メールの名前・漢字間違いをお詫びする際の例文と謝罪のポイントを解説！

名前間違いのお詫びメールを書く時のコツ

ここからは、名前間違いをしてしまった際のお詫びメール作成ポイントについて紹介していきます。

• 会社名や名前間違いに気づいたら迅速にお詫びメールを送付
• お詫びメールの件名は分かりやすさが大切
• お詫びの本文では誠意を込めて謝罪し、原因と再発防止策を伝える
• 間違ったメールの削除をお願いする

会社名や名前間違いに気づいたら迅速にお詫びメールを送付

会社名や相手の名前間違いに気づいたら、必ずその時点で迅速にお詫びメールを送付しましょう。
名前を間違えること自体は失礼ではあっても極端に大きなミスとは言えないかもしれません。

しかし、お詫びの連絡に時間がかかると相手は不快感を持ちますし、せっかく築き上げてきた信頼も失われてしまいます。一度失った信頼は、簡単には取り返せません。
小火を大火にさせないためにも、迅速に謝罪しましょう。

不手際を謝罪するお詫びメールの書き方と例文｜ビジネスで使える言い換え表現も紹介

お詫びメールの件名は分かりやすさが大切

お詫びメールを送る際には、必ず件名に用件を入れましょう。お詫びメールの場合は、名前を間違えたことに対する謝罪が用件ですので「お名前誤表記に関するお詫び」などとするとよいでしょう。

お詫びメールに限らず、ビジネスメールにおいては件名に用件を入れるのが鉄則です。具体的な用件がわからない、曖昧なタイトルのメールだと、対応の優先順位が下がり開封が後回しにされかねません。必ず具体的な内容を件名に盛り込みましょう。

お詫びの本文では失礼があったことを誠意を込めて謝罪する

名前間違いにどのような原因があったとしても、相手方には関係のないことです。言い訳を並べずに、誠意を持って謝罪しましょう。「誠意を見せる」とは具体的にどういうことなのか、と思われるかもしれませんが、要は自分が悪かったと素直に認めればよいのです。

また、謝罪をするだけでは相手方の不信感を拭うことはできません。むしろ「この場を凌ぐために形だけの謝罪をしているのでは？」と受け取られかねません。

何が原因で名前間違いのミスが起こってしまったのか、今後同じミスを防ぐためにどのような再発防止策を取るのかなどを明記しましょう。

間違ったメールの削除をお願いする

正しい表記でメールを再送するためにも、間違えてしまったメールは削除してもらいましょう。「お手数をおかけしますが」のようなメッセージを添え、相手に対して時間や労力をかけさせてしまい申し訳ないという気持ちも合わせて伝えられるとよいでしょう。

名前間違いのお詫びメール例文

ここからは、名前間違いのお詫びメール例文を紹介していきます。

• 送信直後に気づいた場合の例文
• 相手から指摘された場合の例文
• 会社名や部署名を間違えてしまった場合の例文
• 苗字や名前の漢字を間違えてしまった場合の例文

送信直後に気づいた場合の例文

送信直後に間違いに気づいた場合は、すぐにお詫びメールを送信しましょう。スピード感を持って誠実に謝罪することが大切です。

相手から指摘された場合の例文

気づかずに相手から指摘されてしまった場合は、より丁寧な謝罪が必要です。

会社名や部署名を間違えてしまった場合の例文

会社名や部署名を間違えてしまった場合でも、基本的な謝罪方法は変わりません。

苗字や名前の漢字を間違えてしまった場合の例文

苗字や名前に誤字があった場合、例えば「渡邉」を「渡辺」と書いてしまったり、あるいは「和幸」を「一幸」と書いてしまった場合にも謝罪が必要です。

メールの名前間違いを防止する方法

ここからは、名前間違いを防止する方法について紹介していきます。

• 送信前のチェックを怠らない
• 名前のスペルや漢字を事前に確認しておく
• 社内ルールを設けて、ダブルチェック体制を整える

送信前のチェックを怠らない

「名前間違いを防ぐうえで最も大切なのは、送信前のチェックを怠らないこと」であるのは、誰もが理解しているかと思います。にも関わらず多くの方が名前間違いを起こしてしまうのは、社内でチェックに関する明確なルールが確立されておらず、曖昧な確認だけで済ませているからです。

