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社会人が仕事でメールを送る前に知りたいビジネスの基本マナー・礼儀

社会人が仕事でメールを送る前に知りたいビジネスの基本マナー・礼儀

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仕事でメールを送る際は、マナーを守って送信することが重要です。文面はもちろん、添付ファイルやToやCcなどを正しく使わなければ、相手に失礼になることもあります。しかし、ビジネスメールのマナーについて、自信がない方も多いのではないでしょうか。

今回は、マナーを守ってビジネスメールを送る方法を解説します。解説する内容を把握し、仕事でメールを送る際のマナーについて正しい知識を身につけましょう。

ビジネスメールのマナーが重要な理由

取引相手との信頼関係を壊してしまわないよう、メールを送る際は正しいマナーを守ることが重要です。なぜなら、マナーを欠いたメールを送ってしまうと、取引相手に不信感を抱かれて、以降の取引に支障をきたす恐れがあるからです。

近年では、パソコンやスマートフォンなどを通してメールで取引相手とコミュニケーションをとることも一般的になりました。書類の送付や日程調整など日常的に使用するメールですが、マナーを守らなければ相手に失礼に当たる場合があります。

失礼なメールを送って取引相手との信頼関係が損なわれると、大きなビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。そういったピンチを避けるためにも、正しいメールのマナーを身につけなければいけません。

ビジネスメールの基本マナー

ここからは、ビジネスメールの基本マナーについて紹介していきます。

  1. 件名は簡潔かつ具体的に
  2. 宛名と挨拶を忘れずに
  3. 本文は要点をまとめ、読みやすく
  4. 署名で自分をアピール
  5. 添付ファイルの扱い方
  6. To、Cc、Bccの正しい使い分け
  7. 送信前の確認を習慣に

1. 件名は簡潔かつ具体的に

件名は、メールを受け取った際に最初に目にする部分です。パッと目に入る件名は、簡潔かつ具体的に記載しましょう。なぜなら、件名を見ただけで要件が把握できれば、メールを受け取った側も対応の仕方や優先順位を判断しやすくなるからです。

逆に、要件が分からないような件名のメールでは対応を後回しにされる恐れがあります。特に多忙な担当者だと、他のメールに埋もれてしまい忘れ去られてしまうケースも珍しくはありません。

確実に相手に目にしてもらうためにも、件名には本文の中でも最も重要なことを抜粋して書くなどの工夫を凝らしましょう。また、【】などを使って重要性を強調すれば、目に留まりやすくなります。件名を一目見た瞬間に印象に残る書き方を心がけましょう。

2. 宛名と挨拶を忘れずに

件名の次は、本文に宛名と挨拶を書きましょう。取引先などに送るメールでは、宛名は次のように書くことが一般的です。

会社名 部署名
役職 担当者名 様

規模が大きい会社では部署名が長くなることも珍しくありません。そういった場合は、読みづらくならないように、改行などで工夫することが重要です。社内宛てのメールでは、「さん」づけでも構いません。役職者には、名前の後に役職をつけると失礼には当たりません。

宛名の次の挨拶では、取引先などに対しては「いつもお世話になっております。」などの文言を入れましょう。初めてメールを送る相手に対しては、「初めてご連絡をさせていただきます」などと書きます。挨拶文は相手との関係性にあわせて、適切な文面を記載しましょう。挨拶文に続いて、自分の会社名と名前を明示することが一般的です。

3. 本文は要点をまとめ、読みやすく

宛名と挨拶を書いたら、最も重要な本文を作成します。本文を書く際は、要点を読みやすくまとめることを心がけましょう。余計なことを書いても相手の時間を無駄にするだけです。どういった要件でメールを送ったかを、簡潔に記載します。

たとえば、何かをお願いしたい場合は、依頼したいことをまとめて記載しましょう。見積りを依頼したければ、条件を箇条書きで記載すると相手も内容を把握しやすくなります。資料を送ってほしい場合は、必要な資料の概要を分かりやすく記載しましょう。

本文が長くなる場合は、適切なタイミングで改行を入れると、文章として読みやすくなります。本文をまとめる際は、読んだ相手が理解しやすいかを意識して、文面を作成することが重要です。

4. 署名で自分をアピール

本文を記載したら、最後に署名を入れることがビジネスメールでは一般的です。署名は、会社によってフォーマットが用意されている場合もあります。そういった場合は、用意されたフォーマットに自分自身の情報を書き加えて、メールに記載しましょう。署名に記載する情報には、基本的に以下の項目を入れます。

  • 会社名
  • 所属部署
  • 名前
  • 会社住所
  • 会社電話・FAX番号
  • 携帯電話番号
  • メールアドレス
  • 会社ホームページURL

