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ビジネスメールの返信がこない時やんわり催促する書き方と例文(社外・社内)

ビジネスメールの返信がこない時やんわり催促する書き方と例文(社外・社内)

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取引先などにメールを送信した後、返信が必要だけどなかなか送られてこなかった経験がある方も多いのではないでしょうか。「返信のメールを催促したいけど、どういう風な文面で送ればいいかわからない」と悩む方も少なくありません。

今回は、そうしたビジネスメールの返信をやわらかく催促する書き方を紹介します。例文や注意点などもあわせて解説するので、穏便に返信を催促する方法を知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

催促メールを送る前の確認事項

返信を催促するメールを送る際は、いくつか確認すべきことがあります。ここで紹介する確認事項のチェックを怠ると、相手方に失礼な対応になりかねません。また、メールの管理もできないと見なされる恐れもあります。そのため、返信を催促する前に、必ず次の点を確認しましょう。

自社

  • メールが未送信になっていないか
  • 送信したメールに返信を求める旨を記載しているか
  • 迷惑メールなどに入っていないか
  • 社内の別の人物が受け取っていないか

相手先

  • 既に返信が送られてきていないか
  • 返信期日を過ぎているか

上に挙げた点をひとつひとつチェックし、必要な返信のメールが送られてきていない場合は、催促のメールを送っても問題ありません。相手方に失礼のないよう、催促する前に必ずこうした項目をチェックしましょう。

催促メールの書き方のポイント

ここからは、催促メールの書き方のポイントについて紹介していきます。

  • 一目で内容がわかる件名の重要性
  • 前回のやり取り内容を詳細に記載
  • 相手に求める行動と期日を明確に提示
  • 行き違いを防ぐ一言を添える
  • 丁寧な言い回しで相手に配慮

一目で内容がわかる件名の重要性

返信を促すメールは、件名に一目見ただけで分かる内容を記載しましょう。件名は端的に分かりやすい文言を記載します。急いで返信が欲しい場合や要件が重要な場合は、件名の前に【】などを使いましょう。緊急性や重要性が伝わり、相手方は優先的に対応してくれる可能性があります。

ただし、【】などを使う場合は、相手が不快に感じない言葉選びが重要です。たとえば、【~の件】や【再送信】などの文言であれば、メールを受け取る側も不快な思いをせずに内容を把握できます。

返信が送られてこないことで焦ってしまうこともありますが、催促を促す際は冷静に文面を検討することが重要です。件名は、相手方が最初に目にする部分のため、特に注意を払って文面を記載しましょう。

前回のやり取り内容を詳細に記載

催促メールを送る際は、前回までのやり取りの内容を具体的に記載しましょう。前回メールを送信した日付や内容、いつまでに返信が必要だったかなどを本文に記載します。前回送った内容や日時を明記することで、相手方が忘れていた場合などに思い出すきっかけになります。

また、前回までのやりとりを記載すれば、相手方はどういった要件だったか確認する手間が省けます。返信を求めるメールの内容だけで、相手方が前回までのやりとりを思い出せれば、迅速な対応も可能です

ただし、前回までのやり取りをあまりにも細かく記載すると、相手方がプレッシャーに感じてしまいかねません。そのため、日時と端的な内容で把握できるように、文面を工夫しましょう。

相手に求める行動と期日を明確に提示

相手方に変身を求める際は、いつまでにどういったことが必要かを明記しましょう。返信を催促するメールを送っても、期日と必要な行動をはっきり記載しなければ、再び返信が送られてこない恐れがあります。

また、相手方としても期日と何が必要か把握できなければ、対応のしようがありません。催促の内容がわからずに電話などで連絡があれば問題ありませんが、対応を後回しにされる可能性もあります。

催促するメールに必要な行動と期日を記載すれば、相手方もすぐに対応が可能です。即座に返信ができない場合でも、いつまでに対応するという返答も期待できます。こうしたことから、返信を催促するメールを送る際は、必要な行動と期限を明記しましょう。

行き違いを防ぐ一言を添える

返信を催促するメールを送る際、同じタイミングで相手方から必要な返信が送られても問題がないように、文面に一言添えましょう。なぜなら、返信を催促するメールと相手方からの返信のタイミングが重なることは珍しくないからです。

万が一、メールを送るタイミングが重なってしまうことを考慮して、返信を催促するメールには次のような文言を記載しましょう。
「本メールと行き違いに対応済みでしたらご容赦ください。」

連絡の行き違いは防ごうとしても防げるものではありません。そのため、そうしたことが起きても良いように予防線を張ることが重要です。紹介したような文言を記載すれば、行き違いが発生しても失礼にならないため、必ず文面に入れましょう。

