ビジネスメールの返信がこない時やんわり催促する書き方と例文（社外・社内）

催促メールを送る前の確認事項

返信を催促するメールを送る際は、いくつか確認すべきことがあります。ここで紹介する確認事項のチェックを怠ると、相手方に失礼な対応になりかねません。また、メールの管理もできないと見なされる恐れもあります。そのため、返信を催促する前に、必ず次の点を確認しましょう。

自社

• メールが未送信になっていないか
• 送信したメールに返信を求める旨を記載しているか
• 迷惑メールなどに入っていないか
• 社内の別の人物が受け取っていないか

相手先

• 既に返信が送られてきていないか
• 返信期日を過ぎているか

上に挙げた点をひとつひとつチェックし、必要な返信のメールが送られてきていない場合は、催促のメールを送っても問題ありません。相手方に失礼のないよう、催促する前に必ずこうした項目をチェックしましょう。

催促メールの書き方のポイント

件名に一目見ただけで分かる内容を記載しましょう。件名は端的に分かりやすい文言を記載します。急いで返信が欲しい場合や要件が重要な場合は、件名の前に【】などを使いましょう。緊急性や重要性が伝わり、相手方は優先的に対応してくれる可能性があります。

ただし、【】などを使う場合は、相手が不快に感じない言葉選びが重要です。たとえば、【～の件】や【再送信】などの文言であれば、メールを受け取る側も不快な思いをせずに内容を把握できます。

返信が送られてこないことで焦ってしまうこともありますが、催促を促す際は冷静に文面を検討することが重要です。件名は、相手方が最初に目にする部分のため、特に注意を払って文面を記載しましょう。

前回のやり取り内容を詳細に記載

催促メールを送る際は、前回までのやり取りの内容を具体的に記載しましょう。前回メールを送信した日付や内容、いつまでに返信が必要だったかなどを本文に記載します。前回送った内容や日時を明記することで、相手方が忘れていた場合などに思い出すきっかけになります。

また、前回までのやりとりを記載すれば、相手方はどういった要件だったか確認する手間が省けます。返信を求めるメールの内容だけで、相手方が前回までのやりとりを思い出せれば、迅速な対応も可能です

ただし、前回までのやり取りをあまりにも細かく記載すると、相手方がプレッシャーに感じてしまいかねません。そのため、日時と端的な内容で把握できるように、文面を工夫しましょう。

相手に求める行動と期日を明確に提示

相手方に返信を求める際は、いつまでにどういったことが必要かを明記しましょう。返信を催促するメールを送っても、期日と必要な行動をはっきり記載しなければ、再び返信が送られてこない恐れがあります。

また、相手方としても期日と何が必要か把握できなければ、対応のしようがありません。催促の内容がわからずに電話などで連絡があれば問題ありませんが、対応を後回しにされる可能性もあります。

催促するメールに必要な行動と期日を記載すれば、相手方もすぐに対応が可能です。即座に返信ができない場合でも、いつまでに対応するという返答も期待できます。こうしたことから、返信を催促するメールを送る際は、必要な行動と期限を明記しましょう。

行き違いを防ぐ一言を添える

返信を催促するメールを送る際、同じタイミングで相手方から必要な返信が送られても問題がないように、文面に一言添えましょう。なぜなら、返信を催促するメールと相手方からの返信のタイミングが重なることは珍しくないからです。

万が一、メールを送るタイミングが重なってしまうことを考慮して、返信を催促するメールには次のような文言を記載しましょう。
「本メールと行き違いで対応済みでしたらご容赦ください。」

連絡の行き違いは防ごうとしても防げるものではありません。そうしたことが起きてしまう可能性を考慮して上記のような文言を添えておけば安心です。

丁寧な言い回しで相手に配慮

メールで返信を催促する際は、丁寧な文面を心がけて相手に配慮することが重要です。たとえば、相手方が返信を忘れていた場合でも、非難するような言葉は使ってはいけません。なぜなら、相手方に返信を忘れてしまうやむを得ない事情があった場合があるからです。