署名に記入する情報は、名刺に記載してある内容と同じ会社も少なくありません。フォーマットなどがなければ、名刺に記載してある情報を署名に入れましょう。

こうした署名は、メールソフトによっては自動で記載されます。設定が必要な場合もあるため、時間の空いた際にメールソフトを確認しましょう。

5. 添付ファイルの扱い方

メールを送る際、資料を送る必要がある場合は、添付するファイルの扱い方に注意が必要です。なぜなら、資料を添付してメールを送信しても受信できなかったり、開けなかったりするからです。そのため、添付するファイルの容量や形式を確認しなければいけません。

添付ファイルの容量が大き過ぎて、圧縮してもメールソフトでは送信できない場合もあります。そういった時は、ファイル転送サービスを利用しましょう。ファイル転送サービスは、メールソフトでは添付が難しい10GBなどの大容量データも送信が可能です。

そして、ファイルを添付する際は、どういったデータを送ったかを本文に書き添えておきましょう。どのようなデータが送られてきたかが分かれば、メールを受け取った側もウイルス感染などを気にすることなく、開封できます。

6. To、Cc、Bccの正しい使い分け

メールの宛先は必要に応じて「To」と「Cc]、「Bcc」を使い分けましょう。使い分けるには、それぞれの違いを把握しておく必要があります。ToとCc、Bccの違いは次の通りです。

  • To:メインとなる送信先
  • Cc:メイン以外で同報したい送信先
  • Bcc:ToとCcの送信先に知らせたくない同報

Toは基本的な送信先のため、注意することは特にありません。しかし、CcとBccは名称が似ているものの、性質が大きく異なります。万が一、Bccで送るべき相手を誤ってCcにしてしまうと、部外者に連絡先が漏洩する恐れがあります。

そのため、Bccでメールを送信する必要がある場合は、Ccになっていないか送信前に必ず確認しましょう。
また、CC・BBの使い方については、「メールのCC・BCCの意味と使い方とは?違いを徹底解説」の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

7. 送信前の確認を習慣に

送信先や件名、本文などを作成し終えたら、メールを送る前に必ず確認することを習慣化しましょう。特に、送信先や添付ファイルなどが誤っていると、メール自体が送れなかったり目的と違うデータを送ったりしかねません。

また、宛名や本文で誤字脱字があるとメールが読みづらくなるため、誤変換や文字の抜けがないかチェックしましょう。宛名の誤字脱字は送信相手に対して失礼になるため、特に注意が必要です。

メールを送った後にトラブルにならないよう、送信前にチェックすべき点をリスト化しておくと、確認が容易になります。誤ったメールは相手の信頼を損ない、会社にとっても問題になる恐れがあります。送信する前に必ず全体をチェックする癖をつけましょう。

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールに慣れないうちは、送信するまでに時間がかかる方も少なくありません。しかし、書き方を把握して自分なりにメールを作れるようになれば、メールにかかる時間と手間が大幅に削減できます。ここからは、効率的にメールを送る方法を解説します。

時間と手間を減らして、ミスなくビジネスメールを送るためには、次のポイントを参考にメールを作成しましょう。

  • メールのパターンごとにテンプレートを用意する
  • 要件が多い場合は箇条書きを使う
  • 本題から詳細の順に記載する
  • 必要最低限のやりとりで済むような文章を意識する

メールマナーQ&A

ここでは、ビジネスメールを送る際のマナーに関して、目にすることの多い質問を解説します。

営業担当者などは、外出先からメールを送りたいという場合も少なくありません。そうした場合、スマートフォンから送ることが失礼に当たらないか気になる方もいます。スマートフォンからメールを送ること自体は失礼に当たらないため、躊躇うことなく送りましょう。

親しみやすさを表現するために絵文字や顔文字を使いたいと考える方もいますが、ビジネスメールでは使用を控えましょう。ビジネスメールは業務上の連絡手段のため、絵文字や顔文字は不適切です。絵文字や顔文字を入れることを無礼に感じる方もいます。ビジネスメールで親しみやすさを表現したい場合は、文章を工夫しましょう。

まとめ:メールマナーを身につけ、円滑なビジネスコミュニケーションを

仕事でメールを送る際、失礼にならないようにと考え過ぎて送信までに時間のかかる方がいます。しかし、メールアドレスや宛名など重要なポイントを間違えなければ、大きな問題になることはありません。

ビジネスメールのマナーで悩んでいる方は、今回解説した内容を参考にメールを作成してみてください。そして、メールを送った相手と良好な関係を築けるように、礼儀を守りつつ自分なりに工夫してみましょう。

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