丁寧な言い回しで相手に配慮

メールで返信を催促する際は、丁寧な文面を心がけて相手に配慮することが重要です。たとえば、相手方が返信を忘れていた場合でも、非難するような言葉は使ってはいけません。なぜなら、相手方に返信を忘れてしまうやむを得ない事情があった場合があるからです。

そのため、明らかに相手方に落ち度がある場合でも、上から目線と受け取られるような表現は避けましょう。そして、相手方に寄り添うような文言でお願いする体裁で記載すれば、不快に思われることはありません。

「ご多忙かと存じますがよろしくお願いします」などの文言を入れるだけでも、受け取った側の印象は大きく変わります。催促するメールでも言い回しには注意し、相手に配慮することを忘れないようにしましょう。

社外向け催促メールの例文

ここからは、社外向け催促メールの例文を紹介していきます。

  • 取引先へのやんわりとした催促メール文例
  • 顧客への丁寧な催促メールの書き方

取引先へのやんわりとした催促メール文例

まずは、取引先へやんわりと返信を催促するメールの文例を紹介します。次のような書き方で、メールの文面を作成してみてください。

件名
【再送】~~の提案資料の件

本文
相手先会社名 部署
担当者名 様

いつも大変お世話になっております。

〇月△日に打ち合わせをさせていただいた件の提案資料を、〇月◇日にお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

念のため、改めてお送りいたしますのでお手隙の際にご確認をお願いします。
本メールと行き違いになっておりましたらご容赦ください。

ご多忙の折、大変恐縮ではありますが、〇月×日までにご回答いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文では、「本メールと行き違いになっておりましたらご容赦ください。」や「ご多忙の折、大変恐縮ではありますが、」と記載し、印象を丁寧にしています。

顧客への丁寧な催促メールの書き方

 続いては、顧客へ丁寧な文言で催促をするメールの例文を紹介します。例文は、顧客から納品場所について連絡をもらう予定が、納品期日が迫っても連絡がない状況を想定しています。以下のような書き方で、メールの文面を作成してみてください。

件名
【ご確認をお願いします】〇〇の納品場所の件

本文
相手先会社名 部署
担当者名 様

いつも大変お世話になっております。

ご注文をいただいた〇〇につきまして、納品場所を担当者様よりご連絡いただける旨で準備を進めております。出荷の準備は完了しておりますので、納品場所を指示いただければ、ご指定の場所へ納品いたします。

伺っていた納品期日である〇月×日にお届けするには、〇月△日までには発送の手配を完了させなければいけません。

ご多忙の折、大変恐縮ではありますが、〇月◇日までにご回答いただけますと幸いです。
本メールと行き違いになっておりましたらご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

社内向け催促メールの例文

ここからは、社内向け催促メールの例文を紹介していきます。

  • 上司へ催促する時のメール文例
  • 同僚・部下への催促メールの注意点

上司へ催促する時のメール文例

それでは、上司へ催促する際のメール例文を紹介します。取引先など社外との違いを把握して、適切な文面の作り方を身につけましょう。

【件名】
【緊急】~~株式会社宛て見積書の決裁をお願いいたします

【本文】
〇〇部長

お疲れ様です。
営業部の△△です。

表題の件ですが、〇月△日に決裁申請をした~~株式会社宛て見積書について決裁が完了していないようでしたので、お手数ですが(システム名)のワークフローの確認をお願いします。

既にご対応いただいていたら申し訳ありません。

明日中に~~株式会社の◇◇様に提出する必要があるため、本日中に決裁を完了していただけると幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

同僚・部下への催促メールの注意点

社内でも同僚や部下へ催促のメールを送る際は、社外や上司へ送る時のように過度にかしこまった言葉選びをする必要はありません。要件を簡潔にまとめましょう。重要度や緊急性が高い場合は、件名の先頭に【緊急】や【至急】などといった文言を加えると、優先的な対応を促せます。

ただし、相手が同僚や部下だからといっても、高圧的な言葉や上から目線と捉えられるような言葉づかいは避けましょう。相手にも都合があって、対応できなかった可能性も考えられます。高圧的な言葉は相手を委縮させ、不要なトラブルの原因になる恐れもあります。

催促のメールを送る相手が同僚や部下でも、同じ会社で働く人間ということを尊重した文面づくりを意識しましょう。

催促メールを送るタイミングと注意点

ここからは、催促メールを送るタイミングと注意点について紹介していきます。

  • 納品物や書類の遅延時の対応
  • 入金確認ができていない場合の対処法
  • メールの返信がない時の催促タイミング

納品物や書類の遅延時の対応

納品物や書類が必要なのに手元に届いていない場合は、催促しなければいけません。特に、納品物や書類が他の取引先などにも影響を及ぼす場合は、早めの対応が必要です。約束の期限を過ぎていたら、すぐに催促をしても問題ありません。

