょう。

クラウド型の料金相場

クラウド型のメール配信システムでは、ベンダーと呼ばれる業者がサーバーを管理します。

クラウド型のメリットとしては、メール配信システムの導入が簡単で、導入や運用にかかるコストが安いことが挙げられます。

一般的には、オンプレミス型より安価に利用できることが、クラウド型の大きな利点といえるでしょう。

料金プランは定額制になっていることが多く、有料プラン契約時の初期費用と、毎月の月額使用料がかかります。

料金の相場は、初期費用として30,000円〜50,000円。
月額使用料は4,000円〜150,000円と、幅があります。

契約プランの内容や月間配信数、登録するメールアドレスの数で、月額使用料は大きく変わります。

オンプレミス型の初期費用と運用費用

オンプレミス型のメール配信システムでは、メール配信を行う組織内でサーバーを管理します。

オンプレミス型のメリットは、用途に合わせて複雑な設定ができることと、個人情報を組織外部のサーバーに保存しなくてもよいことです。

料金は初期費用のほかにライセンス料、月額でサーバー代、メンテナンス費用がかかります。

料金の相場は、導入するシステムの内容や規模によって、大きく変わります。

初期費用として3,000円～10,000円程度。
ライセンス料は200万円～500万円が相場です。

サーバー代として、月額2,000円～5,000円程度かかります。

その他に、サーバーのアップデートやメンテナンスの費用も必要です。
月額30,000円～50,000円程度を見込んでおくとよいでしょう。

まとめ:PTAの連絡にメール配信システムを活用しよう

この記事では、

• PTAの連絡で、メールを一斉に配信する方法
• メール配信システムとは何か
• メール配信システムを使うメリット
• おすすめのメール配信システム
• 利用料金の相場

について解説しました。

PTAの連絡には、メール配信システムを利用するのが便利です。

登録するメールアドレスの数や契約プランで、使える機能や料金が変わります。
今回紹介した情報を参考にして、適切なメール配信システムを選びましょう。