何をチェックすればよいのかが明確でないと確認作業も大雑把な流れ作業になってしまい、結果としてミスが生まれます。事前に何をチェックするのかを明確にする（チェックリストを作っておく）と、ミスを格段に減らせます。

主なチェック項目は以下のとおりです。

• 宛先：メールを送信する相手が間違っていないか、目視で確認しましょう。
• 宛名：宛名だけでなく、敬称も確認しましょう。
• 本文中の名前：テンプレートを使う場合、修正忘れがあるかもしれません。

名前のスペルや漢字を事前に確認しておく

相手の名前のスペル、漢字を事前に確認しておくことも大切です。ただし、目で見るだけでは、間違いを十分に防ぎきれません。そこでおすすめなのが、声を出しながらのチェックです。

もちろん職場なので大声は出せませんが、小声なら問題ないはずです。チェックの際には単に名前を読み上げるのではなく「田んぼの田に中野区の中、で田中」といったように、各文字を別の名詞に当てはめてみると違和感に気づきやすくなります。

社内ルールを設けて、ダブルチェック体制を整える

人間誰しもミスはするもの。例えば文章を書くことにおいてはプロである小説家や新聞記者であっても、文字を間違うことはままあります。

にもかかわらず世の中に出回っている本や新聞に誤字が少ないのは、文章を書いた人とは別の第三者が校閲（チェック）を行っているからです。
チェックする人数を増やすことによって、自分では気づかなかった単純なミスに気づいてもらえることがしばしばあります。

お詫びメールへの返信が来た場合の対処法

ここからは、お詫びメールへの返信が来た場合の対処法について紹介していきます。

• 丁寧な言葉づかいで感謝の意を伝える
• 今後の対応について言及する

丁寧な言葉づかいで感謝の意を伝える

お詫びメールを送信後、お許しいただける返事をいただけた場合には、必ず返信しましょう。加えて、相手が寛大な心で許してくれたことに対する礼を述べましょう。また、重ねて謝罪をすることによって、こちらの謝意をより深く伝えることも大切です。

今後の対応について言及する

すでに最初のお詫びメールで今後の対応について軽く触れてはいますが、返信に対する返信ではさらに具体的な再発防止策について言及しましょう。せっかく謝罪して許しを頂いたのに、また同様のミスをしてしまっては信頼を失いかねません。

手紙やメモでも名前間違いに注意！基本のマナーを押さえよう

特に重要な取引先の相手の名前間違いをしてしまった場合は、手紙を用いた謝罪が必要になることもあります。手紙にはメールとはまた違うマナーがあるので、詫び状を書く際には注意が必要です。

手紙で謝罪する場合は、本文の最初に頭語、最後に結語を入れます。詫び状の場合、頭語は「謹啓」結語は「謹言」とするのが一般的です。時候の挨拶は、詫び状の場合は不要です。

謝罪の内容や順番はメールと同様で問題ありませんが、より丁寧な表現を心がけましょう。詫び状で万が一重ねて誤字脱字をしてしまわないように、何重にもチェックを行いましょう。

【保存版】心のこもった謝罪文の書き方と例文テンプレート（ビジネス・個人向け）

まとめ：失敗を恐れず、誠実な対応を心がける

名前間違いに気づいた時に気をつけるべきことは全部で3点。「迅速にお詫びすること」「誠意を持ってお詫びすること」そして「原因と再発防止策を伝えること」です。以上の3つをきちんと行えば、トラブルが大きくなることはそうそうありません。

また、再発防止策は策を立てるだけでは意味がなく、きちんと実施することが大切です。送信前のチェックリスト作成やダブルチェック体制の構築により、できるだけミスを減らしていきましょう。