緊急性が高い場合は、いつまでに必要かを分かりやすく明記して催促メールを送りましょう。期限を設定しなければ、再び遅延が発生する可能性があります。緊急性が高くても、催促のメールを送る際は、相手を尊重することを意識した文面を作成しましょう。

また、期日を設けていない納品物や書類が遅延した場合は、焦る必要がありません。そのため、期限を設定しつつ柔らかい文面で対応を促しましょう。

入金確認ができていない場合の対処法

売上金額などの入金が、所定の期日までに確認できなかった場合は、期日を過ぎた段階で対応が行われたかを確認しましょう。ただし、相手方が入金を完了していても社内のミスなどで確認できていないという事態も考えられます。そのため、メールで催促する前には社内でのチェックを入念に行いましょう。

また、入金が確認できない理由が金融機関のシステム的な事情である場合も考えられます。そのため、相手方にメールで催促をする前に、金融機関へ確認してもよいでしょう。

相手方が小規模な会社や個人事業主などの場合、単純に入金漏れというケースもあります。そういった場合でも、催促をする際は過度に相手方を責めるような言葉づかいはさけましょう。

メールの返信がない時の催促タイミング

期限を設定して返信を依頼したメールに対して、対応されないケースは少なくありません。そうした場合、緊急性が高くない限り、1日程度は待つ余裕を持ちましょう。相手方の社内で確認などに時間がかかって、返信できないことも考えられます。

ただし、期限から数日経過した場合は、相手方が忘れてしまっている可能性があります。そのため、期限からある程度の日数が経過したら催促のメールを送っても問題ありません。

期限を設定しても、メールを返信するスピードには個人差があるため、催促のタイミングを一概には決められません。しかし、他の取引先などに迷惑がかかる場合は、相手方の都合よりも優先しなければいけない場合もあります。そのため、社内外の影響を考慮して催促のメールを送りましょう。

催促メールの送信後の対応

ここからは、催促メールの送信後の対応について紹介していきます。

  • 返信があった場合の適切な対処法
  • 返信がない時の再催促のタイミングと例文

返信があった場合の適切な対処法

催促のメールを送信した後、返信があった際はお礼のメールを送りましょう。お礼のメールを送る際は、以下のように相手を気遣う文言を添えましょう。

  • 「ご多忙のところ、対応いただきありがとうございます。」
  • 「ご返信ありがとうございました。」

また、返信があったことでどういった影響があったかも伝えることをおすすめします。たとえば、「業務が進められた」「取引先とスムーズにやりとりができた」など良い影響を書き添えましょう。そうすることで、相手方も対応して良かったと感じて、今後も良好な関係を築きやすくなります。

メールでの催促に対して返信があった際は、お礼だけで終わるのではなく相手方と良好な関係を築けるような文言を付け加えましょう。

返信がない時の再催促のタイミングと例文

催促のメールを送信しても返信がなかった場合は、以下のような文面を参考に再催促のメールを作成し、送信しましょう。

件名
【再送】~~の確認
本文
相手先会社名 部署
担当者名 様

大変お世話になっております。

度々のご連絡失礼いたします。
〇月△日に~~の件について確認のご連絡をさせていただきましたが、その後状況はいかがでしょうか。

本日時点で返信等の確認ができなかったため、改めて連絡させていただきました。
本メールと行き違いで対応いただいておりましたら、ご容赦ください。

私の方でも、〇月×日までにお客様に連絡しなければいけないため、お忙しいところ恐縮ですが、〇月◇日までにご確認のうえ、ご返答いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文では、自分も取引先や顧客へ連絡する必要がある旨を記載し、返信を催促しています。返信がなければどのような影響があるかを伝えることで、相手方に重要性が伝わります。

催促メールを受け取った時の返信のコツ【例文つき】

ここからは、これまでとは逆の自分が催促メールを受け取った際の対応を解説します。催促メールを受け取ったら、以下のような文面を参考に返信しましょう。

件名
【お詫び】~~の件
本文
相手先会社名 部署
担当者名 様

大変お世話になっております。

~~の件についてご連絡が遅れて申し訳ありません。
ご依頼いただいた~~については、現在社内で確認を行っております。
〇月◇日までには回答できる見込みですので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

お急ぎのところご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

例文のように、催促メールを受け取った際はまず謝罪の意思を示し、連絡が遅れた理由といつまでに対応するかを伝えましょう。

まとめ:催促メールのコツは丁寧さと適切なタイミング

返信などを促す催促メールは、送る際に文面を工夫する必要があります。内容はわかりやすく、どうしてほしいかを伝えることが重要です。また、要件や催促メールを送る相手との関係性によって、文面を考慮しなければいけません。

返信を促さなければいけない際は、今回解説した内容を参考に、催促メールを送ってみてください。そして、相手との関係を損なうことなく、良好なやりとりを行いましょう。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
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