そのため、明らかに相手方に落ち度がある場合でも、上から目線と受け取られるような表現は避けましょう。そして、相手方に寄り添うような文言でお願いする体裁で記載すれば、不快に思われることはありません。

「ご多忙かと存じますがよろしくお願いします」などの文言を入れるだけでも、受け取った側の印象は大きく変わります。催促するメールでも言い回しには注意し、相手に配慮することを忘れないようにしましょう。

社外向け催促メールの例文

件名
【再送】～～の提案資料の件

本文
相手先会社名　部署
担当者名　様

いつも大変お世話になっております。

〇月△日に打ち合わせをさせていただいた件の提案資料を、〇月◇日にお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

念のため、改めてお送りいたしますのでお手隙の際にご確認をお願いします。
本メールと行き違いになっておりましたらご容赦ください。

ご多忙の折、大変恐縮ではありますが、〇月×日までにご回答いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文では、「本メールと行き違いになっておりましたらご容赦ください。」や「ご多忙の折、大変恐縮ではありますが、」と記載し、印象を丁寧にしています。

顧客への丁寧な催促メールの文例

続いては、顧客へ丁寧な言い方で催促をするメールの文例を紹介します。ここでは、顧客から納品場所について連絡をもらう予定が、納品期日が迫っても連絡がない状況を想定しています。以下のような書き方で、メールの文面を作成してみてください。

社内向け催促メールの例文

【件名】
【緊急】～～株式会社宛て見積書の決裁をお願いいたします

【本文】
〇〇部長

お疲れ様です。
営業部の△△です。

表題の件ですが、〇月△日に決裁申請をした～～株式会社宛て見積書について決裁が完了していないようでしたので、お手数ですが（システム名）のワークフローの確認をお願いします。

既にご対応いただいていたら申し訳ありません。

明日中に～～株式会社の◇◇様に提出する必要があるため、本日中に決裁を完了していただけると幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

同僚・部下への催促メールの注意点

社内でも同僚や部下へ催促のメールを送る際は、社外や上司へ送る時のように過度にかしこまった言葉選びをする必要はありません。要件を簡潔にまとめましょう。重要度や緊急性が高い場合は、件名の先頭に【緊急】や【至急】などといった文言を加えると、優先的な対応を促せます。

ただし、相手が同僚や部下だからといっても、高圧的な言葉や上から目線と捉えられるような言葉づかいは避けましょう。相手にも都合があって、対応できなかった可能性も考えられます。高圧的な言葉は相手を委縮させ、不要なトラブルの原因になる恐れもあります。

催促のメールを送る相手が同僚や部下でも、同じ会社で働く人間ということを尊重した文面づくりを意識しましょう。

催促メールを送るタイミングと注意点

件名
【再送】～～の確認
本文
相手先会社名　部署
担当者名　様

大変お世話になっております。

度々のご連絡失礼いたします。
〇月△日に～～の件について確認のご連絡をさせていただきましたが、その後状況はいかがでしょうか。

本日時点で返信等の確認ができなかったため、改めて連絡させていただきました。
本メールと行き違いで対応いただいておりましたら、ご容赦ください。

私の方でも、〇月×日までにお客様に連絡しなければいけないため、お忙しいところ恐縮ですが、〇月◇日までにご確認のうえ、ご返答いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文では、自分も取引先や顧客へ連絡する必要がある旨を記載し、返信を催促しています。返信がなければどのような影響があるかを伝えることで、相手方に重要性が伝わります。

催促メールを受け取った時の返信のコツ【例文つき】

件名
【お詫び】～～の件
本文
相手先会社名　部署
担当者名　様

大変お世話になっております。

～～の件についてご連絡が遅れて申し訳ありません。
ご依頼いただいた～～については、現在社内で確認を行っております。
〇月◇日までには回答できる見込みですので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

お急ぎのところご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

例文のように、催促メールを受け取った際はまず謝罪の意思を示し、連絡が遅れた理由といつまでに対応するかを伝えましょう。

まとめ：催促メールのコツは丁寧さと適切なタイミング